Как в 1С:Бухгалтерии внести прослеживаемый товар

Прослеживаемые товары — это товары, включённые в перечень Правительства РФ, движение которых контролируется государством через систему национальной прослеживаемости. К ним относятся, например, мониторы, проекторы, отдельные виды оборудования, детская одежда, колёсные тракторы и ряд других позиций. По каждой такой единице товара в учёте фиксируется регистрационный номер партии товара (РНПТ), который продавец обязан передавать покупателю и отражать в отчётности.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 учёт прослеживаемых товаров встроен в типовую функциональность: программа позволяет указать признак прослеживаемости в карточке номенклатуры, фиксировать РНПТ при поступлении и реализации, а также формировать уведомления и отчёты по операциям с прослеживаемыми товарами. Ниже разобран полный цикл — от настройки до проверки результата.

Материал ориентирован на актуальные релизы конфигурации «1С:Бухгалтерия 8». Если ваш релиз устарел, часть описанных документов и полей может отсутствовать — в этом случае сначала обновите конфигурацию.

Что понадобится перед началом работы

Перед тем как вносить прослеживаемый товар, убедитесь, что выполнены базовые условия. Во-первых, у вас должен быть актуальный релиз 1С:Бухгалтерии — механизмы прослеживаемости регулярно дорабатываются, и в старых версиях нужные документы могут отсутствовать или работать некорректно. Проверить версию можно через «Администрирование — Обслуживание — Результаты обновления» или через сведения о программе.

Во-вторых, у вас на руках должны быть документы поставщика с указанием РНПТ — это регистрационный номер партии товара, который присваивается при ввозе или производстве. Без РНПТ корректно оприходовать прослеживаемый товар невозможно: номер потребуется и для реализации, и для отчётности.

В-третьих, если вы будете сдавать уведомления в электронном виде, потребуется действующая электронная подпись и настроенный обмен с контролирующими органами (1С-Отчётность или аналогичный сервис).

Включение учёта прослеживаемых товаров в настройках

По умолчанию функциональность прослеживаемости может быть скрыта. Откройте «Главное — Функциональность» (или «Администрирование — Параметры учёта — Функциональность» в зависимости от релиза) и на закладке «Запасы» установите флаг «Прослеживаемые товары». После включения в интерфейсе появятся соответствующие поля в номенклатуре и документах, а также документы уведомлений в разделе покупок или продаж.

Дополнительно проверьте настройки налогов и отчётов: «Главное — Налоги и отчёты». Если организация ведёт раздельный учёт НДС, убедитесь, что настройки учёта НДС корректны, поскольку по импортным прослеживаемым товарам есть особенности отражения НДС.

1. 1
   Откройте Главное — Функциональность
2. 2
   На закладке Запасы установите флаг Прослеживаемые товары
3. 3
   Сохраните настройки и перезапустите список документов
4. 4
   Проверьте, что в номенклатуре появились поля ТН ВЭД и признак прослеживаемости

Создание карточки номенклатуры для прослеживаемого товара

Откройте «Справочники — Номенклатура» и создайте новую позицию (или отредактируйте существующую). Ключевые поля для прослеживаемого товара: код ТН ВЭД и признак прослеживаемости. Код ТН ВЭД выбирается из классификатора, встроенного в программу — начните вводить код или наименование, и программа предложит варианты.

После выбора кода ТН ВЭД, входящего в перечень прослеживаемых товаров, программа автоматически установит признак «Прослеживаемый товар» (поле может называться «Прослеживаемость»). Если признак не установился автоматически, проверьте актуальность классификатора ТН ВЭД — его можно обновить через сервисы 1С или вручную.

Также заполните единицу измерения — для прослеживаемых товаров она важна, так как в отчётности количество указывается в единицах, соответствующих коду ТН ВЭД. Если поставщик отгружает в единицах, отличных от ваших учётных, настройте дополнительные единицы измерения с коэффициентами пересчёта.

Оформление поступления прослеживаемого товара

Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» в разделе «Покупки». Заполните шапку стандартно: контрагент, договор, склад. В табличной части выберите номенклатуру с признаком прослеживаемости — после этого в строке появятся дополнительные поля: РНПТ и страна происхождения.

Введите РНПТ в точности как в документах поставщика. Если поставщик отгрузил одну строку товара с несколькими РНПТ (разные партии), строку нужно разбить: каждая комбинация «товар + РНПТ» отражается отдельной строкой с собственным количеством. Это принципиально важно — свернуть разные партии в одну строку нельзя.

Если поставщик прислал электронный УПД через ЭДО, используйте загрузку документа из ЭДО: программа подставит РНПТ автоматически, что исключает ошибки ручного ввода. После проведения документа проверьте движения — в проводках и регистрах должно быть видно количество в разрезе РНПТ.

