Торговля и Склад · 9 мин
Как провести товарную накладную в 1С
Как создать, заполнить и провести товарную накладную в 1С: выбор вида операции, заполнение табличной части, проверка проводок, типичные ошибки и FAQ.
Товарная накладная в 1С — это документ поступления или отгрузки товаров, который формирует складские и бухгалтерские остатки. От корректности её проведения зависят данные о запасах, задолженность перед поставщиком и правильность расчёта себестоимости. Ошибка на этом этапе потом «разъезжается» по всем отчётам, поэтому важно понимать не только кнопки, но и логику документа.
Инструкция применима к типовым конфигурациям: «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP». Названия документов и пунктов меню немного различаются: в Бухгалтерии это «Поступление (акты, накладные, УПД)», в УНФ — «Приходная накладная», в Комплексной автоматизации — «Приобретение товаров и услуг». Общий смысл действий одинаков.
Перед проведением накладной убедитесь, что у вас есть права на создание и проведение документов, заполнены основные справочники (номенклатура, контрагенты, склады) и открыт нужный период. Если период закрыт датой запрета редактирования, документ провести не получится.
Какой документ выбрать: поступление или реализация
Товарная накладная отражает два противоположных процесса. Приходная накладная (поступление) фиксирует приём товара от поставщика: увеличивает складские остатки и создаёт задолженность перед контрагентом. Расходная накладная (реализация) оформляет отгрузку покупателю: списывает товар со склада и формирует дебиторскую задолженность.
Определите документ по хозяйственной операции, а не по бумажной форме. Если к вам пришёл товар по ТОРГ-12 от поставщика — это поступление. Если вы отгружаете товар клиенту — реализация. В некоторых конфигурациях есть отдельные документы для перемещения между складами, возвратов и оприходования излишков — используйте их, а не «подгоняйте» стандартную накладную под чужую задачу.
Как выбрать документ
Подготовка: что проверить до создания накладной
Большинство ошибок при проведении накладных связано не с самим документом, а с незаполненными справочниками. Проверьте, что контрагент заведён в базе с корректными ИНН и договором, склад существует в справочнике складов, а номенклатура имеет правильный тип (товар, а не услуга) и единицу измерения.
Если планируете вводить накладную на основании счёта или заказа, убедитесь, что исходный документ проведён. Это избавит от ручного заполнения: товары, цены и контрагент подтянутся автоматически, а вам останется сверить количество с фактической поставкой.
Пошаговое создание и заполнение накладной
Откройте нужный раздел: в «1С:Бухгалтерии» это «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)», в УНФ — «Закупки» → «Приходные накладные». Нажмите «Создать» и выберите вид операции — обычно «Товары» или «Товары, услуги, комиссия».
Заполните шапку документа: дату и номер (по бумажной накладной поставщика), контрагента, договор, склад и организацию. Дата документа влияет на период, в котором отразятся остатки и НДС, поэтому ставьте фактическую дату поставки, а не текущую «на автомате».
Перейдите к табличной части и добавьте товары: подберите номенклатуру из справочника, укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС обычно рассчитываются автоматически, но сверьте их с бумажным документом — расхождение даже в копейку потом осложнит сверку с поставщиком.
- 1Откройте раздел «Покупки» и создайте документ поступления нужного вида операции
- 2Заполните шапку: организация, контрагент, договор, склад, дата и номер по бумажному документу
- 3Добавьте товары в табличную часть: номенклатура, количество, цена, ставка НДС
- 4Сверьте итоговые суммы с бумажной накладной поставщика
- 5Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть»
- 6Откройте «Дт/Кт» (проводки) и движения документа, убедитесь, что остатки изменились корректно
Проведение и проверка результата
Кнопка «Провести» записывает документ и формирует его движения по регистрам: бухгалтерским проводкам, складским остаткам, расчётам с контрагентами. Если проведение прошло успешно, документ в списке отображается без серой пометки, а в журнале появляется зелёный индикатор проведения.
Сразу после проведения откройте кнопку «Дт/Кт» (в Бухгалтерии) или «Отчёты» → «Движения документа» (в других конфигурациях). Для поступления типичная проводка — Дт 41 Кт 60 на стоимость товара без НДС и Дт 19 Кт 60 на сумму НДС. Для реализации — Дт 62 Кт 90 на выручку и списание себестоимости Дт 90 Кт 41.
