Торговля и Склад · 10 мин
Как в 1С настроить учет по складам
Как включить и настроить складской учет в 1С: создание складов, ордерная схема, распределительные склады, отчеты по остаткам и типичные ошибки настройки.
Складской учет в 1С позволяет видеть остатки товаров не общей цифрой по компании, а в разрезе конкретных мест хранения: основного склада, магазина, удаленного филиала или зоны отгрузки. Без такой настройки невозможно корректно оформлять перемещения, проводить инвентаризации по конкретному помещению и контролировать, откуда реально списывается товар при продаже.
Настройка сводится к нескольким последовательным шагам: включение функциональной опции, создание справочника складов, выбор схемы учета (простая или ордерная) и проверка движения товаров по документам. Дальше разберем каждый шаг на примере типовых конфигураций «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация» — в «Бухгалтерии предприятия» логика аналогична, но разделы меню отличаются.
Важный момент: изменение схемы складского учета в базе, где уже есть движения товаров, требует аккуратности. Перед любыми экспериментами сделайте резервную копию информационной базы — это займет несколько минут, но убережет от потери данных при ошибке.
Шаг 1. Включение функциональной опции складского учета
В типовых конфигурациях на платформе 1С:Предприятие 8.3 складской учет управляется функциональными опциями. Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» (в УТ 11) и установите флажок «Склады». После этого в справочниках появится раздел «Склады и магазины», а в документах — поле «Склад».
В «1С:Бухгалтерии 8» путь другой: «Администрирование» → «Параметры учета» → «Настройка плана счетов» → «Учет запасов», где включается опция «По складам (местам хранения)». Здесь же выбирается вариант ведения учета — по количеству или по количеству и сумме.
Если флажок недоступен для редактирования, проверьте права пользователя: изменение функциональности обычно доступно только пользователям с ролью «Администратор системы» или «Полные права». Также убедитесь, что база не находится в режиме совместимости с ограничениями.
Шаг 2. Создание складов в справочнике
Перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «НСИ» → «Склады и магазины» и создайте карточку для каждого реального места хранения. Минимально заполняется наименование, но для корректной работы стоит указать и тип склада: оптовый, розничный или неавтоматизированная торговая точка — от этого зависит, какие документы и цены будут применяться.
Отдельно обратите внимание на иерархию. В УТ 11 склады можно группировать: например, создать группу «Региональные склады» и вложить в нее склады филиалов. Это удобно для отчетов — остатки можно смотреть как по группе в целом, так и по каждому складу отдельно.
Не создавайте «виртуальные» склады без реальной необходимости. Каждый склад — это дополнительная аналитика во всех документах и отчетах, и избыточная детализация усложняет работу кладовщиков и бухгалтерии. Типичный признак избыточности: склад, по которому никогда не проводится инвентаризация и не формируются отчеты.
Шаг 3. Выбор схемы учета: простая или ордерная
Это ключевое решение при настройке. Простая (документальная) схема означает, что товар считается принятым на склад в момент проведения документа поступления. Ордерная схема разделяет финансовый и складской учет: менеджер оформляет «Реализацию товаров и услуг», а кладовщик отдельно подтверждает фактическую отгрузку документом «Расходный ордер на товары».
Сравнение схем учета
Подходит для небольших компаний, где один сотрудник оформляет документы и работает с товаром. Минимум документов, но нет контроля фактической отгрузки.
Нужна, когда документы оформляет офис, а товар отпускает склад. Позволяет отслеживать расхождения между учетными и фактическими отгрузками, но требует дисциплины: ордера должны проводиться своевременно.
Ордерная схема включается индивидуально для каждого склада: в карточке склада установите флажок «Ордерная схема при поступлении, отгрузке» и укажите дату, с которой она применяется. Можно включить ордерную схему только на оптовом складе, а магазин оставить на простой — это нормальная практика.
Учтите ограничение: при включении ордерной схемы на складе с ненулевыми остатками и незакрытыми документами могут возникнуть расхождения между учетными и складскими остатками. Перед включением завершите все отгрузки и поступления по этому складу и сверьте остатки.
Шаг 4. Настройка документов и перемещений между складами
После создания складов во всех товарных документах появляется обязательное поле «Склад». Проверьте, что в документах поступления указывается склад-получатель, а в реализациях — склад-отправитель. Если у пользователя основной склад один, задайте его в настройках пользователя, чтобы программа подставляла значение автоматически.
