Торговля и Склад · 11 мин
Как в 1С провести доставку материалов
Как в 1С провести доставку материалов: оформление транспортных услуг, распределение доставки на себестоимость, документы, проводки и типичные ошибки.
Провести доставку материалов в 1С — значит отразить в учёте затраты на транспортировку и правильно отнести их на себестоимость материалов или на расходы организации. От выбранного способа зависят проводки, оценка запасов и корректность отчётности, поэтому важно заранее определить, как именно доставка учитывается в учётной политике: включается в стоимость материалов или списывается как отдельная услуга.
Инструкция ниже ориентирована на «1С:Бухгалтерию 8.3» — самую распространённую конфигурацию для учёта материалов. В «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:ERP» действия похожи, но названия документов и разделов могут отличаться. Общая логика везде одинакова: поступление материалов → оформление услуги доставки → распределение суммы доставки → проверка проводок.
Различают три типовые ситуации: поставщик доставляет материалы сам и включает доставку в счёт; доставку выполняет сторонняя транспортная компания по отдельному договору; материалы забирают собственным транспортом. Для каждого случая в 1С предусмотрен свой порядок оформления, и смешивать их нельзя — иначе себестоимость и НДС будут отражены с ошибками.
Как доставка отражается в учёте: выбор варианта
Прежде чем вносить документы, определите, куда относятся транспортно-заготовительные расходы (ТЗР). По правилам бухгалтерского учёта ТЗР могут включаться в фактическую себестоимость материалов (счёт 10) или учитываться отдельно (например, на субсчёте 10.ТЗР или в расходах на продажу). Выбранный способ закрепляется в учётной политике, и от него зависит настройка документов в 1С.
Практически это выглядит так: если доставку нужно «размазать» по стоимости конкретных материалов, в документе поступления услуги доставки указывают счёт затрат 10.01 или 10.12 и ссылку на документ поступления материалов. Если доставка учитывается как расходы периода, выбирают счёт 20, 26 или 44 с соответствующей статьёй затрат.
Настройка номенклатуры услуги доставки
Чтобы 1С могла распределить доставку на материалы, услуга должна быть правильно заведена в справочнике «Номенклатура». Создайте новый элемент, например «Доставка материалов», и установите для него вид номенклатуры «Услуга». Если доставку оказывает поставщик вместе с материалами, часто удобнее завести отдельную позицию «Доставка» без привязки к конкретному перевозчику.
В карточке номенклатуры проверьте поле «Счёт затрат» и связанные реквизиты, если они заданы по умолчанию. Для распределения на материалы важно, чтобы при проведении документа можно было указать способ учёта «Материалы» (в некоторых релизах — выбрать счёт 10 и документ поступления). Ставка НДС указывается по счёту-фактуре перевозчика: доставка может облагаться по ставке 20% или идти без НДС, если перевозчик применяет спецрежим.
- 1Откройте раздел «Справочники» → «Номенклатура» и нажмите «Создать».
- 2Введите наименование, например «Доставка материалов», и выберите вид номенклатуры «Услуги».
- 3Укажите единицу измерения (усл. ед. или шт.) и при необходимости ставку НДС по умолчанию.
- 4Сохраните элемент — счёт затрат и документ распределения задаются уже в документе поступления услуги.
Оформление поступления материалов
Сначала в базе должно быть отражено само поступление материалов. В разделе «Покупки» создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары (накладная)» или «Товары, услуги, комиссия». Заполните контрагента-поставщика, договор, склад и табличную часть с материалами: номенклатура, количество, цена, ставка НДС.
Проведите документ и убедитесь, что материалы оприходованы на счёт 10 по нужному складу. Именно на этот документ позже будет ссылаться услуга доставки, поэтому ошибки в нём (неверный склад, неправильное количество) приведут к некорректному распределению стоимости доставки. Если поставщик включает доставку в ту же накладную отдельной строкой, её можно указать прямо в этом документе на вкладке «Услуги».
Если поступление уже было проведено ранее, доставку можно отразить более поздней датой — 1С корректно доначислит стоимость на остатки материалов. Но если материалы уже частично списаны в производство, распределённая доставка увеличит стоимость только остатка, а списанная часть скорректируется через себестоимость выпуска или потребует ручной корректировки.
Проведение услуги доставки с распределением на материалы
Создайте новый документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)» или «Услуги» от имени перевозчика. В табличной части выберите номенклатуру «Доставка материалов», укажите сумму и ставку НДС из акта или УПД перевозчика. Ключевой момент — заполнение аналитики затрат.
В колонке «Счёт затрат» укажите счёт учёта материалов (например, 10.01), а в поле аналитики — номенклатурную группу или, что важнее, документ поступления материалов, на который распределяется доставка. В типовой «1С:Бухгалтерии» для этого в табличной части услуги есть реквизиты субконто: выбираете склад и конкретный документ «Поступление товаров и услуг». После проведения программа распределит сумму доставки пропорционально стоимости позиций накладной.
Проверьте движения документа кнопкой «Дт/Кт». Должны сформироваться проводки вида Дт 10.01 Кт 60.01 на сумму доставки без НДС с распределением по позициям материалов и Дт 19.03 (или 19.04) Кт 60.01 на сумму входного НДС. Если вместо счёта 10 стоит счёт 26 или 44 — аналитика заполнена неправильно, и доставка уйдёт в расходы периода.
