Торговля и Склад · 10 мин
Как в 1С принять на учет прослеживаемый товар
Как принять на учет прослеживаемый товар в 1С: настройка РНПТ, указание номера ГТД в поступлении, контроль остатков и отчетность. Практическая пошаговая инструкция.
Прослеживаемые товары — это товары из перечня Правительства РФ (радиоэлектроника, детская одежда, мебель, прокат и другие категории), движение которых контролируется государством через систему прослеживаемости. Для каждой партии такого товара существует регистрационный номер партии товара (РНПТ), и организация обязана отражать его в учете и передавать сведения в ФНС.
В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP) учет прослеживаемых товаров встроен, но требует корректной настройки: нужно включить функциональность, заполнить РНПТ в документах поступления и контролировать остатки в разрезе номеров партий. Ошибка в РНПТ или его отсутствие приводит к штрафам и расхождениям с данными ФНС.
Ниже разобран полный цикл: от проверки, что товар действительно прослеживаемый, до оприходования, контроля остатков и передачи уведомлений в налоговую. Инструкция применима к актуальным типовым конфигурациям 1С; названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от релиза.
Шаг 1. Проверьте, что товар действительно прослеживаемый
Прослеживаемость определяется кодом ТН ВЭД ЕАЭС и распространяется только на позиции из перечня Правительства РФ. Не весь товар с «похожим» кодом попадает в систему — перечень фиксированный, и он периодически расширяется. Сверьте код ТН ВЭД вашего товара с актуальным перечнем в актуальной редакции.
Проще всего проверить прямо в 1С: в карточке номенклатуры при выборе кода ТН ВЭД программа сама подскажет, входит ли код в перечень прослеживаемых товаров (классификатор загружается с обновлениями). Если признак прослеживаемости не подтягивается автоматически, обновите конфигурацию и классификаторы — в старых релизах перечень может быть неполным.
Шаг 2. Включите функциональность прослеживаемости
В 1С:Бухгалтерии 3.0 перейдите в «Главное» → «Функциональность» и на закладке «Запасы» (или «Склад») установите флажок «Прослеживаемые товары». После этого в документах поступления и реализации появятся поля для РНПТ, а в справочниках — соответствующие реквизиты.
В Управлении торговлей 11 и ERP включение выполняется в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» (либо «Казначейство и взаиморасчеты» → настройки прослеживаемости, в зависимости от релиза). Убедитесь, что у пользователей, которые будут вводить РНПТ, есть права на соответствующие объекты.
Дополнительно проверьте настройки обмена с ФНС: для передачи уведомлений о ввозе прослеживаемых товаров из стран ЕАЭС нужен настроенный обмен с контролирующими органами (1С-Отчетность или аналогичный сервис) и действующая электронная подпись.
Шаг 3. Настройте карточку номенклатуры
Откройте карточку товара и заполните ключевые реквизиты. Во-первых, укажите код ТН ВЭД — он должен точно соответствовать коду из декларации на товары или документов поставщика. Во-вторых, установите признак «Прослеживаемый товар» (галочка или вид номенклатуры «Прослеживаемый товар» — зависит от конфигурации).
В-третьих, укажите единицу измерения прослеживаемости, если она отличается от основной. Для некоторых товаров учет в системе прослеживаемости ведется в специальных единицах (например, в штуках при хранении в упаковках), и количество в РНПТ должно совпадать с единицей прослеживаемости. Несоответствие единиц — частая причина расхождений при сверке с ФНС.
Если товаров много, используйте групповую обработку изменения реквизитов, чтобы массово проставить код ТН ВЭД и признак прослеживаемости по списку номенклатуры. После обработки выборочно проверьте несколько карточек вручную.
Шаг 4. Оформите поступление с указанием РНПТ
Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары» и заполните его как обычно. Для прослеживаемых позиций в табличной части появится колонка «РНПТ» (или отдельная ссылка для подбора номера партии). Укажите РНПТ точно так, как он записан в документах поставщика: в УПД, накладной или декларации на товары.
Если товар импортный и поступает напрямую от иностранного поставщика, РНПТ формируется на основании декларации на товары: оформите документ «Таможенная декларация» (в Бухгалтерии — «ГТД по импорту»), где указывается номер ГТД, на основании которого система формирует регистрационный номер партии. При закупке у российского поставщика РНПТ уже существует — вы просто переносите его из УПД.
Количество по каждому РНПТ должно совпадать с количеством, указанным поставщиком. Если одна строка товара пришла частями из разных партий, разбейте ее на несколько строк с разными РНПТ — объединять партии в одну строку нельзя, это нарушит аналитику остатков.
