Как в 1С оформить доставку товара

Доставка товара в 1С может оформляться по-разному в зависимости от конфигурации и сценария: собственным транспортом компании, силами перевозчика или как услуга доставки для покупателя. От выбранного сценария зависит, какие документы создавать, куда отнести расходы и какие печатные формы потребуются.

В большинстве типовых решений — «1С:Управление торговлей 11», «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Комплексная автоматизация» — базовый механизм доставки уже встроен. Для работы с ним нужно включить соответствующие функциональные опции, настроить справочники и выбрать способ учёта транспортных расходов.

Ниже разобраны основные сценарии: доставка собственным транспортом, доставка перевозчиком, учёт стоимости доставки в себестоимости товара и отдельная продажа услуги доставки покупателю. Также рассмотрены печатные формы и типичные ошибки при оформлении.

Какие сценарии доставки существуют в 1С

Прежде чем оформлять документы, определите, кто фактически выполняет доставку и кто несёт расходы. От этого зависит вся цепочка учёта.

Первый сценарий — доставка собственным транспортом продавца. Расходы на топливо и зарплату водителя учитываются как затраты организации, а покупателю доставка либо включается в цену, либо выставляется отдельной услугой. Второй сценарий — привлечение транспортной компании: тогда появляется документ поступления услуг от перевозчика, а стоимость перевозки либо включается в себестоимость товара, либо относится на расходы периода.

Третий вариант — покупатель забирает товар сам, но продавец оформляет транспортные документы для сопровождения груза. В этом случае расходов на доставку у продавца нет, но печатные формы (ТТН или транспортная накладная) всё равно нужны для перевозки.

Маршрут решения

Как выбрать сценарий

Доставку выполняет ваш водитель на машине компанииОформляйте реализацию с признаком доставки и учитывайте расходы как затраты на продажу

Груз везёт транспортная компанияДобавьте документ поступления услуг от перевозчика и распределите стоимость на товары или расходы

Покупатель оплачивает доставку отдельноДобавьте в реализацию номенклатуру с типом «Услуга» — «Доставка»

Покупатель забирает товар самовывозомДостаточно реализации, при перевозке на его транспорте оформите транспортную накладную без учёта расходов

Включение функциональности доставки

В «1С:Управление торговлей 11» перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка». Установите флажок «Доставка товаров» — станет доступна группа настроек: управление доставкой, отслеживание статусов, использование зон доставки.

В «1С:Управление нашей фирмой» путь похожий: «Настройки» → «Ещё больше возможностей» → раздел «Закупки» или «Продажи», где включаются опции учёта транспортных расходов и доставки. В «1С:Комплексной автоматизации» настройки доставки находятся там же, где и в УТ 11, поскольку механизм общий.

Дополнительно проверьте справочники: «Перевозчики» (контрагенты с соответствующей ролью), «Транспортные средства», «Водители», «Зоны доставки». Эти данные понадобятся при оформлении заданий на перевозку и печати транспортных накладных.

Оформление реализации с доставкой

Базовый документ — «Реализация товаров и услуг» (в УНФ — «Расходная накладная»). Создайте его стандартным способом: укажите контрагента, договор, склад и табличную часть с товарами.

Если доставка оплачивается покупателем отдельно, добавьте в табличную часть номенклатуру с типом «Услуга» — например, «Доставка товара». Услуга попадёт в счёт и акт вместе с товаром, а НДС будет рассчитан по ставке услуги. Это самый простой способ выставить покупателю стоимость доставки без дополнительных документов.

В УТ 11 в шапке документа доступен блок «Доставка»: укажите способ доставки (силами продавца, перевозчика, самовывоз), адрес доставки, перевозчика и при необходимости зону. Эти данные автоматически подтянутся в транспортную накладную и задание на перевозку.

1. 1
   Создайте документ «Реализация товаров и услуг» и заполните товары
2. 2
   В блоке «Доставка» укажите способ доставки, адрес и перевозчика
3. 3
   Если доставка платная — добавьте услугу «Доставка» в табличную часть
4. 4
   Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
5. 5
   Распечатайте ТОРГ-12, УПД и при необходимости транспортную накладную

Учёт расходов на доставку перевозчиком

Когда груз везёт транспортная компания, её счёт оформляется документом «Поступление товаров и услуг» с типом операции «Услуги» (в УНФ — «Приходная накладная» с услугой). В табличной части укажите услугу «Транспортные услуги» и счёт затрат.

Ключевой вопрос — куда отнести стоимость перевозки. Если доставка относится к конкретной закупке товара, расходы можно включить в себестоимость: в УТ 11 используйте документ «Поступление услуг и прочих активов» с распределением на документы поступления товаров. Тогда стоимость доставки увеличит стоимость товара на складе.

Если доставка связана с продажей (вы везёте товар покупателю за свой счёт), расходы относятся на счёт 44 «Расходы на продажу». В этом случае себестоимость товара не меняется, а затраты списываются при закрытии месяца.

