Торговля и Склад · 9 мин
Как в 1С сделать списание товара: инструкция по шагам
Как оформить списание товара в 1С:Управление торговлей и Бухгалтерии: пошаговая инструкция, документы списания, причины, проводки и типичные ошибки.
Списание товара в 1С — это регистрация уменьшения складских остатков по причинам, не связанным с продажей: порча, бой, истечение срока годности, недостача при инвентаризации, использование материалов на собственные нужды. Операция оформляется отдельным документом, чтобы остатки в программе совпадали с фактическими, а в учёте корректно отражались потери.
Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Управление торговлей 11 используется документ «Списание товаров», в 1С:Бухгалтерии 8.3 — «Списание товаров» или «Требование-накладная», в УНФ и Комплексной автоматизации — свои аналоги. Общая логика везде одинакова: выбирается склад, указывается номенклатура и количество, задаётся статья расходов или причина списания, документ проводится.
Ниже разобраны конкретные шаги для основных конфигураций, варианты оформления в зависимости от причины списания, проверка результата и типичные ошибки, которые приводят к расхождениям в учёте.
Когда нужно оформлять списание, а когда — другой документ
Списание применяется только тогда, когда товар уходит со склада без продажи и без перемещения на другой склад. Если товар передаётся между складами — нужен документ «Перемещение товаров». Если товар возвращается поставщику — «Возврат поставщику». Если товар используется как материал в производстве — «Требование-накладная» или документ производства.
Типичные причины списания: порча и бой товара, истечение срока годности, недостача по результатам инвентаризации, использование образцов на внутренние нужды, утеря товара при хранении или транспортировке. От причины зависит выбор статьи расходов и налоговые последствия — например, списание по недостаче и списание по истечении срока годности могут по-разному учитываться при расчёте налога на прибыль.
Списание товара в 1С:Управление торговлей 11
В УТ 11 документ находится в разделе «Склад и доставка» → «Списания, излишки, порчи товаров». Нажмите «Создать» и выберите тип операции — для обычного списания подходит «Списание». Если списание оформляется по итогам пересчёта, документ можно создать на основании «Пересчёта товаров» — тогда номенклатура и количество подставятся автоматически из расхождений.
В шапке документа укажите склад и организацию, от имени которой ведётся учёт. В табличной части добавьте товары: номенклатуру, характеристику (если ведётся учёт по характеристикам), количество. Если включён ордерный складской режим, после проведения документа потребуется оформить «Расходный ордер на товары» — без него фактическая отгрузка со склада не будет зарегистрирована.
В поле «Статья расходов» выберите аналитику списания: например, «Потери от порчи товаров» или «Недостачи товаров». Статья определяет, на какой счёт затрат попадёт сумма списания при отражении в регламентированном учёте. Проверьте, что у статьи корректно настроен вариант распределения и аналитика расходов.
- 1Откройте «Склад и доставка» → «Списания, излишки, порчи товаров»
- 2Создайте документ, выберите склад и организацию
- 3Добавьте товары: номенклатура, количество, при необходимости серии и характеристики
- 4Укажите статью расходов и аналитику
- 5Проведите документ
- 6При ордерном складе оформите расходный ордер
- 7Проверьте остатки отчётом «Остатки товаров на складах»
Списание товара в 1С:Бухгалтерии 8.3
В бухгалтерской конфигурации списание оформляется через раздел «Склад» → «Списание товаров». В документе укажите склад, добавьте номенклатуру и количество. На вкладке «Счёт списания» задайте счёт затрат — например, 91.02 для прочих расходов или 94 для недостач с дальнейшим распределением, и заполните субконто (статью затрат или прочих доходов и расходов).
Альтернатива — документ «Инвентаризация товаров на складе». После заполнения фактических остатков и проведения инвентаризации на её основании автоматически создаётся «Списание товаров» с недостающими позициями. Это правильный путь при списании по результатам ревизии: в учёте остаётся полная цепочка документов, подтверждающая обоснованность списания.
Если товар списывается на хозяйственные нужды (например, канцелярия, расходные материалы), вместо списания используйте «Требование-накладную» — она отражает передачу материалов в затраты подразделения, что корректнее с точки зрения управленческого учёта.