Проверьте складской результат отчётом «Остатки товаров на складах»: остаток по проведённой номенклатуре должен увеличиться (при поступлении) или уменьшиться (при реализации) ровно на указанное количество.
Как проверить результат
Документ проведён, нет серой пометки
Документ записан, но не проведён — движений нет
Дт 41 Кт 60 и Дт 19 Кт 60 на корректные суммы
Проводок нет или счета не соответствуют операции
Остаток изменился на количество из накладной
Остаток не изменился или ушёл в минус
Зарегистрирован и связан с поступлением
Счёт-фактура отсутствует — НДС не попадёт в книгу покупок
Типичные ошибки и ограничения
Частая ситуация — документ не проводится из-за нехватки остатков при реализации. Программа сообщает, какого товара и сколько не хватает на складе. Причины: товар не оприходован, оприходован на другой склад или на другую партию/характеристику. Решение — провести поступление или исправить склад в накладной, а не отключать контроль остатков.
Вторая группа ошибок — закрытый период. Если установлена дата запрета изменения данных, документ прошлым периодом не проведётся. Не просите «открыть период на минутку» без понимания последствий: изменение проведённых документов закрытого периода может потребовать пересдачи отчётности.
Третья типичная проблема — дубли номенклатуры и контрагентов. Если при заполнении вы создали новый элемент справочника вместо выбора существующего, остатки и взаиморасчёты разойдутся по разным карточкам. Перед созданием нового элемента всегда ищите существующий по наименованию, артикулу или ИНН.
Как исправить или отменить проведённую накладную
Если ошибка обнаружена в том же периоде, распроведите документ (кнопка «Ещё» → «Отменить проведение»), исправьте данные и проведите заново. Учтите: если на основании накладной созданы счёт-фактура, оплата или перемещение, сначала разберитесь со связанными документами — программа обычно предупреждает о таких связях.
Если период закрыт или накладная уже участвовала в отчётности, прямое редактирование небезопасно. В этом случае используйте документы корректировки («Корректировка поступления» / «Корректировка реализации») или возвраты — они оформляют изменение текущей датой и не трогают закрытый период.
FAQ
Чем «Записать» отличается от «Провести»?
«Записать» сохраняет документ в базе без формирования движений: остатки, проводки и взаиморасчёты не меняются. «Провести» сохраняет документ и создаёт все движения по регистрам. Только проведённая накладная влияет на учёт.
Можно ли провести накладную задним числом?
Можно, если период не закрыт датой запрета редактирования. Укажите фактическую дату поставки в шапке документа. Учтите, что документы задним числом могут изменить последовательность расчёта себестоимости — в некоторых конфигурациях потребуется перепроведение последующих документов или повторное закрытие месяца.
Что делать, если при проведении появляется ошибка «Не хватает товара на складе»?
Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» с отбором по проблемной номенклатуре и складу. Проверьте, оприходован ли товар, не заведён ли он на другой склад, характеристику или партию. После устранения причины проведите накладную повторно.
Нужно ли отдельно вводить счёт-фактуру после накладной поступления?
Да, если поставщик работает с НДС. В большинстве конфигураций счёт-фактура создаётся по ссылке «Ввести счёт-фактуру» внизу документа поступления — данные подставляются автоматически. Без зарегистрированного счёта-фактуры входной НДС не попадёт в книгу покупок.
Как провести накладную, если товар пришёл частями по одному счёту?
Создавайте отдельную накладную на каждую фактическую поставку на основании одного счёта или заказа. В каждой накладной указывайте только фактически полученное количество. Так остатки и взаиморасчёты будут соответствовать реальному движению товара.
Можно ли удалить ошибочно проведённую накладную?
Технически — через пометку на удаление после отмены проведения, но делать это стоит только при отсутствии связанных документов и в открытом периоде. Если накладная связана с оплатами или счетами-фактурами, безопаснее оставить её и оформить корректировку или возврат.
Что важно запомнить
Проведение товарной накладной — это не только кнопка «Провести», но и контроль результата: проводки, складские остатки и счёт-фактура. Заполняйте документ по бумажному оригиналу, проверяйте организацию, склад и дату, а исправления в закрытых периодах делайте только корректировочными документами.