Торговля и Склад · 11 мин
Как провести розничную продажу в 1С: инструкция для кассира и учётчика
Как оформить розничную продажу в 1С: выбор документа, работа с кассой ККМ, чек, возврат, закрытие смены и проверка отчётов. Пошаговая инструкция для УТ и Розницы.
Розничная продажа в 1С оформляется по-разному в зависимости от конфигурации: в «1С:Розница» основной документ — чек ККМ, в «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация» — тоже чек ККМ либо отчёт о розничных продажах, а в «1С:Бухгалтерия» — документ «Розничная продажа (чек)» или «Отчёт о розничных продажах». Общая логика везде одинакова: открыть смену, пробить чек с товарами и оплатой, при необходимости оформить возврат, закрыть смену и сверить выручку.
Перед первой продажей должны быть заполнены базовые данные: карточки номенклатуры с ценами, касса ККМ, подключённый фискальный регистратор и склад, с которого будет списываться товар. Если какой-то из этих элементов не настроен, чек либо не проведётся, либо проведётся с ошибкой — например, товар спишется не с того склада.
Ниже — полный цикл розничной продажи от открытия смены до сверки итогов, с разбором типичных ошибок и отличий между конфигурациями.
Подготовка: что должно быть настроено до первой продажи
Розничная продажа невозможна без минимального набора справочных данных. Проверьте их заранее, иначе кассир столкнётся с ошибками прямо в момент обслуживания покупателя.
Во-первых, номенклатура: каждый товар должен быть заведён в справочнике с указанием вида номенклатуры, единицы измерения и ставки НДС. Во-вторых, цены: в УТ и Рознице цены назначаются документом «Установка цен номенклатуры» по выбранному виду цен. Если цена не установлена, товар в чек добавится с нулевой стоимостью или не добавится вовсе.
В-третьих, касса ККМ: в карточке кассы указывается склад списания, организация и подключённое оборудование. Фискальный регистратор подключается через «Администрирование → Подключаемое оборудование» с установкой драйвера. В-четвёртых, остатки: товар должен быть оприходован на склад, иначе при контроле остатков чек не проведётся.
Откройте карточку товара и прайс: цена по нужному виду цен заполнена
В карточке кассы указаны склад списания и фискальный регистратор
Тест подключения в разделе «Подключаемое оборудование» проходит без ошибок
Отчёт «Остатки товаров» показывает положительное количество по продаваемым позициям
Открытие кассовой смены
Перед первым чеком дня необходимо открыть кассовую смену. В «1С:Рознице» и УТ это делается из рабочего места кассира: нажмите кнопку «Открыть смену» — программа отправит команду на фискальный регистратор, и тот распечатает отчёт об открытии смены. В этот момент в 1С создаётся документ «Кассовая смена» со статусом «Открыта».
Если в кассе есть разменный фонд, его вносят документом «Внесение денег в кассу» (операция доступна из РМК). Сумма размена не считается выручкой и отдельно отражается при закрытии.
Частая ошибка — работа без открытой смены. Современные фискальные регистраторы сами не дадут пробить чек при закрытой смене, но если смена в 1С и на фискальнике рассинхронизированы (например, после аварийного завершения), чеки могут не загрузиться в учёт. Поэтому при запуске РМК проверяйте статус смены: он отображается в шапке рабочего места кассира.
Оформление чека ККМ: пошаговый порядок
Основной документ розничной продажи — чек ККМ. В «1С:Рознице» и УТ работа ведётся из рабочего места кассира (РМК), которое открывается через раздел «Продажи» или автоматически при входе пользователя с ролью кассира.
