Торговля и Склад · 9 мин
Как в 1С поменять кассира (ФИО)
Как поменять кассира в 1С: где указать ФИО кассира в чеках, документах и настройках ККТ. Пошаговые инструкции для 1С:Розница, УТ и Бухгалтерии.
ФИО кассира в 1С подставляется в кассовые документы, печатные формы и фискальные чеки. Источник этих данных зависит от конфигурации и сценария: где-то берётся текущий пользователь информационной базы, где-то — физическое лицо из справочника, а для чеков ККТ — ещё и настройки подключаемого оборудования или драйвера. Поэтому универсальной кнопки «сменить кассира» нет: сначала нужно понять, в каком именно месте требуется замена.
Чаще всего задача возникает в трёх случаях: приняли нового кассира и нужно, чтобы его ФИО уходило в чеки; в документах «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер» печатается не тот сотрудник; в чеке ККТ указан «Администратор» или ФИО уволенного работника. Ниже разобраны все три сценария для типовых конфигураций: 1С:Розница, Управление торговлей, Комплексная автоматизация и Бухгалтерия предприятия.
Откуда 1С берёт ФИО кассира
В типовых конфигурациях имя кассира формируется из связки «Пользователь — Физическое лицо». У каждого пользователя информационной базы может быть указано связанное физическое лицо, и именно его ФИО подставляется в документы и чеки. Если связь не настроена, программа выводит имя пользователя как оно задано при создании учётной записи — например, «Администратор» или «Кассир1».
Для фискальных чеков действует дополнительный уровень: данные кассира (ФИО и при необходимости ИНН) передаются в кассу либо из 1С, либо из настроек драйвера ККТ. Если в драйвере задан кассир «по умолчанию», чек будет печататься с этим значением независимо от того, кто работает в 1С. Это самая частая причина ситуации, когда в программе всё поменяли, а в чеке старая фамилия.
Как привязать физическое лицо к пользователю
Это базовый и самый надёжный способ. Порядок действий для большинства конфигураций на управляемых формах (Розница 2.3/3.0, УТ 11, КА 2, ERP):
- Откройте раздел «Администрирование» → «Пользователи и права» → «Пользователи».
- Найдите учётную запись нужного кассира и откройте её.
- Проверьте поле «Физическое лицо». Если оно пустое — создайте новый элемент справочника «Физические лица» и введите корректные ФИО.
- Если физическое лицо указано, но ФИО неверное — перейдите по ссылке в карточку физлица и исправьте данные там, а не переименовывайте пользователя.
- Сохраните изменения и попросите кассира перезайти в программу.
Важный нюанс: менять ФИО существующего физического лица стоит только при исправлении ошибки в написании. Если на смену заступил другой человек, создайте новое физическое лицо и привяжите его к пользователю. Иначе все ранее проведённые документы, где фигурировал прежний сотрудник, при перепечатке покажут новое имя — это исказит учёт.
Как поменять кассира в чеках ККТ
Для фискальных чеков перечислите источники данных по порядку и проверьте каждый. Сначала откройте «Администрирование» → «Подключаемое оборудование» (в некоторых конфигурациях — «Настройка подключаемого оборудования») и найдите свою кассу ККТ. В карточке оборудования может быть поле с параметрами, где задаётся кассир по умолчанию — очистите его или укажите актуальные данные.
Затем проверьте настройки драйвера ККТ вне 1С. Для АТОЛ это «Драйвер ККТ» в Пуске (или утилита тестирования драйвера), для Штрих-М — «Тест драйвера ФР». В параметрах драйвера может быть задан кассир, который перезаписывает данные из 1С. Измените значение или настройте передачу кассира из учётной системы.
- 1Проверьте привязку физического лица к пользователю в 1С
- 2Откройте карточку ККТ в подключаемом оборудовании и уберите кассира по умолчанию
- 3Проверьте параметр «Кассир» в настройках драйвера ККТ
- 4Перезапустите сеанс 1С и пробейте тестовый чек
- 5Сверьте ФИО в чеке и при необходимости ИНН кассира
После изменений обязательно пробейте тестовый чек на минимальную сумму и проверьте строку «Кассир» на бумажном чеке или в электронной версии. Если касса зарегистрирована в ОФД, сверьтесь с чеком в личном кабинете оператора — иногда на бумаге и в фискальных данных отображаются разные источники.
Кассир в ПКО и РКО (1С:Бухгалтерия)
В 1С:Бухгалтерии 8.3 в приходных и расходных кассовых ордерах реквизиты «Принял от» / «Выдать» и подписи в печатной форме формируются из разных мест. Подпись кассира в печатной форме КО-1 и КО-2 берётся из ответственных лиц организации или из текущего пользователя — в зависимости от версии и настроек.
