Торговля и Склад · 11 мин
Как в 1С провести розничные продажи
Как провести розничные продажи в 1С: оформление чеков ККМ, отчёта о розничных продажах, настройка кассы, приём оплаты и закрытие смены. Практическая инструкция.
Розничная продажа в 1С отличается от оптовой тем, что покупатель обычно не оформляется как контрагент, а оплата и отгрузка происходят одновременно — прямо на кассе. В зависимости от конфигурации (1С:Розница, Управление торговлей, Управление нашей фирмой, Комплексная автоматизация) набор документов и интерфейс отличаются, но логика везде одинаковая: товар списывается со склада магазина, выручка попадает в кассу ККМ, а по итогам смены формируется сводный документ.
Перед началом работы убедитесь, что в программе выполнены базовые настройки: создана организация, заведён склад с типом «Розничный» (или розничный магазин), создана касса ККМ, настроены виды цен и загружены остатки товаров. Без этих данных чек пробить не получится — программа либо не даст выбрать склад, либо покажет нулевые остатки и цены.
Ниже разобран полный цикл розничной продажи: от настройки кассы до закрытия смены, с проверкой результата и разбором типичных ошибок. Основной акцент сделан на конфигурациях 1С:Розница и Управление торговлей 11, как наиболее распространённых.
Проверка настроек перед первой продажей
Первое, что нужно проверить, — карточку склада. В разделе «НСИ и администрирование» откройте список складов и убедитесь, что у торговой точки установлен розничный тип. В Управлении торговлей это склад с типом «Розничный магазин», в 1С:Рознице — магазин с привязанным складом продажи. От этого зависит, какие цены будут подставляться в чек и как спишется товар.
Второй обязательный элемент — касса ККМ. Она создаётся в справочнике касс с указанием организации, склада и признака фискального регистратора, если касса подключена напрямую к 1С. Если фискальный регистратор работает через драйвер, проверьте, что оборудование подключено и включено в разделе администрирования подключаемого оборудования.
Третий пункт — цены и остатки. Установите розничные цены документом «Установка цен номенклатуры» и проверьте остатки через отчёт «Остатки товаров на складах». Продажа в минус в рознице обычно запрещена настройками, и при отрицательном остатке чек просто не проведётся.
Что проверить перед стартом продаж
Склад имеет розничный тип и привязан к кассе ККМ
Склад оптовый — чек не создаётся или цены не подставляются
По отчёту об остатках товар есть в наличии на розничном складе
Остаток нулевой или отрицательный — чек не проведётся
Установлен розничный вид цен, цены актуальны на дату продажи
Цена в чеке равна нулю или устарела
Касса создана, оборудование подключено и проходит тест
Ошибка подключения при пробитии чека
Оформление продажи через рабочее место кассира
Основной инструмент кассира — рабочее место кассира (РМК). В 1С:Рознице оно открывается из раздела «Продажи», в Управлении торговли — из раздела «Продажи» → «РМК (чеки ККМ)». Интерфейс рассчитан на быстрый подбор товара: сканером штрихкода, поиском по наименованию или через панель быстрых товаров.
Последовательность действий кассира простая: открыть смену (если она ещё не открыта), добавить товары в чек, указать количество, при необходимости применить скидку, выбрать форму оплаты и пробить чек. Программа автоматически печатает фискальный чек и сохраняет документ в базе.
Обратите внимание на смешанную оплату: покупатель может часть суммы внести наличными, а часть — картой. В РМК для этого предусмотрен отдельный режим, где сначала указывается сумма по карте, затем наличными. Важно, чтобы суммы по видам оплаты в итоге совпали с итогом чека, иначе программа не даст его закрыть.
- 1Откройте рабочее место кассира и при необходимости откройте кассовую смену
- 2Добавьте товары сканером штрихкода или поиском по наименованию
- 3Проверьте количество, цены и примените скидку, если она положена
- 4Нажмите кнопку оплаты и выберите форму: наличные, карта или смешанная
- 5Введите полученную сумму, программа рассчитает сдачу
- 6Подтвердите оплату — чек пробьётся на фискальном регистраторе
- 7Убедитесь, что чек напечатан и сохранён в списке чеков ККМ
Оформление продажи без РМК: документ «Чек ККМ»
В Управлении торговли и Комплексной автоматизации продажу можно оформить и вне РМК — обычным документом «Чек ККМ» из списка чеков. Это удобно для разовых операций, демонстрационных баз или когда кассир работает не в кассовом интерфейсе, а в полном интерфейсе программы.
В документе указываются касса ККМ, склад, табличная часть с товарами и таблица оплат. После заполнения чек проводится, и при подключённом фискальном регистраторе печатается на бумагу. Статус чека при этом меняется на «Пробит».
Если фискального регистратора нет (например, торговля ведётся без онлайн-кассы в случаях, разрешённых законом), чек всё равно оформляется в программе для учёта, но фискализация не выполняется. Убедитесь, что ваш режим работы действительно позволяет работать без ККТ — это вопрос соответствия законодательству, а не настройки программы.
Возврат товара от покупателя
Возврат в день покупки оформляется прямо на основании пробитого чека. В списке чеков ККМ найдите нужный документ и создайте на его основании «Чек ККМ на возврат». Программа подтянет состав и суммы из исходного чека, при пробитии выполнится фискальный чек с признаком «возврат прихода».
Если покупатель вернул товар в другой день, основания в виде чека в текущей смене нет. В этом случае создаётся документ «Возврат товаров от розничного покупателя», где вручную указываются товары и реквизиты продажи. Деньги возвращаются через расходный кассовый ордер с операцией возврата покупателю.
