Торговля и Склад · 10 мин
Как в 1С отразить смену: пошаговая инструкция
Как открыть и закрыть кассовую смену в 1С:Розница и УТ, отразить сменный график работы сотрудников в 1С:ЗУП, исправить ошибки и проверить отчёты по сменам.
Под «сменой» в 1С обычно понимают одно из двух: кассовую смену в розничной торговле (открытие и закрытие смены на ККТ) или рабочую смену сотрудника по сменному графику в кадровом учёте. Это разные механизмы в разных конфигурациях, и путать их нельзя: кассовая смена фиксируется в 1С:Розница, Управление торговлей или УНФ, а сменный график — в 1С:ЗУП.
Ниже разобраны оба сценария: как открыть и закрыть кассовую смену, как провести продажи внутри неё, как сформировать отчёт о розничных продажах, а также как настроить сменный график работы и отразить фактически отработанные смены в табеле. Отдельно рассмотрены типичные ошибки — незакрытая смена, расхождение Z-отчёта с данными базы, неправильное отражение переработок.
Инструкции приведены для типовых конфигураций на управляемых формах. Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии и настроек интерфейса, но логика действий сохраняется.
Определите, какая смена вам нужна
Прежде чем искать нужный пункт меню, определите задачу. Кассовая смена — это период работы кассы между открытием и закрытием, за который фискальный регистратор накапливает данные и в конце печатает Z-отчёт. Она нужна для розничных продаж и обязательна по правилам применения ККТ: смена не может длиться дольше 24 часов.
Рабочая смена сотрудника — это элемент кадрового учёта: сотрудник работает по сменному графику (например, «два через два» по 12 часов), и эти смены должны попасть в табель учёта рабочего времени и в расчёт зарплаты. Это решается в 1С:ЗУП или в кадровом блоке других конфигураций.
Как выбрать действие
Как открыть кассовую смену
Откройте раздел Продажи (в 1С:Розница — «Продажи» или «Розничные продажи», в УТ — «Продажи → Розничные продажи»). В списке документов или на панели действий нажмите «Открыть смену». Программа запросит подтверждение, подключится к фискальному регистратору и напечатает отчёт об открытии смены.
Перед открытием проверьте, что в настройках указана правильная касса ККМ и склад, что фискальный регистратор включён и подключён, а предыдущая смена закрыта. Если кассир работает в режиме РМК (рабочее место кассира), смена обычно открывается кнопкой прямо в интерфейсе РМК при входе.
Признак успешного открытия — в списке кассовых смен появляется строка со статусом «Открыта», а на ККТ распечатан чек открытия смены. Если чек не вышел, но смена в программе открылась, проверьте связь с оборудованием: расхождение статусов программы и фискальника — источник проблем при закрытии.
- 1Проверьте, что предыдущая смена закрыта и Z-отчёт сформирован
- 2Перейдите в раздел «Продажи → Розничные продажи» или откройте РМК
- 3Нажмите «Открыть смену» и подтвердите действие
- 4Убедитесь, что фискальный регистратор напечатал отчёт об открытии
- 5Проверьте в списке смен статус «Открыта» и корректную кассу ККМ
Как проводить продажи внутри смены
Пока смена открыта, все розничные продажи оформляются документами «Чек ККМ» (через РМК или список чеков). Каждый чек привязывается к текущей открытой смене автоматически — отдельно указывать смену не нужно. Возвраты в течение смены оформляются документом «Чек ККМ на возврат» с видом операции «Возврат».
Если чек пробит на фискальном регистраторе, но не записался в базу (например, из-за сбоя связи), в списке чеков он появится с пометкой о непроведении или ошибке. Такие чеки нужно обработать до закрытия смены: либо провести, либо удалить и пробить заново, иначе сумма Z-отчёта не сойдётся с данными программы.
Как закрыть смену и сформировать отчёт о розничных продажах
Закрытие выполняется кнопкой «Закрыть смену» в том же разделе или из РМК. Программа отправляет команду на ККТ, фискальный регистратор печатает Z-отчёт (отчёт о закрытии смены), а в базе автоматически создаётся документ «Отчёт о розничных продажах», в который попадают все чеки этой смены.
После закрытия откройте отчёт о розничных продажах и сверьте итоговую сумму с Z-отчётом по бумажной ленте и с фактической наличностью в денежном ящике. Наличная выручка по отчёту должна совпасть с инкассацией. Если настроена автоматическая инкассация, программа создаст документ «Выемка денежных средств из кассы ККМ»; если нет — оформите его вручную.
Помните об ограничении: кассовая смена не может превышать 24 часа. Если смену не закрыть вовремя, ККТ заблокирует пробитие чеков до закрытия смены. В организациях с круглосуточной работой смены закрывают и сразу открывают новую в конце суток.
Как проверить результат закрытия смены
Статус «Закрыта», указаны дата и время закрытия
Смена «Открыта», хотя Z-отчёт напечатан — расхождение программы и ККТ
Совпадает с итогом Z-отчёта по ленте
Разница — есть непроведённые или лишние чеки
Совпадает с фактической выемкой из денежного ящика
Недостача или излишек — нужна ревизия чеков и возвратов
Как отразить сменный график работы в 1С:ЗУП
Для учёта рабочих смен сотрудников откройте раздел Настройка → Графики работы сотрудников и создайте новый график. Укажите способ заполнения — «По циклам произвольной длины» для сменных режимов вида «сутки через трое» или «два через два». Затем задайте шаблон цикла: последовательность рабочих и выходных дней.
