Торговля и Склад · 11 мин
Как в 1С отразить покупку прослеживаемого товара
Как отразить покупку прослеживаемого товара в 1С: ввод РНПТ, поступление товара, счёт-фактура, проверка данных и типичные ошибки при работе с прослеживаемостью.
Прослеживаемые товары — это товары, включённые в перечень Правительства РФ, по которым операции подлежат учёту в системе прослеживаемости. К таким товарам относятся, например, отдельные виды электроники, техники, детской одежды и других категорий. Особенность учёта в том, что при покупке такого товара в 1С недостаточно просто оприходовать накладную — нужно дополнительно указать регистрационный номер партии товара (РНПТ) и обеспечить передачу сведений в налоговую.
В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) механизм прослеживаемости уже встроен. Главная задача бухгалтера или оператора — правильно заполнить документ поступления, указать РНПТ по каждой прослеживаемой позиции и проверить, что данные корректно попадут в счёт-фактуру и декларацию по НДС.
Ошибки в этой цепочке приводят к штрафам: за непредставление сведений о прослеживаемых товарах или представление их с нарушением сроков предусмотрена ответственность по ст. 15.35 КоАП РФ. Поэтому важно не только ввести документ, но и проверить результат по контрольным точкам.
Подготовка: что проверить перед вводом документа
До ввода поступления убедитесь, что программа готова к работе с прослеживаемостью. Во-первых, конфигурация должна быть обновлена до актуального релиза — механизм прослеживаемости периодически дорабатывается, и в старых версиях нужных полей может не быть. Во-вторых, проверьте настройки: в 1С:Бухгалтерии функциональность прослеживаемости обычно включается автоматически при наличии соответствующих кодов ТН ВЭД, но стоит убедиться, что в параметрах учёта нет отключённых опций.
Убедитесь, что у вас на руках есть корректный УПД или счёт-фактура поставщика с заполненными сведениями о прослеживаемости. Поставщик обязан указать в документе РНПТ, код товара по ТН ВЭД, количество и единицу измерения прослеживаемости. Если поставщик прислал документ без РНПТ, хотя товар прослеживаемый, — запросите исправленный документ до ввода поступления, иначе позже придётся делать корректировки.
Номер в формате регистрационного номера партии товара указан по каждой прослеживаемой строке
Код из документа поставщика совпадает с кодом в карточке номенклатуры
Программа обновлена до версии с поддержкой прослеживаемости
В УПД указаны количество и единица измерения для целей прослеживаемости
Настройка карточки номенклатуры для прослеживаемого товара
Откройте карточку товара в справочнике «Номенклатура» и заполните код ТН ВЭД. В типовых конфигурациях поле называется «Код ТН ВЭД» и находится в основной части карточки или на закладке учётной информации. Выберите код из классификатора — именно по коду программа определяет, что товар прослеживаемый, и начинает требовать РНПТ в документах.
После указания кода из перечня прослеживаемых товаров в карточке появляется признак «Прослеживаемый товар» (в некоторых конфигурациях — флаг «Ведётся учёт по РНПТ»). Убедитесь, что он установлен. Дополнительно проверьте единицу измерения для прослеживаемости: она может отличаться от основной единицы хранения. Например, товар хранится в штуках, а прослеживаемость ведётся в килограммах — тогда нужно заполнить коэффициент пересчёта.
Если товар был заведён раньше без кода ТН ВЭД, а теперь стал прослеживаемым, не создавайте дубль карточки — отредактируйте существующую. Дубли номенклатуры приводят к раздвоению остатков и ошибкам в отчётах по прослеживаемости.
Ввод документа поступления товара
Создайте документ «Поступление (акт, накладная, УПД)» в разделе «Покупки» (в Бухгалтерии) или «Поступление товаров и услуг» (в Управлении торговлей и ERP). Заполните стандартные реквизиты: контрагента, договор, склад, номер и дату входящего документа. Затем добавьте в табличную часть прослеживаемый товар.
После выбора номенклатуры с прослеживаемым кодом ТН ВЭД в табличной части появится колонка «РНПТ» или кнопка/гиперссылка «Сведения о прослеживаемости» — вид зависит от конфигурации. Введите регистрационный номер партии товара точно так, как он указан в УПД поставщика. Обычно это длинный номер с разделителями; копируйте его из электронного документа, а не набирайте вручную, чтобы исключить опечатки.
Если одна строка товара поступила с несколькими РНПТ (разные партии), количество по строке нужно разбить: в Управлении торговлей сведения о прослеживаемости открываются в отдельной форме, где можно указать несколько номеров с распределением количества. Сумма количеств по всем РНПТ должна совпасть с количеством в строке документа — программа это контролирует.
- 1Создайте документ поступления и заполните шапку: поставщик, договор, склад, номер и дата входящего УПД
- 2Добавьте товар с прослеживаемым кодом ТН ВЭД, укажите количество и цену
- 3Откройте поле РНПТ или форму сведений о прослеживаемости и введите номер из УПД поставщика
- 4Проверьте, что количество по РНПТ совпадает с количеством в строке, при нескольких партиях распределите количество
- 5Заполните единицу измерения прослеживаемости и количество в ней, если она отличается от основной
- 6Зарегистрируйте счёт-фактуру или введите данные УПД, проведите документ
Регистрация счёта-фактуры и УПД
Если поставщик прислал УПД, введите его номер и дату в полях «Номер счёта-фактуры» / «Дата» документа поступления и установите соответствующий вид документа. Программа автоматически создаст счёт-фактуру, в который подтянутся сведения о прослеживаемости: РНПТ, код ТН ВЭД, количество и единица измерения. Откройте созданный счёт-фактуру по гиперссылке и убедитесь, что данные заполнены.
