Торговля и Склад · 11 мин
Как добавить склад в 1С: пошаговая инструкция
Как добавить склад в 1С: инструкция для УТ 11, ERP, УНФ и Бухгалтерии. Типы складов, права доступа, типичные ошибки и проверка результата.
Склад в 1С — это элемент справочника «Склады» (в некоторых конфигурациях — «Склады и магазины»), который используется во всех документах движения товаров: поступлениях, реализациях, перемещениях и инвентаризациях. Без корректно созданного склада невозможно вести количественный и суммовой учёт по местам хранения, а остатки будут «висеть» на старых позициях.
Процедура добавления склада проста: открыть справочник, создать элемент, заполнить наименование и тип, сохранить. Однако нюансы зависят от конфигурации — в Управлении торговлей 11, ERP, УНФ и Бухгалтерии предприятия расположение справочника и набор реквизитов отличаются. Кроме того, после создания склада часто требуется настроить права пользователей, подстановку склада по умолчанию и порядок ввода начальных остатков.
Ниже разобраны конкретные шаги для основных конфигураций, различия типов складов, типичные ошибки и способы проверить, что новый склад работает корректно в документах и отчётах.
Где находится справочник складов в разных конфигурациях
Расположение справочника — первое отличие между конфигурациями. В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» перейдите в раздел «НСИ и администрирование» и найдите ссылку «Склады и магазины». Если ссылка не видна, проверьте, что в настройках раздела включена функциональность «Склады» (флажок «Склады и магазины» в настройке НСИ).
В «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) справочник находится в разделе «Закупки» или «Компания» → «Склады». В «1С:Бухгалтерии предприятия» путь короче: раздел «Справочники» → «Склады». В старых конфигурациях на обычных формах (например, УТ 10.3) справочник доступен через меню «Справочники» → «Склады».
Как создать новый склад: пошаговые действия
Последовательность действий одинакова по логике во всех конфигурациях, отличаются только названия кнопок и реквизитов. Ниже — универсальный порядок на примере УТ 11.
- 1Откройте раздел «НСИ и администрирование» и перейдите в «Склады и магазины».
- 2Нажмите кнопку «Создать» (или «Создать склад»).
- 3Заполните наименование — понятное пользователям, например «Основной склад» или «Склад филиала Север».
- 4Выберите тип склада: оптовый, розничный или неавтоматизированная торговая точка (зависит от конфигурации).
- 5При необходимости укажите подразделение, ответственное лицо и порядок оформления накладных.
- 6Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что склад появился в списке.
В «1С:Бухгалтерии» форма проще: наименование, тип склада (оптовый, розничный, неавтоматизированная торговая точка) и комментарий. Для розничного склада в Бухгалтерии дополнительно указывается тип цен, по которому ведётся учёт товаров в рознице.
В УНФ при создании склада можно сразу задать вариант учёта — например, использовать ли склад для резервирования товаров под заказы покупателей. Эта настройка влияет на поведение документов «Заказ покупателя» и отчёт «Остатки товаров».
Типы складов и когда какой выбирать
Тип склада определяет, какие документы можно оформлять и как ведётся учёт. Ошибка в выборе типа — частая причина проблем с розничными продажами и отчётностью.
| Тип склада | Назначение | Особенности |
|---|---|---|
| Оптовый | Хранение и отгрузка товаров по оптовым документам | Учёт по ценам поступления, доступны все складские документы |
| Розничный (АТТ) | Автоматизированная торговая точка | Учёт по розничным ценам, продажи через «Отчёт о розничных продажах» или чеки |
| Неавтоматизированная торговая точка (НТТ) | Розница без учёта по номенклатуре | Учёт по общей сумме продаж, инвентаризация по товарному отчёту |
Если точка продаёт товары с пробитием чеков и списанием конкретной номенклатуры — выбирайте автоматизированную розничную точку. НТТ подходит только для точек, где учёт ведётся суммово, без детализации по товарам.
Сравнение вариантов
Подходит для основного хранения и оптовой отгрузки; розничные продажи с такого склада в типовой схеме не оформляются.
Нужен для магазинов с кассой и списанием товара по наименованиям; требует указания типа цен.
Для точек с суммовым учётом; проще в ведении, но невозможно получить остатки по конкретным товарам.
Настройки после создания: права, подстановка, остатки
Создание элемента справочника — только половина задачи. Чтобы склад реально использовался, обычно требуются дополнительные настройки.
Первое — права доступа. Если в программе заведено несколько пользователей и настроено разграничение прав, новый склад может быть недоступен части сотрудников. В УТ 11 и ERP проверьте профили групп доступа и настройки «Разрешить доступ к складам» в карточке пользователя. В Бухгалтерии ограничение по складам обычно задаётся через роли и настройки доступа на уровне записей (RLS), если она включена.
