Торговля и Склад · 11 мин
Как в 1С отразить возврат товара поставщику
Как отразить возврат товара поставщику в 1С: создание документа, проводки, корректировка НДС, возврат денег и типичные ошибки. Пошаговая инструкция.
Возврат товара поставщику — частая хозяйственная операция: брак, пересорт, нарушение сроков поставки или возврат нереализованных остатков по условиям договора. В программах 1С для этого предусмотрен отдельный документ, который корректно списывает товар со склада, формирует задолженность поставщика и позволяет правильно отразить НДС.
Ошибки при оформлении возврата приводят к расхождениям в остатках склада, искажению взаиморасчётов и проблемам с налоговым учётом. Поэтому важно не просто «списать товар», а выполнить операцию штатным документом с правильными реквизитами и контролем результата.
Ниже разобран порядок действий на примере типовых конфигураций: 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация 2 и 1С:ERP. Для 1С:Бухгалтерии 8 логика аналогична, отличаются только названия документов и проводки.
Когда оформляется возврат поставщику и что проверить до начала
Возврат возможен в нескольких ситуациях: поставщик прислал бракованный или некомплектный товар, нарушены сроки поставки, обнаружена пересортица, либо договор допускает возврат нереализованного остатка. Основание возврата должно быть закреплено в договоре или подтверждено претензией и согласием поставщика.
Перед оформлением документа в 1С проверьте три вещи. Первое — наличие документа поступления, по которому товар был принят: возврат удобнее и корректнее делать на его основании. Второе — фактические остатки на складе: товара должно быть достаточно для списания. Третье — статус НДС: принят ли вычет по этой поставке и в каком периоде.
Введите возврат кнопкой «Создать на основании» из документа поступления
Проверьте склад и партию в отчёте «Остатки товаров», возможно товар уже продан
Потребуется восстановление НДС или счёт-фактура на возврат в зависимости от ситуации
Оформите поступление на расчётный счёт с видом операции «Возврат от поставщика»
Создание документа «Возврат товаров поставщику»
Самый надёжный способ — создать возврат на основании документа поступления. Откройте нужное «Поступление товаров и услуг» (или «Приобретение товаров и услуг» в УТ 11 / КА 2 / ERP), нажмите «Создать на основании» и выберите «Возврат товаров поставщику». Программа автоматически подставит контрагента, договор, склад и табличную часть с ценами из поступления.
Откорректируйте количество: если возвращается только часть товара, удалите лишние строки или измените количество в нужных позициях. Цены подтягиваются из поступления — именно по ним будет рассчитана сумма возврата и задолженность поставщика. Менять цены вручную стоит только если с поставщиком согласованы иные условия.
Если документа поступления в базе нет (например, он введён в прошлой базе или утерян), создайте «Возврат товаров поставщику» вручную из раздела «Закупки» (в УТ 11: «Закупки → Возвраты товаров поставщикам»). В этом случае самостоятельно заполните контрагента, договор, склад и табличную часть с ценами и ставками НДС.
- 1Откройте документ поступления и нажмите «Создать на основании → Возврат товаров поставщику»
- 2Проверьте и при необходимости измените количество и состав возвращаемых товаров
- 3Укажите склад списания и проверьте цены, ставки НДС и договор с поставщиком
- 4Проведите документ и проверьте движения по регистрам и проводки
- 5Зарегистрируйте счёт-фактуру на возврат или выполните корректировку НДС
- 6Оформите возврат денежных средств документом поступления на расчётный счёт
Проводки и движения документа: что должно получиться
В бухгалтерском учёте возврат товара поставщику — это сторнирование операции поступления. В 1С:Бухгалтерии 8 документ «Возврат товаров поставщику» формирует проводку по дебету счёта 60 (или 76.02 при претензии) и кредиту счёта 41 — товар списывается со склада, а за поставщиком возникает задолженность по возврату денег. Если при поступлении НДС был принят к вычету, сумма налога корректируется.
В управленческих конфигурациях (УТ 11, КА 2, ERP) документ делает движения по регистрам товаров на складах (расход), расчётов с поставщиками (возникает дебиторская задолженность) и себестоимости. Если возврат оформлен по претензии, в договоре или документе указывается соответствующий тип расчётов.
После проведения откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт» в Бухгалтерии или «Отчёты → Движения документа» в УТ) и убедитесь, что списание прошло с правильного склада и по правильной партии. Неверный склад — самая частая причина «зависших» минусов на остатках.
НДС при возврате товара поставщику
Порядок отражения НДС зависит от того, принят ли вычет по исходной поставке и какова причина возврата. Если товар не был принят на учёт (например, брак выявлен при приёмке), достаточно вернуть его без корректировки налога. Если товар оприходован и вычет заявлен — при возврате вычет подлежит корректировке.
На практике в 1С чаще всего применяется такой подход: покупатель выставляет поставщику счёт-фактуру на возвращаемый товар (возврат рассматривается как обратная реализация), либо поставщик выставляет корректировочный счёт-фактуру. В 1С:Бухгалтерии в документе возврата предусмотрена ссылка для регистрации счёта-фактуры, а в УТ 11 / ERP — документ «Счёт-фактура выданный» на основании возврата.
Нюансы зависят от версии конфигурации и настроек учётной политики. Перед закрытием квартала сверьте записи книги покупок и книги продаж по этой операции: возврат не должен оставлять «висящий» вычет по товару, которого уже нет на складе.
Возврат денег от поставщика и закрытие расчётов
После проведения возврата за поставщиком числится задолженность. Когда поставщик перечисляет деньги, оформите документ «Поступление безналичных денежных средств» (в Бухгалтерии — «Поступление на расчётный счёт») с видом операции «Возврат от поставщика». Укажите тот же договор и при возможности документ возврата в качестве основания — тогда задолженность закроется автоматически.
