Как в 1С 8.3 изменить статус счета на «Отгружен»

Статус «Отгружен» у счета на оплату покупателю в 1С 8.3 нужен, чтобы менеджеры видели, по каким счетам товар уже ушел со склада, а оплата еще не поступила. В типовых конфигурациях Управление торговлей 11, ERP и Комплексная автоматизация механизм статусов счетов встроен, но по умолчанию часто отключен — поэтому первая задача обычно не «поменять статус», а включить саму возможность его установки.

Важно понимать: статус счета — это информационный реквизит, он не формирует проводок и не двигает регистры. Сам факт отгрузки отражается документом «Реализация товаров и услуг» (или «Акт выполненных работ»), а статус лишь помогает контролировать этап сделки. Поэтому правильная схема работы выглядит так: выставили счет → получили оплату (или отгрузили по договоренности) → оформили реализацию → счет получил статус «Отгружен».

Ниже разобраны типовые сценарии для УТ 11.x и ERP 2: включение статусов, ручная смена, автоматическая установка при проведении реализации, особенности при частичной отгрузке и типовые ошибки.

Включение механизма статусов счетов

Если в форме счета нет поля «Статус», механизм отключен в настройках. В УТ 11 и ERP 2 перейдите: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи → Оптовые продажи. Найдите группу «Счета на оплату» и установите флажок «Статусы счетов на оплату» (в некоторых релизах — «Использовать статусы счетов на оплату покупателям»).

После включения программа предложит выбрать, какие статусы использовать. Типовой набор: «Не оплачен», «Частично оплачен», «Оплачен», «Готов к отгрузке», «Частично отгружен», «Отгружен», «Закрыт». Набор статусов и порядок их смены задается в настройках — там же определяется, какие статусы являются конечными.

Изменение настроек доступно пользователю с правами администратора или с ролью настройки НСИ. Если флажок неактивен, проверьте функциональную опцию использования счетов на оплату вообще — без нее статусы включить нельзя.

Ручное изменение статуса счета

Простейший способ — установить статус вручную. Откройте нужный документ через Продажи → Счета на оплату покупателям. В шапке документа найдите поле «Статус» и выберите из выпадающего списка значение «Отгружен». Запишите или проведите документ.

Менять статус можно и из списка документов, не открывая форму: выделите один или несколько счетов, нажмите правой кнопкой мыши и выберите команду «Установить статус» → «Отгружен» (в некоторых версиях команда находится в меню «Еще»). Это удобно для массовой обработки после отгрузки партии заказов.

Учтите, что при ручной установке программа не проверяет, была ли реальная отгрузка. Ответственность за соответствие статуса фактическому состоянию лежит на менеджере. Если в компании статус используют для контроля дебиторки, ручную установку лучше регламентировать.

1. 1
   Откройте раздел Продажи → Счета на оплату покупателям
2. 2
   Найдите нужный счет по номеру, контрагенту или сумме
3. 3
   Откройте документ и в поле «Статус» выберите «Отгружен»
4. 4
   Нажмите «Записать» или «Провести»
5. 5
   Проверьте в списке документов, что колонка «Статус» обновилась

Автоматическая установка статуса при отгрузке

Ручной режим удобен при небольшом количестве документов, но при массовых продажах статус «Отгружен» логично ставить автоматически — при проведении реализации, созданной на основании счета. В УТ 11 для этого используется механизм состояний и статусов, настраиваемый в разделе настроек продаж, а также обработка «Помощник продаж» или регламентные механизмы расчета состояний.

В типовой логике работы: если по счету оформлена реализация на полную сумму и количество, состояние счета переходит в «Отгружен». Если отгружена часть позиций — в «Частично отгружен». Программа анализирует связанные документы через введение на основании и структуру подчиненности.

Чтобы автоматика работала корректно, реализацию нужно создавать именно на основании счета (кнопка «Создать на основании» в форме счета), а не отдельным документом. Иначе связь между документами не установится, и состояние счета не пересчитается.

Особенности частичной отгрузки и заказов покупателя

Если товар отгружается частями, счет после первой реализации получит статус «Частично отгружен», а «Отгружен» появится только после отгрузки всего объема. Это нормальное поведение, а не ошибка. Если вам нужно считать счет закрытым при частичной отгрузке (например, покупатель отказался от остатка), финальный статус придется установить вручную или отменить неотгруженные позиции.

