Торговля и Склад · 10 мин
Как оформить инвентаризацию ТМЦ в 1С
Пошаговая инструкция по инвентаризации ТМЦ в 1С: создание приказа, заполнение инвентаризационной описи, отражение излишков и недостач в учёте.
Инвентаризация товарно-материальных ценностей в 1С оформляется цепочкой документов: приказ на пересчёт, инвентаризационная опись, а затем документы списания недостач и оприходования излишков. Конкретный набор документов зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерии 8» используется документ «Инвентаризация товаров на складе», а в «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» — «Пересчет товаров» с отдельными ордерами на излишки и недостачи.
Главная логика процесса одинакова во всех конфигурациях: программа фиксирует учётный остаток на дату инвентаризации, пользователь вносит фактическое количество, а система рассчитывает отклонения. Важно понимать, что документ инвентаризации сам по себе не меняет остатки на складе — движения по счетам и регистрам формируются только документами списания и оприходования, созданными на основании описи.
Перед началом пересчёта убедитесь, что все первичные документы (поступления, реализации, перемещения) проведены, а склад «заморожен» для операций на время инвентаризации. Если во время пересчёта по складу пройдут новые движения, учётные остатки перестанут соответствовать реальности, и результат инвентаризации придётся пересчитывать вручную.
Подготовка к инвентаризации: что проверить до пересчёта
Качество инвентаризации определяется подготовкой. Сначала проверьте, что все документы по складу проведены: непроведённые поступления и реализации не попадут в учётные остатки, и расхождения будут ложными. Используйте отчёт «Остатки товаров на складах» (в 1С:Бухгалтерии — оборотно-сальдовую ведомость по счетам 10, 41, 43) и сопоставьте его с данными складского учёта.
Определите дату и время, на которые фиксируются остатки. В типовых конфигурациях учётное количество рассчитывается на конец дня даты документа инвентаризации или на момент заполнения — уточните это поведение в своей конфигурации, чтобы не сравнивать факт с неверной датой. Если пересчёт занимает несколько часов, договоритесь, что отгрузки и приёмки в этот период не проводятся либо оформляются отдельно и учитываются при сверке.
Проверьте права пользователей: для создания документов инвентаризации нужны соответствующие роли, а для проведения списаний — часто отдельные права. Также убедитесь, что в справочнике складов выбран именно тот склад, по которому проводится пересчёт, — в компаниях с несколькими складами ошибка выбора склада является одной из самых частых причин неверных описей.
Создание приказа на инвентаризацию
В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» процесс начинается с документа «Распоряжение на инвентаризацию» (в некоторых версиях — «Приказ на проведение инвентаризации»). В нём указывают склад, дату начала и окончания пересчёта, а также при необходимости отбор по товарным группам. Документ находится в разделе «Склад и доставка» или «Склад» — «Инвентаризации».
В «1С:Бухгалтерии 8» отдельного документа-приказа нет: приказ руководителя оформляется по унифицированной форме ИНВ-22 вне программы или в произвольной печатной форме, а в учёте сразу создаётся «Инвентаризация товаров на складе» из раздела «Склад» — «Инвентаризация товаров». Сам документ содержит реквизиты приказа (номер, дата, основание), которые попадут в печатную форму ИНВ-3.
Если инвентаризация проводится по требованию учредителей, при смене материально ответственного лица или перед годовой отчётностью, зафиксируйте основание в реквизитах документа — эта информация выводится в печатные формы и понадобится при проверках.
Заполнение инвентаризационной описи
В документе инвентаризации нажмите «Заполнить» — «Заполнить по остаткам на складе». Программа подтянет номенклатуру с учётным количеством и ценой на дату документа. Проверьте, что в табличную часть попали все позиции склада, включая товары с нулевым остатком, если по ним возможен фактический излишек — такие строки добавляются вручную.
После физического пересчёта внесите фактическое количество в колонку «Количество фактическое». В типовых конфигурациях отклонение рассчитывается автоматически: положительная разница — излишек, отрицательная — недостача. Если пересчёт ведётся на бумажных листах, распечатайте опись без фактических количеств («слепая» опись) — это снижает риск подгонки данных под учётные остатки.
- 1Создайте документ инвентаризации и укажите склад, дату и основание
- 2Нажмите «Заполнить по остаткам» и проверьте состав табличной части
- 3Распечатайте опись для комиссии и проведите физический пересчёт
- 4Внесите фактические количества в документ и проверьте отклонения
- 5Проведите документ и распечатайте ИНВ-3 или ИНВ-19 для подписания
Для больших складов в «1С:Управление торговлей» удобно использовать терминалы сбора данных: фактическое количество загружается из ТСД в документ пересчёта, что исключает ошибки ручного ввода. Если ТСД нет, разбейте пересчёт на несколько описей по зонам хранения — так проще контролировать прогресс и исправлять ошибки.
Особенности пересчёта в 1С:Управление торговлей
В УТ 11 пересчёт оформляется документом «Пересчет товаров», который может создаваться на основании распоряжения. Документ имеет статусы («В работе», «Выполнено»), что удобно при поэтапной работе комиссии. После завершения пересчёта излишки и недостачи оформляются автоматически кнопкой создания ордеров на основании пересчёта.
