Торговля и Склад · 10 мин
Как в 1С добавить приход товара
Как оформить приход товара в 1С: создание документа поступления, заполнение табличной части, проверка проводок, оприходование без документов и типичные ошибки.
Приход товара в 1С оформляется документом, который увеличивает складские остатки и, в зависимости от конфигурации, формирует бухгалтерские проводки и задолженность перед поставщиком. В большинстве конфигураций — «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», «ERP», «Бухгалтерия предприятия» — для этого используется документ «Поступление товаров и услуг» или «Приобретение товаров и услуг».
Корректно оформленный приход решает сразу несколько задач: товар появляется в остатках склада и становится доступен для продажи, фиксируется закупочная цена для расчёта себестоимости, а в учёте поставщика возникает обязательство по оплате. Ошибка на этом этапе приводит к расхождениям в остатках, неверной себестоимости и проблемам при сверке с контрагентом.
Ниже разобраны способы оформления прихода: стандартное поступление от поставщика, оприходование излишков, ввод остатков и загрузка данных из электронных документов. Инструкции применимы к типовым конфигурациям на управляемых формах; названия пунктов меню в вашей версии могут немного отличаться.
Какой документ использовать для прихода товара
Выбор документа зависит от хозяйственной ситуации. Стандартная закупка у поставщика оформляется поступлением, излишки при инвентаризации — оприходованием, начальные остатки при старте учёта — документом ввода остатков. Использовать поступление для всех случаев нельзя: оно создаёт задолженность перед контрагентом, что исказит взаиморасчёты.
Сравнение вариантов оформления прихода
Основной вариант при закупке у поставщика. Формирует остатки, себестоимость и задолженность перед контрагентом.
Для излишков по инвентаризации или поступления без поставщика. Не создаёт задолженности, но требует указания статьи доходов.
Только при старте учёта в новой базе. В рабочей базе использовать для обычных приходов нельзя.
Когда ведётся учёт по заказам поставщикам: документ заполняется автоматически из заказа, снижая риск расхождений.
Если компания работает по заказам поставщикам, правильнее создавать поступление на основании заказа: тогда программа свяжет документы, и вы увидите незакрытые позиции заказа. Это же упрощает сверку — сразу видно, что пришло не то или не в том количестве.
Пошаговое создание поступления товаров
В «1С:Бухгалтерии» документ находится в разделе «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)». В «Управлении торговлей» и ERP — в разделе «Закупки» → «Документы закупки» → «Приобретение товаров и услуг». Создайте новый документ кнопкой «Создать».
- 1Откройте список документов поступления и нажмите «Создать»
- 2Укажите дату и номер входящего документа поставщика
- 3Выберите контрагента-поставщика и договор
- 4Укажите склад, на который принимается товар
- 5Заполните табличную часть: номенклатура, количество, цена, ставка НДС
- 6Проверьте итоговую сумму и сумму НДС по документу
- 7Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть»
- 8Откройте движения документа и убедитесь, что остатки увеличились
Обязательные поля — организация, контрагент, склад и хотя бы одна строка с товаром. Дату документа ставьте по фактической дате приёмки: от неё зависят период отражения в учёте, курс пересчёта валютных цен и очерёдность списания партий при расчёте себестоимости.
Номер и дату входящего документа (накладной или УПД поставщика) заполняйте в специальных полях — не путайте их с внутренним номером, который 1С присваивает автоматически. Входящие реквизиты нужны для сверки, книги покупок и печатных форм.
Заполнение табличной части с товарами
Товары добавляются кнопкой «Добавить» (построчно), «Подобрать» (выбор из справочника номенклатуры) или через загрузку из файла. Для больших накладных удобнее подбор: откройте форму подбора, найдите позиции по наименованию или артикулу, укажите количество и перенесите в документ.
По каждой строке проверьте количество, цену и ставку НДС — именно из этих данных программа считает сумму, налог и себестоимость партии. Если поставщик работает без НДС, убедитесь, что ставка в строке «Без НДС», иначе налог попадёт в книгу покупок ошибочно.
Многие конфигурации поддерживают сканирование штрихкодов: курсор ставится в поле поиска, сканер добавляет товар в табличную часть автоматически. Это заметно ускоряет приёмку и снижает количество ошибок в количестве.
Проверка проводок и остатков после проведения
После проведения откройте кнопку «Дт/Кт» (в Бухгалтерии) или «Движения документа» (в УТ/ERP), чтобы увидеть сформированные записи. Типовая проводка поступления: Дт 41 «Товары» — Кт 60 «Расчёты с поставщиками», а сумма НДС отражается по дебету счёта 19.
