Как в 1С поставить на приход прослеживаемый товар

Прослеживаемые товары — это товары, включённые в перечень Правительства РФ, по которым каждая единица учитывается с привязкой к регистрационному номеру партии товара (РНПТ). При поступлении такого товара недостаточно просто указать количество и цену: нужно корректно отразить РНПТ в документе поступления, иначе данные не уйдут в отчётность по прослеживаемости, а налоговая примет это как нарушение.

В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP) учёт прослеживаемых товаров уже встроен, но его нужно включить и правильно настроить. Ниже разобран порядок действий: от проверки настроек до контроля результата.

Материал ориентирован на типовые конфигурации без серьёзных доработок. Если у вас самописная или сильно переписанная конфигурация, поведение может отличаться — в этом случае сначала сверьтесь с разработчиком.

Проверьте, действительно ли товар прослеживаемый

Прослеживаемость определяется кодом ТН ВЭД ЕАЭС товара. Перечень утверждён распоряжением Правительства РФ и периодически обновляется: в него входят отдельные позиции электроники, бытовой техники, детской одежды, колясок и других категорий. Один и тот же товар под разными кодами ТН ВЭД может быть прослеживаемым или нет.

Узнать код ТН ВЭД можно из УПД или счёта-фактуры поставщика, из контракта, из грузовой таможенной декларации при импорте. В 1С есть встроенная проверка: если в карточке номенклатуры указан код ТН ВЭД, входящий в перечень, программа сама подскажет, что товар прослеживаемый.

Не полагайтесь на устные заверения поставщика «это не прослеживается». Сверьте код ТН ВЭД с актуальным перечнем — ответственность за корректность учёта несёт покупатель наравне с продавцом.

Включите учёт прослеживаемых товаров в настройках

В 1С:Бухгалтерии 3.0 перейдите в раздел «Администрирование» → «Настройки учёта» → «Настройки налогов и отчётов» либо «Параметры учёта» (в зависимости от релиза) и включите функциональность учёта прослеживаемых товаров. Обычно достаточно обновить конфигурацию до актуального релиза и установить соответствующий флаг в настройках.

В Управлении торговлей 11 путь такой: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» → включите «Прослеживаемые товары». После включения в карточках номенклатуры появится признак прослеживаемости, а в документах — поля для РНПТ.

Без включённой функциональности поля РНПТ в документах просто не появятся. Если вы ввели поступление, а колонки с РНПТ нет — первым делом проверьте именно настройки, а не документ.

1. 1
   Обновите конфигурацию до актуального релиза
2. 2
   Включите функциональность «Прослеживаемые товары» в настройках учёта
3. 3
   Проверьте, что в карточке номенклатуры появился признак прослеживаемости
4. 4
   Заполните код ТН ВЭД в карточках товаров
5. 5
   Проведите тестовое поступление и проверьте наличие поля РНПТ

Настройте карточку номенклатуры

Откройте карточку товара и заполните два ключевых поля: код ТН ВЭД и признак «Прослеживаемый товар». В большинстве конфигураций после указания кода ТН ВЭД программа сама подставит признак, если код входит в перечень, но ручная проверка обязательна — перечень в программе обновляется с релизами, и на старом релизе новые коды могут не распознаваться.

Если товар ведётся в разрезе единиц (штуки), включите для него учёт по РНПТ. В Бухгалтерии это происходит автоматически при установке признака, в УТ 11 дополнительно проверьте настройки вида номенклатуры — там может быть отдельный переключатель прослеживаемости для группы товаров.

Для товаров, закупаемых и прослеживаемых, и не прослеживаемых под разными кодами, заводите отдельные карточки номенклатуры. Смешивать прослеживаемые и обычные остатки на одной карточке нельзя — это сломает количественный учёт по РНПТ.

Проведите поступление от российского поставщика

Создайте документ «Поступление товаров и услуг» (в Бухгалтерии — «Поступление (акты, накладные, УПД)») стандартным способом. После добавления прослеживаемой номенклатуры в табличную часть появится колонка «РНПТ» — заполните её номером из УПД поставщика.

РНПТ указывается по каждой строке отдельно. Если одна позиция в УПД поставщика разбита на несколько РНПТ (например, 5 штук под одним номером и 3 под другим), в поступлении тоже нужно создать две строки с соответствующим количеством — нельзя указывать суммарное количество под одним РНПТ.

При загрузке УПД через ЭДО поля РНПТ обычно подтягиваются автоматически. Это самый надёжный сценарий: электронный документ исключает ошибки ручного ввода длинного номера. Если документы принимаете на бумаге, перепроверяйте каждый символ РНПТ — номер длинный, и опечатка приведёт к расхождению в отчётности.

