Торговля и Склад · 11 мин
Как провести инвентаризацию в 1С 8.3
Пошаговая инструкция по проведению инвентаризации в 1С 8.3: создание приказа, заполнение ведомости, ввод фактических остатков, оприходование излишков и списание недостач.
Инвентаризация в 1С 8.3 проводится через связанную цепочку документов: приказ на проведение инвентаризации, инвентаризационная опись (ведомость) и документы отражения результатов — оприходование излишков и списание недостач. Точный набор документов зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерии 8.3» используется документ «Инвентаризация товаров», а в «1С:Управление торговлей 11» и «ERP» — «Приказ на проведение инвентаризации», «Пересчет товаров» и «Отражение результатов».
Главная логика процесса одинакова во всех конфигурациях: программа сравнивает учетные остатки на дату инвентаризации с фактическими количествами, которые вводит пользователь после физического подсчета. Расхождения автоматически оформляются документами, формирующими бухгалтерские проводки.
Ниже разобран полный цикл инвентаризации на примере «1С:Бухгалтерии 8.3» с уточнениями для «Управления торговлей», а также типичные ошибки и способы проверки результата.
Подготовка: что сделать до начала инвентаризации
До создания документов убедитесь, что все первичные документы по складу введены в базу: поступления, реализации, перемещения и списания должны быть проведены на дату инвентаризации. Непроведенные или «отложенные» документы исказят учетные остатки, и ведомость покажет неверные расхождения.
Проверьте остатки отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (41, 10, 43 — в зависимости от того, что инвентаризируете) или складским отчетом «Остатки товаров на складах». Если видите отрицательные остатки («минус»), сначала разберитесь с их причиной: инвентаризация на некорректных остатках даст ложные излишки и недостачи.
На время физического подсчета остановите движение товаров по инвентаризируемому складу: не отгружайте и не принимайте товар, иначе фактические данные разойдутся с ведомостью. В торговых конфигурациях можно установить дату запрета изменения данных или просто договориться с пользователями о паузе.
Создание документа инвентаризации в 1С:Бухгалтерии 8.3
Откройте раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров» (в некоторых релизах — «Покупки» → «Инвентаризация» или «Склад» → «Инвентаризация»). Создайте новый документ и заполните шапку: организацию, склад и дату. Дата документа определяет, на какой момент программа возьмет учетные остатки.
Нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе». Программа автоматически подберет все номенклатурные позиции с ненулевыми учетными остатками по выбранному складу и проставит количество и сумму по данным учета. Колонка «Количество фактическое» при этом обычно заполняется равной учетной — её вы и будете корректировать после подсчета.
Если инвентаризируется не весь склад, а конкретная группа товаров, заполните табличную часть вручную через «Подбор» или отредактируйте автоматически заполненный список, удалив лишние позиции. Для инвентаризации основных средств и материалов логика аналогична — используются соответствующие документы инвентаризации в разделах «ОС и НМА» и «Склад».
- 1Проведите все складские документы и проверьте остатки отчетом
- 2Создайте документ «Инвентаризация товаров», укажите организацию, склад и дату
- 3Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе»
- 4Распечатайте инвентаризационную опись (ИНВ-3) для комиссии
- 5Проведите физический подсчет и введите фактические количества в документ
- 6Проверьте колонку «Отклонение» — расхождения должны совпадать с актом комиссии
- 7Создайте документы оприходования излишков и списания недостачи
Физический подсчет и ввод фактических данных
Распечатайте инвентаризационную опись по кнопке «Печать»: доступны унифицированная форма ИНВ-3 (опись) и ИНВ-19 (сличительная ведомость). Опись передается инвентаризационной комиссии, которая проводит подсчет, взвешивание или обмер товаров и фиксирует фактические количества.
После подсчета вернитесь к документу и введите фактические количества в колонку «Количество фактическое». Программа автоматически рассчитает отклонение: положительное — излишек, отрицательное — недостача. Сумма отклонения считается по учетной цене (себестоимости) позиции.
Если на складе обнаружился товар, которого нет в учете вообще, добавьте его в табличную часть вручную с нулевым учетным количеством и фактическим по результатам подсчета. Для такого товара вся фактическая величина станет излишком.
Отражение результатов: излишки и недостачи
На основании проведенной инвентаризации создайте документы отражения результатов. В «1С:Бухгалтерии 8.3» из документа инвентаризации доступна команда «Создать на основании»: «Оприходование товаров» (для излишков) и «Списание товаров» (для недостач). Табличные части заполнятся автоматически только позициями с соответствующими отклонениями.
