Торговля и Склад · 9 мин
Как добавить накладную в 1С
Как создать расходную и приходную накладную в 1С: заполнение документа, печать ТОРГ-12, проведение, типичные ошибки и проверка результата.
Накладная в 1С — это документ, которым оформляют поступление или отгрузку товаров. В типовых конфигурациях («Управление торговлей», «Бухгалтерия предприятия», «Комплексная автоматизация») это документы «Поступление товаров и услуг» и «Реализация товаров и услуг». Создать накладную можно вручную, на основании другого документа или загрузкой из файла — выбор зависит от того, как устроен ваш документооборот.
Ниже описан порядок работы в наиболее распространённых конфигурациях. Названия кнопок и разделов могут немного отличаться в зависимости от версии программы и настроенного интерфейса, но общая логика одинакова: выбираете раздел, создаёте документ, заполняете шапку и табличную часть, проводите.
Какую накладную нужно создать
Прежде чем открывать программу, определите тип операции. Приходная накладная (поступление) оформляет получение товара от поставщика: она увеличивает остатки на складе и создаёт задолженность перед контрагентом. Расходная накладная (реализация) оформляет отгрузку покупателю: уменьшает остатки и формирует дебиторскую задолженность.
Если нужно просто переместить товар между своими складами без смены собственника, используйте документ «Перемещение товаров» — накладная для этого не требуется. Также отдельно существует «Возврат товаров» — от поставщику и от покупателя, эти документы оформляются на основании исходной накладной.
Какой документ выбрать
Создание накладной вручную
Самый прямой способ — создать документ с нуля. В «1С:Бухгалтерии» откройте раздел «Покупки» (или «Продажи») и выберите ссылку «Поступление (акты, накладные)» либо «Реализация (акты, накладные)». В «Управлении торговлей» путь аналогичен: раздел «Закупки» или «Продажи», далее соответствующий журнал документов.
Нажмите кнопку «Создать» и выберите вид операции, если программа её запрашивает — например, «Товары (накладная)». Откроется форма нового документа с пустыми полями.
- 1Откройте раздел «Покупки» или «Продажи» и перейдите в журнал накладных
- 2Нажмите «Создать» и выберите вид операции
- 3Заполните контрагента, договор, организацию и склад
- 4Добавьте товары в табличную часть с количеством и ценами
- 5Проверьте итоговую сумму и НДС
- 6Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть»
Заполнение шапки документа
В шапке накладной указываются ключевые реквизиты. Обязательные поля: контрагент (поставщик или покупатель), договор, организация от вашего лица и склад. Если склад один, программа часто подставляет его автоматически из настроек пользователя.
Номер документа программа присваивает сама при записи — менять его вручную не нужно, это нарушит нумерацию. Дата документа должна соответствовать фактической дате операции: от неё зависят проводки, остатки и период, в который попадёт документ. Поле «Номер входящего документа» в приходной накладной заполните по бумажной накладной поставщика — это важно для сверок и учёта НДС.
Заполнение табличной части товарами
Товары добавляются кнопкой «Добавить» (построчно) или «Подбор» (открывает форму выбора из справочника номенклатуры с остатками и ценами). Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Сумма строки рассчитывается автоматически.
Если товара нет в справочнике, создайте карточку номенклатуры прямо из формы выбора — кнопкой «Создать». Укажите наименование, единицу измерения и вид номенклатуры: от вида зависят счета учёта в бухгалтерской конфигурации. Ошибка в виде номенклатуры приведёт к неверным проводкам.
В «Управлении торговлей» доступна загрузка табличной части из файла Excel или через обработку «Загрузка данных из табличного документа» — это удобно при больших накладных от поставщика. Также многие конфигурации поддерживают сканер штрихкодов: товары добавляются сканированием без ручного поиска.
Проведение документа и проверка результата
Кнопка «Провести» записывает документ и формирует движения по регистрам: меняются складские остатки, взаиморасчёты, а в бухгалтерской конфигурации — проводки. До проведения документ существует в базе, но не влияет на учёт.
