Торговля и Склад · 11 мин
Как в 1С провести возврат поставщику
Пошаговая инструкция по оформлению возврата поставщику в 1С:Управление торговлей и 1С:Бухгалтерии. Документы, проводки, корректировка НДС и типичные ошибки.
Возврат товара поставщику — стандартная хозяйственная операция, но в 1С она требует правильного выбора документа и корректного отражения в учете. Ошибка приводит к зависшим остаткам на складе, искажению взаиморасчетов и проблемам с НДС. Ниже разобран порядок действий для двух самых распространенных конфигураций — 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Бухгалтерия 8.3.
Логика операции в обеих программах одинакова: на основании документа поступления создается документ возврата, который списывает товар со склада, формирует задолженность поставщика перед организацией и корректирует налоговый учет. Различия — в названиях документов и путях в меню.
Перед оформлением убедитесь, что основание для возврата зафиксировано: брак, несоответствие ассортимента, избыточная поставка или условия договора, допускающие возврат нереализованного товара. От основания зависит, нужно ли выставлять счет-фактуру на возврат и кто ее выставляет — покупатель или поставщик.
Подготовка: что проверить перед оформлением возврата
Сначала найдите документ поступления, по которому пришел возвращаемый товар. Возврат всегда удобнее создавать на его основании — тогда программа автоматически подставит контрагента, договор, склад, номенклатуру и цены, а ссылка на основание обеспечит корректное закрытие взаиморасчетов.
Проверьте остатки на складе: товар должен числиться в наличии в нужном количестве. Если товар уже частично продан или списан, вернуть можно только фактический остаток. Также уточните, не передан ли товар на комиссию или в переработку — в этих случаях схема возврата другая.
Согласуйте с поставщиком условия возврата: количество, цены (как правило, цены исходного поступления), кто компенсирует доставку и кто выставляет корректировочные документы. Эти договоренности понадобятся при заполнении документа и сверке расчетов.
Возврат поставщику в 1С:Управление торговлей 11
В УТ 11 для операции предназначен документ «Возврат товаров поставщику». Самый надежный способ — создать его на основании документа «Приобретение товаров и услуг»: откройте поступление и нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику».
Программа перенесет в новый документ шапку и табличную часть. Откорректируйте количество и состав возвращаемых позиций — удалите строки, которые не возвращаются. Проверьте склад списания, организацию, договор и цены. Если возвращается только часть партии, укажите фактическое количество.
На вкладке «Дополнительно» или в соответствующих полях укажите основание возврата и способ компенсации: зачет в счет будущих поставок или возврат денежных средств. Это влияет на то, как будет закрываться задолженность поставщика.
- 1Откройте документ «Приобретение товаров и услуг» по нужной поставке
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику»
- 3Скорректируйте количество и состав возвращаемых позиций
- 4Проверьте склад, договор, цены и ставки НДС
- 5Укажите способ компенсации: зачет аванса или возврат денег
- 6Проведите документ и распечатайте ТОРГ-12 или УПД на возврат
- 7Проверьте остатки по складу и взаиморасчеты с поставщиком
Возврат поставщику в 1С:Бухгалтерии 8.3
В бухгалтерской конфигурации используется одноименный документ «Возврат товаров поставщику» из раздела «Покупки». Создавайте его на основании документа «Поступление (акты, накладные, УПД)» — тогда программа сама подставит контрагента, договор и номенклатуру.
При проведении документ формирует проводки по списанию товара со счета 41 (или 10, если возвращаются материалы) в дебет счета расчетов с поставщиком — как правило, 60.01 или 76.02, если возврат оформляется как претензия. Одновременно сторнируется НДС, принятый к вычету при поступлении.
Обратите внимание на счет расчетов. Если возврат согласован в рамках договора без спора, обычно используется 60.01. Если поставщик возражает и идет претензионная работа, корректнее отразить задолженность на 76.02 «Расчеты по претензиям». Счет можно изменить вручную в документе.
Сверьте количество по отчету «Остатки товаров» с возвращаемым объемом
От основания зависит, кто выставляет счет-фактуру и корректировочные документы
При оплаченной поставке формируется задолженность поставщика, при неоплаченной — взаимозачет
Если вычет применен, его нужно восстановить или скорректировать через книгу покупок
НДС и корректирующие документы при возврате
Налоговый аспект — самая частая причина ошибок. Порядок зависит от того, приняли ли вы НДС к вычету по исходной поставке и возвращаете ли товар, который успели оприходовать.
Если товар принят на учет и НДС заявлен к вычету, при возврате покупатель, как правило, выставляет поставщику счет-фактуру на возвращаемый товар — возврат в этом случае рассматривается как обратная реализация. В 1С счет-фактура создается на основании документа возврата кнопкой «Выписать счет-фактуру».
Если поставщик сам оформляет корректировочный счет-фактуру (например, при возврате части товара по согласованию сторон), его нужно зарегистрировать в программе, и корректировка отразится в книге покупок. Уточните с поставщиком, какой вариант применяется в вашей ситуации, — двойное отражение НДС приведет к расхождениям в декларации.
