Торговля и Склад · 10 мин
Как в 1С провести прослеживаемые товары
Как в 1С провести прослеживаемые товары: настройка учета РНПТ, поступление, реализация, уведомления о ввозе и перемещении, исправление ошибок в документах.
Прослеживаемые товары — это импортные товары из перечня Правительства РФ, по которым каждая партия должна сопровождаться регистрационным номером партии товара (РНПТ). В 1С такие операции требуют включения специального функционала, корректного заполнения карточек номенклатуры и обмена уведомлениями с ФНС. Ошибка в РНПТ или пропущенное уведомление грозит отказом в вычете НДС и штрафами.
Ниже разобран полный цикл работы в типовых конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Комплексная автоматизация / ERP»: от первоначальной настройки до отчетности и исправления ошибок. Последовательность действий во всех конфигурациях на платформе 8.3 похожа, отличаются в основном названия разделов меню.
Включение функциональности и первоначальная настройка
До начала работы проверьте, что в программе включен учет прослеживаемых товаров. В «1С:Бухгалтерии 8» откройте «Администрирование → Параметры учета → Настройка плана счетов» и установите флажок «Прослеживаемые товары» в блоке «Запасы». Дополнительно в разделе «Администрирование → Обмен электронными документами» убедитесь, что включен обмен с контролирующими органами — без него не получится отправить уведомления в ФНС.
В «1С:Комплексной автоматизации» и ERP настройка находится в разделе «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Закупки» (или «Казначейство и взаиморасчеты» в зависимости от релиза). Там же проверьте актуальность классификатора ТН ВЭД: признак прослеживаемости для кода программа подтягивает именно из него.
Обновите конфигурацию до актуального релиза. Форматы уведомлений и состав реквизитов РНПТ периодически меняются, и старые релизы могут формировать уведомления в устаревшем формате, который ФНС не примет.
Настройка карточки номенклатуры
Откройте карточку товара в справочнике «Номенклатура» и заполните поле «Код ТН ВЭД». Если код входит в перечень прослеживаемых товаров, программа автоматически установит признак «Прослеживаемый товар» и предложит вести учет по РНПТ. Если признак не установился — обновите классификатор ТН ВЭД или проверьте правильность кода: в перечень входят, например, отдельные позиции электроники, бытовой техники, детских колясок и других групп.
Для прослеживаемой номенклатуры используется количественный учет в разрезе партий с РНПТ. Это значит, что одна и та же карточка товара может иметь несколько остатков — по одному на каждый регистрационный номер партии. Учитывайте это при инвентаризации и при подборе товара в документы: программа будет требовать указать, из какой партии списывается товар.
Если товар перестал быть прослеживаемым (его исключили из перечня), признак в карточке снимается, но исторические документы с РНПТ трогать не нужно — они остаются в базе как есть.
Оформление поступления прослеживаемых товаров
Порядок поступления зависит от того, откуда пришел товар: из-за пределов ЕАЭС, из стран ЕАЭС или от российского поставщика. В каждом случае источник РНПТ свой.
Импорт из третьих стран
При импорте через таможню РНПТ формируется на основании декларации на товары (ДТ). В документе поступления укажите номер ГТД — в типовых конфигурациях он и служит основой для формирования РНПТ. Уведомление о ввозе в этом случае не требуется: данные в систему прослеживаемости передает таможня.
Ввоз из стран ЕАЭС
При ввозе из Беларуси, Казахстана, Киргизии или Армении поставщик передает вам РНПТ, а вы обязаны сформировать уведомление о ввозе прослеживаемых товаров и отправить его в ФНС. В «1С:Бухгалтерии» уведомление создается на основании документа поступления: откройте поступление, нажмите кнопку создания связанного документа и выберите «Уведомление о ввозе прослеживаемых товаров». Срок отправки ограничен, поэтому оформляйте уведомление сразу после оприходования товара.
Покупка у российского поставщика
Российский поставщик обязан указать РНПТ в УПД или счете-фактуре. При поступлении перенесите РНПТ из документа поставщика в табличную часть поступления — для каждой строки прослеживаемого товара есть поле «РНПТ». Если вы получили электронный УПД через ЭДО, РНПТ подставится автоматически.
- 1Проверьте, что в карточке товара указан код ТН ВЭД и стоит признак прослеживаемости
- 2Создайте документ поступления и заполните РНПТ (или номер ГТД) по каждой строке товара
- 3При ввозе из ЕАЭС сформируйте уведомление о ввозе и отправьте в ФНС
- 4Дождитесь положительной квитанции от ФНС
- 5Проверьте остатки: отчет по складу должен показывать количество в разрезе РНПТ
Реализация и перемещение прослеживаемых товаров
При продаже прослеживаемого товара российскому покупателю укажите РНПТ в документе реализации. Программа подставит номер автоматически по остаткам партии, но если остатков несколько, проверьте, что выбран правильный РНПТ. Номер попадет в УПД и счет-фактуру — это обязательный реквизит, без него покупатель рискует получить отказ в вычете НДС.
