Торговля и Склад · 10 мин
Как в 1С посмотреть расходные накладные
Как найти и посмотреть расходные накладные в 1С: журналы документов, поиск по номеру и контрагенту, отчёты по продажам, проверка проведения и типичные ошибки.
Расходная накладная — это документ, которым в 1С оформляется отгрузка товара покупателю. В зависимости от конфигурации он может называться «Реализация (акты, накладные, УПД)» в 1С:Бухгалтерии, «Реализация товаров и услуг» в Управлении торговлей и Комплексной автоматизации или «Расходная накладная» в Управлении нашей фирмой. Найти нужный документ можно несколькими способами: через журнал документов, через поиск по номеру или контрагенту, а также через отчёты по продажам и складским остаткам.
Выбор способа зависит от задачи. Если нужно распечатать конкретную накладную, быстрее всего открыть журнал реализаций и отфильтровать список. Если требуется проверить, списался ли товар со склада и отразилась ли выручка, удобнее использовать отчёты. Ниже разобраны все рабочие варианты для типовых конфигураций.
Где хранятся расходные накладные в разных конфигурациях
В типовых решениях 1С документы отгрузки сгруппированы в журналах раздела «Продажи». Точное название документа и путь к нему зависят от конфигурации, поэтому сначала определите, в какой программе вы работаете — это указано в заголовке окна или через «Сервис» → «О программе».
| Конфигурация | Название документа | Путь в меню |
|---|---|---|
| 1С:Бухгалтерия 8 | Реализация (акты, накладные, УПД) | Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) |
| Управление торговлей 11 | Реализация товаров и услуг | Продажи → Оптовые продажи → Реализации товаров и услуг |
| Комплексная автоматизация / ERP | Реализация товаров и услуг | Продажи → Реализации товаров и услуг |
| Управление нашей фирмой | Расходная накладная | Продажи → Расходные накладные |
Если интерфейс в вашей базе изменён (например, настроены роли и права), нужного пункта может не быть на видном месте. В этом случае откройте общий список документов через «Все функции» (кнопка с тремя полосками или сочетание Shift+Ctrl+F в некоторых версиях платформы) и найдите ветку «Документы» → «РеализацияТоваровУслуг» или аналогичную.
Как найти накладную через журнал документов
Журнал документов — основной инструмент просмотра. Откройте список реализаций по пути из таблицы выше: вы увидите таблицу с датами, номерами, контрагентами и суммами. По умолчанию обычно показываются документы за текущий день или месяц, поэтому старые накладные могут быть скрыты настройкой периода.
- 1Откройте журнал реализаций через раздел «Продажи»
- 2Установите нужный период в поле отбора по дате (например, квартал или год)
- 3При необходимости добавьте отбор по контрагенту или организации через кнопку «Ещё» → «Настроить список»
- 4Найдите накладную в списке и откройте двойным щелчком
- 5Проверьте признак проведения: проведённые документы обычно выделены жирным или значком, непроведённые — бледные, помеченные на удаление — перечёркнуты
Для отбора по контрагенту в большинстве конфигураций работает быстрый фильтр: в поле поиска над списком начните вводить название покупателя, и список сократится до его документов. Если быстрого поиска нет, используйте «Ещё» → «Настроить список» → добавьте условие «Контрагент равно …».
Проверьте результат: после установки отборов в списке должны остаться только нужные документы. Если список пуст, хотя накладная точно создавалась, чаще всего причина в неверном периоде или в том, что документ создан от имени другой организации, если в базе их несколько.
Поиск накладной по номеру и через глобальный поиск
Когда известен номер накладной, быстрее всего воспользоваться поиском. В списке документов нажмите Ctrl+F или начните вводить номер в поле поиска — программа отфильтрует строки. Учтите, что номера в 1С могут содержать префиксы базы и организации (например, «00БП-000123»), и искать нужно с учётом или без учёта префикса в зависимости от настроек поиска.
В конфигурациях на платформе 8.3 доступен глобальный поиск по всей базе: поле с лупой в правом верхнем углу окна. Введите туда номер документа или название контрагента — поиск покажет не только накладные, но и связанные счета, заказы и платёжки. Это удобно, когда вы не помните, как именно оформлялась отгрузка.
Ещё один путь — поиск из связанного документа. Если у вас есть счёт на оплату или заказ покупателя, откройте его и перейдите по кнопке «Связанные документы» (или отчёт «Структура подчинённости»): там будут перечислены все накладные, созданные на основании этого документа.
Глобальный поиск индексирует данные с задержкой. Если накладная создана только что и не находится, подождите несколько минут или обновите индекс через «Ещё» → «Обновить индекс поиска», либо пользуйтесь отбором в журнале — он работает мгновенно.