Возврат денег и закрытие взаиморасчетов
После проведения возврата за поставщиком образуется задолженность (если поставка была оплачена) либо уменьшается ваша кредиторская задолженность (если не была). Дальше возможны два сценария: возврат денежных средств или зачет в счет следующих поставок.
При возврате денег дождитесь поступления оплаты на расчетный счет и зарегистрируйте ее документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Возврат от поставщика». Программа закроет задолженность по договору. Проверьте, что документ корректно разнесся по тому же договору и сделке, что и возврат.
При зачете в счет будущих поставок дополнительных документов обычно не требуется: при проведении следующего поступления программа автоматически зачтет аванс. Убедитесь, что зачет прошел по правильному договору, — при нескольких договорах с одним контрагентом программа может распределить сумму не туда.
Как проверить результат
Количество уменьшилось ровно на возвращенный объем
Остаток не изменился или ушел в минус
В отчете видна задолженность поставщика либо уменьшенная кредиторка
Сумма «повисла» на другом договоре или документе расчетов
НДС скорректирован один раз и на правильную сумму
Запись отсутствует или продублирована
Дт 60.01 (76.02) — Кт 41 (10), сторно НДС
Неожиданные счета или незакрытые субконто
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространенная ошибка — оформление возврата «вручную» без ссылки на поступление. В этом случае взаиморасчеты не закрываются корректно, а в отчетах по расчетам с контрагентом появляются незакрытые суммы. Всегда создавайте возврат на основании поступления.
Вторая частая проблема — неверный склад списания. Если на предприятии несколько складов, а товар лежит не на том, который программа подставила по умолчанию, документ либо не проведется из-за отсутствия остатков, либо уведет остатки в минус. Перед проведением сверьте склад с фактическим местонахождением товара.
Третья группа ошибок связана с НДС: забывают выписать счет-фактуру на возврат, дублируют корректировку или используют неверную ставку. После проведения документа обязательно сформируйте книгу покупок и книгу продаж за период и проверьте, что корректировка отразилась один раз.
Проверка результата и сверка с поставщиком
После оформления всех документов выполните контрольную проверку. Сформируйте отчет по остаткам склада («Остатки товаров на складах» в УТ или оборотно-сальдовую ведомость по счету 41 в Бухгалтерии) и убедитесь, что возвращенное количество списалось.
Затем сформируйте акт сверки взаиморасчетов с поставщиком за период. В нем должны быть видны поступление, возврат и оплата (или зачет). Расхождения чаще всего вызваны тем, что возврат привязан к другому договору или документу расчетов — исправляется перепроведением документов с правильными реквизитами.
Наконец, проверьте налоговые регистры: книгу покупок и книгу продаж за квартал. Запись по возврату должна присутствовать ровно один раз и на сумму, соответствующую документу. Если декларация по НДС за период уже сдана, а возврат относится к ней, может потребоваться уточненная декларация — этот вопрос решайте с бухгалтером по налогам.
Что важно запомнить
Возврат поставщику оформляется документом «Возврат товаров поставщику», созданным на основании поступления. Проверьте остатки и склад, согласуйте, кто выставляет счет-фактуру, проведите документ и проконтролируйте три вещи: списание товара, закрытие взаиморасчетов и однократную корректировку НДС.
Частые вопросы
Можно ли оформить возврат, если документ поступления находится в закрытом периоде?
Да, но редактировать само поступление нельзя, если установлена дата запрета изменения данных. Возврат создается текущей датой со ссылкой на старое поступление — это корректная практика. Если требуется скорректировать закрытый период, обратитесь к администратору или главному бухгалтеру для временного снятия запрета.
Что делать, если возвращается только часть товара из накладной?
Создайте возврат на основании поступления и отредактируйте табличную часть: удалите лишние строки и укажите фактическое возвращаемое количество. Остальная часть поставки останется в учете без изменений, а взаиморасчеты скорректируются только на сумму возврата.
Кто выставляет счет-фактуру при возврате — покупатель или поставщик?
Зависит от ситуации. Если товар был принят на учет и возвращается целиком или частично, чаще покупатель выставляет счет-фактуру на возврат (обратная реализация). При уменьшении стоимости по согласованию сторон поставщик может выставить корректировочный счет-фактуру. Схему нужно согласовать, чтобы корректировка не отразилась дважды.
Как оформить возврат, если поставка еще не оплачена?
Порядок тот же: создается документ возврата на основании поступления. Разница только в расчетах — задолженность перед поставщиком уменьшится на сумму возврата, и оплатить нужно будет только оставшуюся часть. Отдельный документ возврата денег не требуется.
Почему документ возврата не проводится с ошибкой об остатках?
Чаще всего на указанном складе нет нужного количества товара: он уже продан, перемещен или списан. Сформируйте отчет по остаткам в разрезе складов, найдите, где фактически числится товар, и укажите этот склад в документе. Если включен контроль отрицательных остатков, проведение без достаточного остатка невозможно.
Нужна ли уточненная декларация по НДС при возврате прошлого квартала?
Если вычет по возвращаемому товару был заявлен в прошлом квартале, а корректировка относится к тому периоду, может потребоваться уточненная декларация. Конкретное решение зависит от момента возврата и примененной схемы документооборота — этот вопрос стоит согласовать с бухгалтером по налоговому учету.