Поступление от импортёра и собственный импорт

Если вы покупаете товар у российского поставщика, который сам импортировал товар, вы просто перенимаете РНПТ из его документов. Если же импортируете товар самостоятельно, РНПТ формируется на основании данных декларации на товары — в этом случае используется документ поступления с отражением таможенных данных, а после ввоза подаётся уведомление о ввозе прослеживаемых товаров.

Продажа прослеживаемого товара

Реализация оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» в разделе «Продажи». При выборе прослеживаемой номенклатуры программа автоматически подставит РНПТ из остатков — по принципу FIFO или по данным партионного учёта. Если товар поступал с несколькими РНПТ, проверьте, с какой партии идёт списание, и при необходимости скорректируйте вручную.

РНПТ обязательно попадает в печатную форму УПД и в электронный документ — покупатель получит номер партии для дальнейшего учёта. Перед отправкой электронного УПД убедитесь, что РНПТ заполнен: документ с прослеживаемым товаром без РНПТ может быть отклонён оператором ЭДО или вызвать вопросы у покупателя и налоговой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки по товару

Норма

В отчёте Остатки товаров (или складских отчётах) видно количество в разрезе РНПТ

Тревожный признак

Товар числится общей суммой без детализации по РНПТ

УПД при продаже

Норма

В печатной форме и электронном документе заполнено поле РНПТ

Тревожный признак

Поле РНПТ пустое, ЭДО выдаёт предупреждение

Карточка номенклатуры

Норма

Заполнен код ТН ВЭД, установлен признак прослеживаемости

Тревожный признак

Признак отсутствует, документы не требуют РНПТ

Отчётность по прослеживаемым товарам

По операциям с прослеживаемыми товарами предусмотрены уведомления: о ввозе (при импорте), о перемещении (при отдельных внутренних перемещениях, например на комиссию) и отчёт об операциях — для случаев, предусмотренных правилами прослеживаемости. В 1С:Бухгалтерии эти документы находятся в разделе «Покупки — Уведомления о ввозе прослеживаемых товаров» и «Продажи — Уведомления о перемещении прослеживаемых товаров» (точное расположение зависит от релиза).

Уведомление создаётся на основании документа поступления или перемещения: программа подтянет номенклатуру, количество и РНПТ автоматически. Перед отправкой проверьте сроки подачи — они регламентированы, и просрочка ведёт к штрафам. Отправка выполняется через 1С-Отчётность с использованием электронной подписи.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — рассинхронизация остатков по РНПТ: суммарно товара хватает, но по конкретному номеру партии остаток отрицательный или нулевой. Возникает она из-за ручного изменения РНПТ в реализациях или разбивки строк без учёта фактических партий. Лечится инвентаризацией остатков в разрезе РНПТ и корректировочными документами.

Вторая типичная ситуация — товар ошибочно заведён без признака прослеживаемости. В этом случае документы не требуют РНПТ, УПД уходит покупателю без номера партии, и ошибка вскрывается с задержкой. Проверяйте код ТН ВЭД при заведении каждой новой позиции из перечня прослеживаемых.

Часто задаваемые вопросы

Как узнать, входит ли мой товар в перечень прослеживаемых?

Прослеживаемость определяется кодом ТН ВЭД ЕАЭС. Сверьте код вашего товара с действующим перечнем, утверждённым Правительством РФ. В 1С:Бухгалтерии при выборе кода из актуального классификатора признак прослеживаемости подставляется автоматически — это удобный индикатор.

Что делать, если один товар пришёл с несколькими РНПТ?

Каждую партию отражайте отдельной строкой в документе поступления: одинаковая номенклатура, но разные РНПТ и соответствующее количество по каждой партии. Сводить их в одну строку нельзя — иначе учёт по партиям будет нарушен.

Можно ли продать прослеживаемый товар без указания РНПТ?

Нет. При реализации прослеживаемого товара РНПТ обязателен в УПД и товарных документах. Отгрузка без номера партии является нарушением правил прослеживаемости и может повлечь штрафы и претензии со стороны покупателя.

Нужно ли подавать уведомление при обычной продаже внутри РФ?

При обычной реализации российскому покупателю по договору купли-продажи уведомление, как правило, не подаётся — передача РНПТ происходит через УПД. Уведомления требуются при ввозе (импорте) и при отдельных видах перемещений, например при передаче на комиссию. Проверяйте состав операций по действующим правилам прослеживаемости.

Что делать, если в остатках отрицательное количество по РНПТ?

Проведите сверку движений по конкретному номеру партии: найдите документы, где РНПТ был изменён вручную или строка была разбита неверно. Исправьте ошибочные документы или оформите корректировку. Не оставляйте отрицательные остатки — они приведут к ошибкам при последующих продажах и в отчётности.

Работает ли учёт прослеживаемых товаров в старых релизах 1С:Бухгалтерии?

Механизм появился в релизах, выпущенных после введения системы прослеживаемости, и с тех пор неоднократно дорабатывался. Если в вашей версии нет полей РНПТ и документов уведомлений, обновите конфигурацию до актуального релиза — самостоятельные доработки в этой части не требуются.