Как в 1С посмотреть дату поступления товара на склад

Дата поступления товара на склад в 1С хранится в документах «Поступление товаров и услуг» (или «Приобретение товаров и услуг» в современных конфигурациях) и в регистрах складского учёта. В зависимости от задачи — найти дату конкретной поставки, первую дату появления товара или дату последнего прихода — используются разные инструменты: журнал документов, отчёты по остаткам, карточка номенклатуры и универсальный отчёт.

Ниже разобраны рабочие способы для наиболее распространённых конфигураций: 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, а также 1С:Бухгалтерия 8. Интерфейс может незначительно отличаться в зависимости от версии, но логика поиска одинакова: сначала определяем, какой именно ответ нужен, затем выбираем подходящий инструмент.

Какую именно дату вы ищете: определяем задачу

Прежде чем открывать отчёты, важно понять, какая дата нужна, потому что в 1С существует несколько разных «дат поступления»:

• Дата документа поступления — дата, указанная в шапке документа «Приобретение товаров и услуг». Именно она чаще всего понимается под датой поступления.
• Дата фактического прихода на склад — может отличаться, если используется ордерная схема склада: сначала оформляется распоряжение, затем «Приходный ордер на товары» с фактической датой оприходования.
• Дата первого поступления — когда товар впервые появился на остатках. Нужна, например, для анализа новизны ассортимента.
• Дата последнего поступления — когда товар приходил в последний раз. Используется для поиска «застоявшихся» остатков.

От выбранной задачи зависит инструмент: для конкретной поставки достаточно журнала документов, для первого или последнего поступления понадобится отчёт с группировкой или анализ движений по регистру.

Способ 1: через журнал документов поступления

Самый прямой путь — найти сам документ поступления. В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP откройте раздел «Закупки» → «Документы закупки (все)» или «Приобретение товаров и услуг». В 1С:Бухгалтерии 8 — раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)».

Чтобы быстро найти нужный документ, используйте отборы журнала:

1. Установите отбор по контрагенту-поставщику, если он известен.
2. Если известен товар, нажмите «Ещё» → «Найти» или используйте поиск по номенклатуре (в УТ 11 доступен отбор «по товару» в списке документов через настройку списка).
3. Отсортируйте список по колонке «Дата» — по возрастанию или убыванию.

Открыв документ, вы увидите дату в шапке — это дата поступления по учёту. Также в документе указаны склад, номер и дата входящей накладной поставщика, которые могут отличаться от учётной даты.

Способ 2: через карточку номенклатуры

Если нужно посмотреть историю поступлений конкретного товара, удобнее начать с его карточки. Откройте справочник «Номенклатура» (в УТ 11: раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура», либо «Маркетинг и планирование» → «Номенклатура») и найдите нужную позицию.

В карточке товара доступны связанные сведения:

• Гиперссылка «Движения» или кнопка «Отчёты» → «Движения документа» — показывает записи по регистрам, если вы открыли товар из документа.
• В УТ 11 из карточки номенклатуры доступны отчёты «Остатки и доступность товаров», «Ведомость по товарам на складах» — они откроются уже с отбором по этому товару.
• Панель навигации карточки содержит ссылки на связанные документы, где можно найти поступления.

Этот способ удобен, когда товар один и нужно быстро увидеть всю его историю, не настраивая отчёт с нуля.

Способ 3: отчёт «Ведомость по товарам на складах»

Универсальный инструмент для просмотра всех приходов с датами — отчёт «Ведомость по товарам на складах» (в УТ 11 и ERP: раздел «Склад и доставка» → «Отчёты по складу»). Он показывает приходы, расходы и остатки за период.

1. 1
   Откройте «Склад и доставка» → «Отчёты по складу» → «Ведомость по товарам на складах».
2. 2
   Установите период, в котором предположительно было поступление (лучше взять с запасом).
3. 3
   В настройках добавьте отбор по номенклатуре и складу.
4. 4
   В структуре отчёта включите группировку «Регистратор» или «Документ движения» — тогда каждая строка прихода покажет документ и его дату.
5. 5
   Сформируйте отчёт и найдите строки с положительным приходом — в колонке регистратора будет документ поступления с датой.

Если группировка по регистратору не включена, отчёт покажет только сводные обороты по дням или периоду в целом — без документов. Поэтому настройка структуры отчёта (кнопка «Настройки» → вкладка «Структура») — ключевой шаг.

В 1С:Бухгалтерии 8 аналогичную задачу решает отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41» с субконто «Номенклатура» и детализацией по документам, либо «Анализ субконто» по номенклатуре с группировкой по документам.

Способ 4: отчёт по остаткам и дата последнего поступления

Когда нужно узнать, когда товар приходил в последний раз (например, для анализа неликвидов), используйте отчёт «Остатки и доступность товаров» или «Товары на складах» с дополнительными полями. В УТ 11 в настройках отчёта можно вывести поля «Дата последнего поступления» и «Дата последнего движения», если они предусмотрены вариантом отчёта.

Если готового поля нет, поступите так:

1. Сформируйте «Ведомость по товарам на складах» за длительный период (например, год) с группировкой по номенклатуре и регистратору.
2. Отсортируйте или визально найдите по каждому товару последнюю строку прихода.
3. Для массового анализа выгрузите отчёт в табличный документ и отфильтруйте строки с типом движения «Приход».