Оформите поступление при импорте

При ввозе прослеживаемого товара из-за рубежа у поставщика-импортёра РНПТ ещё нет — его присваиваете вы. Для этого оформляется «Уведомление о ввозе прослеживаемых товаров» в ФНС: документ создаётся прямо из 1С на основании поступления или таможенной декларации и отправляется в налоговую через отчётность.

Порядок такой: проводите поступление импортного товара, затем создаёте уведомление о ввозе, указываете данные декларации и товара, отправляете в ФНС. После принятия уведомления партии присваивается РНПТ, который подставляется в поступление и дальше используется при продаже.

Уведомление нужно подать в установленный срок после ввоза — просрочка грозит штрафом. Если вы покупаете у российского импортёра, эта обязанность лежит на нём, а вы получаете РНПТ уже готовым в УПД.

Два сценария поступления

Покупка у российского поставщика

РНПТ уже существует — берёте его из УПД поставщика и указываете в поступлении. Самый простой сценарий.

Импорт

РНПТ ещё нет — после поступления подаёте уведомление о ввозе в ФНС, получаете РНПТ и подставляете в документ. Требует контроля сроков подачи.

Проверьте результат после проведения

После проведения поступления убедитесь, что товар встал на учёт корректно. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость или складской отчёт по номенклатуре — количество должно совпасть с фактическим поступлением. Затем откройте отчёт или обработку по прослеживаемым товарам (в Бухгалтерии — раздел отчётов по прослеживаемости) и проверьте, что партия числится с указанным РНПТ.

Дополнительно проверьте движение документа по регистрам: у прослеживаемого товара должны быть движения не только по складским и бухгалтерским регистрам, но и по специальному регистру прослеживаемых товаров. Отсутствие таких движений означает, что признак прослеживаемости или РНПТ заполнены неправильно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Поле РНПТ в документе поступления

Норма

Заполнено по каждой строке прослеживаемого товара

Тревожный признак

Поле пустое или отсутствует в форме — проверьте настройки и признак в карточке

Движения по регистру прослеживаемых товаров

Норма

Партия числится с РНПТ и количеством

Тревожный признак

Движений нет — товар оприходован как обычный

Количество по строкам

Норма

Совпадает с УПД поставщика по каждому РНПТ

Тревожный признак

Суммарное количество на одном РНПТ при нескольких номерах в УПД

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — оприходование прослеживаемого товара как обычного, без РНПТ. Это происходит, когда в карточке номенклатуры не установлен признак прослеживаемости или не заполнен код ТН ВЭД. Исправление потребует сторнирования и повторного проведения поступления, а если товар уже продан — корректировки целой цепочки документов.

Вторая типичная проблема — работа на устаревшем релизе, где перечень прослеживаемых товаров не обновлён. Программа не подскажет, что товар прослеживаемый, и вы узнаете об этом только при сдаче отчётности. Обновляйте конфигурацию регулярно.

Третья ошибка — ручной ввод РНПТ с опечатками. Номер состоит из нескольких десятков символов, и одна неверная цифра обрывает цепочку прослеживаемости. По возможности принимайте документы по ЭДО.

Частые вопросы

Что делать, если поставщик не указал РНПТ в УПД?

Запросите у поставщика исправленный УПД с РНПТ — без номера вы не сможете корректно оприходовать прослеживаемый товар и отразить его в отчётности. Если поставщик утверждает, что товар не прослеживаемый, сверьте код ТН ВЭД с актуальным перечнем самостоятельно.

Можно ли изменить РНПТ в уже проведённом поступлении?

Да, если по партии ещё не было продаж: отредактируйте документ и перепроведите его. Если товар уже реализован, потребуется корректировка всей цепочки документов, чтобы количество по РНПТ сошлось в учёте.

Нужно ли указывать РНПТ при перемещении между складами?

Да, при перемещении прослеживаемого товара РНПТ сохраняется и указывается в документе перемещения, если конфигурация ведёт учёт по РНПТ на складах. Партия не меняет номер внутри вашей организации.

Что делать с остатками прослеживаемого товара, купленного до введения прослеживаемости?

Остатки, приобретённые до включения товара в перечень, учитываются по особым правилам — обычно их можно продавать без РНПТ, но нужно правильно отразить ввод остатков в программе. Действующий порядок уточняйте в разъяснениях ФНС на момент перехода.

Где в 1С посмотреть отчёт по прослеживаемым товарам?

В Бухгалтерии 3.0 — в разделе отчётности и справок по прослеживаемым товарам, в УТ 11 — в разделе закупок или складских отчётов. Точное расположение зависит от релиза; воспользуйтесь поиском по слову «прослеживаем» в меню «Все функции».