Как в 1С отключить виртуальный склад

Виртуальный склад в 1С — это склад, для которого включён ордерный учёт: движение товара оформляется отдельными распоряжениями и приходными или расходными ордерами, а остатки делятся на «к поступлению», «к отгрузке» и фактические. Отключить такой склад — значит либо снять ордерную схему и вернуть его к обычному финансовому учёту, либо полностью вывести склад из оборота: обнулить остатки, снять пометку использования и исключить его из документов.

Потребность в отключении возникает в типичных ситуациях: складские процессы упростились и ордерная схема стала избыточной, филиал закрыли, а склад остался «висеть» в справочнике, либо при внедрении создали тестовый виртуальный склад, который теперь мешает в отчётах и подборах. Важно понимать, что прямой кнопки «отключить виртуальный склад» в программе нет — действие выполняется через настройки склада и корректное закрытие остатков.

Ниже разобраны конкретные шаги для конфигураций «1С:Управление торговлей 11», «1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизация 2», где механизм ордерных складов устроен одинаково. Перед любыми изменениями сделайте резервную копию информационной базы: ошибочные действия с остатками потом придётся восстанавливать вручную.

Что такое виртуальный склад и когда его нужно отключать

В типовых конфигурациях 1С термин «виртуальный склад» обычно означает склад с ордерной схемой хранения. Финансовые документы (поступление, реализация) фиксируют юридическую сторону операции, а фактическое движение товара на полках оформляется приходными и расходными ордерами. Пока ордер не проведён, товар числится в статусе «к поступлению» или «к отгрузке» — это и есть «виртуальные» остатки.

Отключать такую схему имеет смысл, когда склад небольшой и кладовщик совмещён с менеджером, когда ордерный документооборот только замедляет работу, либо когда склад физически ликвидирован. Отдельный случай — ошибочно созданные склады при настройке или миграции: они не участвуют в оборотах, но засоряют списки выбора и отчёты.

Подготовка: что проверить перед отключением

Главное условие безопасного отключения — отсутствие «зависших» распоряжений. Если по складу есть проведённые реализации, по которым не оформлены расходные ордера, или поступления без приходных ордеров, снятие ордерной схемы приведёт к расхождениям в учёте. Программа в ряде случаев просто не даст изменить настройку, пока документооборот не закрыт.

Откройте отчёт «Оформление накладных и ордеров» (раздел «Склад и доставка») и убедитесь, что по нужному складу нет незавершённых строк. Дополнительно проверьте отчёт «Товары к поступлению/отгрузке» — все количества должны быть нулевыми. Если есть зависшие документы, либо оформите по ним ордера, либо отмените проведение исходных распоряжений.

Контрольные точки

Как проверить готовность склада

Отчёт «Оформление накладных и ордеров»

Норма

По складу нет строк к оформлению

Тревожный признак

Есть накладные без ордеров или ордера без накладных

Остатки «к поступлению» и «к отгрузке»

Норма

Нулевые значения по всем товарам

Тревожный признак

Положительные или отрицательные зависшие количества

Фактический остаток склада

Норма

Ноль, если склад ликвидируется

Тревожный признак

Числятся товары, которые никуда не перемещены

Как отключить ордерную схему на складе

Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» и убедитесь, что у вас есть права на изменение настроек складов. Затем перейдите в справочник «Склады и магазины» (раздел «НСИ и администрирование» → «См. также» или через «Склад и доставка» → «Настройки и справочники»).

Откройте карточку нужного склада. В группе «Ордерная схема и структура» снимите флажки «При поступлении» и «При отгрузке» (в разных релизах формулировки могут отличаться: «Ордерная схема при поступлении», «при отгрузке», «при перемещении»). Сохраните карточку. Если программа выдала сообщение о незавершённых распоряжениях — вернитесь к шагу подготовки и закройте документооборот.

1. 1
   Сделайте резервную копию базы или договоритесь об окне для работы без пользователей
2. 2
   Закройте все незавершённые распоряжения: оформите ордера или отмените накладные
3. 3
   Проверьте отчётом нулевые остатки «к поступлению» и «к отгрузке»
4. 4
   Откройте карточку склада и снимите флажки ордерной схемы по приходу и расходу
5. 5
   Сохраните карточку и проверьте склад отчётом «Ведомость по товарам на складах»

После снятия флажков склад становится обычным финансовым: движения формируются непосредственно накладными, а ордера больше не требуются. Ранее проведённые ордера остаются в базе как история — удалять их не нужно.