Чем смотреть дату поступления

Журнал документов закупки

Подходит, когда известен поставщик или примерный период. Ограничение: сложно искать по конкретному товару без дополнительных отборов.

Ведомость по товарам на складах

Лучший вариант для просмотра всех приходов по товару с датами и документами. Требует настройки группировки по регистратору.

Карточка номенклатуры

Быстрый старт, если товар один. Ограничение: неудобно для массового анализа по многим позициям.

Универсальный отчёт по регистру

Гибкий инструмент для опытных пользователей: можно построить выборку по регистру «Товары на складах» с любыми полями. Требует понимания структуры регистров.

Способ 5: универсальный отчёт и движения документа

Для нестандартных задач подойдёт «Универсальный отчёт» (в УТ 11: раздел «НСИ и администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Универсальный отчёт», либо через «Все функции»). Выберите тип данных «Регистр накопления» → «Товары на складах» (или «Товары организаций»), установите вид движения «Приход», отбор по номенклатуре и складу — отчёт покажет все записи с датами и регистраторами.

Если документ поступления уже открыт, проверить, какие записи он сделал, можно через кнопку «Ещё» → «Движения документа». Там видно, в какие регистры и с какой датой (периодом) документ записал товар. Это полезно, когда есть сомнения, проведён ли документ по складскому учёту.

Если склад работает по ордерной схеме, товар появляется в регистрах дважды: сначала как «к поступлению» по распоряжению, затем как фактический приход по приходному ордеру. Дату фактического оприходования смотрите в документе «Приходный ордер на товары» — найти его можно из документа поступления по связанным документам (кнопка «Связанные документы» или «Структура подчинённости»).

Почему дата может не находиться: типичные причины

Иногда пользователь ищет поступление и не находит его. Чаще всего причины такие:

• Документ не проведён или помечен на удаление. Непроведённые документы не делают движений по регистрам, поэтому в отчётах их нет. Проверьте журнал документов с отключённым фильтром по проведённым.
• Неверный период отчёта. Если поступление было раньше начала периода, в ведомости оно не появится — расширьте период.
• Товар пришёл на другой склад. Отбор по складу отсекает нужные строки — временно уберите его.
• Поступление оформлено другим документом. Товар мог попасть на склад через «Оприходование излишков товаров», «Перемещение товаров», «Сборку (комплектацию)» или возврат от покупателя — ищите по всем видам движений, а не только по закупкам.
• Недостаточно прав. Если документы или регистры скрыты правами доступа, обратитесь к администратору 1С.

Проверка результата и границы самостоятельной работы

После того как дата найдена, убедитесь, что это именно та дата, которая нужна для вашей задачи. Для бухгалтерской сверки сопоставьте её с входящей накладной, для складского анализа — с фактическим приходным ордером, для претензии поставщику — с условиями договора.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ поступления проведён

Норма

В журнале нет пометки удаления, документ открывается, кнопка «Движения документа» показывает записи по регистрам

Тревожный признак

Документ не проведён или помечен — в отчётах его движений нет

Дата в отчёте совпадает с документом

Норма

Дата строки прихода в ведомости равна дате регистратора

Тревожный признак

Даты расходятся — возможно, смотрите период записи регистра, а не дату документа

Склад в отборе

Норма

Отбор по складу либо отключён, либо соответствует складу поступления

Тревожный признак

Строка не находится из-за лишнего отбора

Самостоятельно безопасно: просматривать документы и отчёты, менять их настройки и отборы — это не изменяет данные учёта. Не стоит без понимания последствий перепроводить документы поступления, менять их даты или делать «корректировку задним числом»: это влияет на остатки, себестоимость, НДС и отчётность. Если дату поступления нужно исправить, а не только посмотреть, согласуйте изменение с бухгалтером или специалистом по 1С.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли посмотреть дату поступления сразу по списку товаров?

Да. Сформируйте «Ведомость по товарам на складах» с группировкой по номенклатуре и регистратору за нужный период — получите все поступления по всем позициям одним отчётом. Для анализа удобно сохранить результат в табличный документ и отфильтровать строки прихода.

Где в 1С:Бухгалтерии 8 посмотреть дату поступления товара?

Откройте «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и найдите документ по контрагенту или периоду. Альтернатива — отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» по счёту 41 с субконто «Номенклатура» или «Анализ субконто» с детализацией по документам.

Почему в отчёте по складу нет документа поступления, хотя товар на остатках есть?

Возможные причины: документ не проведён, товар пришёл другим видом документа (перемещение, оприходование излишков, сборка), поступление было раньше начала периода отчёта, либо установлен отбор по другому складу. Проверьте эти варианты по очереди.

Как узнать дату первого поступления товара?

Сформируйте «Ведомость по товарам на складах» за максимально широкий период с группировкой по регистратору и найдите самую раннюю строку прихода по товару. Если база ведётся давно, можно ограничиться периодом с начала ведения учёта в программе.

Чем отличается дата поступления от даты приходного ордера?

Дата документа поступления (распоряжения) — это учётная дата закупки, а дата приходного ордера — фактическая дата оприходования товара на складе при ордерной схеме. Они могут различаться, если склад принял товар позже оформления документов.

Можно ли вывести дату поступления в список номенклатуры?

Стандартный список справочника такой колонки не содержит, но дату последнего поступления можно увидеть в отчётах по остаткам с соответствующими полями либо получить через универсальный отчёт по регистру «Товары на складах» с группировкой по номенклатуре и максимальной датой движения.