Как в 1С проставить срок годности товара

Учёт сроков годности в 1С реализуется через механизм серий номенклатуры: срок годности хранится как атрибут серии, а не самого товара. Поэтому просто вписать дату в карточку товара нельзя — сначала нужно включить функциональность серий и настроить вид номенклатуры так, чтобы программа запрашивала срок годности при каждом поступлении.

Инструкция ниже ориентирована на конфигурации «1С:Управление торговлей 11», «1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизация 2» — там механизм серий устроен одинаково. Для «1С:Розница» логика аналогична, отличаются только названия разделов меню. В «1С:Бухгалтерии 8» штатного учёта сроков годности нет — там потребуется либо доработка, либо учёт через дополнительные реквизиты, о чём рассказано в отдельном разделе.

Проверьте, включена ли функциональность серий

До настройки карточек товаров убедитесь, что в программе вообще включён учёт по сериям. Откройте раздел НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура (в УТ 11) и найдите группу настроек «Серии номенклатуры». Установите флажок «Серии номенклатуры» — без него справочник серий и реквизит срока годности будут скрыты во всех документах.

Дополнительно полезно включить опцию «Предупреждать при продаже товаров с истекающимся сроком годности», если она присутствует в вашей версии конфигурации. Она заставит программу показывать предупреждение кассиру или менеджеру при подборе серии, у которой срок близок к окончанию.

Если пункт «Серии номенклатуры» отсутствует в настройках, вероятных причин две: у пользователя недостаточно прав (нужны права администратора или настройки НСИ) либо используется профиль группы доступа, где функциональность ограничена. Проверьте вход под полными правами, прежде чем делать вывод об ограничениях конфигурации.

Настройте вид номенклатуры и политику учёта серий

Срок годности запрашивается только у тех товаров, для которых задана соответствующая политика. Откройте справочник НСИ и администрирование → Настройки и справочники → Виды номенклатуры, выберите нужный вид (например, «Продовольственные товары») и перейдите на закладку настройки серий.

В поле «Политика учёта серий» выберите вариант, предполагающий управление остатками по сериям и учёт срока годности — например, «Управление по FEFO остатками серий» или «Учёт себестоимости по сериям» с указанием срока. Убедитесь, что в настройках политики установлен флажок использования срока годности: именно он добавляет в серию реквизиты «Годен до» и «Срок годности» (в днях).

Если ни одна типовая политика не подходит, создайте новую: откройте список политик учёта серий, добавьте элемент, укажите тип политики «Управление остатками» и отметьте «Указывать срок годности». После сохранения назначьте эту политику виду номенклатуры. Все новые товары этого вида унаследуют настройку автоматически.

1. 1
   Откройте «Виды номенклатуры» и выберите нужный вид товара
2. 2
   На закладке серий включите использование серий
3. 3
   Выберите или создайте политику учёта серий с признаком срока годности
4. 4
   Сохраните вид номенклатуры
5. 5
   Проверьте на одном товаре: в поступлении должно появиться поле «Серия»

Заполните срок годности при поступлении товара

Основная точка ввода срока годности — документ поступления («Приобретение товаров и услуг» в УТ 11, «Поступление товаров» в Рознице). Когда вы добавляете в табличную часть товар с учётом по сериям, программа требует заполнить колонку «Серия». Нажмите на неё и создайте новую серию либо выберите существующую, если такая партия уже вводилась ранее.

В карточке серии заполните поле «Годен до» — конкретную дату окончания срока годности. Если в политике настроен расчёт по количеству дней, можно указать дату производства и срок в днях: программа сама вычислит дату окончания. Для маркированных товаров серия может подставиться автоматически при сканировании кода Data Matrix.

Важно не путать два реквизита: «Срок годности» (число дней) — справочная характеристика, а «Годен до» (дата) — то, по чему программа отслеживает просрочку и строит отчёты. Если заполнить только количество дней без даты, контроль истечения срока работать не будет.

Если один товар приходит с разными сроками годности в одной накладной, разбейте строку поступления на несколько: каждой дате «Годен до» должна соответствовать отдельная серия и отдельная строка. Иначе программа будет считать всю партию одной серией с одним сроком.

Как проставить срок годности для товаров, уже лежащих на складе

Включение серий «задним числом» — самая частая практическая задача. Товары, оприходованные до настройки, числятся без серий, и продать их после включения политики напрямую не получится: документ реализации потребует указать серию, а остатка по серии нет.

Корректный способ — документ «Пересортица товаров» (Склад и доставка → Пересортицы). В нём спишите товар «без серии» и оприходуйте тот же товар с созданной серией и заполненной датой «Годен до». Количество и себестоимость при этом не меняются, меняется только аналитика остатков.

Альтернатива — списание документом «Списание недостач товаров» и повторное оприходование через «Оприходование излишков» с серией. Этот вариант хуже: он затрагивает счета учёта затрат и может исказить отчётность, поэтому используйте его только если пересортица по какой-то причине недоступна.

Контроль сроков: отчёты и подбор по FEFO

После того как сроки проставлены, используйте типовые инструменты контроля. Отчёт «Остатки товаров с истекающим сроком годности» (в УТ 11 — в разделе «Склад и доставка», группа отчётов по складу) показывает серии, у которых дата «Годен до» наступает в заданном интервале. Настройте вариант отчёта с нужным горизонтом — например, 7 или 30 дней — и сохраните его для ежедневного использования.