- 1Откройте РМК и убедитесь, что смена открыта
- 2Добавьте товары: сканированием штрихкода, поиском по наименованию или артикулу
- 3Проверьте количество, цену и итоговую сумму чека
- 4Нажмите «Оплата» и выберите способ: наличные, банковская карта или смешанная оплата
- 5При оплате наличными введите полученную сумму — программа посчитает сдачу
- 6Пробейте чек: фискальный регистратор напечатает чек и передаст данные в ОФД
- 7Убедитесь, что документ в 1С получил статус «Проведён»
При добавлении товара программа автоматически подставляет цену по виду цен кассы, ставку НДС из карточки номенклатуры и применяет скидки, если настроены скидочные программы. Вручную менять цену может только пользователь с соответствующими правами — это контролируется настройками ролей.
Если покупатель расплачивается картой, в РМК выбирается вид оплаты «Платёжная карта» и тип эквайринговой операции. При подключённом эквайринговом терминале сумма передаётся на терминал автоматически; при автономном терминале кассир вводит сумму вручную и подтверждает операцию в 1С после успешной оплаты.
После пробития чек ККМ записывается в журнал «Чеки ККМ». Товар списывается со склада кассы сразу при проведении (в режиме «Розница») либо при закрытии смены через отчёт о розничных продажах — в зависимости от настроек учётной политики и конфигурации.
Чек в 1С:Бухгалтерия
В «1С:Бухгалтерии 8» розничную продажу с онлайн-кассой оформляют через документ «Розничная продажа (чек)» из раздела «Продажи». Если магазин работает без подключённой к 1С кассы, в конце дня создают «Отчёт о розничных продажах», куда вносят итоговые данные по проданным товарам и выручке за смену.
Возврат и отмена чека
Возврат товара оформляется отдельным чеком ККМ с признаком расчёта «Возврат прихода». В РМК найдите исходный чек через журнал чеков (поиск по номеру, дате или сумме), нажмите «Возврат» — программа создаст чек возврата с теми же позициями. Количество можно отредактировать, если возвращается часть товара.
Возврат в день покупки и возврат в другой день оформляются одинаково — чеком возврата, но важно, чтобы кассовая смена была открыта. Если покупатель платил картой, деньги возвращаются тем же способом: наличными за безналичную оплату возвращать нельзя, это нарушение правил работы с эквайрингом.
Отмена ошибочно пробитого чека до момента оплаты выполняется кнопкой «Отменить чек» в РМК — документ удаляется без фискализации. Если чек уже пробит с неправильной суммой, оформляется чек коррекции или возврат с последующим пробитием правильного чека.
Закрытие смены и сверка выручки
В конце рабочего дня кассир закрывает смену: в РМК нажимается «Закрыть смену», фискальный регистратор печатает Z-отчёт, а в 1С документ «Кассовая смена» переводится в статус «Закрыта». В конфигурациях с отложенным списанием в этот момент автоматически создаётся «Отчёт о розничных продажах», который списывает товар и отражает выручку в учёте.
Перед закрытием рекомендуется сделать X-отчёт (промежуточный отчёт без гашения) и сверить сумму в кассе с данными программы. Если деньги изымаются в течение дня, оформляйте «Выемку денег из кассы» — тогда итоговая сверка сойдётся.
После закрытия смены проверьте отчёт о розничных продажах: суммы наличной и безналичной оплаты должны совпадать с Z-отчётом и данными эквайринга. Расхождения обычно означают неотражённую выемку, ручную операцию по терминалу без фиксации в 1С или чек, не загрузившийся в базу.
Как проверить результат дня
Смена закрыта, Z-отчёт распечатан
Смена открыта на следующий день — риск блокировки ККТ
Сумма в отчёте о розничных продажах равна Z-отчёту
Расхождение — ищите выемки, возвраты или незагруженные чеки
Товар списался со склада кассы
Отрицательные остатки или непроведённый отчёт о продажах
Сумма по картам совпадает с реестром операций
Есть операции по терминалу без отражения в 1С
Отличия между конфигурациями
Хотя логика едина, расположение документов и терминология различаются. Ниже — ориентир по основным конфигурациям.
| Конфигурация | Основной документ | Где оформлять |
|---|---|---|
| 1С:Розница 8 | Чек ККМ | Рабочее место кассира (РМК) |
| Управление торговлей 11 | Чек ККМ | Продажи → РМК или журнал «Чеки ККМ» |
| Комплексная автоматизация 2 | Чек ККМ | Продажи → Розничные продажи |
| 1С:Бухгалтерия 8 | Розничная продажа (чек) / Отчёт о розничных продажах | Продажи → Розничные продажи |
В торговых конфигурациях чек — это одновременно кассовый и складской документ. В Бухгалтерии при работе с подключённой кассой чеки загружаются из ККТ, а учётные проводки формируются отчётом о розничных продажах или каждым чеком отдельно — в зависимости от настроек.
