Торговля и Склад · 11 мин
Как в 1С провести недостачу: инвентаризация, списание и проводки
Как оформить недостачу в 1С: инвентаризация, списание товаров, проводки 94 счёта, отнесение на виновных лиц и проверка результата в отчётах.
Недостача в 1С оформляется не одной кнопкой, а цепочкой документов: сначала фиксируется фактический остаток на складе, затем программа сравнивает его с учётными данными, и только после этого создаётся документ списания. Если пропустить этап инвентаризации и списать товар «вручную», по складу останутся расхождения, которые всплывут при следующей проверке и в отчётах.
Порядок действий зависит от конфигурации. В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» используется связка «Пересчёт товаров» → «Списание недостач товаров», в «1С:Бухгалтерии 8» — документы «Инвентаризация товаров» и «Списание товаров» со счётом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Логика везде одинаковая: недостача сначала собирается на промежуточном счёте, а потом относится на виновное лицо или на расходы организации.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки склада до проводок и проверки результата. Инструкция применима к типовым конфигурациям без доработок; если у вас изменённый функционал, названия документов могут отличаться, но последовательность сохраняется.
Подготовка: что проверить до оформления недостачи
Прежде чем списывать товар, убедитесь, что расхождение — действительно недостача, а не ошибка учёта. Частые причины «ложной» недостачи: непроведённая реализация, перемещение между складами, оформленное не в том месяце, оприходование по неверной номенклатуре или товар, принятый на ответственное хранение. Списание такой «недостачи» создаст двойную ошибку.
Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ/ERP) или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 (в Бухгалтерии) и сравните учётный остаток с фактическим. Проверьте журнал документов за период: нет ли незакрытых перемещений, возвратов от покупателей или ордерных документов, которые ещё не отражены в финансовом учёте.
Также зафиксируйте дату, на которую проводится инвентаризация. Все документы движения товара после этой даты не должны попадать в пересчёт, иначе результат сравнения будет искажён.
Как проверить, что расхождение — реальная недостача
Учётный остаток больше фактического, разница стабильна при повторном пересчёте
Остаток «плавает» после проведения/отмены документов — ищите непроведённый документ
Все приходы и расходы за период проведены и относятся к нужному складу
Есть перемещения или реализации в статусе черновика
Недостача видна по конкретной серии/характеристике
По одной серии минус, по другой плюс — вероятна пересортица, а не недостача
Инвентаризация: фиксация фактических остатков
В «1С:Управление торговлей 11» перейдите в раздел «Склад и доставка» → «Пересчёты товаров» и создайте новый документ. Укажите склад, при необходимости — отбор по товарной группе или конкретной номенклатуре. Программа заполнит табличную часть учётными остатками на дату документа.
В колонку «Факт» внесите реальные количества по результатам подсчёта. Разница рассчитается автоматически: отрицательное отклонение — это недостача, положительное — излишек. Проведите документ. Сам по себе пересчёт не делает складских движений — он только фиксирует расхождение и служит основанием для дальнейших документов.
В «1С:Бухгалтерии 8» используйте документ «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»). Порядок аналогичен: заполнение по остаткам, ввод фактических количеств, проведение, печать инвентаризационной описи (ИНВ-3) и сличительной ведомости (ИНВ-19) при необходимости.
- 1Откройте «Склад и доставка» → «Пересчёты товаров» и создайте документ
- 2Укажите склад и дату, при необходимости задайте отбор по номенклатуре
- 3Заполните документ учётными остатками кнопкой «Заполнить»
- 4Внесите фактические количества по результатам подсчёта
- 5Проверьте колонку отклонений: минус — недостача, плюс — излишек
- 6Проведите документ и распечатайте опись для комиссии
Списание недостачи: создание документа списания
После проведения пересчёта создайте на его основании документ «Списание недостач товаров» (в УТ/ERP — через кнопку «Создать на основании» из пересчёта или из рабочего места оформления накладных по пересчёту). Программа подтянет в табличную часть только позиции с отрицательным отклонением.
В документе списания укажите статью расходов и аналитику. От этого зависит, куда попадёт сумма в управленческом и регламентированном учёте. Для недостач в пределах норм естественной убыли и сверх норм аналитика обычно различается — это важно для налогового учёта, где сверхнормативные потери без виновника признаются расходом только при наличии подтверждающих документов.
Проведите списание. После этого учётный остаток по складу уменьшится на количество недостачи и сравняется с фактическим. Проверьте это отчётом по остаткам — расхождения быть не должно.
Если выявлена пересортица
Когда по одной позиции недостача, а по другой (той же номенклатурной группы) — излишек на ту же сумму, это пересортица. В УТ она оформляется через тот же пересчёт: программа предложит зачесть встречные отклонения, и списание с оприходованием создаются параллельно. В бухгалтерском учёте пересортица отражается взаимозачётом по счёту 94 без влияния на финансовый результат.
Проводки: как недостача проходит по счетам
В регламентированном учёте недостача проходит двумя этапами. Сначала стоимость списывается с товарного счёта на счёт 94: Дт 94 — Кт 41 (или 10 для материалов). На этом этапе сумма ещё не признана расходом — она «висит» в ожидании решения по виновнику.
Дальше возможны три варианта закрытия счёта 94. Если виновное лицо установлено и согласно возместить ущерб: Дт 73.02 «Расчёты по возмещению материального ущерба» — Кт 94. Если виновник не установлен или суд отказал во взыскании: Дт 91.02 — Кт 94. Если недостача в пределах норм естественной убыли: Дт 44 (20, 26) — Кт 94.
