Торговля и Склад · 11 мин
Как в 1С продать товар: пошаговая инструкция
Как оформить продажу товара в 1С: создание заказа, реализация товаров и услуг, печать документов, оплата и контроль остатков. Пошаговая инструкция для УТ 11 и ERP.
Продажа товара в 1С оформляется цепочкой документов: от заказа покупателя до реализации и получения оплаты. Точный набор документов зависит от конфигурации (Управление торговлей 11, ERP, Комплексная автоматизация, Бухгалтерия) и от того, как строится ваш процесс — с резервированием, со склада под заказ или по упрощённой схеме «продал и выписал».
Минимально необходимый документ — «Реализация товаров и услуг» (в УТ 11 — «Реализация товаров и услуг», в БП 3.0 — «Реализация (акты, накладные, УПД)»). Он списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя и создаёт проводки по выручке. Всё остальное — заказ, счёт на оплату, акт сверки — опциональные элементы цепочки.
Перед первой продажей убедитесь, что заполнены базовые справочники: номенклатура с указанием вида и единицы измерения, контрагенты, склады, соглашения или типовые условия продаж, а также настроены цены. Без этого документ реализации либо не проведётся, либо проведётся с нулевыми ценами и некорректной себестоимостью.
Что подготовить перед первой продажей
Проверьте справочник «Номенклатура»: у каждой позиции должен быть указан вид номенклатуры (товар или услуга), единица хранения остатков и ставка НДС. Если товар закупался, остатки должны быть оприходованы документом «Приобретение товаров и услуг» — иначе при продаже без контроля остатков уйдёте в минус по складу.
Заведите контрагента-покупателя с реквизитами: ИНН, КПП, адрес, банковский счёт. В УТ 11 для покупателя также создаётся «Партнёр» — не путайте эти сущности: партнёр отвечает за коммерческие условия, контрагент — за юридические реквизиты и регламентированный учёт.
Настройте цены документом «Установка цен номенклатуры» или укажите цены вручную в документе продажи. В УТ 11 цены привязаны к соглашению с клиентом: если соглашение не выбрано или в нём нет вида цен, цены придётся вводить вручную в каждой строке.
Как оформить заказ покупателя
Заказ нужен, когда продажа не мгновенная: товар резервируется, отгружается позже или частями. В УТ 11 перейдите в раздел «Продажи» → «Заказы клиентов» → «Создать». Укажите партнёра, соглашение, склад отгрузки и заполните табличную часть товарами с количеством и ценами.
В поле «Статус» выберите режим: «К согласованию», «К отгрузке» или «К обеспечению». От статуса зависит, будет ли заказ резервировать товар и попадёт ли он в рабочее место отгрузки. Если резервирование не нужно, используйте статус без резерва — тогда заказ служит только основанием для реализации.
После проведения заказа на его основании создаются реализация и счёт на оплату — кнопка «Создать на основании». Это удобно: данные покупателя и товаров подтянутся автоматически, а система проконтролирует, чтобы по заказу не отгрузили больше, чем заказано.
- 1Создайте «Заказ клиента», заполните партнёра, соглашение и товары
- 2Установите статус «К отгрузке» и проведите заказ
- 3На основании заказа создайте «Реализацию товаров и услуг»
- 4Проверьте цены, НДС и склад, проведите реализацию
- 5Оформите оплату: «Поступление безналичных ДС» или «Приходный кассовый ордер»
- 6Проверьте закрытие заказа и задолженность в отчёте по расчётам
Как оформить реализацию товаров и услуг
Это ключевой документ продажи. В УТ 11: «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» → «Создать». В Бухгалтерии 3.0: «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» → вид документа «Товары (накладная)». Документ можно создать с нуля или на основании заказа — второй способ снижает риск расхождений.
Заполните шапку: покупатель, договор, склад, организация. В табличной части добавьте товары — через подбор (кнопка «Подбор» или «Добавить»), по штрихкоду или поиском по наименованию. Проверьте количество, цену, ставку НДС и итоговую сумму по каждой строке.
Нажмите «Провести». Программа спишет товар со склада, сформирует дебиторскую задолженность покупателя и проводки: Дт 62 — Кт 90.01 (выручка), Дт 90.03 — Кт 68.02 (НДС), Дт 90.02 — Кт 41 (себестоимость). Точный набор проводок зависит от конфигурации и учётной политики.
Если товар продаётся с нескольких складов
В УТ 11 склад указывается в шапке документа, но можно включить режим «Ордерный склад» и оформить распоряжения на отгрузку по разным складам. Проще всего разбить продажу на несколько реализаций — по одной на каждый склад, либо использовать группировку в заказе с указанием склада в строках, если это предусмотрено настройками соглашения.
Продажа в розницу через кассу ККТ
Розничная продажа физическому лицу оформляется не реализацией, а документом «Чек ККТ» (в УТ 11 — через рабочее место кассира РМК). По итогам смены формируется «Отчёт о розничных продажах», который и списывает товар. Продавать розничному клиенту через «Реализацию товаров и услуг» не нужно — это исказит отчётность по рознице и обязанности по онлайн-кассе.
Сравнение вариантов оформления продажи
Подходит для разовых отгрузок со склада при наличии товара. Быстро, но нет резерва и контроля по заказу.
Стандарт для оптовых продаж: резервирование, контроль отгрузки и оплаты по заказу, счета на оплату.
Для розницы с онлайн-кассой. Обязателен при расчётах с физлицами через ККТ.