При получении обычной накладной и отдельного счёта-фактуры зарегистрируйте счёт-фактуру на основании поступления. Сведения о прослеживаемости в счёт-фактуру попадают из документа поступления, поэтому если РНПТ не был введён в поступлении, в счёте-фактуре его тоже не будет — и отчётность сформируется с ошибкой.
Если вы работаете с ЭДО, входящий УПД может загрузиться в программу автоматически вместе с РНПТ. В этом случае сверьте загруженные данные с бумажным или визуальным образом документа: иногда при загрузке теряются форматы номеров или единицы измерения.
Проверка результата: отчёты и контрольные точки
После проведения документов проверьте, что сведения корректно отражены в учёте. Во-первых, сформируйте книгу покупок: в ней по прослеживаемым товарам должны отображаться РНПТ и код ТН ВЭД в соответствующих графах. Во-вторых, проверьте декларацию по НДС: сведения о прослеживаемых товарах попадают в специальные приложения к разделам 8 и 9.
Дополнительно используйте специализированные отчёты конфигурации, например «Остатки прослеживаемых товаров» или аналогичные — они показывают движение товара по РНПТ. Сверьте количество по отчёту с фактическим остатком на складе: расхождения означают, что где-то РНПТ не указан или указан неверно.
Как проверить результат
Номер заполнен и совпадает с УПД поставщика
Поле пустое или номер отличается
По строке товара заполнены графы с РНПТ и кодом ТН ВЭД
Графы прослеживаемости пустые
Поступление отражено с РНПТ, остаток совпадает со складским
Строки нет в отчёте или количество не сходится
Приложения к разделу 8 содержат сведения о прослеживаемости
Сведения отсутствуют, программа выдаёт предупреждения при проверке
Особые сценарии: импорт, комиссия, возврат
Покупка у импортёра и собственный импорт
При покупке у российского поставщика вы берёте РНПТ из его УПД. Если вы импортируете товар сами, РНПТ формируется на основании таможенной декларации: номер партии связан с номером ДТ. В 1С такое поступление оформляется документом с видом операции по импорту, и РНПТ вводится по данным декларации на товары.
Товар, принятый на комиссию
Прослеживаемые товары, принятые на комиссию, учитываются за балансом, но сведения о РНПТ всё равно заполняются — прослеживаемость распространяется и на комиссионные операции. Убедитесь, что в договоре и документах от комитента указаны РНПТ.
Возврат поставщику
Возврат прослеживаемого товара оформляется документом «Возврат товаров поставщику» с указанием тех же РНПТ, по которым товар был оприходован. Программа контролирует наличие остатка по указанному номеру партии: если РНПТ в возврате не совпадает с РНПТ поступления, документ либо не проведётся, либо создаст отрицательный остаток по другому номеру.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — ввод РНПТ с опечаткой или в неверном формате. Номер длинный, и ручной ввод почти гарантированно даёт ошибку. Копируйте номер из электронного УПД. Вторая распространённая проблема — расхождение единиц измерения: количество в штуках указано верно, а количество в единице прослеживаемости не заполнено или посчитано без коэффициента пересчёта.
Ещё одна ошибка — раздвоение номенклатуры: для прослеживаемого товара заводят новую карточку, а старые остатки остаются на прежней. В результате отчёты по прослеживаемости показывают только часть товара. И наконец, многие забывают проверить счёт-фактуру: поступление заполнено верно, но счёт-фактура создан до ввода РНПТ и не перевыполнен.
Что важно запомнить
Покупка прослеживаемого товара отражается стандартным поступлением, но с обязательным указанием РНПТ из УПД поставщика по каждой прослеживаемой позиции. Контролируйте три точки: карточка номенклатуры с верным кодом ТН ВЭД, заполненный РНПТ в поступлении и счёте-фактуре, корректные сведения в книге покупок и декларации по НДС.
Частые вопросы
Что делать, если поставщик не указал РНПТ в УПД?
Запросите у поставщика исправленный УПД — отражать прослеживаемый товар в документах без РНПТ он не вправе. До получения корректного документа поступление лучше не проводить. Если товар уже оприходован, оформите корректировку поступления после получения исправленного документа.
Обязательно ли указывать РНПТ, если товар куплен для собственных нужд, а не для перепродажи?
Да. Прослеживаемость распространяется на операции приобретения независимо от цели дальнейшего использования товара. Поступление оформляется с РНПТ, а при выбытии (например, списании на собственные нужды) также отражаются сведения о прослеживаемости в соответствующих уведомлениях или документах.
Один товар пришёл с двумя разными РНПТ — как ввести?
В форме сведений о прослеживаемости добавьте две строки с разными номерами и распределите количество между ними. Сумма количеств по всем РНПТ должна равняться количеству в строке поступления — иначе программа выдаст ошибку при проведении.
Где взять РНПТ при самостоятельном импорте товара?
Регистрационный номер партии формируется на основе данных таможенной декларации. В 1С введите поступление с видом операции по импорту и укажите РНПТ по сведениям из декларации на товары. Точный формат номера определяется правилами формирования РНПТ для импортированных товаров.
Как исправить ошибку в РНПТ, если документ уже проведён и отчётность сдана?
Оформите корректировку поступления с правильным РНПТ и скорректируйте счёт-фактуру. Если отчётный период закрыт и декларация подана, потребуется уточнённая декларация по НДС с исправленными приложениями. До подачи уточнёнки проверьте исправление по книге покупок и отчёту по прослеживаемым товарам.