Как проверить результат
В отчёте «Остатки товаров на складах» количество увеличилось на приход по документу
Остатки не изменились или изменились по другому складу
Есть Дт 41 — Кт 60 на сумму без НДС и Дт 19 на сумму налога
Проводок нет, счета другие или сумма не совпадает с документом
В отчёте по расчётам с контрагентом появилась задолженность перед поставщиком
Задолженность отсутствует или зависла на другом договоре
Сумма НДС документа совпадает с счётом-фактурой поставщика
Ставки НДС в строках не соответствуют документу поставщика
Дополнительно сформируйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41» или «Остатки товаров на складах» за дату документа. Если товар числится на нужном складе в нужном количестве — приход оформлен корректно.
Оприходование излишков и приход без поставщика
Когда товар появляется не от поставщика — излишки при инвентаризации, безвозмездное получение, возврат от комиссионера — используется документ «Оприходование товаров» (в УТ/ERP — «Оприходование излишков товаров»). Он увеличивает остатки без формирования задолженности перед контрагентом.
В документе укажите склад, номенклатуру, количество и учётную цену, по которой товар будет поставлен на баланс. В бухгалтерском учёте стоимость излишков относится на прочие доходы (Дт 41 — Кт 91.01), поэтому проверьте статью доходов в настройках документа.
Загрузка прихода из электронных документов
Если поставщик присылает документы через ЭДО (Диадок, СБИС и другие операторы), поступление можно создать автоматически из входящего УПД или накладной. В разделе обмена электронными документами откройте входящий документ и выберите действие «Создать документ поступления» — программа заполнит контрагента, строки, цены и НДС.
После автоматической загрузки обязательно сверьте сопоставление номенклатуры: если позиция поставщика не привязана к вашей карточке товара, программа либо создаст новую карточку с наименованием поставщика, либо оставит строку несопоставленной. Настройте соответствие номенклатуры контрагента один раз — последующие загрузки пройдут без ручной доработки.
При приёмке больших накладных удобно сначала создать документ без проведения, сверить фактическое количество с табличной частью прямо на складе, исправить расхождения и только потом проводить. Проведённый документ с ошибкой придётся сторнировать или корректировать, что создаёт лишние записи в учёте.
Типичные ошибки при оформлении прихода
Если ошибка обнаружена после проведения, не редактируйте документ «втихую» в закрытом периоде. Для исправления цен и количества предусмотрен документ «Корректировка поступления», а для возврата товара поставщику — «Возврат товаров поставщику». Эти документы сохраняют историю изменений и корректно отражаются в отчётности.
Что важно запомнить
Приход товара оформляется документом поступления: заполните поставщика, склад, строки с количеством и ценами, проведите и проверьте остатки, проводки и задолженность. Излишки оформляйте оприходованием, ошибки исправляйте корректировкой, а не ручным редактированием проведённых документов.
Частые вопросы
Можно ли добавить приход товара без договора с поставщиком?
В большинстве конфигураций договор обязателен для проведения поступления, так как по нему ведутся взаиморасчёты. Создайте договор с видом «С поставщиком» в карточке контрагента — на это уходит меньше минуты, а учёт останется корректным.
Как оформить приход, если товар пришёл раньше документов?
Проведите поступление фактической датой приёмки с пометкой о том, что документы поставщика ожидаются. Когда накладная или УПД придут, впишите входящие номер и дату в тот же документ. Если фактические цены отличаются, оформите корректировку поступления.
Почему после проведения товар не виден в остатках?
Чаще всего указан другой склад или документ проведён, но остатки смотрятся по другой организации. Проверьте склад в шапке документа и отбор в отчёте. Также убедитесь, что документ действительно проведён, а не просто записан.
Как изменить количество в уже проведённом поступлении?
Если период открыт и по партии не было продаж, можно перепровести документ с исправленным количеством. Если были последующие движения или период закрыт, используйте «Корректировку поступления» — она создаст исправительные записи без нарушения последовательности учёта.
Чем поступление отличается от перемещения товара?
Поступление увеличивает общий остаток компании — товар приходит извне. Перемещение лишь переносит товар между складами внутри организации, общий остаток не меняется. Для прихода от поставщика перемещение использовать нельзя.
Нужно ли вводить серии и сроки годности при приходе?
Если для вида номенклатуры включён учёт по сериям (лекарства, продукты, косметика), программа потребует указать серию и срок годности в строке поступления — без этого документ не проведётся. Это настраивается в политике учёта серий склада.