При работе через заказы покупателя цепочка длиннее: счет выставляется на основании заказа, а отгрузка оформляется по заказу. В этом случае статусы заказа и счета живут независимо. Статус счета пересчитывается по оплатам, а отгрузка контролируется по состоянию заказа. Уточните в своей конфигурации, какой документ является ведущим для контроля отгрузки — обычно это заказ.

Ручной или автоматический режим

Ручная установка статуса

Подходит при небольшом числе счетов и нестандартных договоренностях. Минус — зависит от дисциплины менеджеров, легко забыть обновить статус.

Автоматический пересчет по реализациям

Подходит при поточных продажах и стандартной цепочке «счет → реализация». Требует, чтобы реализации вводились строго на основании счетов.

Гибридный вариант

Автоматика для типовых отгрузок плюс ручная корректировка исключений. Оптимален для большинства торговых компаний.

Проверка результата и контрольные отчеты

После изменения статуса убедитесь, что он отображается корректно. Откройте список счетов — в нем должна быть колонка «Статус» (если ее нет, добавьте через «Еще → Изменить форму» или настройку списка). Отберите счета с отбором по статусу «Отгружен» и сверьте их с фактически отгруженными реализациями за период.

Для контроля используйте отчеты раздела «Продажи»: «Ведомость по заказам», «Анализ исполнения заказов» или «Состояние исполнения заказов». Они показывают оплаченные, но не отгруженные счета и наоборот — отгруженные, но не оплаченные. Расхождения между статусом счета и данными отчета — сигнал, что где-то нарушена цепочка документов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Поле «Статус» в форме счета

Норма

Установлено «Отгружен», документ проведен

Тревожный признак

Поле пустое или статус старый — документ не записан после изменения

Колонка «Статус» в списке счетов

Норма

Отображается актуальное значение после обновления списка

Тревожный признак

Статус не изменился — меняли в другой базе или без записи

Отчет по исполнению заказов

Норма

Счет со статусом «Отгружен» имеет реализацию на полную сумму

Тревожный признак

Статус «Отгружен», но реализации нет — статус установлен вручную без отгрузки

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — статус устанавливают, но забывают записать документ. В форме счета после выбора статуса обязательно нажмите «Записать» или «Провести», иначе изменение потеряется при закрытии.

Вторая типовая ситуация — пользователь ищет статус «Отгружен», а в списке его нет. Причина: в настройках статусов этот элемент отключен или переименован. Проверьте список используемых статусов в настройках продаж.

Третья ошибка — попытка изменить статус счета, который находится в закрытом периоде или заблокирован датой запрета редактирования. В этом случае программа выдаст сообщение о запрете изменения данных. Потребуется либо временно открыть период (это должен делать администратор или главный бухгалтер), либо установить статус через служебную обработку.

Отдельное ограничение: статус счета не влияет на регламентированный учет, налоги и отчетность. Не используйте его как основание для отражения выручки — бухгалтерские и налоговые последствия возникают только от документа реализации.

FAQ: частые вопросы по статусам счетов

Почему в форме счета нет поля «Статус»?

Механизм статусов отключен. Включите его в разделе «НСИ и администрирование → Продажи → Оптовые продажи», установив флажок использования статусов счетов на оплату. Также проверьте, что включена функциональная опция самих счетов на оплату покупателям.

Меняется ли что-то в проводках при установке статуса «Отгружен»?

Нет. Статус — информационный реквизит, он не формирует проводок и не двигает регистры. Отгрузка в учете отражается только документом «Реализация товаров и услуг».

Как массово установить статус «Отгружен» для нескольких счетов?

В списке счетов выделите нужные документы (с Ctrl или Shift), нажмите правую кнопку мыши и выберите команду установки статуса. Либо используйте типовую обработку группового изменения реквизитов из раздела «Администрирование».

Статус автоматически не меняется после проведения реализации. Что не так?

Чаще всего реализация создана не на основании счета, поэтому связь между документами отсутствует. Проверьте структуру подчиненности счета (кнопка «Связанные документы») — реализация должна там отображаться. Также убедитесь, что автоматический пересчет состояний включен в настройках.

Можно ли добавить свой статус, например «Отгружен частично, ждет доплаты»?

В типовых конфигурациях набор статусов счетов предопределен, но в настройках можно выбирать, какие из доступных статусов использовать. Для произвольных статусов потребуется доработка конфигурации программистом — добавление значения в перечисление и логику его установки.

Что делать, если счет отгружен, но потом покупатель вернул товар?

Оформите документ «Возврат товаров от покупателя» на основании реализации. Статус счета при этом автоматически может не измениться — проверьте его и при необходимости скорректируйте вручную, чтобы аналитика по отгрузкам оставалась достоверной.