Как посмотреть расходные накладные по конкретному контрагенту или товару
По контрагенту через карточку покупателя
Откройте справочник «Контрагенты», найдите покупателя и в его карточке перейдите по ссылке «Документы» или «Отчёты» → «Взаиморасчёты» / «Документы контрагента» (название зависит от конфигурации). Вы увидите все реализации, счета и оплаты по этому клиенту за выбранный период.
По товару через отчёты
Если нужно узнать, какими накладными отгружался конкретный товар, откройте отчёт «Продажи» (в УТ — «Валовая прибыль предприятия» или «Продажи по партнёрам», в Бухгалтерии — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 90 или анализ субконто «Номенклатура»). В настройках отчёта установите отбор по номенклатуре и детализацию до документа — тогда в расшифровке появятся сами накладные, которые можно открыть двойным щелчком.
Для складской проверки полезен отчёт «Остатки товаров на складах» с движениями: в УТ это «Ведомость по товарам на складах», где видно, какие документы списывали остатки. Так можно убедиться, что накладная действительно списала товар, а не просто распечатана.
Как проверить результат
Документ проведён, без перечёркивания
Документ не проведён или помечен на удаление — товар со склада не списан
После проведения накладной остаток товара уменьшился на отгруженное количество
Остаток не изменился — проверьте проведение и склад в документе
Суммы совпадают
Расхождение — возможно, документ изменяли после формирования отчёта, обновите отчёт
Проверка проведения, печать и связанные документы
Найти накладную — половина задачи: важно убедиться, что она проведена. Непроведённый документ существует в базе, но не формирует проводок и не двигает складские остатки. Признаки: в списке такой документ отображается бледным значком, а при открытии доступна кнопка «Провести». Помеченные на удаление накладные перечёркнуты — их можно восстановить снятием пометки, если удаление было ошибочным.
Для печати откройте накладную и нажмите кнопку «Печать»: обычно доступны формы ТОРГ-12, товарная накладная по собственному шаблону, УПД и акт. В 1С:Бухгалтерии печатные формы выбираются из выпадающего списка кнопки «Печать» прямо из списка документов, без открытия каждой накладной — выделите несколько строк и распечатайте пакетом.
Через кнопку «Связанные документы» внутри накладной проверьте цепочку: заказ, счёт, счёт-фактура, оплата. Если, например, накладная есть, а счёт-фактура не создан, это видно сразу — и можно сформировать его кнопкой «Создать на основании».
Почему накладная не находится: типичные причины и ошибки
Чаще всего документ «пропадает» не потому, что удалён, а из-за настроек отображения. Проверьте период журнала, отбор по организации и контрагенту, а также то, в той ли вы базе работаете — при наличии нескольких информационных баз в списке запуска это одна из самых частых причин.
Если все отборы сняты, а накладной нет, проверьте журнал операций (в Бухгалтерии — «Операции» → «Журнал операций»): там отображаются все документы подряд, включая помеченные на удаление. Полное отсутствие документа и там означает, что он либо создан в другой базе, либо удалён физически — тогда восстановление возможно только из резервной копии.
Что важно запомнить
Расходные накладные открываются из журнала реализаций в разделе «Продажи»; конкретный документ ищут по периоду, контрагенту и номеру, а факт отгрузки подтверждают проведённым статусом и отчётами по складским остаткам. Непроведённая или помеченная на удаление накладная не списывает товар и не попадает в учёт.
Частые вопросы
Как посмотреть расходные накладные за конкретный день?
Откройте журнал реализаций и в поле периода укажите нужную дату как начало и конец интервала. Если накладных много, добавьте отбор по менеджеру или складу через «Ещё» → «Настроить список».
Можно ли посмотреть накладные без прав на изменение?
Да, для просмотра достаточно права «Чтение» на документ реализации. Вы сможете открывать и печатать накладные, но не сможете провести или изменить их. Если документы не открываются вовсе — прав нет, запросите доступ у администратора.
Где найти накладную, если известен только товар?
Используйте отчёт по продажам или ведомость по товарам на складах с отбором по номенклатуре и детализацией до документа. В расшифровке отчёта будут перечислены все накладные, которыми этот товар отгружался.
Почему накладная есть в списке, но товар не списался со склада?
Скорее всего, документ не проведён или проведён с ошибкой. Откройте его и нажмите «Провести»: если появится сообщение о нехватке остатков, товара на указанном складе недостаточно, и вопрос нужно решать через оприходование или корректировку склада в документе.
Как восстановить случайно помеченную на удаление накладную?
Найдите перечёркнутый документ в журнале, выделите его и нажмите «Снять пометку удаления» (кнопка со стрелкой или команда в меню «Ещё»). После этого проверьте, проведён ли документ, и при необходимости проведите его заново.
Чем расходная накладная отличается от счёта-фактуры в 1С?
Накладная оформляет факт отгрузки товара и списывает его со склада, а счёт-фактура — налоговый документ для НДС. В 1С счёт-фактура обычно создаётся на основании накладной и связан с ней; увидеть оба документа можно через «Связанные документы».