Для работы по предоплате без складского резервирования: сначала счёт и оплата, затем отгрузка.
Как выписать счёт, накладную и УПД
Счёт на оплату создаётся на основании заказа или реализации: «Создать на основании» → «Счёт на оплату». Он не формирует проводок и не влияет на остатки — это только предложение оплатить. Распечатать его можно по кнопке «Печать» с подписью и печатью организации.
Из документа реализации доступны печатные формы: ТОРГ-12 (товарная накладная), УПД (универсальный передаточный документ), счёт-фактура, акт об оказании услуг. УПД объединяет накладную и счёт-фактуру — для большинства отгрузок достаточно одного этого документа. Если покупатель работает с ЭДО, документ отправляется через встроенный обмен электронными документами без печати.
Счёт-фактура создаётся автоматически при проведении реализации со ставкой НДС, отличной от «Без НДС». Проверьте, чтобы в списке «Счета-фактуры» документ появился и был проведён — без него покупатель не примет НДС к вычету, а у вас возникнут расхождения в книге продаж.
Как оформить оплату от покупателя
Безналичная оплата отражается документом «Поступление безналичных денежных средств» (в БП 3.0 — «Поступление на расчётный счёт»). Обычно он загружается из клиент-банка через обмен: программа сама подставляет контрагента по реквизитам и распределяет сумму по задолженности. Проверьте, что оплата разнеслась именно на нужный заказ или реализацию — иначе в отчётах по расчётам будет одновременно висеть долг и аванс.
Наличная оплата оформляется «Приходным кассовым ордером» с видом операции «Оплата от покупателя». Если продажа розничная через ККТ — оплата фиксируется в чеке, отдельный ПКО не нужен.
После оплаты проверьте взаиморасчёты отчётом «Задолженность клиентов» или «Анализ расчётов с клиентами» (в БП — «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62»). По завершённой сделке сальдо должно быть нулевым, а заказ — в статусе «Закрыт».
Как проверить результат продажи
Товар списан, отрицательных остатков нет
Минус по позиции или товар числится на складе после отгрузки
Долг равен неоплаченной сумме или нулю после оплаты
Одновременно висит аванс и долг по той же сделке
Проведён, сумма и НДС совпадают с реализацией
Счёт-фактура отсутствует или сумма НДС отличается
«Закрыт» после полной отгрузки и оплаты
Заказ в работе при завершённой сделке
Частые проблемы и как их решить
Если документ не проводится с сообщением «Не хватает товара на складе», проверьте: правильный ли склад указан, оприходован ли товар (отчёт «Остатки товаров на складах»), не зарезервирован ли он под другой заказ. Не отключайте контроль остатков ради одной отгрузки — это приводит к отрицательным остаткам и искажённой себестоимости.
Если цены не подставляются автоматически, проверьте соглашение с клиентом и действие документа «Установка цен номенклатуры» на дату продажи. Цены, введённые вручную, не обновляются автоматически — при изменении прайса их нужно корректировать в каждом документе.
Ошиблись в проведённом документе? Не редактируйте документ прошлого периода напрямую, если по нему уже выписан счёт-фактура или сдана отчётность. Используйте документ «Корректировка реализации» — он создаёт корректировочный счёт-фактуру и правильно отражает изменения в учёте НДС.
FAQ: ответы на частые вопросы о продаже в 1С
Можно ли продать товар, которого нет на складе?
Технически — да, если в настройках отключён контроль остатков, но делать этого не стоит: образуются отрицательные остатки, и себестоимость продажи посчитается некорректно. Правильный путь — сначала оприходовать товар документом поступления, затем оформлять реализацию.
Чем заказ клиента отличается от реализации?
Заказ фиксирует намерение продать: он может резервировать товар и служить основанием для отгрузки, но не списывает остатки и не создаёт задолженность. Реализация — факт отгрузки: списывает товар, формирует долг покупателя и проводки по выручке и НДС.
Как продать товар по предоплате?
Выставьте счёт на оплату, дождитесь поступления денег (документ «Поступление безналичных ДС» с зачётом аванса), затем оформите реализацию. При проведении реализации аванс зачтётся автоматически, а в счёте-фактуре отразится зачёт авансового НДС, если он был начислен.
Нужно ли оформлять реализацию при продаже физлицу за наличные?
Нет. Продажа физическому лицу через онлайн-кассу оформляется чеком ККТ, а списание товара происходит документом «Отчёт о розничных продажах» по итогам смены. Реализация предназначена для отгрузок организациям и ИП.
Что делать, если покупатель вернул товар?
Оформите документ «Возврат товаров от клиента» на основании реализации: товар вернётся на склад, задолженность уменьшится. Если сделка уже закрыта оплатой, на основании возврата оформляется возврат денежных средств покупателю.
Как проверить, что продажа отражена правильно?
Сверьте три точки: отчёт по остаткам склада (товар списан, минуса нет), отчёт по расчётам с клиентом (долг соответствует неоплаченной сумме) и проведённый счёт-фактуру с корректным НДС. Если все три пункта в норме — продажа оформлена корректно.
Что важно запомнить
Продажа в 1С оформляется документом «Реализация товаров и услуг»: он списывает товар, создаёт задолженность и проводки. При работе по заказам цепочка начинается с «Заказа клиента», оплата отражается банковским или кассовым документом. Контролируйте результат по трём точкам: остатки склада, взаиморасчёты и счёт-фактура. Ошибки в прошлых периодах исправляйте только корректировочными документами.