Особенности в 1С:Бухгалтерии
В Бухгалтерии 8 после проведения «Инвентаризации товаров на складе» на её основании создают документы «Оприходование товаров» и «Списание товаров». Кнопка «Создать на основании» подставит только отклонения, что исключает ручной перенос данных. Проводки формируются при проведении именно этих документов.
Оформление излишков и недостач
Излишки оприходуются документом «Оприходование товаров» (в УТ — «Ордер на отражение излишков» и «Оприходование излишков товаров»). В бухгалтерском учёте излишки приходуются по рыночной стоимости с отражением на счёте прочих доходов — в типовой Бухгалтерии счёт дохода подставляется автоматически, но проверьте его корректность для вашего учётного плана.
Недостачи списываются документом «Списание товаров». Ключевой момент — выбор счёта затрат: недостача в пределах норм естественной убыли относится на расходы, сверх норм — на виновное лицо (счёт 73) или на прочие расходы, если виновник не установлен. В документе списания укажите соответствующую статью затрат и аналитику.
Не списывайте недостачу «в ноль» без анализа причин: если расхождение вызвано ошибкой в первичных документах (например, отгрузка проведена дважды), правильнее исправить первичку, а не списывать товар. Иначе вы исказите себестоимость и создадите проблемы при налоговой проверке.
Проверка результатов и печатные формы
После проведения всех документов сформируйте отчёт по остаткам склада и сравните его с фактическими данными пересчёта — они должны совпасть. В Бухгалтерии используйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам учёта ТМЦ, в УТ — отчёт «Ведомость по товарам на складах».
Из документа инвентаризации доступны печатные формы: инвентаризационная опись ИНВ-3, сличительная ведомость ИНВ-19, а из приказа — ИНВ-22. Подпишите формы у членов комиссии и материально ответственного лица. Результаты инвентаризации подводятся в ведомости ИНВ-26, которую в программе обычно формируют внешними печатными формами или вручную.
Как проверить результат
Совпадают с фактическими данными пересчёта
Есть расхождения — не проведён списание или оприходование, либо по складу прошли новые движения
Дт счёта затрат или 73 — Кт счёта ТМЦ на сумму недостачи
Недостача зависла на счёте 94 без дальнейшего распределения
ИНВ-3 и ИНВ-19 подписаны комиссией и МОЛ
Формы распечатаны до внесения фактических количеств и не содержат отклонений
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — попытка «подогнать» учёт под факт прямым редактированием остатков или ручными операциями. Это разрывает связь инвентаризации с первичными документами и усложняет аудит. Все корректировки должны идти через документы оприходования и списания, созданные на основании описи.
Вторая ошибка — инвентаризация «задним числом». Документ, проведённый прошлой датой после того, как по складу уже были движения, пересчитает учётные остатки некорректно. Если пересчёт фактически прошёл раньше, а оформляется позже, лучше датировать документы реальной датой ввода и приложить пояснение, либо аккуратно восстановить последовательность проведения.
Учтите ограничение: в базовых версиях конфигураций часть складских документов может быть недоступна, а в файловых базах при одновременной работе нескольких пользователей возможны конфликты при проведении. На время инвентаризации по крупному складу желательно ограничить операции или выполнять их вне пересчёта.
Что важно запомнить
Инвентаризация в 1С — это цепочка: распоряжение или приказ, опись с фактическими количествами, затем оприходование излишков и списание недостач. Остатки меняют только последние два документа. Перед пересчётом проведите всю первичку, после — сверьте отчёт по остаткам с фактом и подпишите ИНВ-3 и ИНВ-19.
Частые вопросы
Меняет ли документ «Инвентаризация» остатки на складе?
Нет. Документ инвентаризации (описи или пересчёта) только фиксирует расхождения между учётными и фактическими данными. Реальные движения по счетам и регистрам формируют документы «Оприходование товаров» и «Списание товаров», созданные на основании описи.
Что делать, если во время пересчёта по складу прошла отгрузка?
Зафиксируйте такие документы отдельно и скорректируйте фактические данные с их учётом при сверке. Если движений много, проще перевести документ инвентаризации на дату после завершения операций и пересчитать учётные остатки заново.
Как оформить пересортицу в 1С?
Типовой автоматической операции зачёта пересортицы нет. Оформите списание недостающей позиции и оприходование излишней отдельными документами на основании описи, а решение о зачёте отразите в бухгалтерской справке и пояснениях к сличительной ведомости.
Можно ли провести инвентаризацию по части склада или одной товарной группе?
Да. В УТ и ERP используйте отборы в распоряжении на инвентаризацию, в Бухгалтерии — заполнение описи с отбором по группе номенклатуры или добавьте позиции вручную. Частичная инвентаризация оформляется теми же документами, что и полная.
Куда в учёте отнести недостачу, если виновник не найден?
Недостача сначала отражается на счёте 94, затем списывается: в пределах норм естественной убыли — на расходы, при отсутствии виновных лиц — на прочие расходы. В документе списания выберите соответствующую статью затрат и убедитесь, что сумма не «зависла» на счёте 94 на конец периода без решения.
Нужен ли сканер штрихкодов или ТСД для инвентаризации?
Нет, это необязательно: фактические количества можно внести вручную с бумажной описи. Сканер или ТСД существенно ускоряют пересчёт и снижают число ошибок ввода на складах с большой номенклатурой, но методика документального оформления от этого не меняется.