Торговля и Склад · 11 мин
Как в 1С оформить возврат товара поставщику
Как оформить возврат товара поставщику в 1С: создание документа, корректировка долга, НДС, типовые ошибки и проверка результата в УТ 11 и КА 2.
Возврат товара поставщику — обратная операция к закупке: организация отгружает поставщику ранее оприходованный товар и сторнирует задолженность или получает деньги обратно. В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация 2, ERP 2) для этого предусмотрен отдельный документ «Возврат товаров поставщику», который корректно списывает остатки со склада, формирует проводки и влияет на взаиморасчёты.
Ошибка в оформлении возврата приводит к расхождениям в остатках склада, зависшим долгам в отчётах по взаиморасчётам и проблемам с НДС. Поэтому важно не просто создать документ, а правильно связать его с исходным поступлением, выбрать корректную операцию и проверить результат по отчётам.
Ниже разобран практический порядок действий: от подготовки основания до контроля проводок и частых ошибок. Инструкция ориентирована на УТ 11 / КА 2 / ERP 2, но логика применима и к «1С:Бухгалтерии 8», где документ называется аналогично.
Когда оформляется возврат поставщику и какие есть основания
Возврат поставщику оформляется, когда товар уже оприходован на склад, но по какой-то причине должен быть отправлен обратно: брак, несоответствие комплектации, пересорт, возврат по условиям договора, излишняя поставка. Ключевой признак — товар принадлежал вашей организации и числился в учёте, значит, нужна полноценная отгрузка обратно, а не просто корректировка цены.
Если товар ещё не принят на склад и расхождение выявлено при приёмке, возврат не нужен — достаточно не принимать лишние позиции и оформить расхождения в документе поступления. Если же нужно изменить только цену или количество без физической отгрузки, используется документ «Корректировка поступления», а не возврат.
Перед созданием документа соберите основания: номер и дату исходного поступления, договор с поставщиком, претензию или акт о выявленных недостатках. Эти данные понадобятся для заполнения документа и последующих сверок.
Как выбрать действие
Подготовка: что проверить перед созданием документа
Сначала убедитесь, что возвращаемый товар есть в остатках на нужном складе. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (или «Ведомость по товарам на складах») и проверьте количество по конкретной номенклатуре. Если товар уже продан или списан, провести возврат без отрицательных остатков не получится — сначала разберитесь, где товар фактически.
Проверьте состояние взаиморасчётов с поставщиком по отчёту «Ведомость расчётов с поставщиками». Если поступление уже полностью оплачено, возврат создаст дебиторскую задолженность поставщика — он должен будет вернуть деньги. Если поступление не оплачено, возврат просто уменьшит ваш долг. От этого зависит, какие документы понадобятся дальше.
Также уточните настройки соглашения с поставщиком и договора: валюту, порядок расчётов, организацию. Несовпадение договора в возврате и поступлении — частая причина «зависших» сумм во взаиморасчётах.
Создание документа «Возврат товаров поставщику»
Самый надёжный способ — создать возврат на основании поступления. Откройте документ «Приобретение товаров и услуг» (в УТ 11) или «Поступление товаров и услуг» (в БП 3.0), по которому товар был оприходован, и нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику». Программа автоматически подставит контрагента, договор, склад, номенклатуру и цены из поступления.
В документе скорректируйте количество: по умолчанию подставляется весь объём поступления, оставьте только возвращаемые позиции и количество. Проверьте цены — возврат, как правило, оформляется по ценам исходной закупки, если иное не согласовано с поставщиком.
Если документ поступления недоступен или возврат собирается из нескольких поступлений, создайте документ вручную: раздел «Закупки» → «Возвраты товаров поставщикам» → «Создать». Заполните поставщика, договор, склад и добавьте товары в табличную часть, указав цены и ставки НДС вручную.
- 1Найдите исходный документ поступления товара
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику»
- 3Скорректируйте количество и оставьте только возвращаемые позиции
- 4Проверьте склад, договор, цены и ставки НДС
- 5Проведите документ и распечатайте ТОРГ-12 или УПД на возврат
- 6Проверьте остатки склада и взаиморасчёты по отчётам
НДС и отгрузочные документы при возврате
Возврат товара поставщику по общему правилу рассматривается как обратная реализация: вы отгружаете товар и выставляете поставщику отгрузочные документы — УПД или товарную накладную и счёт-фактуру. В документе возврата ставка НДС подставляется из поступления; проверьте, чтобы она соответствовала условиям сделки.
В 1С счёт-фактура на возврат создаётся на основании проведённого документа возврата стандартной командой. При этом в книге продаж возврат отразится как реализация, а поставщик примет НДС к вычету. Если поставщик — не плательщик НДС, порядок оформления может отличаться: уточните схему у бухгалтера до проведения документа, так как исправление налоговых регистров задним числом трудоёмко.
Печатные формы (ТОРГ-12, УПД) выводятся из документа возврата кнопкой «Печать». Реквизиты берутся из карточек организации и контрагента, поэтому перед печатью проверьте корректность адресов и ИНН.
