Торговля и Склад · 11 мин
Как в 1С провести списание товаров: документы, шаги и проверка
Пошаговая инструкция по списанию товаров в 1С: документы, счета учета, причины списания, проверка остатков и исправление ошибок в 1С:Управление торговлей и ERP.
Списание товаров в 1С оформляют, когда товар нельзя продать или использовать: порча, бой, истечение срока годности, недостача по инвентаризации, передача на собственные нужды или образцы. В типовых конфигурациях — «1С:Управление торговлей», «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Бухгалтерия» — для этого используют документ «Списание товаров» (в старых релизах — «Списание товаров» либо «Требование-накладная» для передачи на затраты).
Ключевой принцип: списание всегда привязано к складу, организации и причине. От выбранной причины зависит счет учета затрат и дальнейшая отчетность — например, недостача в пределах норм естественной убыли идет на расходы, а сверх норм может быть отнесена на виновное лицо. Поэтому перед проведением документа нужно определить характер списания и согласовать его с бухгалтерией.
Ниже разобран порядок работы в «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» как наиболее распространенных конфигурациях, а также отличия для «1С:Бухгалтерии». Интерфейс в разных релизах отличается деталями, но логика документа одинакова.
Когда нужно списание, а когда другой документ
Не всякое уменьшение остатков — это списание. Если товар передается на другой склад, оформляют «Перемещение товаров». Если товар возвращается поставщику — «Возврат товаров поставщику». Если готовая продукция или материалы уходят в производство — «Требование-накладная» или документ производства. Списание применяют только тогда, когда товар выбывает безвозвратно и не превращается в выручку.
Типичные основания для списания: порча при хранении, бой и брак, истечение срока годности, недостача по результатам инвентаризации, передача образцов, использование товара на собственные нужды (например, упаковка ушла на хозяйственные цели). Для каждого основания в учетной политике и первичных документах должно быть подтверждение: акт о порче, инвентаризационная ведомость, приказ руководителя.
Подготовка: что настроить и проверить до списания
Перед проведением документа проверьте три вещи. Во-первых, остатки: товар должен числиться на том складе и в том количестве, которое списывается, иначе документ не проведется или уйдет в отрицательный остаток. Во-вторых, права: у пользователя должна быть роль на создание и проведение складских документов. В-третьих, аналитика: если ведется учет по сериям или характеристикам, они обязательны к заполнению.
Также заранее определите счет затрат или статью расходов, на которые будет отнесено списание. В «1С:Управление торговлей» это настраивается через причину списания или прямо в документе на закладке «Дополнительно», в «1С:Бухгалтерии» — через поле «Счет затрат» и статью затрат. От этого зависит, попадет ли сумма в расходы, уменьшающие налоговую базу.
Проверить отчет «Остатки товаров на складах» на дату списания
Найти ошибку в оприходовании или перемещении, исправить до списания
Создать «Пересчет товаров», зафиксировать факт, списать на его основании
Согласовать с бухгалтерией счет учета расчетов с персоналом по недостачам
Пошаговое списание в 1С:Управление торговлей и ERP
Основной сценарий в «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» выглядит так. Откройте раздел «Склад и доставка» (или «Склад») → «Списания товаров» → «Создать». В шапке укажите организацию, склад и дату. Дату ставьте фактическую — она влияет на себестоимость списываемого товара и на период, в котором расход отразится в учете.
На закладке «Товары» добавьте номенклатуру кнопкой «Добавить» или «Подобрать». Укажите количество, при необходимости характеристику, серию и упаковку. Если включен учет по видам запасов или статусам, проверьте, что списывается именно тот товар (например, собственный, а не комиссионный — товар на комиссии списывается иначе, через отчет комитенту).
Заполните причину списания и статью расходов. В типовых конфигурациях это поле «Статья расходов» с аналитикой — от нее зависит проводка в регламентированном учете. После заполнения нажмите «Провести». Программа спишет товар с остатков склада и сформирует движения по регистрам себестоимости.
- 1Откройте «Склад и доставка» → «Списания товаров» → «Создать»
- 2Заполните организацию, склад и дату списания
- 3Добавьте товары, укажите количество, серии и характеристики
- 4Укажите статью расходов и аналитику (причину списания)
- 5Проведите документ и проверьте остатки отчетом по складу
Списание по результатам инвентаризации
Если списание — следствие недостачи, корректный путь начинается с документа «Пересчет товаров» (в УТ 11 — раздел «Склад» → «Пересчеты товаров»). Создайте пересчет по складу, заполните фактические количества (вручную, загрузкой из ТСД или печатью бланка), программа рассчитает расхождения с учетными данными.
На основании проведенного пересчета с расхождениями создайте «Списание товаров» кнопкой «Создать на основании». Табличная часть заполнится автоматически недостающими позициями. Преимущество этого пути — документальная связка: инвентаризационная ведомость → списание, что упрощает проверки и аудит.