При перемещении товара между своими обособленными подразделениями, выделенными на отдельный баланс, нужно сформировать уведомление о перемещении прослеживаемых товаров. Уведомление создается на основании документа перемещения и также отправляется в ФНС. Перемещение между складами одного подразделения уведомления не требует.
При прочем выбытии — списании, недостаче, передаче на собственные нужды, реализации физлицу без УПД — оформляется уведомление о выбытии. Не пропускайте этот шаг: по данным ФНС партия должна «закрыться», иначе у налоговой останется непогашенное количество по вашему РНПТ.
Отправка уведомлений и контроль статусов
Все уведомления по прослеживаемости собираются в журнале «Уведомления о прослеживаемости» (в Бухгалтерии — раздел «Операции» или «Покупки», в зависимости от вида). Из журнала удобно отслеживать статус каждого уведомления: подготовлено, отправлено, принято ФНС или отклонено.
После отправки дождитесь квитанции о приеме. Статус «доставлено» еще не означает «принято»: ФНС проверяет формат и логику данных. При отказе в квитанции указывается код и текст ошибки — чаще всего это неверный РНПТ, несовпадение количества или устаревший формат файла.
Как проверить результат
Принято ФНС, есть квитанция без ошибок
Отказ или долгое отсутствие квитанции
Количество по каждому РНПТ совпадает с фактическим
Отрицательные остатки или зависшие партии
Номер присутствует в строке прослеживаемого товара
Поле РНПТ пустое
Исправление ошибок и корректировки
Если в уже отправленном уведомлении обнаружена ошибка, не редактируйте исходный документ «молча». Сформируйте корректировочное уведомление: в нем указывается номер первичного уведомления и исправленные данные. В типовых конфигурациях корректировка создается из исходного уведомления соответствующей командой.
При расхождении количества по РНПТ (например, при инвентаризации выявлена недостача по конкретной партии) оформите списание с указанием РНПТ и уведомление о выбытии. Просто списать товар без РНПТ нельзя — программа не даст провести документ по прослеживаемой номенклатуре без номера партии.
Если поставщик прислал исправленный УПД с другим РНПТ, сначала скорректируйте поступление, затем проверьте все последующие документы реализации по этой партии: возможно, покупателям тоже нужно отправить исправленные документы.
Отчеты и контроль остатков по РНПТ
Для контроля используйте отчеты по складу с группировкой по РНПТ: «Остатки товаров», «Ведомость по товарам на складах» и специализированные отчеты по прослеживаемости, которые есть в актуальных релизах. Сверяйте остатки по каждому регистрационному номеру с фактическими остатками на складе и с данными, которые видит ФНС.
Периодически проверяйте журнал уведомлений на предмет неотправленных или отклоненных документов. Удобно делать это при закрытии месяца: обработка закрытия месяца в типовых конфигурациях включает проверки корректности учета прослеживаемых товаров и подсвечивает проблемные документы.
Что важно запомнить
Весь учет прослеживаемых товаров держится на трех вещах: корректный код ТН ВЭД в карточке, указанный РНПТ в каждом документе движения и своевременно отправленные уведомления в ФНС. Контролируйте статусы квитанций и сверяйте остатки по партиям при закрытии месяца.
Частые вопросы
Как узнать, входит ли мой товар в перечень прослеживаемых?
Проверьте код ТН ВЭД товара по перечню, утвержденному Правительством РФ. В 1С проще всего указать код в карточке номенклатуры: если он входит в перечень, программа сама установит признак прослеживаемости — при условии актуального классификатора ТН ВЭД.
Что делать, если поставщик не указал РНПТ в УПД?
Запросите у поставщика исправленный УПД с РНПТ. Без номера партии вы не сможете корректно оприходовать прослеживаемый товар и передать РНПТ дальше своим покупателям, а также рискуете вычетом НДС.
Нужно ли уведомление при продаже товара розничному покупателю?
При продаже физлицу, которому не выставляется УПД или счет-фактура с РНПТ, оформляется уведомление о выбытии прослеживаемого товара. Оптовой реализации с указанием РНПТ в УПД отдельное уведомление не требуется.
ФНС отклонила уведомление. Как действовать?
Откройте квитанцию и прочитайте текст ошибки: обычно это неверный формат РНПТ, несоответствие количества или устаревшая версия формата. Исправьте данные в документе-основании, при необходимости обновите релиз конфигурации и отправьте уведомление повторно.
Можно ли исправить РНПТ в уже проведенной реализации?
Да, но корректно: оформите корректировку реализации с правильным РНПТ и выставьте покупателю исправленный УПД. Простое редактирование проведенного документа создаст расхождения между вашим учетом, данными покупателя и сведениями ФНС.
Прослеживаемость распространяется на остатки, купленные до введения товара в перечень?
Для остатков на дату включения товара в перечень предусмотрен особый порядок: организация сама формирует РНПТ на такие остатки через уведомление об остатках. После этого остатки учитываются по общим правилам прослеживаемости.