Куда отнести расходы на доставку

В себестоимость товара

Подходит при доставке от поставщика на ваш склад. Увеличивает стоимость запасов, себестоимость продаж становится точнее, но требует распределения по документам

На расходы периода (счёт 44)

Подходит при доставке покупателю за ваш счёт. Проще в учёте, расходы списываются при закрытии месяца

Отдельной услугой покупателю

Подходит, когда доставка платная. Затраты на перевозчика всё равно идут на 44 счёт, а выручка от услуги компенсирует их

Задание на перевозку и статусы доставки

В УТ 11 при включённом управлении доставкой доступен документ «Задание на перевозку» (раздел «Склад и доставка»). Он объединяет несколько реализаций в один рейс: укажите транспортное средство, водителя, маршрут и добавьте заказы по точкам доставки.

Задание на перевозку позволяет отслеживать статусы: «Формируется», «К отправлению», «В пути», «Доставлено». Менеджеры видят состояние каждой доставки в рабочем месте «Управление доставкой» и могут оперативно отвечать покупателям на вопросы о сроках.

Если объёмы доставки небольшие, задание на перевозку можно не использовать — достаточно реализации с заполненным блоком «Доставка». Но при регулярной развозке по нескольким адресам механизм заметно упрощает контроль и печать маршрутных листов.

Печать транспортных документов

Для перевозки груза автотранспортом оформляется транспортная накладная. В УТ 11 и КА она печатается из документа реализации или задания на перевозку: кнопка «Печать» → «Транспортная накладная». Форма заполняется данными из блока «Доставка»: грузоотправитель, грузополучатель, перевозчик, пункты погрузки и выгрузки.

Устаревшая форма ТТН (1-Т) в типовых конфигурациях также доступна, однако для большинства перевозок достаточно транспортной накладной. Путевой лист оформляется отдельно — в типовых торговых конфигурациях его учёт ограничен, часто используются отраслевые решения или внешние печатные формы.

Проверьте перед печатью: адрес доставки в карточке контрагента и в документе, реквизиты перевозчика, наименование и количество грузовых мест. Ошибка в транспортной накладной может привести к отказу грузополучателя принимать товар или к претензиям при проверках.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения документов убедитесь, что учёт сформировался корректно. Откройте проводки реализации (кнопка «Дт/Кт»): должна быть списана себестоимость товара, начислена выручка и НДС. Если доставка оформлена услугой, она видна отдельной строкой выручки.

Проверьте отчёт «Валовая прибыль» или «Анализ себестоимости»: если транспортные расходы должны были попасть в себестоимость, убедитесь, что распределение прошло по нужным документам поступления. При отнесении на 44 счёт расходы появятся в отчёте о финансовых результатах после закрытия месяца.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки реализации

Норма

Списана себестоимость, начислены выручка и НДС; услуга доставки — отдельной строкой

Тревожный признак

Проводок нет, или услуга доставки списана со склада как товар

Себестоимость в отчётах

Норма

Транспортные расходы видны в себестоимости или на счёте 44 согласно выбранной схеме

Тревожный признак

Суммы перевозчика «висят» нераспределёнными

Транспортная накладная

Норма

Заполнены грузоотправитель, грузополучатель, перевозчик, адреса и количество мест

Тревожный признак

Пустые поля адреса или перевозчика

Частые вопросы

Можно ли оформить доставку без документа «Задание на перевозку»?

Да. Задание на перевозку нужно при регулярной развозке по нескольким адресам и для отслеживания статусов. Если доставка разовая, достаточно реализации с заполненным блоком «Доставка» — оттуда же печатается транспортная накладная.

Как выставить покупателю платную доставку?

Создайте номенклатуру с типом «Услуга» (например, «Доставка товара»), укажите цену и добавьте её в табличную часть реализации. Она попадёт в счёт, УПД и акт вместе с товаром, НДС начислится по ставке услуги.

Что делать, если перевозчик выставил счёт позже отгрузки товара?

Оформите поступление услуг тем месяцем, когда получены документы. Если расходы нужно включить в себестоимость уже проданного товара, распределение скорректирует себестоимость дополнительной записью — это нормальная практика, но проверьте, не закрыт ли период.

Почему в реализации нет блока «Доставка»?

Не включена функциональная опция. Перейдите в «НСИ и администрирование» → «Склад и доставка» и установите флажок «Доставка товаров». После сохранения настроек блок появится в документах. Потребуются права на изменение настроек.

Нужна ли транспортная накладная при самовывозе?

Если покупатель вывозит товар своим транспортом, транспортные документы оформляет он как грузовладелец. Продавцу достаточно ТОРГ-12 или УПД и доверенности (или электронного подтверждения полномочий) представителя покупателя.

Как учесть доставку при работе с маркетплейсами?

При схеме FBO доставку до склада маркетплейса оформляйте как перемещение на склад комиссионера с расходами на перевозчика. При FBS доставку конечному покупателю обычно выполняет служба маркетплейса, и её стоимость отражается в отчёте комиссионера как удержанное вознаграждение или услуга.