- 1Включите функциональность «Прослеживаемые товары» в настройках программы
- 2Заполните в карточке номенклатуры код ТН ВЭД, признак прослеживаемости и единицу прослеживаемости
- 3Создайте документ поступления и укажите РНПТ по каждой строке точно как в УПД поставщика
- 4При прямом импорте оформите ГТД по импорту для формирования РНПТ
- 5Проведите документ и проверьте остатки отчетом по прослеживаемым товарам
- 6Передавайте уведомления в ФНС при операциях, требующих уведомления
Шаг 5. Проверьте результат и остатки
После проведения поступления откройте отчет «Остатки прослеживаемых товаров» (в Бухгалтерии — «Отчеты» → «Прослеживаемость», в УТ — раздел «Закупки» или «Склад»). Отчет показывает остатки в разрезе номенклатуры и РНПТ. Сверьте количество с фактическим приходом и с данными УПД поставщика.
Проверьте, что сумма по всем РНПТ в документе равна общему количеству товара: программа обычно контролирует это при проведении, но при ручном разбиении строк возможны копеечные и количественные расхождения. Также убедитесь, что товар попал на правильный склад и счет учета — аналитика по РНПТ ведется в дополнение к стандартному складскому учету, а не вместо него.
Как проверить результат оприходования
Остаток по каждому РНПТ равен количеству из УПД поставщика
Остаток пустой, отрицательный или не совпадает с документом
Номер совпадает с УПД/ГТД посимвольно, включая разделители
Пропущены символы, лишние пробелы, номер взят не из того документа
Равна общему количеству строки товара
Есть расхождение — строка не разбита по партиям корректно
Шаг 6. Передайте уведомления в ФНС, когда это требуется
Не каждая операция требует уведомления, но ряд случаев обязателен: ввоз прослеживаемого товара из стран ЕАЭС (уведомление о ввозе подается в течение установленного срока после принятия к учету), перемещение товара в уполномоченные организации, а также некоторые операции при выбытии. Реализация обычному покупателю отражается через УПД с РНПТ, а не отдельным уведомлением.
В 1С уведомление о ввозе формируется из документа поступления: «Создать на основании» → «Уведомление о ввозе прослеживаемых товаров». Программа подтянет РНПТ и количество автоматически. Проверьте заполнение, подпишите электронной подписью и отправьте через 1С-Отчетность. Статус отправки и квитанцию ФНС сохраните — они подтверждают исполнение обязанности.
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы возникают не из-за самой 1С, а из-за исходных данных и невнимательности при вводе. Ниже — ошибки, которые регулярно встречаются на практике.
Если ошибка уже допущена, не редактируйте проведенный документ задним числом без анализа последствий: изменение РНПТ в прошлом периоде может потребовать корректировки уже отправленных уведомлений и УПД покупателям. Безопаснее оформить корректировку поступления текущей датой и, при необходимости, скорректировать отчетность.
Договоритесь с поставщиками об обмене электронными УПД (ЭДО). Тогда РНПТ подтянется в поступление автоматически из электронного документа, без ручного ввода — это устраняет большинство опечаток и ускоряет оприходование. Дополнительно настройте регулярную сверку остатков по РНПТ с отчетами ФНС, чтобы выявлять расхождения до налоговой проверки.
Частые вопросы
Что делать, если поставщик не указал РНПТ в УПД?
Запросите у поставщика исправленный УПД с РНПТ — без номера партии вы не сможете корректно принять товар к учету как прослеживаемый. До получения корректных документов товар можно оформить как полученный на ответственное хранение или отложить оприходование, но продавать его без РНПТ нельзя.
Нужно ли указывать РНПТ при продаже товара?
Да. При реализации прослеживаемого товара РНПТ обязательно указывается в УПД покупателю. В 1С номер партии подбирается автоматически из остатков или выбирается вручную в документе реализации. Если остатков по РНПТ нет, программа выдаст предупреждение — это признак ошибки в оприходовании.
Как оприходовать прослеживаемый товар, ввезенный из Беларуси или Казахстана?
Оформите поступление от поставщика ЕАЭС с указанием РНПТ из его документов, затем на основании поступления создайте «Уведомление о ввозе прослеживаемых товаров» и отправьте его в ФНС в установленный срок. Уведомление подписывается электронной подписью и передается через 1С-Отчетность.
Можно ли принять на учет остатки прослеживаемого товара, которые были на складе до начала учета в 1С?
Да, для этого используется документ ввода начальных остатков с указанием РНПТ по каждой партии. РНПТ возьмите из первичных документов, по которым товар приобретался. Если документы утеряны, действуйте по разъяснениям ФНС для таких случаев — вводить номера «от фонаря» недопустимо.
Что будет, если продать прослеживаемый товар без РНПТ?
Это нарушение правил прослеживаемости: предусмотрены штрафы для организаций и должностных лиц, а покупатель без РНПТ не сможет корректно отразить товар у себя. Кроме того, у вас образуется «зависший» остаток по РНПТ в учете, который выявится при сверке с ФНС.
Что важно запомнить
Учет прослеживаемого товара в 1С строится на трех опорах: включенная функциональность и корректная карточка номенклатуры, точный РНПТ в каждом документе поступления и реализации, своевременная передача уведомлений в ФНС. Контролируйте остатки отчетом по прослеживаемым товарам и используйте ЭДО, чтобы исключить ручной ввод номеров партий.