Если по договору ведутся расчёты «по документам», важно, чтобы оплата была разнесена именно на этот возврат, а не зачтена в общую задолженность. Иначе в отчётах по расчётам останется искусственная задолженность поставщика, которую придётся закрывать вручную документом «Зачёт задолженности» или «Взаимозачёт».
Альтернативный сценарий — зачёт возврата в счёт будущих поставок. В этом случае денежный документ не нужен: задолженность по возврату зачитывается при следующем поступлении по тому же договору автоматически или через документ зачёта, в зависимости от настроек расчётов.
Способы закрытия задолженности по возврату
Подходит, когда поставщик возвращает оплату. Оформляется поступлением на расчётный счёт с видом «Возврат от поставщика»
Удобен при постоянной работе с поставщиком. Задолженность закрывается при следующем поступлении по тому же договору
Применяется при встречных обязательствах. Оформляется документом зачёта задолженности, требует акта сверки
Особые сценарии и ограничения
Возврат комиссионного товара
Если товар принят на комиссию, он числится на забалансовом учёте, и возврат оформляется иначе — документом возврата товаров комитенту. Задолженность по оплате при этом не возникает, так как товар не был оприходован в собственность. Проверьте тип договора перед оформлением: по договору с комитентом обычный «Возврат товаров поставщику» не используется.
Частичный возврат и возврат по претензии
При частичном возврате просто укажите в документе только возвращаемое количество. Если возврат связан с претензией (брак, недопоставка), в некоторых конфигурациях для расчётов используется счёт претензий, а в документе указывается соответствующий вариант расчётов. Это позволяет отдельно отслеживать спорные суммы в отчётах по взаиморасчётам.
Возврат прошлого периода
Если поступление было в прошлом квартале или прошлом году, документ возврата всё равно оформляется текущей датой — датой фактической отгрузки товара поставщику. Не изменяйте и не перепроводите документы закрытого периода: корректировка налогового и бухгалтерского учёта выполняется в текущем периоде по правилам, установленным для таких случаев.
Проверка результата
После оформления всех документов выполните контроль по трём направлениям. Склад: сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ 11) или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 (в Бухгалтерии) — возвращённый товар должен быть списан, отрицательных остатков быть не должно.
Расчёты: сформируйте «Акт сверки с контрагентом» или отчёт «Расчёты с партнёрами». По возвращённому товару задолженность должна быть закрыта — либо оплатой, либо зачётом. Остаток долга означает, что оплата не разнесена на документ возврата.
НДС: проверьте записи книги покупок и книги продаж за период возврата. Сумма вычета по возвращённому товару должна быть скорректирована, а в книге продаж (или через корректировочный счёт-фактуру) отражена соответствующая операция.
Как проверить результат
Возвращённый товар списан, минусов нет
Отрицательный остаток или товар не списался — неверный склад или нехватка остатка
Задолженность по возврату закрыта оплатой или зачётом
Долг числится после получения денег — оплата не привязана к возврату
Вычет по возвращённому товару скорректирован, записи книг корректны
Вычет остался по товару, которого нет на складе
Что важно запомнить
Возврат поставщику оформляется штатным документом «Возврат товаров поставщику» на основании поступления: он списывает товар и формирует задолженность поставщика. Далее регистрируется счёт-фактура на возврат, а поступление денег закрывается документом с видом «Возврат от поставщика». Контролируйте три зоны: остатки склада, взаиморасчёты и НДС.
Частые вопросы
Можно ли оформить возврат, если документ поступления удалён или не введён в базу?
Да. Создайте «Возврат товаров поставщику» вручную из раздела закупок, заполнив контрагента, договор, склад и табличную часть. Цены возьмите из первичных документов поставщика (накладной, УПД), чтобы сумма возврата совпала с его ожиданиями и не вызвала расхождений при сверке.
Чем возврат поставщику отличается от корректировки поступления?
Корректировка поступления применяется, когда изменяются условия уже принятой поставки (цена, количество по согласованию сторон) без физической отгрузки товара обратно. Возврат — это фактическая отгрузка товара поставщику. Если товар физически уезжает — оформляйте возврат, а не корректировку.
Кто выставляет счёт-фактуру при возврате — покупатель или поставщик?
Зависит от ситуации. При возврате принятого на учёт товара покупатель, как правило, выставляет счёт-фактуру на возвращаемый товар (обратная реализация). Если товар не был принят на учёт или возврат оформлен как уменьшение поставки, поставщик выставляет корректировочный счёт-фактуру. Конкретный порядок согласуйте с бухгалтером по налоговому учёту.
Что делать, если поставщик вернул деньги частями?
Оформляйте каждое поступление денег отдельным документом с видом «Возврат от поставщика» и привязкой к одному и тому же документу возврата. Задолженность будет закрываться постепенно, а остаток долга будет виден в отчётах по расчётам до полного погашения.
Как вернуть товар, если при поступлении он был оприходован на несколько складов?
Оформите отдельные документы возврата по каждому складу списания или один документ со склада, на котором товар фактически собран перед отгрузкой. Если товар хранится на разных складах, сначала переместите его на один склад документом «Перемещение товаров», затем оформите возврат.
Можно ли сторнировать ошибочно проведённый возврат?
Да, если период открыт. Пометьте документ на удаление или отмените проведение — движения по регистрам будут отменены. Если по возврату уже зарегистрирован счёт-фактура или получена оплата, сначала отмените связанные документы. В закрытом периоде вместо удаления оформляйте корректирующие документы текущей датой.