Торговля и Склад · 11 мин
Как сделать инвентаризацию в 1С: пошаговая инструкция
Как провести инвентаризацию в 1С: приказ, пересчёт товаров, заполнение фактических остатков, оприходование излишков и списание недостач. Пошагово с проверкой результата.
Инвентаризация в 1С — это не одна кнопка, а цепочка из трёх документов: приказ о проведении инвентаризации, пересчёт (подсчёт) товаров и итоговые документы оприходования излишков или списания недостач. В типовых конфигурациях «1С:Управление торговлей», «1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизация» этот процесс реализован в разделе «Склад и доставка» (или «Склад»), и логика везде одинаковая: сначала фиксируются учётные остатки, затем вводятся фактические, а программа сама считает расхождения.
Главная ошибка новичков — пытаться сразу списать или оприходовать товар, минуя документ пересчёта. Так делать нельзя: без зафиксированного пересчёта теряется связь между учётными и фактическими остатками, и разобраться потом, откуда взялась недостача, будет практически невозможно. Правильная последовательность документов обеспечивает прозрачный аудиторский след: кто считал, когда считал и на основании какого приказа.
Перед началом убедитесь, что все складские документы за период инвентаризации проведены: поступления, реализации, перемещения, сборки. Непроведённые или отложенные документы искажают учётный остаток, и расхождения окажутся ложными. Также на время пересчёта желательно остановить отгрузку и приёмку по конкретному складу — иначе остатки будут «плавать» прямо во время подсчёта.
Подготовка: что проверить до начала пересчёта
Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (или «Ведомость по товарам на складах») и убедитесь, что по нужному складу нет отрицательных остатков. Минусовые остатки означают, что товар был продан раньше, чем оприходован, — сначала разберитесь с этими позициями, иначе результат инвентаризации будет искажён уже на старте.
Проверьте, что у пользователя, который будет вводить пересчёт, есть права на документы склада. В типовых конфигурациях нужны роли, связанные с инвентаризацией и складскими ордерами. Если документ «Пересчёт товаров» не отображается в списке — чаще всего дело именно в правах, а не в настройках программы.
Определите порядок движения товара на время инвентаризации. В идеале склад закрывается на отгрузку. Если это невозможно, договоритесь, что все операции во время пересчёта фиксируются отдельно и вводятся в программу после завершения подсчёта — иначе фактические данные устареют ещё до их ввода.
Шаг 1. Создание приказа на проведение инвентаризации
Перейдите в раздел «Склад и доставка» → «Приказы на проведение инвентаризации» (в некоторых конфигурациях — «Склад» → «Инвентаризации»). Нажмите «Создать» и заполните шапку документа: склад, по которому проводится пересчёт, даты начала и окончания инвентаризации, ответственное лицо. При необходимости укажите основание — например, номер распоряжения руководителя.
Если инвентаризация проводится не по всему складу, а по части номенклатуры, используйте отборы: можно ограничить пересчёт конкретной товарной группой, видом номенклатуры или серией. Это удобно для выборочных (частичных) инвентаризаций, когда полная остановка склада невозможна.
Проведите приказ. Сам по себе он не меняет остатки — это организационный документ, который связывает последующие пересчёты и итоговые документы в единую цепочку. На его основании позже удобно формировать бухгалтерские формы ИНВ-3 и ИНВ-19, если они требуются для документооборота.
Шаг 2. Пересчёт товаров и ввод фактических остатков
Создайте документ «Пересчёт товаров»: «Склад и доставка» → «Пересчёты товаров» → «Создать». Укажите склад и приказ, созданный на предыдущем шаге. Затем нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе» — табличная часть заполнится номенклатурой с учётными количествами на дату документа.
По умолчанию колонка «Факт» часто заполняется равной учётному количеству. Это удобно: сотрудник меняет только те строки, где фактический подсчёт отличается. Если в вашей конфигурации колонка пустая — вводите фактические значения вручную по каждой позиции или загрузите их из файла Excel через «Заполнить» → «Загрузить из внешнего файла».
Для ускорения работы используйте сканер штрихкодов: курсор ставится в поле поиска по штрихкоду, и каждое сканирование увеличивает фактическое количество по позиции. Это существенно снижает число ошибок ручного ввода, особенно на складах с большой номенклатурой. Перед массовым пересчётом проверьте, что штрихкоды в карточках товаров актуальны и не дублируются.
- 1Создайте документ «Пересчёт товаров» и укажите склад и приказ
- 2Заполните табличную часть по остаткам склада на дату документа
- 3Внесите фактические количества вручную, сканером или загрузкой из файла
- 4Проверьте колонку «Отклонение»: расхождения должны совпадать с результатами подсчёта
- 5Проведите документ и при необходимости распечатайте инвентаризационную опись
Шаг 3. Анализ расхождений и итоговые документы
После проведения пересчёта программа показывает отклонения: излишки (факт больше учёта) и недостачи (факт меньше учёта). Не спешите оформлять итоговые документы — сначала сверьте крупные расхождения. Типичные причины: товар лежит на другом складе, не проведено перемещение, перепутана характеристика или серия, продажа оформлена задним числом.
На основании пересчёта создайте документы «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров». В типовых конфигурациях это делается кнопкой «Создать на основании» прямо из пересчёта — программа сама перенесёт только расходящиеся позиции. В документе списания укажите статью расходов и аналитику (например, недостача за счёт материально ответственного лица или в пределах норм естественной убыли), в оприходовании — статью доходов.
