Как в 1С сделать заказ поставщику: пошаговая инструкция

Документ «Заказ поставщику» фиксирует намерение компании закупить товары или услуги у контрагента и служит основой для дальнейших документов: поступления, оплаты и возвратов. Без корректно оформленного заказа сложно контролировать сроки поставки, согласовывать цены и сверять фактическое поступление с договорённостями.

В типовых конфигурациях — «1С:Управление торговлей 11», «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация» — документ находится в разделе закупок. Логика работы везде одинаковая: создаётся заказ, в нём указываются поставщик, номенклатура, цены и сроки, документ проводится, а затем на его основании оформляются поступление и оплата.

Ниже разобран полный цикл работы с заказом поставщику: от создания до контроля исполнения, а также типичные ошибки, из-за которых заказы «зависают» в учёте и искажают отчётность.

Где находится документ и когда он нужен

В «1С:Управление торговлей 11» заказ поставщику открывается через раздел «Закупки» → «Заказы поставщикам». В «1С:ERP» путь аналогичен: «Закупки» или «Бюджетирование и планирование» в зависимости от настроек. В «1С:Комплексная автоматизации» документ также расположен в блоке закупок.

Заказ обязателен, если в компании включён заказной схема учёта: тогда поступление товаров без заказа либо запрещено настройками, либо требует ручного отключения контроля. Если схема беспорядочная (поступления оформляются напрямую), заказ всё равно полезен — он позволяет планировать закупки, резервировать потребности и сверять цены поставщика с согласованными.

Проверить, используется ли заказная схема, можно в настройках: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Закупки» → флаг «Заказы поставщикам». Там же задаётся, обязателен ли заказ для поступления.

Подготовка: справочники и соглашения

Перед созданием заказа убедитесь, что в базе есть необходимые данные: карточка контрагента-поставщика, номенклатура с корректным типом («Товар» для складируемых позиций), склад поступления и, если используется, соглашение с поставщиком. Отсутствие этих элементов — самая частая причина, по которой заказ не проводится или заполняется вручную с ошибками.

Соглашение с поставщиком (в УТ 11 — «Соглашения об условиях закупок») определяет валюту, условия оплаты, ценовую группу и порядок расчётов. Если соглашение настроено, при выборе поставщика в заказе условия подставятся автоматически, а цены могут заполниться по зарегистрированным ценам поставщика. Это существенно снижает риск расхождений при сверке.

Также проверьте договор с контрагентом, если ведётся учёт по договорам, и убедитесь, что у пользователя есть права на создание документов закупок — иначе кнопка «Создать» будет недоступна.

Создание и заполнение заказа поставщику

Нажмите «Создать» в списке заказов. В шапке документа укажите поставщика — после выбора подтянутся соглашение, валюта и условия оплаты. Затем выберите организацию от своего лица, склад поступления и при необходимости подразделение и менеджера.

Табличную часть «Товары» заполните одним из способов: кнопкой «Добавить» с ручным выбором номенклатуры, подбором через «Подобрать товары» или заполнением по потребностям (если ведётся планирование закупок). Для каждой строки укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС пересчитаются автоматически.

Обратите внимание на поле «Дата поступления» — оно используется для контроля сроков поставки и в отчётах по просроченным заказам. Если поставка идёт частями, уточните, поддерживает ли ваша настройка частичное поступление: в типовых конфигурациях один заказ может закрываться несколькими документами поступления.

1. 1
   Откройте «Закупки» → «Заказы поставщикам» → «Создать»
2. 2
   Выберите поставщика и проверьте подставившееся соглашение, валюту и условия оплаты
3. 3
   Укажите организацию, склад и дату ожидаемого поступления
4. 4
   Заполните табличную часть товарами: количество, цены, НДС
5. 5
   Проверьте итоговые суммы и статус документа
6. 6
   Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть»
7. 7
   При необходимости выведите печатную форму заказа через кнопку «Печать»

Статусы, согласование и проведение

В УТ 11 заказ может работать со статусами: «Не согласован», «Согласован», «К поступлению», «Закрыт». Набор статусов задаётся в соглашении с поставщиком или в настройках закупок. Пока заказ не переведён в рабочий статус, поступление по нему может быть заблокировано — это защита от приёмки товара по несогласованным условиям.