Политика «Управление по FEFO» (First Expired — First Out) заставляет программу при отгрузке автоматически предлагать серии с самым ранним сроком годности. Это снижает риск списаний из-за просрочки: кладовщику не нужно вручную искать «старую» партию. Проверьте, что в политике серий склада выбран именно FEFO-вариант, а не просто «Справочное указание серий» — справочный учёт не контролирует остатки и не помогает с отбором.

Для розничных точек в «1С:Розница» аналогичный контроль выполняется через отчёт по срокам годности и настройку рабочего места кассира: при продаже серия с истекающим сроком подсвечивается. Учтите, что блокировать продажу просроченного товара штатно можно только частично — жёсткий запрет обычно реализуют доработкой или регламентным заданием, переводящим просрочку на карантинный склад.

Контрольные точки

Как проверить результат

Колонка «Серия» в поступлении

Норма

Поле активно, при выборе открывается карточка серии с датой «Годен до»

Тревожный признак

Поле скрыто или недоступно — не включены серии или не назначена политика

Отчёт по истекающим срокам

Норма

Серии с близким сроком отображаются с правильными датами

Тревожный признак

Отчёт пуст при наличии просрочки — не заполнена дата «Годен до»

Подбор при реализации

Норма

Программа предлагает серию с самым ранним сроком

Тревожный признак

Серии не предлагаются — политика не FEFO или нет остатков по сериям

Особые случаи: 1С:Бухгалтерия и альтернативные подходы

В «1С:Бухгалтерии 8» штатного механизма серий со сроками годности нет. Если учёт ведётся только в бухгалтерской конфигурации, есть три практических варианта: вести сроки вне системы (в таблице Excel), использовать дополнительные реквизиты номенклатуры для справочного хранения либо перейти на торговую конфигурацию для складского учёта.

Дополнительный реквизит «Срок годности» в карточке номенклатуры подходит только как справочная информация: он единый для всего товара и не различает партии. Контроль остатков по датам с его помощью невозможен — это принципиальное ограничение, а не вопрос настройки.

Ещё один обходной приём — учёт партий через отдельные карточки номенклатуры вида «Молоко (партия до 12.03)». Он быстро ломается при росте ассортимента: справочник засоряется дублями, а отчётность по товару размывается. Используйте его только как временную меру на единичных позициях.

Сравнение вариантов учёта сроков

Серии номенклатуры (УТ 11, ERP, КА, Розница)

Полноценный учёт по партиям, FEFO, отчёты по просрочке. Требует настройки политик и дисциплины ввода серий

Дополнительный реквизит в 1С:Бухгалтерии

Только справочная информация по товару в целом; контроль партий и остатков по датам невозможен

Отдельные карточки на каждую партию

Работает без настройки, но засоряет справочник и искажает аналитику; только как временная мера

Внешний учёт (Excel)

Не требует доработок, но данные расходятся с остатками 1С и зависят от дисциплины сотрудников

Типичные ошибки при работе со сроками годности

Самая распространённая ошибка — включение серий только на части цепочки: например, серии запрашиваются при поступлении, но склад отгрузки работает со справочным указанием серий. В результате остатки по сериям перестают сходиться, а отчёты по срокам показывают неполные данные. Политика учёта серий должна быть согласована для всех складов, через которые проходит товар.

Вторая типичная проблема — выбор одной серии на разные поставки с разными сроками. Кладовщик находит существующую серию по названию и подставляет её в новое поступление, «привязывая» свежий товар к старой дате. Настройте шаблон наименования серий так, чтобы в название входила дата «Годен до» — это снижает вероятность ошибочного выбора.

Третья группа ошибок связана с перемещениями и возвратами: при возврате от покупателя серия должна указываться заново, и если срок за время у клиента истёк, товар нужно принимать на отдельный карантинный склад, а не в общий остаток. Иначе просрочка снова попадёт в продажу.

Частые вопросы

Можно ли проставить срок годности без включения серий?

Нет, в торговых конфигурациях 1С срок годности является реквизитом именно серии. Без серий остаются только обходные варианты: дополнительные реквизиты для справочного хранения или внешний учёт, но контроль остатков по датам они не обеспечивают.

Как массово заполнить сроки годности для большой поставки?

Используйте обработку группового создания серий: в документе поступления выделите строки и сформируйте серии по шаблону. Если срок у всей поставки одинаковый, достаточно создать одну серию и назначить её всем строкам. Для регулярных загрузок из файлов поставщиков подойдёт типовая загрузка данных из табличного документа.

Что делать, если срок годности указан на упаковке в часах, а не в днях?

Введите в серии точную дату и время «Годен до» вручную — реквизит даты допускает указание времени, если это предусмотрено настройкой политики. Расчёт через «срок в днях» для скоропортящейся продукции использовать не стоит: округление до суток исказит контроль.

Блокирует ли 1С продажу просроченного товара автоматически?

Штатно программа в основном предупреждает, а не блокирует: показывает сообщение при подборе серии с истёкшим сроком. Жёсткий запрет обычно реализуют доработкой проверки при проведении реализации либо регламентным заданием, которое переносит просрочку на отдельный склад, недоступный для продажи.

Как списать просроченный товар, чтобы он ушёл из остатков?

Оформите документ «Списание недостач товаров» (или «Списание товаров» в Рознице) с указанием серии просроченной партии и статьёй расходов для списаний. После проведения остаток по серии закроется, а в отчёте по истекающим срокам позиция перестанет отображаться.

Нужно ли указывать серии при перемещении между складами?

Да, если на обоих складах действует учёт по сериям: в документе «Перемещение товаров» серия указывается в табличной части, иначе документ не проведётся. Если на складе-получателе серии не используются, остаток перейдёт в состояние «без серии», и информация о сроке годности в учёте потеряется.