Торговля и Склад · 10 мин
Как в 1С:Предприятие сделать товарную накладную
Пошаговая инструкция: как создать товарную накладную в 1С:Предприятие 8.3, заполнить реализацию товаров, напечатать ТОРГ-12 и избежать типичных ошибок.
Товарная накладная в 1С:Предприятие оформляется документом «Реализация (акты, накладные)» в конфигурациях «Бухгалтерия предприятия» и «Управление торговлей». Документ списывает товар со склада, формирует проводки по выручке и НДС, а на его основании печатается унифицированная форма ТОРГ-12 или товарная накладная в свободном формате, согласованном с покупателем.
Работа строится в три этапа: подготовка справочников (контрагент, договор, номенклатура, склад), создание и заполнение документа, печать и проверка проводок. Если пропустить подготовку, программа либо не даст провести документ, либо сформирует накладную с ошибками в ценах, остатках или счетах учёта.
Ниже разобран весь цикл на примере «1С:Бухгалтерия 8.3» — наиболее распространённой конфигурации. В «Управлении торговлей» логика та же, отличаются названия разделов меню и часть полей.
Проверьте исходные данные перед созданием накладной
Документ не проведётся корректно, если в базе отсутствуют или неверно заполнены справочники. Перед созданием накладной убедитесь, что покупатель заведён в справочнике «Контрагенты» с актуальными ИНН, КПП и адресом — эти данные попадут в печатную форму ТОРГ-12, и ошибка в реквизитах сделает документ недействительным для покупателя.
Проверьте договор с контрагентом: в карточке договора должен быть указан вид «С покупателем», корректная валюта и порядок расчётов. Если договор не создан, программа при проведении либо подставит договор по умолчанию, либо выдаст сообщение об ошибке — зависит от настроек учётной политики.
Убедитесь, что товар оприходован на склад, с которого планируется отгрузка. Документ реализации при проведении списывает остатки, и если товара на складе нет, программа либо запретит проведение (при контроле остатков), либо уйдёт в отрицательные остатки, что потом придёт исправлять сторнирующими документами.
ИНН, КПП, юридический адрес — они выводятся в ТОРГ-12
Вид договора, валюта, порядок расчётов
Отчёт «Остатки товаров на складах» по нужному складу
Тип цен продажи в договоре или документе
Создайте документ «Реализация (акты, накладные)»
Откройте раздел «Продажи» и выберите пункт «Реализация (акты, накладные)». В журнале документов нажмите кнопку «Создать» и в выпадающем списке укажите вид операции «Товары (накладная)». Именно этот вид формирует товарную накладную без услуг и активов.
Программа откроет форму нового документа. Номер присваивается автоматически при записи, дата по умолчанию — текущая. Если отгрузка происходила ранее, измените дату вручную: от неё зависят проводки, период НДС и дата печатной формы. Учтите, что проведение документа задним числом пересчитывает остатки и может потребовать перепроведения связанных документов.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)»
- 2Нажмите «Создать» → «Товары (накладная)»
- 3Заполните контрагента, договор и склад
- 4Добавьте товары в табличную часть и укажите количество и цены
- 5Проверьте НДС и итоговую сумму
- 6Нажмите «Провести» и распечатайте ТОРГ-12
Заполните шапку документа
В поле «Контрагент» выберите покупателя из справочника. После выбора программа подставит договор по умолчанию — проверьте его, если с покупателем заключено несколько договоров. От договора зависят валюта документа и счета расчётов.
Укажите склад отгрузки. Если в программе ведётся несколько складов, от правильности этого поля зависит, с какого склада спишутся остатки. Ошибка в складе — частая причина отрицательных остатков на одном складе и «зависших» остатков на другом.
Поле «Организация» заполняется автоматически, если в базе одна организация. При ведении нескольких юридических лиц выберите нужное вручную — от этого зависят проводки, печатная форма и нумерация.
Настройка цен и НДС
Если в договоре указан тип цен, программа подставит цены в табличную часть автоматически. Цены можно изменить вручную в каждой строке — это не требует дополнительных прав. Ставка НДС подставляется из карточки номенклатуры; проверьте её, особенно если товары облагаются по разным ставкам.
Заполните табличную часть товарами
Нажмите «Добавить» для построчного ввода или «Подбор» — для выбора нескольких позиций из справочника номенклатуры с просмотром остатков и цен. Подбор удобнее при большом количестве позиций: видны остатки на складе, и можно добавлять товары двойным щелчком.
В каждой строке укажите номенклатуру, количество и цену. Сумма, сумма НДС и итог рассчитаются автоматически. Если товар учитывается по сериям или характеристикам (в «Управлении торговлей»), заполните соответствующие колонки — без них документ не проведётся.
После заполнения сверьте итоговую сумму документа с первичными данными: счётом на оплату, заказом покупателя или спецификацией. Расхождение на этом этапе исправить проще, чем после проведения и передачи накладной покупателю.
