Торговля и Склад · 12 мин
Как в 1С пробить чек на предоплату
Пошаговая инструкция, как в 1С пробить чек на предоплату: признак способа расчёта, авансовый чек, зачёт аванса при отгрузке и типичные ошибки при работе с онлайн-кассой.
Предоплата — самая частая причина вопросов при работе с онлайн-кассой из 1С. Покупатель внёс деньги до отгрузки товара, и касса обязана зафиксировать этот факт: по правилам применения ККТ на аванс пробивается отдельный чек с признаком способа расчёта «Предоплата 100%» или «Предоплата». Когда товар отгружается, пробивается второй чек — на полный расчёт с зачётом аванса. Пропуск любого из этих шагов означает нарушение и риск штрафа.
В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей 11, Розница, Комплексная автоматизация, ERP) весь сценарий реализован штатно: программа сама подставляет нужные признаки расчёта, если правильно оформить документы. Проблемы возникают там, где кассир выбирает неверный тип операции или забывает связать чек с документом оплаты.
Ниже — конкретный порядок действий для розничной точки и для оптовой продажи, проверка корректности чека и разбор типичных ошибок.
Что должно быть настроено до первого чека на аванс
Прежде чем пробивать чеки на предоплату, убедитесь, что касса и учётная система подготовлены. В 1С должно быть настроено подключение к ККТ: справочник «Подключаемое оборудование», драйвер фискального регистратора или драйвер «АТОЛ»/«Штрих» актуальной версии. Проверьте, что из 1С пробивается обычный чек продажи — если работает стандартный сценарий, авансовый заработает тоже.
В карточке ККТ и в настройках кассира проверьте систему налогообложения и признаки предмета расчёта, которые передаются в чек. Для аванса важно, чтобы форматно-логический контроль в драйвере не обрезал реквизиты: версия прошивки ККТ и формат фискальных данных (ФФД 1.05 или 1.2) должны поддерживать нужные признаки способа расчёта. При ФФД 1.2 логика работы с авансами меняется — об этом ниже.
Также убедитесь, что у кассира есть права на оформление приходных кассовых ордеров и пробитие чеков, а в учётной политике корректно настроен учёт авансов (счёт 62.02 в бухгалтерском учёте, если конфигурация интегрирована с БП).
Как пробить чек на предоплату в рознице
В конфигурации «1С:Розница» и в РМК других торговых решений предоплата оформляется через операцию приёма оплаты без одновременной отгрузки. Типичный сценарий: покупатель вносит аванс за товар, который заберёт позже, или оплачивает заказ.
Приём аванса через РМК
В рабочем месте кассира выберите операцию приёма предоплаты — в зависимости от версии это кнопка «Предоплата», «Аванс» или пробитие чека на основании документа «Заказ покупателя» с оплатой. Введите сумму, выберите форму оплаты (наличные или карта) и пробейте чек. Программа автоматически установит признак способа расчёта «Предоплата 100%», если оплачена вся сумма заказа, или «Предоплата», если внесена часть.
В чеке вместо конкретного товара указывается обобщённая позиция — например, «Предоплата по заказу» или «Авансовый платёж». Это нормально для ФФД 1.05: состав поставки на момент аванса может быть не определён окончательно.
Закрытие предоплаты при выдаче товара
Когда покупатель забирает товар, пробейте обычный чек продажи, но укажите способ оплаты «Зачёт аванса» (в некоторых версиях — «Ранее внесённая предоплата»). Чек уйдёт в ОФД с признаком «Полный расчёт», а сумма зачтённого аванса отразится отдельным реквизитом. Если есть доплата, она пробивается как наличные или безналичные в этом же чеке.
- 1Откройте РМК и выберите операцию приёма предоплаты или оплатите заказ покупателя
- 2Введите сумму аванса и форму оплаты, пробейте чек
- 3Проверьте в чеке признак способа расчёта «Предоплата» или «Предоплата 100%»
- 4При выдаче товара пробейте чек продажи со способом оплаты «Зачёт аванса»
- 5Убедитесь, что во втором чеке признак «Полный расчёт» и сумма аванса зачтена корректно
Как пробить чек на предоплату при оптовой продаже
В «Управлении торговлей 11», ERP и «Комплексной автоматизации» оплата от контрагента оформляется документами «Приходный кассовый ордер» (наличные) или «Операция по платёжной карте» (эквайринг). Именно из этих документов пробивается чек на аванс.