Обратите внимание: излишки по инвентаризации оформляются отдельным документом «Оприходование товаров». Не пытайтесь «свести» недостачу и излишек одним документом — пересортица оформляется отдельно и только по решению руководителя, с учетом требований учетной политики.
Списание в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» документ называется «Списание товаров» и находится в разделе «Склад» (или «Производство» в некоторых версиях интерфейса). Заполните склад, дату и табличную часть, затем укажите счет затрат — например, 91.02 для порчи, 44 для расходов на продажу, 94 для недостач до выяснения причин. Субконто заполняется в зависимости от счета: статья затрат, подразделение, номенклатурная группа.
Если товар передается на собственные нужды (канцелярия, хозяйственные расходы), в бухгалтерии часто удобнее использовать «Требование-накладную» — она списывает материалы или товары на затратные счета с нужной аналитикой. Выбор документа зависит от методологии учета, принятой в организации.
Чем оформить выбытие товара
Порча, бой, недостача, истечение срока годности. Товар выбывает безвозвратно
Передача товара или материалов на собственные нужды и в производство
Товар не выбывает, а переходит на другой склад или в другое подразделение
Брак подлежит возврату по договору — остатки уменьшаются с задолженностью поставщика
Проверка результата после проведения
После проведения откройте отчет «Остатки товаров на складах» (или «Ведомость по товарам на складах») на дату после списания и убедитесь, что количество уменьшилось ровно на списанное, а отрицательных остатков не появилось. Затем проверьте движения документа: в УТ/ERP — через кнопку «Отчеты по движениям документа», в Бухгалтерии — кнопкой «Дт/Кт» просмотрите проводки.
В регламентированном учете себестоимость списания формируется при закрытии месяца (расчет себестоимости). Если до конца месяца смотреть проводки, сумма может быть предварительной. Проверьте также, что расход попал в нужную статью и подразделение — ошибки в аналитике проще исправить сразу, чем после закрытия периода.
Как проверить результат списания
Количество уменьшилось на списанное, минусов нет
Отрицательные остатки или остаток не изменился
Кредит 41 (или 10) и дебет нужного счета затрат
Проводок нет или счет затрат не соответствует причине
Расход отражен по верной статье и подразделению
Расход завис на «прочих» или пустой аналитике
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — документ не проводится из-за нехватки остатка. Причины: товар оприходован на другой склад, не проведен приходный документ, не указана серия или характеристика. Решение — сверить остатки отчетом, найти и исправить исходный документ, а не списывать «в минус» с отключенным контролем остатков.
Вторая группа ошибок — неверная аналитика затрат: расход ушел не на ту статью или подразделение. Исправляется распроведением документа (если период открыт), корректировкой полей и повторным проведением. Если период закрыт, делают корректировочный документ текущей датой — не редактируйте закрытые периоды без необходимости.
Третья ошибка — списание комиссионного товара как собственного. Товар, принятый на комиссию, не является собственностью организации; его выбытие оформляется через отчет комитенту или возврат комитенту. Неверное списание искажает и складские остатки, и расчеты с комитентом.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли списать товар, которого нет на остатках?
Технически это возможно только при отключенном контроле отрицательных остатков, но делать так не стоит: возникнет «минус», который исказит себестоимость и складской учет. Сначала найдите причину отсутствия остатка — непроведенное оприходование, неверный склад или серию — и исправьте исходные документы.
Каким документом списать недостачу при инвентаризации?
Создайте «Пересчет товаров», зафиксируйте фактические остатки, а затем на его основании сформируйте «Списание товаров» — табличная часть заполнится расхождениями автоматически. Так сохраняется документальная связь между инвентаризацией и списанием.
На какой счет списывать испорченный товар?
Универсального ответа нет: выбор зависит от причины и учетной политики. Порча в пределах норм обычно относится на расходы (44 или 91), недостача до выяснения причин — на счет 94, при установленном виновнике — на расчеты с персоналом. Конкретную корреспонденцию определяет бухгалтерия организации.
Чем списание отличается от перемещения?
Перемещение не уменьшает общий остаток организации — товар лишь переходит на другой склад. Списание выводит товар из учета безвозвратно с отнесением стоимости на расходы или расчеты. Если товар физически остался в компании, списание применять нельзя.
Как отменить ошибочно проведенное списание?
Если период открыт, откройте документ, нажмите «Отменить проведение», при необходимости пометьте на удаление. Если период закрыт, создайте корректирующий документ текущей датой (сторно или оприходование) вместо изменения закрытого периода.
Нужно ли списывать товар, переданный как образцы клиентам?
Да, если образцы не подлежат возврату и не оплачиваются. Оформляют списание на соответствующую статью расходов (например, рекламные расходы) с подтверждающим приказом или актом. Если образцы возвратные — это перемещение или отгрузка с особым статусом, а не списание.
Что важно запомнить
Списание товаров в 1С оформляется документом «Списание товаров» с указанием склада, причины и статьи расходов. Недостачу списывают на основании «Пересчета товаров». После проведения обязательно проверьте остатки и проводки, а любое списание подкрепляйте первичным актом — без него расходы рискуют быть не приняты.