После проведения проверьте результат. В «1С:Бухгалтерии» нажмите «Дт/Кт» — откроются сформированные проводки. В «Управлении торговлей» сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» и убедитесь, что остаток изменился на количество из накладной. Взаиморасчёты проверяются отчётом «Задолженность поставщикам» или «Задолженность покупателей».
Как проверить результат
Кнопка «Дт/Кт» показывает корректные счета и суммы
Проводок нет или счета не соответствуют операции
Остаток изменился ровно на количество из накладной
Остаток не изменился или ушёл в минус
Задолженность по контрагенту равна сумме накладной
Задолженность отсутствует или задвоена
Печать ТОРГ-12 и товарной накладной
Для печати откройте проведённую накладную и нажмите кнопку «Печать». В списке доступны формы: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Транспортная накладная», «Счёт-фактура» и другие. Выберите нужную — откроется предварительный просмотр, откуда документ отправляется на принтер или сохраняется в PDF.
Если печатная форма не заполняется полностью — например, пустые графы грузоотправителя — проверьте карточку организации и контрагента: адреса, ИНН, КПП и банковские реквизиты подставляются из справочников. Подписантов программа берёт из регистра ответственных лиц организации.
Если накладных много и они повторяются, используйте копирование: в журнале документов выделите накладную и нажмите F9 или «Скопировать». Программа создаст новый документ с теми же товарами — останется поменять дату, количество и цены.
Создание накладной на основании другого документа
Когда продажа начинается с заказа или счёта, накладную создают на основании: откройте исходный документ и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Программа перенесёт контрагента, договор и табличную часть автоматически, а между документами установится связь.
Этот способ снижает количество ошибок: не нужно повторно вводить позиции, а цены и скидки подтянутся из соглашения или заказа. Аналогично приходная накладная создаётся на основании «Заказа поставщику», а счёт-фактура — на основании самой накладной.
Типичные ошибки и ограничения
Учтите ограничения прав: если кнопка «Создать» недоступна, у вашей роли нет прав на добавление документов — обратитесь к администратору 1С. Также в закрытом периоде (после закрытия месяца или квартала) проведение может быть запрещено датой запрета редактирования.
Что важно запомнить
Накладная создаётся через раздел «Покупки» или «Продажи», проводится кнопкой «Провести» и сразу влияет на остатки и взаиморасчёты. Заполняйте входящие номера, проверяйте проводки и остатки после проведения, а повторяющиеся документы создавайте копированием или на основании заказа.
Частые вопросы
Что делать, если накладная не проводится?
Прочитайте сообщение об ошибке в нижней части окна — программа указывает причину: незаполненное обязательное поле, отсутствие остатков на складе, дата запрета редактирования или закрытый период. Устраните указанную причину и проведите документ повторно.
Как удалить ошибочно созданную накладную?
Сначала отмените проведение (кнопка «Ещё» → «Отменить проведение» или соответствующая команда в журнале), затем установите пометку удаления. Физически документ удалится после обработки «Удаление помеченных объектов», если на него нет ссылок из других документов.
Можно ли загрузить накладную из Excel?
Да. В «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» есть встроенная обработка загрузки из табличного документа. В «1С:Бухгалтерии» загрузка возможна через дополнительные обработки или сервисы обмена. Перед загрузкой приведите файл к простой структуре: колонки «Номенклатура», «Количество», «Цена».
Чем накладная отличается от счёта-фактуры?
Накладная оформляет факт передачи товара и движение остатков, а счёт-фактура — документ для учёта НДС. В 1С счёт-фактура обычно создаётся на основании накладной автоматически или отдельной командой в форме документа.
Как найти уже созданную накладную?
Откройте журнал документов в разделе «Покупки» или «Продажи» и используйте поиск по номеру, контрагенту или отбор по периоду и организации. Также работает полнотекстовый поиск по базе (Ctrl+Shift+F), если он включён администратором.
Почему после проведения накладной остатки не изменились?
Проверьте, что документ действительно проведён (в журнале он не должен быть серым), и что в отчёте выбран тот же склад, что указан в накладной. Также убедитесь, что товар учитывается на складе, а не числится как товар в пути или комиссионный.