Зачёт оплаты и взаиморасчёты после возврата
Если поступление не было оплачено, проведённый возврат автоматически уменьшит вашу кредиторскую задолженность перед поставщиком. Проверьте это в отчёте «Ведомость расчётов с поставщиками»: сумма долга должна уменьшиться на сумму возврата, а документ возврата должен появиться в расшифровке.
Если поступление уже оплачено, после возврата образуется дебиторская задолженность поставщика. Дальше возможны два варианта: поставщик возвращает деньги (тогда оформляется поступление на расчётный счёт со ссылкой на документ возврата или договор) либо долг зачитывается против будущих поставок. Для зачёта в УТ 11 используется документ «Взаимозачёт задолженности» или «Сверка взаиморасчётов» с последующей корректировкой.
Контрольный признак корректного закрытия операции: в ведомости расчётов по данному поставщику нет «зависших» сумм ни в дебете, ни в кредите после всех зачётов и оплат.
Как проверить результат
Количество уменьшилось ровно на возвращённое, отрицательных остатков нет
Остаток не изменился или ушёл в минус — документ не проведён или выбран не тот склад
Долг уменьшен на сумму возврата или появилась дебиторка, которую поставщик закроет оплатой
Сумма возврата «зависла» отдельной строкой — не совпадает договор или соглашение
Возврат отразился как реализация с корректной ставкой НДС
Записи нет — не создан счёт-фактура или документ не проведён
Особенности в разных конфигурациях 1С
В «1С:Бухгалтерии 8» документ называется «Возврат товаров поставщику» и находится в разделе «Покупки». Он формирует проводки по дебету 60-го счёта и кредиту 41-го, а НДС отражается через счёт-фактуру. Создание на основании поступления работает аналогично.
В УТ 11, КА 2 и ERP 2 логика шире: возврат участвует в товарном учёте, ордерной схеме склада и регламентированном учёте одновременно. Если на складе включён ордерный учёт, после возврата потребуется оформить расходный ордер на отгрузку — иначе складские и учётные остатки разойдутся.
В конфигурациях с обособленным учётом по заказам или проектам проверьте, чтобы возврат списывал товар с того же обеспечения, с которым он был оприходован, иначе останется «зависший» резерв.
Перед массовым возвратом по крупной поставке удобно сделать тестовый документ на одну позицию, провести его, проверить отчёты и только потом оформлять основной возврат. Это дешевле, чем исправлять проводки и регистры по всему документу.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — возврат с неверным складом или договором. Внешне документ проводится, но в отчётах появляются отрицательные остатки и «зависшие» расчёты. Всегда сверяйте склад и договор с исходным поступлением до проведения.
Вторая частая проблема — возврат вместо корректировки. Если физической отгрузки нет, а меняется только цена или количество по документам, возврат исказит складской учёт: товар «уедет» со склада, хотя физически остался. Для таких случаев предназначена «Корректировка поступления».
Третья группа ошибок — забытые последующие действия: не создан счёт-фактура, не оформлен расходный ордер при ордерной схеме, не закрыта дебиторская задолженность поставщика. Возврат — это цепочка документов, а не один документ.
Что важно запомнить
Возврат поставщику оформляется документом «Возврат товаров поставщику» на основании поступления, с корректными складом, договором и ценами. После проведения обязательно создайте счёт-фактуру, при ордерной схеме — расходный ордер, а затем проверьте остатки склада, взаиморасчёты и НДС по отчётам.
Частые вопросы
Можно ли оформить возврат, если документ поступления находится в закрытом периоде?
Технически можно, если снята дата запрета редактирования, но делать это без согласования с бухгалтером нельзя: изменится НДС и отчётность прошлого периода. Часто корректнее оформить возврат текущей датой со ссылкой на старое поступление, а налоговые корректировки провести по правилам исправления ошибок прошлых периодов.
Что делать, если возвращается только часть товара из поступления?
Создайте возврат на основании поступления и в табличной части оставьте только возвращаемые позиции, скорректировав количество. Остальные строки удалите. Сумма возврата пересчитается автоматически, а остаток поступления останется в учёте без изменений.
Почему после возврата в взаиморасчётах появилась дебиторская задолженность?
Это нормально, если поступление было полностью оплачено: вы вернули товар, и теперь поставщик должен вам деньги. Задолженность закрывается либо поступлением оплаты от поставщика, либо зачётом против новых поставок через документ взаимозачёта.
Нужен ли расходный ордер при возврате поставщику?
Если на складе включён ордерный учёт (ордерная схема), то да: после проведения возврата оформляется расходный ордер на отгрузку. Без него складские остатки не уменьшатся, хотя учётные уже изменятся, и возникнет расхождение между бухгалтерским и складским учётом.
Как оформить возврат, если поставщик не плательщик НДС?
Порядок зависит от условий договора и причины возврата. В ряде случаев обратная отгрузка оформляется без НДС, в других — через корректировку. Универсального ответа нет: до проведения документа согласуйте схему с бухгалтером, чтобы не исправлять налоговые регистры задним числом.
Можно ли удалить ошибочно проведённый возврат?
Документ можно отменить проведением и пометить на удаление, если по нему не созданы связанные документы (счёт-фактура, расходный ордер, оплаты). Сначала удалите или отмените зависимые документы, затем сам возврат. После этого перепроверьте остатки склада и взаиморасчёты — они должны вернуться к состоянию до возврата.