Следите за тем, чтобы возвращаемый товар попадал на тот же розничный склад, с которого был продан. Иначе остатки разойдутся: на одном складе будет недостача, на другом — излишек, что вскроется при инвентаризации.
Закрытие смены и отчёт о розничных продажах
По окончании рабочего дня кассир закрывает смену: в РМК нажимается кнопка закрытия смены, фискальный регистратор печатает Z-отчёт. На этом этапе 1С автоматически формирует документ «Отчёт о розничных продажах», в который попадают все пробитые за смену чеки.
Отчёт о розничных продажах — ключевой учётный документ. Именно он списывает товар со склада в бухгалтерском и управленческом учёте, формирует выручку и отражает оплаты по видам. До его проведения чеки ККМ — лишь оперативные документы, не формирующие полную картину учёта.
Проверьте отчёт перед проведением: сверьте итоговую сумму с показаниями Z-отчёта, убедитесь, что суммы наличной и безналичной оплаты соответствуют фактическим. Если цифры не сходятся, ищите непробитые или случайно удалённые чеки до того, как проводить документ.
Выемка денег и инкассация
Наличная выручка накапливается в кассе ККМ и должна периодически изыматься. В 1С это оформляется документом «Выемка денежных средств из кассы ККМ» (в Управлении торговли) или расходным кассовым ордером с соответствующей операцией. Деньги при этом перемещаются из кассы ККМ либо в кассу организации, либо сразу на инкассацию.
Регулярная выемка важна не только для безопасности, но и для корректности учёта: остаток в кассе ККМ должен соответствовать фактическим деньгам в денежном ящике. Если кассир сдаёт выручку в конце каждого дня, оформляйте выемку ежедневно — это упрощает сверку.
Внесение денег в кассу ККМ (разменный фонд в начале дня) оформляется зеркальным документом. Не пропускайте этот шаг, иначе при выдаче сдачи фактическая наличность в ящике будет больше учётной, и сверка в конце дня не сойдётся.
Как проверить результат и исправить ошибки
После закрытия смены сверьте три источника: отчёт о розничных продажах, Z-отчёт и остатки по складу. Отчёт «Остатки товаров на складах» должен показать уменьшение на проданное количество, а отчёт по денежным средствам — корректное движение выручки по кассе ККМ.
Если чек пробит ошибочно (неверный товар, лишняя позиция), не удаляйте его молча — оформите возврат или сторнирование через чек на возврат. Так в фискальных данных и в учёте останется корректный след операции, что критично при проверках.
Для анализа продаж используйте отчёты «Валовая прибыль», «Продажи по номенклатуре» и «Оценка рентабельности продаж». Они строятся на данных отчётов о розничных продажах, поэтому качество аналитики напрямую зависит от того, насколько дисциплинированно закрываются смены.
Способы оформления розничной продажи
Оптимально для постоянной работы кассира: быстрый подбор, сканер, скидки, смешанная оплата. Требует настройки и подключённого оборудования.
Подходит для разовых продаж и работы менеджера в полном интерфейсе. Медленнее РМК, нет кассового интерфейса.
Когда фронтол работает в сторонней программе (например, на кассах стороннего ПО). Продажи попадают в 1С через обмен и сводятся отчётом о розничных продажах.
Что важно запомнить
Розничная продажа оформляется чеком ККМ, учёт завершается отчётом о розничных продажах после закрытия смены. Перед стартом проверьте склад, кассу, цены и остатки; в конце дня сверьте отчёт с Z-отчётом и оформите выемку выручки. Ошибки исправляйте возвратами, а не удалением чеков.
Частые вопросы
Можно ли провести розничную продажу без фискального регистратора?
Да, документально чек ККМ можно оформить и без подключённого оборудования — продажа отразится в учёте. Но фискализация обязательна для большинства розничных операций по закону о ККТ, поэтому работа без онлайн-кассы допустима только в случаях, прямо предусмотренных законодательством.
Почему чек не проводится и пишет про отсутствие товара?
Чаще всего на розничном складе нет остатка по этой номенклатуре. Проверьте отчёт по остаткам именно по складу кассы: товар может числиться на оптовом складе. Решение — оформить перемещение товара на розничный склад или оприходовать его.
Чем чек ККМ отличается от отчёта о розничных продажах?
Чек ККМ фиксирует конкретную продажу покупателю в момент оплаты. Отчёт о розничных продажах — сводный документ за смену: он собирает все пробитые чеки и формирует основные движения по списанию товара и выручке в учёте.
Как оформить продажу, если покупатель расплатился сертификатом?
В РМК предусмотрена оплата подарочным сертификатом: при расчёте выберите соответствующий вид оплаты и считайте сертификат сканером или введите номер вручную. Если сумма покупки больше номинала, разницу покупатель доплачивает наличными или картой — оформляется смешанная оплата.
Что делать, если забыли закрыть смену накануне?
Закройте смену при первой возможности: отчёт о розничных продажах сформируется текущей датой или датой чеков, в зависимости от настроек. Проверьте, что все чеки попали в отчёт, и сверьте сумму с Z-отчётом. Систематические незакрытые смены ломают ежедневную отчётность и усложняют сверку с эквайрингом.
Можно ли продавать в розницу маркированный товар?
Да, но при пробитии чека код маркировки обязан быть считан и передан в фискальный чек. В РМК для этого сканируется DataMatrix-код с упаковки. Если код не считывается или уже выбыл из оборота, программа покажет ошибку — продавать такой товар нельзя до выяснения статуса кода в системе маркировки.