Торговля и Склад · 9 мин
Как добавить продавца в 1С: пошаговая инструкция
Как добавить продавца в 1С: создание сотрудника и пользователя, настройка ролей и прав, указание продавца в чеке и заказе. Подробная инструкция для УТ, Розницы и УНФ.
Продавец в 1С — это не отдельный объект, а комбинация нескольких элементов: физического лица или сотрудника в справочнике, пользователя информационной базы для входа в систему и, при необходимости, кассира ККТ для фискальных документов. В зависимости от конфигурации (Управление торговлей 11, Розница 2/3, УНФ, Комплексная автоматизация) состав действий немного отличается, но общая логика одинакова.
Чаще всего задача возникает в трёх ситуациях: принят новый продавец в розничный магазин и ему нужно открыть РМК, менеджер по продажам должен указываться в заказах и счетах для расчёта комиссионных, либо требуется разграничить права между сотрудниками торгового зала. Во всех случаях начинать нужно со справочника сотрудников (или физических лиц), а не с создания пользователя.
Ниже разобран полный цикл: от заведения карточки сотрудника до проверки, что продавец корректно подставляется в документы и попадает в отчёты по продажам. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации на управляемых формах; в самописных и сильно доработанных решениях названия разделов могут отличаться.
Определитесь, в каком качестве нужен продавец
Перед созданием элементов уточните, зачем продавец добавляется. Если он только должен фигурировать в документах (заказ, реализация, чек) для аналитики и расчёта премий — достаточно записи в справочнике сотрудников. Если ему нужно самостоятельно работать в программе — потребуется пользователь с ролями. Если он пробивает чеки на подключённой кассе — понадобится ещё и настройка кассира в параметрах оборудования.
Как выбрать действие
В Управлении торговлей 11 продажи по сотрудникам ведутся через поле «Менеджер», в Рознице — через «Продавец» в чеке ККМ, в УНФ — через «Ответственный» и «Менеджер». Убедитесь, что в функциональности программы включён соответствующий учёт: в УТ это раздел «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи».
Создайте сотрудника в справочнике
Откройте раздел «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Кадры» (в УТ и КА) или «Нормативно-справочная информация → Сотрудники». Нажмите «Создать» и заполните ФИО. Если в базе ведётся кадровый учёт, сотрудника создают через раздел «Кадры → Сотрудники» с привязкой к физическому лицу и подразделению.
Обратите внимание на поле «Подразделение» и «Организация»: от них зависит, в каких документах сотрудник будет доступен для выбора. Если продавец работает в конкретном магазине (складе), в Рознице полезно сразу указать магазин в карточке или в настройках рабочего места — тогда в чеках он будет подставляться автоматически.
- 1Откройте справочник «Сотрудники» (или «Физические лица») и нажмите «Создать»
- 2Заполните ФИО, при необходимости — подразделение, должность, организацию
- 3Запишите карточку и проверьте, что сотрудник доступен в списке выбора поля «Менеджер» в тестовом документе
Если продавец уже есть в справочнике, но не отображается в документах, проверьте, не стоит ли у него пометка на удаление и не заполнен ли признак архивности/увольнения. Уволенные сотрудники в типовых конфигурациях скрываются из быстрого подбора.
Заведите пользователя для входа в программу
Если продавец будет сам работать в 1С, перейдите в «НСИ и администрирование → Администрирование → Пользователи и права → Пользователи» и создайте нового пользователя. В поле «Физическое лицо» (или «Сотрудник») укажите созданную на предыдущем шаге карточку — это свяжет учётную запись с продавцом, и документы будут автоматически заполняться его именем.
Задайте имя входа и пароль. Для розничных точек, где важна скорость, в Рознице доступна авторизация по штрихкоду карты сотрудника или по паролю прямо в РМК — это настраивается в карточке пользователя и в параметрах рабочего места кассира.
Назначьте роли и права доступа
Права проще всего назначать через профили групп доступа, а не отдельными ролями. В разделе «Пользователи и права → Профили групп доступа» найдите типовой профиль «Продавец», «Кассир» или «Менеджер по продажам» (набор зависит от конфигурации) и включите в него пользователя. Так вы получите согласованный набор прав без риска забыть какую-то роль.