Если в компании действует согласование закупок, после заполнения заказ передаётся ответственному лицу, которое проверяет цены и условия и переводит документ в статус «Согласован». Только после этого заказ считается действующим основанием для поступления.

Проведение документа фиксирует его в учёте: заказ попадает в отчёты по закупкам, начинает контролироваться его исполнение. Непроведённый заказ виден в списке, но не участвует в планировании и контроле — это частая причина «потерянных» заказов.

Поступление и оплата на основании заказа

Когда товар пришёл, поступление оформляется на основании заказа: в списке заказов выделите нужный документ и нажмите «Создать на основании» → «Поступление товаров и услуг». Табличная часть заполнится из заказа, останется сверить фактическое количество с документами поставщика и при необходимости скорректировать.

Если поступление частичное, укажите фактически принятое количество — остаток заказа останется открытым и будет контролироваться до полного закрытия. После полного поступления заказ автоматически или вручную переводится в статус «Закрыт».

Оплата поставщику также может оформляться с привязкой к заказу: в платёжном документе указывается объект расчётов. Это позволяет в отчётах видеть, по каким заказам есть долг, аванс или полная оплата. Если используется заявка на расходование денежных средств, она тоже создаётся на основании заказа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состояние заказа в списке

Норма

Есть отметка о проведении, статус соответствует этапу (согласован / к поступлению)

Тревожный признак

Документ не проведён или «висит» в статусе «Не согласован» при уже пришедшем товаре

Отчёт «Состояние исполнения заказов»

Норма

Заказанное количество сходится с поступившим по завершении поставки

Тревожный признак

Остаток к поступлению не равен нулю после полной приёмки — заказ не закрыт

Взаиморасчёты с поставщиком

Норма

Оплаты и поступления привязаны к заказу, долг виден корректно

Тревожный признак

Расчёты «висят» без объекта — сверка с поставщиком затруднена

Контроль исполнения и отчёты

Для контроля используйте типовые отчёты раздела закупок: «Состояние исполнения заказов поставщикам», «Просроченные поставки», «Заказы поставщикам». Они показывают, что заказано, что поступило, что оплачено и где есть просрочка по датам поставки.

Регулярно закрывайте исполненные заказы: открытые заказы с нулевым фактическим остатком искажают планирование и отчёты по потребностям. В УТ 11 есть обработка массового закрытия заказов — она доступна из списка документов.

Если поставщик отменил поставку или условия изменились, не удаляйте проведённый заказ: отмените строки через «Отмена непоставленных строк» или закройте заказ с указанием причины. Так сохранится история закупок и корректная аналитика.

Частые вопросы

Можно ли изменить заказ после того, как по нему оформлено поступление?

Да, но с ограничениями: нельзя уменьшить количество ниже уже поступившего. Если условия изменились, скорректируйте заказ, а затем при необходимости оформите корректировку поступления. При существенных изменениях удобнее отменить непоставленные строки и создать новый заказ.

Что делать, если поставщик привёз больше, чем заказано?

Либо откажитесь от излишков при приёмке, либо увеличьте количество в заказе (если позволяют настройки контроля превышения) и затем проведите поступление на фактическое количество. Принять сверх заказа без его изменения при включённом контроле не получится.

Почему в заказе не подставляются цены поставщика?

Цены подтягиваются из соглашения и зарегистрированных цен поставщика (документ «Регистрация цен поставщика» или установка цен в соглашении). Если цен нет или в соглашении не указан вид цен, табличную часть придётся заполнять вручную.

Нужен ли заказ поставщику для услуг?

Формально заказ может включать и услуги, но на практике для разовых услуг часто оформляют сразу «Поступление услуг и прочих активов». Заказ оправдан при длительных договорах с этапами и авансами, где нужен контроль исполнения.

Как распечатать заказ для отправки поставщику?

В проведённом документе нажмите кнопку «Печать» и выберите форму «Заказ поставщику». Если типовая форма не подходит по составу полей, её можно доработать через механизм внешних печатных форм или макеты в конфигураторе.

Можно ли создать один заказ на несколько складов?

В типовой УТ 11 склад указывается в шапке, но допускается построчное указание склада в табличной части, если включена соответствующая настройка ордерных складов и групп складов. Иначе на каждый склад создаётся отдельный заказ.