Для каждой смены внутри цикла настройте расписание: время начала и окончания, перерывы. Если есть ночные смены, часы работы с 22:00 до 6:00 помечаются как ночные — программа учтёт их для доплаты. В графике можно создать несколько смен (дневная, ночная) и чередовать их в цикле.
После настройки назначьте график сотрудникам кадровым документом: при приёме на работу, «Кадровым переводом» или массовым документом «Изменение графика работы списком сотрудников». С этого момента табель и расчёт зарплаты будут строиться по сменному графику.
Как отразить фактически отработанные смены
Если сотрудник отработал смены строго по графику, в документе «Табель» (раздел «Зарплата → Отчёты и справки → Табель», либо документ «Данные для расчёта зарплаты» при ведении учёта отклонений) данные заполнятся автоматически. Отдельный документ «Табель» создают, когда в программе ведут учёт фактического времени, а не только отклонений.
Отклонения от сменного графика оформляются отдельными документами: «Отсутствие» (болезнь, отпуск, прогул), «Работа сверхурочно», «Работа в выходные и праздники». Если сотрудник вышел в чужую смену или заменял коллегу, отразите это документом отклонения, чтобы часы попали в расчёт корректно.
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — смена закрыта на ККТ, но в 1С осталась открытой (или наоборот). Это происходит при сбое связи в момент закрытия. Решение: повторно выполнить закрытие смены из программы — команда синхронизирует статусы. Если Z-отчёт уже снят, программа сформирует отчёт о розничных продажах по данным чеков.
Вторая типичная ситуация — чеки пробиты, пока смена в программе была закрыта. Такие чеки не попадают в отчёт о розничных продажах текущей смены. Нужно открыть смену (или дождаться следующей), проверить привязку чеков и при необходимости вручную скорректировать отчёт, но лучше не допускать такой ситуации: настраивайте автоматическое открытие смены при первом чеке.
В кадровом учёте распространённая ошибка — сотруднику не назначили сменный график или назначили его позже даты приёма. Тогда табель покажет нули или неверные часы. Проверьте дату начала действия графика в кадровом документе и при необходимости исправьте её, затем перезаполните табель.
Частые вопросы
Можно ли закрыть кассовую смену задним числом?
Нет. Z-отчёт формирует фискальный регистратор текущей датой, изменить её нельзя. Если смену забыли закрыть вовремя, закройте её как можно скорее — но учтите, что при превышении 24 часов ККТ блокируется. В программе дата закрытия будет фактической, а чеки распределятся по смене в соответствии с их временем пробития.
Почему отчёт о розничных продажах не сформировался автоматически?
Обычно причина в том, что смена закрыта на ККТ вне программы (кнопкой на самом регистраторе или через драйвер) либо произошёл сбой связи. Повторно выполните «Закрыть смену» в 1С — программа получит данные о закрытии и создаст отчёт. Если чеков за смену не было, отчёт может быть пустым или не создаться вовсе в зависимости от настроек.
Как отразить ночную смену, чтобы доплата посчиталась автоматически?
В графике работы задайте расписание смены с указанием времени, программа сама выделит часы с 22:00 до 6:00 как ночные. В настройках расчёта зарплаты должно быть включено начисление «Доплата за работу в ночное время» с заданным процентом. Тогда при расчёте зарплаты доплата начислится на фактические ночные часы по табелю.
Что делать, если сотрудник работает в двух сменах в один день?
Если это предусмотрено графиком, в расписании указываются оба интервала работы. Если это разовая переработка сверх графика, оформите документ «Работа сверхурочно» — часы попадут в табель и оплатятся по правилам сверхурочной работы. Просто добавить часы в табель вручную без документа-основания не рекомендуется: при проверке не будет подтверждения.
Кассир пробил чек, но он не отображается в базе. Что проверить?
Сначала проверьте, открыта ли смена в программе и не завис ли чек в очереди фискализации. Затем посмотрите журнал чеков ККМ на предмет документов с ошибками. Если чек есть на ленте, но отсутствует в базе, его нужно ввести вручную документом «Чек ККМ» с фискальными реквизитами из ленты, чтобы отчёт о розничных продажах сошёлся с Z-отчётом.
Можно ли вести кассовые смены без подключённой ККТ?
В учебных или тестовых целях можно открывать и закрывать смены без фискального регистратора, но чеки при этом не будут фискализированы. В реальной торговле это недопустимо: продажа без пробития чека на ККТ является нарушением. Для отладки используйте эмулятор фискального регистратора из драйвера оборудования.
Что важно запомнить
Кассовая смена открывается и закрывается в разделе розничных продаж, при закрытии формируются Z-отчёт и «Отчёт о розничных продажах» — их суммы обязаны совпадать. Рабочие смены сотрудников отражаются через сменный график в 1С:ЗУП и табель, а отклонения — отдельными документами. Не закрывайте смену с непроведёнными чеками и не превышайте 24 часа работы смены.