Создайте ПКО: вид операции «Оплата от покупателя», укажите контрагента, сумму и, при наличии, документ основания — заказ клиента или счёт на оплату. Если документ основания указан и товар в нём ещё не отгружен, программа распознает платёж как аванс и при пробитии чека (кнопка «Пробить чек» в документе) подставит признак «Предоплата 100%» или «Предоплата» в зависимости от доли оплаты.
Если основание не указано, 1С может не определить тип платежа автоматически — тогда проверьте признак способа расчёта вручную в форме пробития чека. В большинстве свежих релизов для оплаты без отгрузки признак устанавливается корректно по умолчанию, но контролировать это поле обязан кассир.
При отгрузке оформите «Реализацию товаров и услуг» и пробейте чек из неё: программа зачтёт аванс и сформирует чек с признаком «Полный расчёт». Если реализация закрывает заказ полностью, сумма аванса в чеке отразится как зачтённая предоплата.
Частичная предоплата и несколько платежей
Если покупатель вносит сумму частями, каждый платёж до отгрузки пробивается отдельным чеком с признаком «Предоплата». Ограничений по количеству таких чеков нет: три частичных оплаты — три чека на предоплату.
При финальной отгрузке в чеке полного расчёта зачитывается общая сумма всех внесённых авансов по этому заказу или контрагенту — в зависимости от того, как настроен зачёт в вашей конфигурации. В УТ 11 зачёт аванса обычно выполняется по документу основания, поэтому важно, чтобы все ПКО ссылались на один заказ.
Сложнее ситуация, когда аванс внесён без заказа, а отгрузка оформляется позже отдельным документом. В этом случае перед пробитием чека реализации выполните зачёт аванса (в УТ это происходит автоматически при проведении реализации по тому же партнёру, если включён соответствующий механизм взаиморасчётов), иначе программа может не увидеть предоплату и сформировать чек на полную сумму как новую оплату.
Сравнение вариантов оформления
Подходит для опта и продаж по счетам. Признак предоплаты определяется автоматически по наличию основания без отгрузки. Требует аккуратного указания заказа.
Подходит для розничной точки, когда покупатель вносит аванс на месте. Быстро, но требует дисциплины кассира при последующем зачёте.
Оптимально, когда продажа оформляется заказом: программа сама свяжет аванс и выдачу товара, минимум ручных действий.
Как проверить, что чек пробит корректно
После пробития откройте чек в списке чеков ККМ или в отчёте по кассовым операциям и проверьте ключевые реквизиты. Признак способа расчёта для аванса — «Предоплата» или «Предоплата 100%», для закрывающего чека — «Полный расчёт». Сумма чека предоплаты должна совпадать с фактически полученными деньгами.
Дополнительно сверьтесь с данными ОФД: в личном кабинете оператора фискальных данных чек появляется в течение нескольких минут. Если чек есть в 1С, но отсутствует в ОФД, — проблема с передачей данных, и её нужно решать до закрытия смены.
В конце дня сверьте Z-отчёт с данными учёта: сумма авансов по кассе должна сходиться с приходными документами. Расхождение — признак того, что какой-то платёж пробит с неверным признаком или не пробит вовсе.
Как проверить результат
«Предоплата» или «Предоплата 100%»
«Полный расчёт» при неотгруженном товаре
«Полный расчёт», сумма аванса зачтена, доплата указана верно
Полная сумма пробита как новая оплата — аванс не зачтён
Чек виден в личном кабинете ОФД в течение нескольких минут
Чек отсутствует в ОФД при закрытой смене
Авансы по Z-отчёту равны сумме приходных документов
Расхождение сумм — искать чек с неверным признаком
Типичные ошибки и как их исправить
Самая распространённая ошибка — аванс пробит как полный расчёт. Исправление: пробейте чек коррекции или выполните возврат ошибочного чека и пробейте правильный, зафиксировав причину в пояснительной записке для налоговой на случай запроса.