В «1С:Бухгалтерии» документ «Списание товаров» формирует проводку Дт 94 — Кт 41 автоматически. Для отнесения суммы на виновное лицо используется «Операция, введённая вручную» либо документ «Реализация товаров и услуг» с нулевой ценой при продаже недостачи сотруднику — зависит от принятой в организации методики. Удержание из зарплаты виновника оформляется в зарплатной конфигурации документом «Удержание в счёт возмещения ущерба».
Отнесение недостачи на виновное лицо
Чтобы взыскать недостачу с сотрудника, недостаточно документа в 1С — нужен пакет документов по Трудовому кодексу: приказ о проведении инвентаризации, сличительная ведомость, письменное объяснение работника, приказ о взыскании. Без них удержание может быть оспорено.
Учтите ограничение: по общему правилу с работника без договора о полной материальной ответственности можно взыскать ущерб не более среднего месячного заработка. Полная материальная ответственность (кладовщики, кассиры, материально ответственные лица по договору) позволяет взыскать полную сумму. Размер единовременного удержания из зарплаты также ограничен трудовым законодательством — обычно удержание растягивается на несколько месяцев.
В учёте сумма взыскания может отличаться от учётной стоимости товара: взыскание по рыночной цене отражается с разницей на счёте 98 «Доходы будущих периодов» с последующим списанием на прочие доходы по мере погашения задолженности.
Проверка результата и отчёты
После проведения всех документов выполните контрольную проверку. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» и убедитесь, что учётный остаток по недостающим позициям равен фактическому (обычно нулю). Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 94: после отнесения недостачи на виновника или расходы сальдо по этой аналитике должно закрыться.
Проверьте также регистр «Товары на складах» в УТ: не должно остаться отрицательных остатков по сериям и характеристикам. Если списание проводилось задним числом, перепроведите последующие документы отгрузки — иначе по ним могла уйти неверная себестоимость.
Особенности в разных конфигурациях
В «1С:Бухгалтерии 8» нет документа «Списание недостач» как такового — используется универсальный «Списание товаров», где вручную указывается счёт списания 94. Аналитика виновника добавляется субконто на счетах 94 и 73.
В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» весь цикл автоматизирован: пересчёт → списание недостач → при необходимости оприходование излишков. Регламентированные проводки формируются при закрытии месяца через механизм отражения в учёте, поэтому важно корректно заполнить статью расходов и настройки счетов учёта номенклатуры.
В «1С:Рознице» логика аналогична УТ: инвентаризационная опись → списание на её основании. Если розничный склад учитывается по продажным ценам, в бухгалтерском учёте дополнительно сторнируется торговая наценка по счёту 42.
Сравнение подходов в конфигурациях
Полный цикл: пересчёт товаров → списание недостач. Подходит при складском учёте с сериями и ордерной схемой. Проводки — через отражение в регл. учёте при закрытии месяца.
Инвентаризация товаров + списание товаров со счётом 94. Проще, но аналитику виновника и проводки по 73 счёту часто приходится вводить вручную.
Инвентаризационная опись → списание. При учёте по продажным ценам требуется сторно торговой наценки.
Когда недостачу оформлять нельзя
Не всякое расхождение оформляется списанием. Если товар испорчен, но физически присутствует (бой, порча, истёкший срок годности) — это отдельная хозяйственная операция «порча товаров», которая в УТ оформляется тем же списанием, но с другой статьёй расходов и иной налоговой квалификацией.
Если товар передан на комиссию или ответственное хранение и «пропал» с остатков склада — это не недостача, а ошибка оформления передачи. Списание в этом случае приведёт к потере дебиторской задолженности в учёте.
Что важно запомнить
Недостача в 1С оформляется строго через инвентаризацию: пересчёт фиксирует расхождение, списание выводит товар с остатков, а счёт 94 собирает сумму до решения по виновнику. После оформления обязательно сверьте остатки по складу и сальдо счёта 94.
Частые вопросы
Можно ли списать недостачу без инвентаризации?
Технически в 1С можно создать списание без пересчёта, но этого делать не стоит: у недостачи не будет документального основания, что критично для налогового учёта и при спорах с материально ответственными лицами. Инвентаризация — обязательное обоснование списания.
Куда списывать недостачу, если виновник не найден?
На прочие расходы: проводка Дт 91.02 — Кт 94. Для признания расхода в налоговом учёте нужно подтверждение отсутствия виновных лиц — например, постановление о приостановлении уголовного дела или документальное обоснование от внутренней комиссии.
Как оформить недостачу, выявленную при приёмке товара от поставщика?
Это не складская недостача, а расхождение при поступлении. В УТ оформляется через «Расхождения при поступлении» в документе приобретения: недопоставленное количество не приходуется, а поставщику выставляется претензия. Списание через счёт 94 здесь не используется.
Почему после списания в отчёте по остаткам появился минус?
Чаще всего списание проведено датой раньше, чем последующие отгрузки, и они ушли в минус. Либо списано больше, чем был учётный остаток по конкретной серии или характеристике. Проверьте отчёт по остаткам в разрезе серий и перепроведите документы после даты списания.
Нужно ли восстанавливать НДС по недостаче?
Однозначной нормы нет: контролирующие органы требуют восстановления, суды нередко поддерживают налогоплательщиков. Выбранный подход закрепите в учётной политике и применяйте последовательно; при восстановлении делается проводка Дт 94 — Кт 68.
Как списать недостачу задним числом, если период закрыт?
Если закрыт только текущий месяц — откройте период, введите документы и повторите закрытие месяца. Если сдана отчётность за прошлый год, недостача отражается текущей датой как убыток прошлых лет, выявленный в отчётном периоде, через счёт 91.