Для кассира в Рознице минимально нужны права на открытие и закрытие кассовой смены, пробитие чеков, возвраты и внесение/выемку денег. Право на аннулирование чеков и внесение изменений в закрытые документы лучше оставить только старшему продавцу или администратору — это снижает риск злоупотреблений и ошибок в фискальных данных.
Настройте продавца в РМК и в документах
В Рознице откройте «Настройки → Рабочие места» (или «Администрирование → Рабочие места») и привяжите текущее рабочее место к магазину и кассе ККМ. При входе в РМК продавец выбирает себя из списка или сканирует карту — с этого момента все чеки будут проводиться от его имени, а в отчёте «Продажи по продавцам» появится его выручка.
В Управлении торговлей менеджер указывается в шапке заказа клиента, реализации и счёта на оплату. Чтобы поле заполнялось автоматически, проверьте связь пользователя с сотрудником (шаг выше) и настройки соглашений с клиентами — в соглашении можно зафиксировать конкретного менеджера для покупателя.
Как проверить результат
Продавец входит под своим логином и видит только разрешённые разделы
Ошибка «Нарушение прав доступа» или доступ ко всем разделам
Поле «Менеджер»/«Продавец» в чеке или заказе заполнено нужным сотрудником
Поле пустое или подставляется другой пользователь
Продавец присутствует в отчёте «Продажи по менеджерам»/«по продавцам» после проведения документа
Сотрудника нет в отчёте даже после проведения тестового чека
Типичные ошибки при добавлении продавца
Самая частая проблема — дубли в справочнике. Перед созданием новой карточки выполните поиск по фамилии: если сотрудник уже заведён (например, бухгалтерией для зарплаты), используйте существующую запись. Два разных элемента «Иванов И.И.» раздробят статистику продаж и усложнят расчёт премий.
Ещё одна ошибка — добавление продавца в файловой базе при работающих пользователях без проверки прав сразу после настройки. Всегда проверяйте результат под учётной записью самого продавца: проведите тестовый чек или заказ, сформируйте отчёт и убедитесь, что данные отражаются корректно.
Что важно запомнить
Продавец в 1С создаётся в три шага: карточка сотрудника в справочнике, пользователь с привязкой к этой карточке и профиль прав «Продавец» или «Кассир». Проверяйте результат тестовым документом и отчётом по продажам, а полные права не выдавайте.
Частые вопросы
Можно ли добавить продавца без создания пользователя?
Да. Если продавец только указывается в документах для аналитики и расчёта премий, достаточно записи в справочнике «Сотрудники» или «Физические лица». Пользователь нужен только тогда, когда человек сам входит в программу.
Продавец создан, но не подставляется в чек автоматически. Что проверить?
Проверьте три вещи: связь пользователя с физическим лицом в карточке пользователя, выбор продавца при входе в РМК (в Рознице он выбирается отдельно) и настройки рабочего места — касса и магазин должны быть привязаны корректно.
Как уволить продавца, чтобы он не потерялся в отчётах?
Не помечайте карточку на удаление — история продаж привязана к ней. Отключите пользователя (снимите флажок «Вход в программу разрешён») и, если ведётся кадровый учёт, оформите увольнение. Все прошлые документы и отчёты сохранят данные по этому сотруднику.
Один продавец работает в двух магазинах. Нужно ли заводить две карточки?
Нет, карточка сотрудника одна. В Рознице при входе в РМК продавец выбирает нужную кассу и магазин текущего рабочего места; в отчётах продажи будут группироваться и по магазинам, и по продавцам одновременно.
Как настроить расчёт комиссионных по продавцам?
В УТ 11 включите в настройках продаж учёт по менеджерам и заполните поле «Менеджер» в документах; для расчёта премий используются отчёты «Валовая прибыль по менеджерам» или механизмы мотивации в ЗУП при интеграции. Точные возможности зависят от конфигурации — в базовой Рознице расчёт премий обычно ведётся по данным отчёта «Продажи по продавцам».
Что делать, если продавец случайно создан дважды?
Выберите основную карточку (обычно ту, что связана с пользователем и кадровыми данными), а дубль пометьте на удаление. Если по дублю уже есть проведённые документы, используйте обработку поиска и замены дублирующихся значений либо оставьте обе записи и анализируйте продажи по обеим — удаление элемента с ссылками из документов невозможно.