Вторая частая проблема — двойная оплата: аванс пробит, а при отгрузке чек оформлен на полную сумму без зачёта. В учёте это выглядит как переплата, в фискальных данных — как завышение выручки. Исправляется чеком коррекции на сумму излишне пробитой оплаты.
Третья группа ошибок — технические: устаревший драйвер ККТ не передаёт признак способа расчёта, чек обрывается с ошибкой фискализации. Здесь помогает обновление драйвера и прошивки ККТ, а также проверка того, что версия конфигурации 1С поддерживает текущий ФФД.
Особые ситуации: возврат аванса и безналичная оплата
Если сделка сорвалась и предоплату нужно вернуть, оформляется чек возврата прихода на основании исходного документа оплаты. В 1С это делается из ПКО или чека ККМ кнопкой возврата: признак расчёта в чеке возврата будет соответствовать исходному — «Предоплата». Возврат оформляйте тем же способом, каким получили деньги: наличный аванс возвращается из кассы, безналичный — на карту через эквайринг.
При оплате аванса банковским переводом от юридического лица (по безналу на расчётный счёт) чек на ККТ, как правило, не требуется — касса применяется при расчётах с присутствием наличных или электронных средств платежа с предъявлением. Но если физлицо оплачивает счёт картой через эквайринг или онлайн-оплатой на сайте, чек на предоплату обязателен — он пробивается из соответствующего документа оплаты в момент зачисления.
Настройте в 1С автоматическую печать или отправку электронного чека сразу при пробитии аванса: покупатели часто теряют бумажный чек предоплаты, и при выдаче товара начинаются споры о сумме внесённых денег. Электронный чек в SMS или на почте снимает большинство таких конфликтов.
Что важно запомнить
Предоплата пробивается отдельным чеком с признаком «Предоплата» или «Предоплата 100%» — из ПКО, операции по карте или РМК. При отгрузке пробивается чек «Полный расчёт» с зачётом аванса. Контролируйте признак способа расчёта в каждом чеке, сверяйте данные с ОФД и не пробивайте аванс как обычную продажу.
Частые вопросы
Можно ли пробить один чек на предоплату и сразу на отгрузку?
Если оплата и передача товара происходят одновременно, пробивается один чек с признаком «Полный расчёт» — это обычная продажа, а не предоплата. Два чека нужны только тогда, когда между оплатой и отгрузкой есть разрыв во времени.
Что делать, если кассир ошибся с суммой аванса?
Пробейте чек возврата на ошибочную сумму и затем корректный чек предоплаты. Сохраните оба чека и оформите внутреннюю пояснительную записку — это упростит ответы на возможные вопросы налоговой.
Нужно ли пробивать чек, если предоплата пришла на расчётный счёт от юрлица?
Как правило, нет: ККТ применяется при расчётах наличными и с использованием электронных средств платежа при их предъявлении. Безналичный перевод между расчётными счетами организаций под это требование не подпадает. Исключения и спорные ситуации лучше уточнить у своего бухгалтера или в разъяснениях ФНС.
Почему 1С не пробивает чек из ПКО — кнопка неактивна?
Чаще всего причины: не указана касса ККМ в документе, у пользователя нет прав кассира, касса не подключена или смена не открыта. Проверьте также, что в настройках подключаемого оборудования фискальный регистратор активен и тест связи проходит.
Как быть, если аванс внесён в одной смене, а товар выдаётся через неделю?
Это штатная ситуация: чек предоплаты пробивается в смену получения денег, чек полного расчёта — в смену выдачи товара. Никаких дополнительных действий между ними не требуется, важно только корректно зачесть аванс при отгрузке.
Чем отличается «Предоплата» от «Предоплата 100%» в чеке?
«Предоплата 100%» означает, что внесена полная стоимость товара до отгрузки. «Предоплата» — что внесена только часть суммы. Признак определяется автоматически по соотношению оплаты и суммы заказа, поэтому важно указывать основание в документе оплаты.