Как в 1С посмотреть выемку денег из кассы

Выемка в 1С — это операция изъятия наличных денег из операционной кассы магазина (кассы ККМ) с передачей их в главную кассу организации или инкассации. Посмотреть выемку можно несколькими способами: через журнал документов «Выемка денежных средств», через отчёты по движению денежных средств или через карточку конкретной кассы ККМ.

Точный путь зависит от конфигурации: в «1С:Розница», «Управление торговлей 11», «Комплексная автоматизация» и ERP интерфейс немного различается, но логика везде одинаковая — выемка оформляется документом, и именно этот документ нужно найти. Ниже разобраны все рабочие способы, проверка корректности операции и типичные проблемы.

Что такое выемка в 1С и каким документом она оформляется

Выемка денежных средств — документ, которым фиксируется изъятие наличных из кассы ККМ. Он уменьшает остаток денег в операционной кассе и, как правило, связан с последующим документом «Приходный кассовый ордер» (ПКО) в главной кассе, либо с операцией инкассации.

В «1С:Розница» и УТ 11 документ называется «Выемка денежных средств из кассы ККМ». В некоторых старых конфигурациях встречается вариант «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выемка». Важно понимать: если в программе выемку не оформляли документом, а просто забрали деньги физически, в учёте она отображаться не будет — и остаток по кассе ККМ не сойдётся с фактическим.

Как найти выемку через журнал документов

Основной способ — журнал документов выемки. В «Управлении торговлей 11» и «Комплексной автоматизации» откройте раздел «Казначейство» → «Кассы ККМ» или «Продажи» → «Выемка денежных средств из касс ККМ» (точное расположение зависит от настроек интерфейса). В «1С:Розница» путь обычно такой: «Финансы» → «Выемка денежных средств».

В журнале используйте отборы: установите период, организацию и конкретную кассу ККМ. Если документов много, воспользуйтесь поиском по номеру или сумме через кнопку «Найти» (Ctrl+F). Двойной клик по строке открывает сам документ, где видно сумму, кассу, ответственного и дату операции.

1. 1
   Откройте раздел «Казначейство» или «Финансы» (в Рознице) либо «Продажи» в УТ 11
2. 2
   Найдите журнал «Выемка денежных средств из касс ККМ»
3. 3
   Установите отбор по периоду, организации и кассе ККМ
4. 4
   Откройте нужный документ двойным кликом и проверьте сумму, дату и ответственного
5. 5
   Убедитесь, что документ проведён (нет пометки на удаление и статуса «не проведён»)

Как посмотреть выемку через отчёты

Если нужно увидеть не один документ, а картину по выемкам за период, удобнее отчёты. В разделе «Казначейство» → «Отчёты» доступны «Движения денежных средств», «Ведомость по денежным средствам» и «Контроль денежных средств». В настройках отчёта укажите кассу ККМ и период — выемки отобразятся как расход из этой кассы.

Ещё один полезный инструмент — «Кассовая книга» (раздел «Казначейство» → «Кассовая книга»). Она показывает все приходные и расходные операции, включая выемки, с нарастающим остатком. Если выемка оформлялась через ПКО в главной кассе, в кассовой книге она будет видна как приход.

Для сверки с фискальными данными используйте отчёт «Товарные отчёты» или Z-отчёты по кассе ККМ: сумма наличных в кассе за смену минус выемки должна совпадать с фактическим остатком.

Просмотр выемки из карточки кассы ККМ

Третий способ — открыть справочник «Кассы ККМ» (раздел «Настройка» или «Справочники» → «Кассы ККМ»), выбрать нужную кассу и перейти по связанным ссылкам: в карточке обычно доступны документы по кассе, включая выемки, отчёты о розничных продажах и чеки.

Этот путь удобен, когда нужно проверить все операции конкретной точки продаж: вы увидите полную цепочку «продажи → выемка → остаток». В «1С:Розница» в карточке кассы также виден текущий учётный остаток денежных средств.

