Как провести товар в 1С: поступление, перемещение и реализация

Провести товар в 1С — значит создать и провести документ, который изменит складские остатки и, при необходимости, данные бухгалтерского учёта. В зависимости от операции используются разные документы: «Поступление товаров и услуг», «Реализация товаров и услуг», «Перемещение товаров», «Оприходование излишков» или «Списание недостач». Непроведённый документ остатки не меняет — это частая причина расхождений между учётом и фактом.

Инструкции ниже применимы к типовым конфигурациям «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP» и «1С:Бухгалтерия». Названия разделов могут незначительно отличаться между версиями, но логика работы одинакова: документ создаётся, заполняется, проверяется и проводится.

Подготовка: что проверить перед проведением товара

До создания документа убедитесь, что в базе есть все необходимые справочные данные. Номенклатура товара должна быть заведена в справочнике «Номенклатура» с корректным видом (товар, а не услуга), единицей измерения и ставкой НДС. Если товар новый, создайте карточку заранее — заполнение «на лету» в документе часто приводит к дублям позиций.

Проверьте, что создан нужный склад и контрагент. Для поступления потребуется карточка поставщика и, желательно, договор. Если ведётся учёт по характеристикам, сериям или партиям, убедитесь, что соответствующие настройки включены в карточке номенклатуры и склада — иначе документ не проведётся или проведётся с ошибками в аналитике.

Как провести поступление товара от поставщика

Основной документ для оприходования купленного товара — «Поступление товаров и услуг» (в «1С:Бухгалтерии» — «Поступление (акты, накладные)»). Он увеличивает складские остатки, формирует задолженность перед поставщиком и проводки по бухгалтерскому учёту.

1. 1
   Откройте раздел «Покупки» (или «Покупки и продажи» в Бухгалтерии) и создайте документ «Поступление товаров и услуг».
2. 2
   Заполните шапку: организацию, контрагента-поставщика, договор и склад поступления.
3. 3
   Добавьте товары в табличную часть: номенклатуру, количество, цену и ставку НДС по данным накладной поставщика.
4. 4
   Внесите номер и дату входящего документа — они нужны для отчётности и сверок.
5. 5
   Нажмите «Провести». Если всё заполнено верно, документ получит статус проведённого, а остатки на складе увеличатся.
6. 6
   Проверьте результат в отчёте «Остатки товаров на складах» или «Ведомость по товарам на складах».

Если поставщик прислал электронный документ (УПД через ЭДО), поступление можно создать на его основании — программа сама подставит номенклатуру, количество и цены. Останется только сопоставить позиции с вашим справочником и провести документ.

Частая ситуация — количество по факту отличается от накладной. В этом случае проводите фактически принятое количество, а расхождение оформляйте отдельно по правилам, принятым в вашей организации (претензия поставщику, акт расхождений). Проводить «как в накладной» при фактической недостаче нельзя — это создаст фиктивные остатки.

Как провести перемещение товара между складами

Перемещение оформляется документом «Перемещение товаров» (раздел «Склад» или «Склад и доставка»). Он уменьшает остаток на складе-отправителе и увеличивает на складе-получателе, не затрагивая расчёты с контрагентами.

Заполните склад-отправитель и склад-получатель в шапке, добавьте товары с количеством и проведите документ. Если перемещение идёт через транзит (товар в пути), в некоторых конфигурациях используется схема с распоряжением и статусами — тогда документ проводится в момент отгрузки, а приёмка на складе-получателе оформляется отдельным действием.

Как провести реализацию (отгрузку) товара покупателю

Продажа оформляется документом «Реализация товаров и услуг» (раздел «Продажи»). Документ списывает товар со склада, начисляет выручку и задолженность покупателя, формирует счёт-фактуру.

Создайте документ, укажите покупателя, договор и склад отгрузки, заполните табличную часть товарами с ценами и проведите. Если продажа идёт на основании счёта или заказа покупателя, создавайте реализацию кнопкой «Создать на основании» — так сохранится связь документов и подтянутся согласованные цены.

При проведении программа может отказать из-за контроля остатков: товара на складе меньше, чем продаётся. Проверьте склад в документе, наличие непроведённых поступлений и корректность характеристик/серий, если они используются.

Маршрут решения

Как выбрать документ

Товар пришёл от поставщика за деньгиПоступление товаров и услуг

Товар переезжает между вашими складамиПеремещение товаров

Товар отгружается покупателюРеализация товаров и услуг

Излишек выявлен инвентаризациейИнвентаризация, затем оприходование излишков

Товар испорчен или недостача подтвержденаИнвентаризация, затем списание недостач

Оприходование излишков и списание недостач

Излишки и недостачи корректно оформлять через документ «Инвентаризация товаров» (или «Пересчёт товаров»). В нём фиксируется учётное и фактическое количество, а программа автоматически создаёт «Оприходование излишков» и «Списание недостач» на сумму расхождений.

Проводить оприходование вручную без инвентаризации стоит только в исключительных случаях — например, при первичном вводе остатков через документ «Ввод начальных остатков». Ручные корректировки без документального основания затрудняют последующий анализ и вызывают вопросы при проверках.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения любого товарного документа сверяйте результат с отчётами. Базовый инструмент — «Остатки товаров на складах» (в УТ/ERP) или «Остатки товаров» в разделе склада. Для контроля себестоимости и движений используйте «Ведомость по товарам на складах» и карточку счёта 41 в бухгалтерской отчётности.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по товару в отчёте

Норма

Количество изменилось ровно на величину документа

Тревожный признак

Остаток не изменился — документ не проведён или проведён по другому складу

Статус документа в списке

Норма

Нет пометки, документ открывается без предупреждений

Тревожный признак

Документ помечен на удаление или не проведён

Отрицательные остатки

Норма

Минусовых позиций нет

Тревожный признак

Отрицательный остаток — нарушена хронология документов

Проводки (если ведётся бухучёт)

Норма

Проводки по счёту 41 сформированы

Тревожный признак

Проводок нет — проверьте настройки счетов учёта номенклатуры

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если кнопка «Провести» неактивна?

Чаще всего документ уже проведён, помечен на удаление или у пользователя нет прав на проведение. Проверьте статус документа и обратитесь к администратору для настройки ролей. Также проверьте заполненность обязательных полей — программа подсвечивает их при попытке проведения.

Можно ли изменить проведённый документ?

Да: откройте документ, нажмите «Ещё» → «Отменить проведение», внесите изменения и проведите заново. Учтите, что при изменении документа прошлого периода может потребоваться перепроведение более поздних документов по этой номенклатуре.

Почему программа пишет «Недостаточно товара на складе»?

Учётного остатка меньше, чем количество в документе. Проверьте, проведены ли поступления по этому товару, верно ли указан склад, характеристика или серия, и нет ли расхождений из-за документов, проведённых задним числом.

Чем отличается «Провести» от «Провести и закрыть»?

Только поведением формы: «Провести» оставляет документ открытым для дальнейшей работы, «Провести и закрыть» закрывает его и возвращает в список. На учётные данные выбор кнопки не влияет.

Как провести товар, если цены поставщика ещё неизвестны?

Можно провести поступление по временным (учётным) ценам, а после получения окончательных документов скорректировать документ или оформить корректировку поступления. Оставлять документ непроведённым надолго нежелательно — товар не попадёт в остатки и не будет доступен к продаже.

Нужно ли проводить товар, если работаю только с заказами?

Заказ покупателя сам по себе остатки не двигает — он лишь резервирует товар (при включённом резервировании). Фактическое движение оформляется реализацией, созданной на основании заказа. Без неё товар останется на складе по данным учёта.