Второе — склад по умолчанию. Во многих документах склад подставляется автоматически из настроек пользователя или из договора с контрагентом. В УТ 11 это настраивается в разделе персональных настроек пользователя и в соглашениях с клиентами. Указание склада по умолчанию сокращает число ошибок при быстром вводе документов.
Третье — ввод начальных остатков. Если на физическом складе уже есть товар, его нужно отразить в программе: в УТ 11 документом «Ввод остатков» (или «Пересчет товаров» / «Оприходование излишков»), в Бухгалтерии — «Ввод остатков» по счёту 41 с указанием нового склада. Без этого остатки в отчётах будут нулевыми, а списания приведут к отрицательным остаткам.
Как проверить, что склад работает корректно
После создания склада и настройки выполните контрольную проверку: оформите тестовый документ и сформируйте отчёт по остаткам.
Как проверить результат
Склад выбирается из списка, документ проводится без ошибок
Склад не виден в списке выбора или документ не проводится
Новый склад отображается в отчёте, остатки соответствуют введённым документам
Склад отсутствует в отчёте или показывает нулевые/отрицательные остатки
Пользователь с ограниченными правами видит склад и может создавать документы
При открытии документа склад пустой или недоступен для выбора
Если документ проводится, а в отчёте склад не появляется, проверьте отбор в самом отчёте — часто там стоит фильтр по конкретному складу или группе складов, и новый элемент просто исключён настройкой.
Типичные ошибки при добавлении складов
Большинство проблем возникает не на этапе создания, а из-за пропущенных настроек вокруг него.
Отдельная ситуация — пометка на удаление старого склада после открытия нового. Перед этим убедитесь, что на старом складе нулевые остатки (сформируйте отчёт по остаткам), а товары перенесены документом «Перемещение товаров», а не ручным списанием и оприходованием — перемещение сохраняет корректную себестоимость.
Если складов несколько, сразу договоритесь о едином правиле наименований — например, «Город — Адрес — Тип». Это избавит от дублей при ручном вводе и упростит поиск в документах и отчётах.
Особенности в обменах и распределённых базах
Если база обменивается данными с другой конфигурацией (например, УТ обменивается с Бухгалтерией или с интернет-магазином), новый склад должен корректно участвовать в синхронизации. Проверьте правила конвертации: в типовых обменах склады сопоставляются по наименованию или по уникальному идентификатору, и несовпадение приводит к созданию дублей на принимающей стороне.
В распределённых информационных базах (РИБ) новый склад, созданный в периферийном узле, может не попасть в центральную базу, если узел не входит в состав плана обмена для этого объекта. Создавайте справочники в центральном узле, если правилами РИБ не предусмотрено обратное.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить тип склада после того, как по нему уже проведены документы?
Технически тип склада в карточке можно изменить, но это рискованная операция: документы прошлых периодов могут перестать соответствовать новой логике учёта (например, суммовой учёт НТТ против количественного учёта АТТ). Безопаснее создать новый склад нужного типа и перенести остатки документом «Перемещение товаров», а старый пометить на удаление после обнуления остатков.
Почему новый склад не отображается в отчёте по остаткам?
Чаще всего в отчёте установлен отбор по конкретному складу или группе, и новый элемент в него не попадает. Откройте настройки отчёта и снимите или скорректируйте отбор. Вторая причина — по складу просто нет движений и остатков, а отчёт скрывает пустые строки.
Как удалить ошибочно созданный склад?
Выделите склад в списке и нажмите «Пометить на удаление» (клавиша Delete). Если по складу нет ссылок в документах, после этого его можно удалить окончательно через «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов». Если ссылки есть, программа покажет список объектов, которые нужно сначала обработать.
Нужно ли что-то настраивать в Бухгалтерии после добавления склада в УТ?
Если базы связаны обменом, склад из УТ перенесётся в Бухгалтерию при очередной синхронизации — при условии, что правила обмена корректно сопоставляют справочник. Выполните обмен и проверьте, что в Бухгалтерии не появился дубль склада с похожим наименованием.
Можно ли разграничить доступ так, чтобы менеджер видел только свой склад?
Да. В УТ 11 и ERP это настраивается через группы доступа и профили с ограничением по складам, а также через механизм ограничения доступа на уровне записей. В простых случаях достаточно задать пользователю склад по умолчанию и убрать из профиля права на документы по другим складам.
Что делать, если складов стало слишком много и в них путаются сотрудники?
Используйте группы (папки) внутри справочника «Склады» — например, «Оптовые», «Розница», «Филиалы». Дополнительно задайте каждому пользователю склад по умолчанию, чтобы в документах подставлялось нужное значение автоматически, а не выбиралось вручную из длинного списка.
Что важно запомнить
Склад добавляется через справочник «Склады» («Склады и магазины»): создать элемент, указать наименование и тип, записать. После создания проверьте права пользователей, склад по умолчанию, ввод остатков и участие склада в обменах. Контрольный признак корректной настройки — склад доступен в документах и отображается в отчёте по остаткам.