Частые проблемы и их решение
Если чек не пробивается, сначала смотрите на текст ошибки. «Недостаточно остатков» — проверьте склад в карточке кассы и фактические остатки; при необходимости временно отключите контроль остатков, но затем обязательно проведите инвентаризацию. «Нет связи с фискальным регистратором» — проверьте кабель, питание ККТ и тест подключения в настройках оборудования.
Если чек пробит на фискальнике, но не появился в 1С (бывает при обрыве связи в момент оплаты), не пробивайте чек повторно — это двойная фискализация. Найдите документ в журнале чеков со статусом ошибки и выполните команду загрузки данных с ККТ или перепроведите документ штатными средствами конфигурации.
Настройте в РМК быстрые клавиши для ходовых товаров без штрихкодов и включите автоматический поиск по части наименования — это заметно ускоряет обслуживание в час пик и снижает количество ошибок кассира при выборе позиций.
Контроль через отчёты
Для анализа розничных продаж используйте штатные отчёты: «Валовая прибыль», «Продажи по товарам», «Остатки товаров» и отчёт по кассовым сменам. Они показывают, что продавалось, с какой маржой и какие позиции залежались.
Ежедневный минимум контроля — сверка трёх цифр: Z-отчёт, отчёт о розничных продажах в 1С и фактические деньги в кассе с учётом выемок. Эта простая проверка выявляет 90% проблем ещё до того, как они превратятся в недостачу при инвентаризации.
Что важно запомнить
Цикл розничной продажи: открытие смены → чек ККМ с товарами и оплатой → возвраты чеками возврата → закрытие смены → сверка выручки. Не редактируйте фискализированные чеки вручную и ежедневно сверяйте Z-отчёт с данными 1С.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли пробить чек задним числом?
Нет. Фискальный регистратор записывает в чек текущие дату и время, изменить их нельзя. Если продажа не была отражена вовремя, оформите чек текущей датой, а в учётных документах при необходимости сделайте корректировку с пояснением причины.
Что делать, если закончилась лента или сел фискальный накопитель?
При обрыве ленты замените её и продолжите работу — чек допечатается. При исчерпании ресурса фискального накопителя или его отказе продажи на этой ККТ прекращаются до замены ФН и перерегистрации кассы в ФНС. Временно можно оформлять продажи на другой кассе.
Нужна ли онлайн-касса при продаже через 1С самозанятому или по безналу от юрлица?
Расчёты между организациями и ИП по безналичному перечислению на расчётный счёт чеком ККТ не оформляются — это не розничная продажа. Розничный чек нужен при расчётах с физическими лицами наличными или картой. Спорные случаи (например, оплата по QR-коду от физлица) лучше уточнить у своего консультанта по налогам.
Как продать товар, которого нет в остатках?
Если включён контроль остатков, чек не проведётся. Варианты: найти ошибку в приходе и оприходовать товар, временно отключить контроль остатков в настройках склада или разрешить отрицательные остатки с последующей инвентаризацией. Постоянно работать «в минус» нельзя — это искажает себестоимость и отчётность.
Чем чек ККМ отличается от документа «Реализация товаров и услуг»?
Чек ККМ — розничный документ для анонимного покупателя с фискализацией на ККТ. «Реализация» — оптовый документ с указанием контрагента, договора и отсрочки платежа, он оформляет продажу юрлицам и ИП и не требует кассового чека при безналичной оплате.