Торговля и Склад · 11 мин
Как в 1С принять товар на хранение
Как в 1С принять товар на хранение: настройка режима, документы приёмки, отражение на забалансовых счетах, списание и контроль остатков. Практическая инструкция.
Приём товара на хранение — типовая операция для организаций, оказывающих услуги складского хранения, а также для компаний, временно размещающих чужие ценности. Ключевая особенность такой операции: товар не становится собственностью организации, поэтому отражать его нужно не на счетах запасов, а на забалансовых счетах или в специальных регистрах, в зависимости от конфигурации.
В разных решениях 1С механизм реализован по-разному. В «1С:Бухгалтерии» используются забалансовые счета 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» и 004 «Товары, принятые на комиссию». В «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:Управление торговлей» приём на хранение оформляется отдельным видом операции в документе поступления или специальными документами ордерного склада.
Ниже разобраны оба сценария: как настроить учёт, какими документами оформить приём, как проверить результат и какие ошибки встречаются чаще всего. Инструкции применимы к актуальным типовым конфигурациям, но названия команд могут немного отличаться в зависимости от версии и релиза.
Разберитесь, какой вид хранения у вас по договору
Прежде чем создавать документы, определите юридическую природу операции — от неё зависит выбор счёта или вида операции. Ответственное хранение (договор хранения по ГК РФ) означает, что вы обязаны вернуть именно те вещи, которые приняли, и не вправе ими распоряжаться. Комиссия и хранение с правом продажи дают возможность реализовывать товар от своего имени или от имени поклажедателя.
Ошибка на этом этапе критична: если товар принят на ответственное хранение, а в учёте отражён как комиссия, при продаже возникнут некорректные проводки и налоговые последствия. Проверьте договор: там должны быть прямо указаны условия хранения, порядок возврата и наличие или отсутствие права распоряжения.
Как выбрать вид операции
Приём на хранение в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии» приём ценностей на ответственное хранение оформляется документом «Поступление (акт, накладная, УПД)». Откройте раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)», создайте новый документ и выберите вид операции «Принятие на ответственное хранение» (в некоторых релизах — «Товары, принятые на ответственное хранение»).
Заполните контрагента-поклажедателя, договор, склад и табличную часть: номенклатуру, количество и оценочную стоимость. Стоимость указывается по данным сопроводительных документов — она нужна для контроля и расчёта ответственности, а не для признания актива. После проведения программа сформирует запись по дебету забалансового счёта 002 без корреспонденции.
Если вида операции «Принятие на ответственное хранение» в списке нет, проверьте функциональность: раздел «Главное» → «Функциональность», вкладка «Склад» и «Торговля» — должны быть включены опции учёта товаров на хранении. В старых релизах операцию приходилось оформлять вручную через «Операции, введённые вручную» с записью по счёту 002.
- 1Проверьте договор и включите нужную функциональность в разделе «Главное» → «Функциональность»
- 2Создайте документ «Поступление (акт, накладная, УПД)» с видом операции «Принятие на ответственное хранение»
- 3Укажите контрагента, договор, склад, заполните номенклатуру, количество и стоимость по накладной
- 4Проведите документ и проверьте движения: запись по дебету счёта 002 без корреспонденции
- 5Проверьте остаток отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 002» или «Анализ счёта»
Приём на хранение в 1С:ERP и Управлении торговлей
В конфигурациях «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:Управление торговлей» приём на хранение оформляется документом «Приобретение товаров и услуг» (в УТ — «Поступление товаров и услуг»). В поле «Хозяйственная операция» выберите «Прием на хранение с правом продажи» или «Прием на комиссию» — в зависимости от договора.
Перед работой убедитесь, что в настройках раздела «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Закупки» включена возможность приёма товаров на хранение. Без этого нужный вид операции не появится в списке выбора. Также проверьте соглашение с поставщиком: для операций хранения и комиссии используются соглашения с соответствующим видом.
Если склад работает в ордерной схеме, после документа поступления потребуется оформить «Приходный ордер на товары» — фактическое размещение товара кладовщиком. Статусы ордера («К поступлению», «Принят») позволяют контролировать расхождения между документами и фактом приёмки.
Забалансовый учёт и налоговые особенности
Ценности на хранении не являются активом хранителя, поэтому в баланс они не попадают. В бухгалтерском учёте используется забалансовый счёт 002, аналитика ведётся по поклажедателям, номенклатуре и местам хранения. НДС по такой операции не начисляется и не принимается к вычету — права собственности нет, объекта налогообложения тоже.
Доходом хранителя является вознаграждение за услуги хранения — оно оформляется отдельным документом реализации услуг. Не смешивайте стоимость хранящегося товара и стоимость услуг в одном документе: это исказит и забалансовый учёт, и выручку.