Проведите документ и проверьте результат
Нажмите «Провести». Программа сформирует проводки: Дт 62 Кт 90.01 на сумму выручки, Дт 90.03 Кт 68.02 на НДС и Дт 90.02 Кт 41 на себестоимость списанного товара. Посмотреть проводки можно кнопкой «Дт/Кт» в форме документа.
Проверьте остатки отчётом «Остатки товаров на складах»: количество по отгруженным позициям должно уменьшиться на количество из накладной. Если документ провёлся, но остаток не изменился, скорее всего, указан другой склад или номенклатура заведена дублем.
Как проверить результат
Выручка, НДС и списание себестоимости сформированы
Проводок нет или счета учёта не соответствуют учётной политике
Остаток уменьшился на отгруженное количество
Остаток не изменился или стал отрицательным
Реквизиты сторон и суммы совпадают с документом
Пустые поля, неверные ИНН/КПП или расхождение сумм
Распечатайте товарную накладную ТОРГ-12
В проведённом документе нажмите кнопку «Печать» и выберите «Товарная накладная (ТОРГ-12)». Программа сформирует унифицированную форму с реквизитами грузоотправителя, грузополучателя, поставщика и плательщика, таблицей товаров и итогами.
Перед печатью откройте предварительный просмотр и проверьте: наименование и адреса сторон, номер и дату документа, количество и суммы по строкам, итоговые суммы прописью. Если организация работает по доверенностям, заполните данные доверенности в документе — они выводятся в форму.
Форма ТОРГ-12 не является обязательной: организация вправе использовать самостоятельно разработанную форму накладной, утверждённую в учётной политике, либо универсальный передаточный документ (УПД) при совмещении накладной со счётом-фактурой. В 1С соответствующие печатные формы доступны в том же меню «Печать».
Какую форму печатать
Классическая товарная накладная; подходит, когда счёт-фактура оформляется отдельно
Объединяет накладную и счёт-фактуру; удобен для сокращения документооборота, требует корректного статуса
Допустима при утверждении в учётной политике; должна содержать обязательные реквизиты первичного документа
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — отрицательные остатки после проведения. Причины: товар не оприходован, оприходован на другой склад или заведён дубль номенклатуры. Перед проведением сверяйте остатки, а при расхождении сначала оформляйте поступление или перемещение, затем реализацию.
Вторая группа ошибок — неверные реквизиты в печатной форме: устаревший адрес покупателя, отсутствующий КПП, неправильная дата. Исправляйте данные в справочнике контрагентов и переформировывайте печатную форму, а не правьте готовый документ вручную в редакторе.
Третья типичная ситуация — необходимость исправить уже переданную покупателю накладную. В этом случае не редактируйте проведённый документ молча: используйте документ «Корректировка реализации», чтобы изменения отразились в учёте, НДС и взаиморасчётах корректно и прозрачно для проверки.
Часто задаваемые вопросы
Чем товарная накладная отличается от счёта-фактуры в 1С?
Накладная подтверждает передачу товара и списывает остатки, счёт-фактура нужен для НДС. В 1С счёт-фактура создаётся на основании реализации кнопкой «Выписать счёт-фактуру» внизу документа. Оба документа можно заменить одним УПД.
Можно ли сделать накладную без проведения документа?
Документ можно записать без проведения и распечатать форму, но остатки и проводки не изменятся. Такой вариант используют как черновик, однако передавать покупателю следует форму из проведённого документа.
Как исправить ошибку в уже проведённой накладной?
Если накладная ещё не передана покупателю, можно отредактировать и перепровести документ. Если передана — создайте документ «Корректировка реализации» на основании исходной накладной: он сформирует исправительные проводки и корректный печатный документ.
Почему программа не даёт провести накладную и пишет про остатки?
Включён контроль остатков, а товара на указанном складе недостаточно. Проверьте отчёт по остаткам: либо товар не оприходован, либо выбран неверный склад, либо в базе дубль номенклатуры. После устранения причины документ проведётся.
Как оформить возврат товара от покупателя?
Используйте документ «Возврат товаров от покупателя» в разделе «Продажи», созданный на основании реализации. Он вернёт товар на склад и скорректирует выручку, НДС и взаиморасчёты.
Обязательно ли печатать именно ТОРГ-12?
Нет. Унифицированные формы необязательны: можно использовать ТОРГ-12, собственную форму, утверждённую в учётной политике, или УПД. Главное — наличие обязательных реквизитов первичного учётного документа.
Что важно запомнить
Товарная накладная в 1С создаётся документом «Реализация (акты, накладные)» с видом операции «Товары (накладная)». Проверьте контрагента, договор и остатки до проведения, после — проводки и остатки на складе. Печатайте ТОРГ-12 или УПД из проведённого документа, а исправления оформляйте корректировкой реализации.