Как выбрать документ в зависимости от причины списания
Выбор инструмента влияет на проводки, налоговый учёт и возможность обосновать расходы при проверке. Универсальное правило: списание по инвентаризации всегда оформляйте через инвентаризационный документ, а разовую порчу — прямым документом списания.
Как выбрать действие
При списании по недостаче помните про НДС: в спорных случаях налоговые органы требуют восстановить ранее принятый к вычету НДС по списанным товарам. Обосновывайте списание актами, результатами инвентаризации и приказами руководителя — 1С формирует учётную сторону, но первичные документы оформляются отдельно.
Проверка результата после списания
После проведения документа убедитесь, что остатки изменились корректно. В УТ 11 откройте отчёт «Остатки товаров на складах» или «Ведомость по товарам на складах» и проверьте, что количество по списанным позициям уменьшилось ровно на списанное. Отрицательные остатки — признак того, что списали больше, чем числилось.
В 1С:Бухгалтерии сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 (или 10 для материалов) с детализацией по номенклатуре. Проверьте, что кредитовый оборот соответствует себестоимости списанного товара, а дебет счёта затрат заполнен с правильной аналитикой.
Как проверить результат
Количество уменьшилось на списанное, минусов нет
Отрицательные остатки или остаток не изменился
Дт счёта затрат — Кт 41 (10), сумма равна себестоимости
Проводки отсутствуют или счёт списания не заполнен
По документу оформлен расходный ордер
Списание проведено, а товар на складе фактически числится
Типичные ошибки и как их избежать
Отдельная частая ситуация — списание при включённом контроле остатков. Если программа не даёт провести документ с сообщением о недостатке товара, сначала выясните причину расхождения: возможно, приход не оприходован, товар зарезервирован под заказ или учёт ведётся по характеристикам и сериям, а в документе они указаны не те.
Ограничения и нюансы учёта
Если ведётся учёт по сериям (лекарства, продукты, маркированные товары), в списании обязательно указывайте серию и срок годности — иначе остатки по сериям разойдутся с фактическими. Для маркированных товаров дополнительно требуется вывод из оборота в системе «Честный ЗНАК»: списание в 1С само по себе коды из оборота не выводит.
При работе с ЕГАИС (алкоголь) списание оформляется актом списания в УТМ ЕГАИС, и только после подтверждения фиксации расхождения закрываются в 1С. Обратная последовательность приведёт к зависшим остаткам в ЕГАИС.
Что важно запомнить
Списание оформляется документом «Списание товаров» с указанием склада, количества и статьи расходов. По инвентаризации создавайте списание на основании инвентаризационного документа, на ордерном складе не забывайте расходный ордер, а после проведения всегда сверяйте остатки отчётом.
Частые вопросы
Чем списание отличается от перемещения товара в 1С?
Перемещение переносит остатки между складами внутри учёта — товар остаётся в собственности организации. Списание выводит товар из учёта полностью с отнесением стоимости на расходы. Если товар физически переехал на другой склад, списание создаст ложную недостачу.
Можно ли списать товар, если его нет в остатках?
При включённом контроле остатков программа не даст провести документ. Сначала проверьте приходные документы, резервы, характеристики и серии. Отключать контроль остатков ради списания не следует — это приводит к отрицательным остаткам и искажению себестоимости.
Как списать недостачу по итогам инвентаризации?
Проведите документ «Инвентаризация товаров» (в УТ 11 — «Пересчёт товаров»), зафиксируйте фактические остатки, затем на его основании создайте «Списание товаров» — недостающие позиции подставятся автоматически. Так в учёте сохраняется обоснование списания.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании товара?
Однозначной нормы нет: при списании в рамках норм естественной убыли и по документально подтверждённым причинам НДС обычно не восстанавливают, но налоговые органы нередко предъявляют претензии. Решение принимайте с бухгалтером, обеспечив документальное обоснование списания.
Как списать маркированный товар?
Помимо документа списания в 1С, требуется вывод кодов маркировки из оборота в «Честном ЗНАКе» — обычно через документ «Вывод из оборота ИС МП» с указанием причины (утрата, порча, истечение срока годности). Без этого коды продолжат числиться в обороте.
Что делать, если списание проведено ошибочно?
Если период открыт — распроведите и удалите документ, затем перепроведите зависимые документы. Если период закрыт — оформите корректировку текущей датой (сторнирующий документ или оприходование). После исправления проверьте остатки и себестоимость отчётами.