Чтобы изменить подпись, откройте карточку организации: раздел «Главное» → «Реквизиты» → «Подписи» (или «Ответственные лица»). Укажите там сотрудника, который подписывает кассовые документы, с датой начала действия. Если подпись всё равно подставляется неверная, проверьте, не задан ли кассир в самом документе — в некоторых версиях поле доступно для ручного редактирования.
Для печатных форм помните: изменение ответственного лица действует на новые документы и на документы, дата которых попадает в период действия записи. Старые ПКО перепечатывать с новой подписью не нужно — на момент их выдачи действовал прежний кассир.
Особые сценарии и ограничения
Работают несколько кассиров на одной кассе
Если за одним рабочим местом сменяются несколько человек, правильное решение — отдельная учётная запись пользователя для каждого кассира со своим физическим лицом. Тогда в чеке и документах всегда будет тот, кто реально пробил продажу. Работа под общей учётной записью «Кассир» делает невозможным разбор расхождений при инвентаризации кассы.
Кассир в мобильной кассе и облачных решениях
В облачных кассах и при работе через подключаемое оборудование по сети (например, сервер ККТ) ФИО кассира может задаваться в личном кабинете сервиса, а не в 1С. Если в чеке неверное имя, а в 1С и драйвере всё корректно — проверьте настройки на стороне облачного сервиса или веб-кассы.
Валидация ИНН кассира
По требованиям к реквизитам чека в ряде случаев указывается ИНН кассира. Если физическое лицо создано без ИНН, чек может пробиваться с предупреждением или касса отклонит команду. Заполните ИНН в карточке физического лица до начала смены, чтобы не блокировать продажи.
Как проверить результат
После всех изменений выполните контрольную проверку по трём точкам. Во-первых, создайте тестовый документ (чек ККМ или ПКО) и убедитесь, что в нём подставилось нужное ФИО. Во-вторых, пробейте реальный фискальный чек и посмотрите строку «Кассир» на ленте. В-третьих, откройте чек в личном кабинете ОФД и сверьте фискальные данные — именно они имеют значение при проверках.
Как проверить результат
В новом чеке/ПКО подставлено ФИО текущего кассира
Подставляется старое имя или пустое поле
Строка «Кассир» содержит корректные ФИО
Печатается «Администратор» или прежний сотрудник
Фискальные данные совпадают с бумажным чеком
В ОФД другой кассир — значит, источник в драйвере или облачном сервисе
Если на бумаге имя правильное, а в ОФД старое — проблема в настройках драйвера или кассового сервиса, 1С здесь ни при чём. Если неверно везде — возвращайтесь к привязке физического лица к пользователю.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли указать кассира вручную в конкретном чеке?
В большинстве типовых конфигураций кассир в чеке определяется автоматически по текущему пользователю и не редактируется вручную. Обходной путь — войти под учётной записью нужного кассира. Для ПКО/РКО в Бухгалтерии подпись регулируется через ответственных лиц организации.
Почему после смены ФИО в чеках осталось старое имя?
Три вероятные причины: изменили пользователя, но не связанное физическое лицо; кассир жёстко задан в драйвере ККТ или карточке оборудования; сеанс 1С не был перезапущен, и программа использует старые кэшированные данные. Проверяйте в этом порядке.
Нужно ли перерегистрировать кассу при смене кассира?
Нет. Смена кассира — штатная ситуация, перерегистрация ККТ в налоговой не требуется. Достаточно корректно указать ФИО и при необходимости ИНН нового сотрудника в учётной системе и настройках оборудования.
Как быть, если кассир работает по совместительству в двух организациях?
Создайте одно физическое лицо и привяжите его к пользователю. Организация в чеке определяется реквизитами кассы и настройками рабочего места, а не кассиром, поэтому конфликта не возникнет. Главное — чтобы ФИО и ИНН физлица были заполнены один раз и корректно.
Что делать, если прав на изменение пользователей нет?
Изменение пользователей, физических лиц и настроек оборудования требует прав администратора или соответствующих ролей. Обратитесь к администратору 1С или ответственному за учёт — самостоятельно обходить ограничение прав не стоит, это нарушает контроль доступа к данным.
Что важно запомнить
ФИО кассира в 1С берётся из физического лица, привязанного к пользователю, а для чеков может переопределяться настройками ККТ и драйвера. Нового сотрудника всегда заводите новым физическим лицом, не переименовывая старого. После изменений перезайдите в сеанс и проверьте результат тестовым чеком, включая данные в ОФД.