Как полностью вывести склад из оборота

Если задача — не просто сменить режим, а убрать склад из работы компании, сначала обнулите его остатки. Физически имеющийся товар переместите документом «Перемещение товаров» на действующий склад, а выявленные излишки или недостачи оформите через «Пересчет товаров» с последующим оприходованием или списанием. Оставлять «висящие» остатки на закрываемом складе нельзя — они исказят себестоимость и складские отчёты.

Когда остатки нулевые, откройте карточку склада и установите пометку на удаление либо снимите использование через настройку «Склады и магазины» в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Предприятие» (если склад добавлен в список используемых). Пометка на удаление предпочтительнее физического удаления: документы прошлых периодов ссылаются на этот склад, и при удалении ссылки ссылочная целостность будет нарушена.

Особенности для розничных и магазинных складов

Для розничных складов (АТТ — автоматизированная торговая точка) в карточке склада дополнительно задаётся тип цен и признак розничного учёта. Перед отключением такого склада убедитесь, что применение розничных продаж и соответствующие настройки НДС/УСН не привязаны к нему в учётной политике. При отключении ордерной схемы на розничном складе логика та же, но дополнительно проверьте документы «Отчет о розничных продажах» — они не должны ссылаться на ликвидируемый склад после его закрытия.

Если склад участвовал в схемах обеспечения потребностей (заказы под потребности, маршруты доставки), откройте «Настройки способов обеспечения потребностей» и удалите склад из источников обеспечения, иначе система продолжит предлагать его в заказах поставщикам и перемещениях.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — попытка снять ордерную схему при наличии зависших распоряжений. Программа либо запретит изменение, либо, если настройку изменили обходным путём, в отчётах появятся отрицательные и несоответствующие остатки. Вторая типичная ситуация — склад пометили на удаление, но забыли перенастроить подстановку склада по умолчанию в соглашениях с клиентами и карточках пользователей: новые документы начинают создаваться с устаревшим складом.

Третья ошибка — удаление складских ордеров за прошлые периоды «для чистки». Это меняет регистры уже закрытых месяцев и может привести к расхождению с бухгалтерской отчётностью. Исторические документы должны оставаться в базе.

Проверка результата после отключения

После всех действий сформируйте отчёт «Ведомость по товарам на складах» за текущий день: по отключённому складу остатки должны быть нулевыми, а склад либо отсутствовать в списке, либо отображаться без движений. Проведите тестовое поступление на любой действующий склад и убедитесь, что программа не требует оформления ордера там, где схема была снята.

Дополнительно откройте список складов в подборе товара из документа продажи: отключённый склад не должен предлагаться для выбора. Если он всё ещё виден, проверьте, не осталась ли он в списке используемых складов в настройках раздела «Предприятие».

Частые вопросы

Можно ли отключить ордерную схему, если по складу есть незакрытые заказы клиентов?

Заказ клиента сам по себе не двигает складские регистры, но если по нему оформлена реализация без расходного ордера — сначала закройте эту цепочку. Открытые заказы без отгрузки можно оставить, однако после снятия ордерной схемы отгрузка по ним пойдёт уже напрямую накладной.

Что будет со старыми складскими ордерами после отключения схемы?

Они останутся в базе как проведённые документы прошлых периодов и продолжат участвовать в отчётах за соответствующие даты. Удалять или распроводить их не нужно — это нарушит учёт закрытых периодов.

Склад помечен на удаление, но остатки в отчётах не нулевые. Что делать?

Снимите пометку удаления, сформируйте «Ведомость по товарам на складах» по этому складу и выясните, какие товары числятся. Затем оформите перемещение, оприходование или списание по результатам пересчёта, добейтесь нулевых остатков и только потом снова помечайте склад на удаление.

Как убрать склад из подбора, не удаляя его?

Исключите склад из списка используемых в настройке «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Предприятие» → «Склады и магазины», а также проверьте соглашения с клиентами и настройки пользователей, где он может быть задан по умолчанию. Справочный элемент при этом сохранится для старых документов.

Отличается ли процедура в 1С:ERP от Управления торговлей 11?

Механизм ордерных складов в ERP, УТ 11 и Комплексной автоматизации 2 общий, поэтому шаги совпадают. Различия только в расположении пунктов меню: в ERP настройки складов чаще ищутся через раздел «НСИ и администрирование» с группой «Склад и доставка», а часть справочников вынесена в «Бюджетирование и планирование» и «Склад».

Можно ли вернуть ордерную схему обратно после отключения?

Да, флажки в карточке склада можно установить повторно. Но делать это нужно также при отсутствии незакрытого документооборота: после включения схемы все новые накладные потребуют оформления ордеров, а старые документы периода без схемы останутся финансовыми.