Как проверить, что выемка оформлена правильно

После того как документ найден, сверьте ключевые реквизиты: касса ККМ должна соответствовать точке продаж, сумма — фактически изъятым деньгам, дата и время — моменту операции. Если выемка передавалась в главную кассу, проверьте наличие связанного ПКО: его можно найти через кнопку «Структура подчинённости» в форме документа.

Итоговая проверка — сопоставление остатков. Сформируйте отчёт «Ведомость по денежным средствам» по кассе ККМ: остаток после выемки должен совпадать с фактическими наличными в денежном ящике. Расхождение означает либо неоформленную операцию, либо ошибку в сумме документа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус документа выемки

Норма

Документ проведён, сумма и касса указаны верно

Тревожный признак

Документ не проведён или помечен на удаление — в отчётах его нет

Остаток по кассе ККМ в отчёте

Норма

Совпадает с фактическими наличными в ящике

Тревожный признак

Учётный остаток больше фактического — возможна неоформленная выемка

Связь с главной кассой

Норма

Есть проведённый ПКО на сумму выемки

Тревожный признак

ПКО отсутствует — деньги «зависли» между кассами

Типичные ошибки и проблемы при поиске выемки

Самая частая ситуация — пользователь ищет выемку не в том разделе или не в той конфигурации. В УТ 11 журнал может быть скрыт настройками интерфейса: проверьте команду в разделе «Продажи» и «Казначейство» или воспользуйтесь поиском по функциям (кнопка с лупой в правом верхнем углу, введите «выемка»).

Вторая проблема — недостаточно прав. Если журнал выемки недоступен, у пользователя нет роли кассира или казначея. Обратитесь к администратору 1С для назначения соответствующих прав, самостоятельно менять роли без понимания модели доступа не стоит.

Третья ошибка — выемку оформили как обычный РКО, и она не попадает в специализированный журнал. В этом случае ищите операцию в журнале «Расходные кассовые ордера» по виду операции или комментарию.

Ограничения и меры предосторожности

Исправление или удаление выемки в закрытом периоде (после сдачи отчётности или закрытия месяца) может нарушить кассовую дисциплину в учёте и привести к расхождениям с данными инкассации и банка. Перед исправлением задним числом согласуйте действия с главным бухгалтером и убедитесь, что скорректированы все связанные документы.

Если выемка фактически проводилась, но в 1С не оформлена, не вносите документ «молча» — сначала сверьте фактический остаток кассы и Z-отчёты. Несанкционированное создание документов задним числом может скрыть реальную недостачу и создать проблемы при ревизии.

FAQ по просмотру выемки в 1С

В каком разделе УТ 11 находится журнал выемок?

Обычно в разделе «Продажи» или «Казначейство» — пункт «Выемка денежных средств из касс ККМ». Если команды нет в меню, используйте глобальный поиск функций: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу и введите «выемка».

Почему выемка есть в журнале, но не видна в отчёте по кассе?

Чаще всего документ не проведён или помечен на удаление — отчёты учитывают только проведённые документы. Также проверьте, что в настройках отчёта выбрана та же касса ККМ и тот же период, что и в документе.

Можно ли посмотреть, кто именно провёл выемку?

Да. В форме документа обычно видно поле «Ответственный», а через меню «Ещё» → «История изменений» (если включено версионирование) — кто и когда создавал и изменял документ. Без включённого версионирования доступен только последний редактор.

Чем выемка отличается от инкассации в 1С?

Выемка фиксирует изъятие денег из кассы ККМ, а инкассация — передачу их инкассатору или в банк. В ряде конфигураций это разные документы, в других инкассация оформляется через выемку и ПКО. Уточните принятую в вашей организации схему у бухгалтера.

Как посмотреть все выемки за смену по конкретному кассиру?

Откройте журнал выемок и установите отбор по кассе ККМ и дате смены. Дополнительно сверьте с отчётом о розничных продажах за ту же смену — там виден кассир и сумма наличной выручки, из которой делалась выемка.