Выбытие товара с хранения и возврат поклажедателю
Возврат товара оформляется зеркальной операцией. В «1С:Бухгалтерии» создайте документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом операции возврата с ответственного хранения либо снимите остаток операцией вручную по кредиту счёта 002 — в зависимости от релиза. В ERP и УТ используйте документ «Реализация товаров и услуг» с операцией «Передача на комиссию»/выбытие с хранения или документ «Выкуп товаров с хранения», если товар выкупается.
После проведения сверьте остатки: по счёту 002 (или регистрам хранения) по данному поклажедателю не должно остаться «хвостов». Незакрытые остатки — признак того, что часть товара списана не тем документом или не в том количестве.
Как проверить результат
Количество и сумма совпадают с накладной поклажедателя
Остаток нулевой или отличается от накладной — документ не проведён или заполнен неверно
Только забалансовая запись, без счетов 41, 60, 68
Есть проводки по балансовым счетам — выбран неверный вид операции
По поклажедателю и номенклатуре остаток закрыт
Висят остатки — выбытие оформлено не полностью
Типичные ошибки при приёме на хранение
Самая частая ошибка — оформление приёма обычной закупкой. Товар попадает на счёт 41, возникает кредиторская задолженность и НДС, а при возврате приходится делать корректировки и сторно. Вторая типичная проблема — приём без указания договора хранения: аналитика по поклажедателям размывается, и сверка с контрагентом превращается в ручной разбор.
Ещё одна группа ошибок связана с ордерной схемой: документ поступления проведён, а приходный ордер не оформлен (или наоборот). В результате учётные и фактические остатки склада расходятся, и инвентаризация показывает излишки или недостачи, которых физически нет.
Контроль и отчёты по товарам на хранении
Для регулярного контроля используйте стандартные отчёты. В «1С:Бухгалтерии» — «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 002» и «Анализ счёта» с группировкой по контрагентам и номенклатуре. В ERP и УТ — отчёты раздела складского учёта: «Остатки товаров на складах», «Товары, принятые на хранение», а также универсальный отчёт по регистрам хранения.
Периодически сверяйте данные программы с актами сверки поклажедателей и результатами инвентаризации. Расхождения по количеству означают либо непроведённые документы, либо фактическую недостачу, за которую хранитель несёт материальную ответственность по договору.
Удобно заводить для каждого поклажедателя отдельный договор с видом «Хранение» и называть его по шаблону «Хранение №… от …». Тогда в отчётах по счёту 002 и в актах сверки аналитика читается однозначно, а поиск нужного договора при возврате занимает секунды.
Часто задаваемые вопросы
Чем отличается счёт 002 от счёта 004?
Счёт 002 применяется для ценностей, принятых на ответственное хранение без права распоряжения: товар просто хранится и возвращается. Счёт 004 — для товаров, принятых на комиссию, то есть для последующей продажи от имени комитента. Выбор счёта определяется условиями договора, а не удобством учёта.
Нужно ли начислять НДС при приёме товара на хранение?
Нет. Право собственности не переходит, объекта налогообложения не возникает. НДС начисляется только на стоимость услуг хранения, которые хранитель оказывает поклажедателю, — это отдельная реализация услуг.
В списке видов операций нет «Приём на хранение» — что делать?
Проверьте настройки функциональности: в 1С:Бухгалтерии — «Главное» → «Функциональность», в ERP/УТ — «НСИ и администрирование» → настройки раздела «Закупки». Если нужная опция включена, а операции нет, вероятно, используется устаревший релиз — обновите конфигурацию или оформите операцию вручную по счёту 002.
Как оформить возврат части товара с хранения?
Создайте документ выбытия с хранения и укажите в табличной части только возвращаемое количество. После проведения на счёте 002 (или в регистре хранения) останется остаток на невозвращённую часть — это нормально. Полное закрытие произойдёт после возврата всей партии.
Чем оформить порчу или утрату товара на хранении?
Сначала проведите инвентаризацию и зафиксируйте недостачу. Затем спишите товар с забалансового учёта и отразите задолженность перед поклажедателем в размере ответственности по договору. Конкретный набор документов зависит от конфигурации; в сложных случаях схему проводок согласуйте с главным бухгалтером.
Можно ли принять на хранение товар без указания стоимости?
Технически некоторые конфигурации позволяют ввести нулевую стоимость, но делать этого не стоит: оценка по документам поклажедателя нужна для расчёта материальной ответственности при порче или утрате. Если стоимость в накладной не указана, запросите у поклажедателя оценочную стоимость и зафиксируйте её в договоре или дополнительном соглашении.
Что важно запомнить
Приём товара на хранение оформляется без перехода права собственности: в 1С:Бухгалтерии — через счёт 002, в ERP/УТ — специальным видом операции документа поступления. Вид операции выбирается по договору, результат проверяется по забалансовым остаткам, а возврат должен полностью закрывать остаток по поклажедателю.