Для движения товара между своими складами используется документ «Перемещение товаров»: указываются склад-отправитель, склад-получатель и список номенклатуры. При ордерной схеме на одном из складов перемещение разбивается на этапы: списание ордером с одного склада и оприходование ордером на другой.
- 1Включите функциональную опцию «Склады» в настройках раздела
- 2Создайте карточки складов с корректными типами (оптовый/розничный)
- 3Решите для каждого склада, нужна ли ордерная схема, и включите ее в карточке склада
- 4Настройте подстановку склада по умолчанию для пользователей
- 5Проведите тестовое поступление, перемещение и реализацию
- 6Сверьте остатки в отчете «Остатки товаров на складах»
Шаг 5. Контроль остатков и отчеты по складам
Основной инструмент проверки — отчет «Остатки товаров на складах» (в УТ 11: раздел «Склад и доставка» → «Отчеты по складу»). Он показывает количественные остатки в разрезе складов и позволяет быстро увидеть, где товар есть, а где его не хватает. Для финансовой оценки используйте отчеты с себестоимостью.
При ордерной схеме дополнительно контролируйте отчет по расхождениям между оформленными документами и ордерами. Накопление «неподтвержденных» отгрузок — типичный симптом того, что кладовщики не проводят ордера, и учетные остатки перестают соответствовать фактическим.
Как проверить результат настройки
Сумма остатков по всем складам равна общему остатку по организации
Есть остатки «без склада» или отрицательные остатки по отдельным складам
Поле «Склад» заполнено во всех проведенных документах
Документы проводятся с пустым складом или не тем складом
Количество по ордерам совпадает с количеством в распоряжениях
Растет накопленная разница между распоряжениями и ордерами
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространенная ошибка — включение складского учета «задним числом» в базе с историей без перепроведения документов. Старые документы остаются без склада, и остатки «разваливаются»: часть товара числится на складах, часть — в никуда. Лечится обработкой группового перепроведения с заполнением склада, но делать это нужно в копии базы и лучше с участием специалиста.
Еще одно ограничение: складской учет в 1С — это учет по местам хранения, а не по адресам внутри склада (стеллажам, ячейкам). Если нужен адресный склад, в УТ 11 включается отдельная опция «Статусы приходных и расходных ордеров» совместно с ячеистым хранением, либо используются специализированные решения класса WMS.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вести учет по складам только для части товаров?
Нет, складская аналитика включается для всей номенклатуры сразу. Однако можно сгруппировать товары: для товаров, которые физически не хранятся (услуги, работы), склад в документах не требуется, так как они не проходят через складской учет. Если нужно разделение по характеристикам или сериям — это отдельные механизмы, включаемые в настройках номенклатуры.
Чем склад отличается от подразделения в 1С?
Склад — это место хранения товаров, а подразделение — организационная единица компании (отдел, филиал). Они решают разные задачи: склад отвечает за количественный учет остатков, подразделение — за распределение затрат и ответственности. В документах часто заполняются оба поля, и подменять одно другим не следует.
Как исправить остатки, если товар числится не на том складе?
Если ошибка обнаружена сразу — отмените проведение ошибочного документа, исправьте склад и проведите заново. Если период закрыт, оформите документ «Перемещение товаров» текущей датой с неправильного склада на правильный. При системных расхождениях с фактическими остатками проводится инвентаризация с последующим оприходованием или списанием.
Нужна ли ордерная схема для небольшого магазина?
Обычно нет. Ордерная схема оправдана, когда оформление документов и физическая работа с товаром разделены между разными сотрудниками или подразделениями. В малом магазине, где продавец сам принимает и отпускает товар, простая схема надежнее и требует меньше действий. Избыточные документы только увеличивают шанс, что какой-то ордер забудут провести.
Как посмотреть остатки сразу по всем складам одним числом?
В отчете «Остатки товаров на складах» снимите группировку по складам в настройках отчета или сверните группировку — отчет покажет суммарные остатки по номенклатуре. Аналогично работают оборотно-сальдовые ведомости по счетам 41 и 10 в «1С:Бухгалтерии» без субконто «Склады» в детализации.
Что важно запомнить
Учет по складам настраивается в три шага: включение функциональной опции, создание справочника складов и выбор схемы учета для каждого склада. Ордерную схему включайте только там, где действительно разделены обязанности офиса и склада. После настройки обязательно сверьте остатки отчетом и регулярно контролируйте расхождения между документами и ордерами.