Проведите оба документа. С этого момента учётные остатки приведены в соответствие с фактическими. Обратите внимание: если используется ордерная схема склада, дополнительно потребуются ордерные документы — программа подскажет их создание по статусу расходного ордера.
Как проверить результат
Остатки совпадают с фактическими данными пересчёта
Остались расхождения — ищите непроведённые документы или движения после даты пересчёта
Приказ → пересчёт → оприходование/списание, все проведены
Есть непроведённые или помеченные на удаление звенья цепочки
Минусов по складу нет
Появились минусы — списание проведено при недостаточном учётном остатке
Особенности для разных сценариев
Инвентаризация с ТСД (терминалом сбора данных)
Если склад работает с ТСД, пересчёт выполняется на устройстве: сотрудник сканирует товары по зонам хранения, а готовый документ пересчёта загружается в 1С. Учётные количества на терминал обычно не выгружаются — это исключает соблазн «подогнать» факт под учёт. После загрузки проверьте строки с нулевым фактом: иногда это реальная недостача, а иногда — пропущенная при сканировании полка.
Инвентаризация в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии предприятия» механизм проще: документ «Инвентаризация товаров на складе» (раздел «Склад») заполняется учётными остатками, вводится фактическое количество, и на его основании создаются «Оприходование товаров» и «Списание товаров». Отдельного приказа как документа нет — реквизиты приказа указываются на вкладке «Проведение инвентаризации» в том же документе, откуда печатаются формы ИНВ-3 и ИНВ-19.
Выборочная инвентаризация
Для регулярных частичных пересчётов (например, циклическая инвентаризация по ABC-классам) создавайте пересчёт с отбором по товарной группе или ячейкам хранения, не оформляя полную остановку склада. Важно, чтобы отобранные позиции не двигались по складу во время их подсчёта — остальная номенклатура может работать в обычном режиме.
Самая частая причина «фантомных» недостач — перепутанные характеристики или упаковки: физически товар один и тот же, но в учёте разбит по вариантам. Перед списанием проверьте расхождения парами: недостача по одной характеристике и равный излишек по другой почти всегда означают ошибку оформления, а не реальную потерю.
Частые ошибки и как их избежать
Первая ошибка — ввод пересчёта «задним числом» без контроля движений. Если между датой фактического подсчёта и датой документа были отгрузки или приходы, отклонения будут неверными. Решение: ставьте дату пересчёта равной моменту подсчёта и сразу проводите документ.
Вторая ошибка — списание недостачи без анализа причины. Программа позволяет списать что угодно, но для бухгалтерского и налогового учёта важна аналитика: естественная убыль, вина материально ответственного лица, порча. Неправильная аналитика искажает расходы и может вызвать вопросы при проверке.
Третья ошибка — игнорирование товаров в пути и на комиссии. Инвентаризация по складу не учитывает товары, переданные на реализацию или находящиеся в перемещении. Для полной картины сверяйте также эти участки учёта, иначе собственность компании будет недооценена.
Как убедиться, что инвентаризация завершена корректно
Финальная проверка занимает несколько минут. Сформируйте отчёт по остаткам склада на дату после инвентаризации и сравните с подписанной инвентаризационной описью — значения должны совпадать. Затем откройте список документов по приказу и убедитесь, что вся цепочка проведена, без «черновиков» и пометок на удаление.
Если ведётся бухгалтерский учёт в той же базе, проверьте, что списания и оприходования отразились в регл. учёте (проводки или документы отражения). В разнесённых конфигурациях, где учёт ведётся в отдельной бухгалтерской базе, убедитесь, что документы выгружены синхронизацией и приняты на той стороне.
Что важно запомнить
Инвентаризация в 1С строится по цепочке: приказ → пересчёт с фактическими количествами → оприходование излишков и списание недостач. Перед началом проведите все складские документы и остановите движение товара, после — сверьте остатки с описью и проверьте аналитику списаний.
Частые вопросы
Можно ли провести инвентаризацию, не останавливая работу склада?
Технически да, но рискованно: любые отгрузки и приходы во время подсчёта искажают результат. Компромисс — выборочная инвентаризация по товарным группам или ячейкам, когда «замораживается» только пересчитываемая часть номенклатуры, а остальной склад работает.
Что делать, если пересчёт уже проведён, а потом нашлась ошибка в количестве?
Если итоговые документы ещё не созданы — исправьте фактическое количество в пересчёте и перепроведите его. Если списание или оприходование уже проведены, распроведите их, скорректируйте пересчёт и создайте итоговые документы заново. Не редактируйте прошлые периоды без крайней необходимости.
Почему в пересчёте появились строки с товарами, которых на складе нет?
Документ заполняется по учётным остаткам, а не по физическому наличию. Если программа считает, что товар числится за складом, он попадёт в пересчёт с учётным количеством. Такие строки — сигнал проверить непроведённые документы, перемещения или продажи, оформленные задним числом.
Как распечатать инвентаризационную опись ИНВ-3 из 1С?
В «1С:Бухгалтерии» печатные формы ИНВ-3 и ИНВ-19 доступны из документа «Инвентаризация товаров на складе» по кнопке «Печать». В «Управлении торговлей» и ERP унифицированные формы формируются из приказа на инвентаризацию или через обработку печати инвентаризационных описей в разделе складских документов.
Нужно ли инвентаризировать товары на комиссии и в пути?
Да, но отдельно от складской инвентаризации. Товары, переданные комиссионеру, сверяются по отчётам комиссионера и данным остатков на счетах учёта товаров у комиссионера. Товары в пути подтверждаются транспортными документами и последующим оприходованием на склад получателя.