Как проверить результат
Дт 10.01 Кт 60.01 с распределением по материалам, НДС на 19 счёте
Дт 26 или 44 Кт 60.01 — доставка ушла в расходы, а не в себестоимость
Стоимость материала увеличилась на долю доставки
Стоимость не изменилась — документ поступления не указан в аналитике
Зарегистрирован, НДС попадает в книгу покупок
Счёт-фактура не введён — НДС не принимается к вычету
Доставка собственным транспортом и доставка поставщиком
Доставка силами поставщика
Если поставщик доставляет материалы сам и выставляет доставку отдельной строкой в одной накладной или УПД, оформляется один документ поступления: материалы на вкладке «Товары», доставка — на вкладке «Услуги» с указанием счёта 10 и ссылки на этот же документ. Это самый простой вариант: распределение происходит внутри одного документа, и дополнительных проводок делать не нужно.
Доставка собственным транспортом
Когда материалы забирают своей машиной, отдельного документа на доставку не создают. Затраты на топливо, оплату труда водителя и амортизацию транспорта собираются на счёте 23 «Вспомогательные производства» или относятся на расходы. Включить их в стоимость конкретной партии материалов штатными документами сложно — обычно такие затраты распределяют в конце месяца регламентной операцией закрытия месяца по правилам учётной политики.
Сравнение вариантов оформления
Один документ поступления, доставка на вкладке «Услуги». Подходит, когда перевозит поставщик; ограничение — нельзя привязать к другим накладным.
Документ «Поступление услуг» со ссылкой на накладную материалов. Подходит для сторонней транспортной компании; требует точного указания документа распределения.
Затраты на счёте 23 с закрытием месяца. Подходит для самовывоза; точная привязка к партии материалов затруднена.
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — услугу доставки проводят без указания документа поступления материалов. В этом случае 1С относит сумму на счёт затрат по умолчанию (20, 26 или 44), и себестоимость материалов оказывается заниженной, а расходы периода — завышенными. Исправляется это редактированием документа и перепроведением, но если месяц уже закрыт, потребуется повторное выполнение регламентных операций.
Вторая группа ошибок связана с НДС: забывают зарегистрировать счёт-фактуру перевозчика или указывают неверную ставку. Помните, что вычет НДС по доставке возможен только при наличии корректного счёта-фактуры или УПД. Также нельзя распределять одну услугу доставки на несколько накладных одним документом в типовой конфигурации — для каждой партии создают отдельную строку или пропорционально делят сумму вручную.
Проверка итоговой себестоимости
После проведения всех документов сформируйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 10 с детализацией по номенклатуре или карточку счёта по конкретному материалу. Стоимость партии должна равняться сумме по накладной поставщика плюс распределённая доля доставки без НДС. Если материалов несколько, доля каждого пропорциональна его стоимости в накладной.
Дополнительно проверьте отчёт «Анализ счёта» 60.01 по перевозчику — задолженность должна соответствовать акту, а после оплаты — закрыться. Для контроля НДС откройте книгу покупок за период и убедитесь, что счёт-фактура перевозчика в ней присутствует с верной суммой.
Что важно запомнить
Доставка материалов в 1С оформляется документом поступления услуг с указанием счёта 10 и ссылки на накладную материалов. Способ учёта должен соответствовать учётной политике, счёт-фактура перевозчика — быть зарегистрирован, а результат проверяется по карточке счёта 10 и книге покупок.
Частые вопросы
Можно ли распределить одну доставку на несколько накладных материалов?
В типовой «1С:Бухгалтерии» одна строка услуги привязывается к одному документу поступления. Если перевозчик привёз материалы по нескольким накладным одним рейсом, добавьте в документ услуги несколько строк с одной номенклатурой доставки и вручную разделите сумму между накладными пропорционально их стоимости или весу — в зависимости от того, что закреплено в учётной политике.
Что делать, если акт доставки пришёл в следующем месяце после оприходования материалов?
Проведите документ доставки датой получения акта, указав накладную прошлого месяца. Программа доначислит стоимость на остатки материалов. Часть, уже списанная в производство, автоматически не скорректируется — при существенных суммах оформите корректировку или отразите разницу в расходах текущего периода по решению главного бухгалтера.
Куда отнести доставку, если материалы сразу передаются в производство без склада?
Можно указать в услуге доставки счёт 20 с той же номенклатурной группой и подразделением, что и при списании материалов. Тогда доставка попадёт в себестоимость выпуска вместе со стоимостью материалов, и промежуточное распределение на счёт 10 не потребуется.
Как провести доставку, если перевозчик работает без НДС?
В документе поступления услуги укажите ставку «Без НДС». Проводка по счёту 19 не сформируется, вся сумма акта распределится на себестоимость материалов. Регистрировать счёт-фактуру в этом случае не нужно — достаточно акта или накладной на транспортные услуги.
Почему после проведения доставки стоимость материала не изменилась?
Чаще всего в строке услуги не заполнен документ поступления или выбран счёт затрат вместо счёта 10. Откройте документ доставки, проверьте колонку «Счёт затрат» и субконто, затем перепроведите документ и снова посмотрите карточку счёта 10 по материалу.
Нужно ли отражать доставку при покупке материалов у физического лица?
Если доставку выполняет сам продавец-физлицо и её стоимость входит в цену договора, отдельный документ не нужен — доставка уже внутри стоимости материалов. Если транспорт оплачен отдельно третьему лицу, оформляется обычное поступление услуги с распределением на материалы по описанной схеме.