Излишки оприходуются по рыночной стоимости на дату инвентаризации — проводка Дт 41 (10, 43) Кт 91.01. Программа подставит учетную цену, но её следует скорректировать до рыночной, если она существенно отличается: от этой суммы зависит внереализационный доход в налоговом учете.
Недостачи списываются проводкой Дт 94 Кт 41 (10, 43), далее — по результатам расследования: на виновных лиц (Дт 73.02), на расходы в пределах норм естественной убыли (Дт 44, 20, 26) или на прочие расходы (Дт 91.02), если виновные не установлены. В документе «Списание товаров» счет списания указывается вручную — проверьте его перед проведением.
Как проверить результат
Учетное количество по складу совпадает с фактическим подсчетом
Остались расхождения — значит, не все излишки или недостачи отражены
Счет закрыт: недостачи отнесены на виновных лиц или расходы
На счете 94 «висит» сумма без дальнейшего распределения
Отклонения в ведомости совпадают с актом комиссии
Цифры в программе и в подписанных бумагах различаются
Инвентаризация в 1С:Управление торговлей 11
В «Управлении торговлей 11» процесс разбит на большее число этапов и начинается в разделе «Склад и доставка» → «Приказы на проведение инвентаризации». Приказ фиксирует склад, даты начала и окончания и основание проведения. Статусная модель не даст оформить пересчет без приказа.
На основании приказа создается документ «Пересчет товаров» — в него вводятся фактические количества. Удобный инструмент: пересчет можно заполнить по данным отчета «Остатки товаров», а ввод фактических значений вести с помощью сканера штрихкодов или терминала сбора данных, что резко сокращает ручной ввод на больших складах.
После завершения пересчетов результаты отражаются документами «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров», которые также создаются на основании приказа. Программа покажет рабочее место с расхождениями и предложит распределить их по документам автоматически.
Сравнение вариантов
Один документ «Инвентаризация товаров» плюс оприходование и списание на его основании. Подходит для небольших складов и простого учета.
Цепочка «Приказ → Пересчет товаров → Отражение результатов» со статусами, поддержкой ТСД и ордерного склада. Подходит для торговых компаний с большим ассортиментом.
Фактический подсчет сканером штрихкодов с выгрузкой в пересчет. Минимум ручного ввода, но требует настроенного оборудования и заполненных штрихкодов в номенклатуре.
Частые ошибки и как их избежать
Самая распространенная ошибка — ввод фактических данных в документ, заполненный на «вчерашнюю» дату, когда за время подсчета по складу прошли новые движения. Учетные остатки в ведомости «замораживаются» на дату документа, поэтому дату инвентаризации и фактический подсчет нужно максимально сблизить по времени.
Вторая типичная проблема — забытые документы отражения результатов. Пользователь проводит инвентаризацию, видит расхождения, но не создает оприходование и списание: остатки в учете не меняются, и к следующей инвентаризации ошибка накапливается.
Третья группа ошибок связана с себестоимостью: если по позиции нет себестоимости (нулевая партия, «минус» на складе), списание недостачи пройдет с нулевой суммой, а излишек оприходуется некорректно. Перед проведением документов результатов проверьте суммы в табличных частях.
Итоговая проверка и печатные формы
По завершении распечатайте комплект документов: приказ (ИНВ-22), инвентаризационную опись (ИНВ-3), сличительную ведомость (ИНВ-19) и при необходимости акт о результатах (ИНВ-26). Все формы доступны из документов по кнопке «Печать» и заполняются автоматически.
Финальная проверка: сформируйте отчет по остаткам склада на дату после проведения всех документов и сверьте его с фактическими данными комиссии. Полное совпадение означает, что инвентаризация отражена корректно.
Что важно запомнить
Инвентаризация в 1С 8.3 — это цепочка: подготовка учета, ведомость с учетными остатками, ввод фактических данных, затем документы оприходования излишков и списания недостач. Остатки изменяют только документы результатов, а их корректность проверяется сверкой отчета по складу с данными комиссии.
Частые вопросы
Можно ли провести инвентаризацию по части склада или одной группе товаров?
Да. Создайте документ инвентаризации и заполните табличную часть вручную через «Подбор», выбрав нужную группу номенклатуры, либо удалите лишние позиции из автоматически заполненного списка. На остальные товары склада документ не повлияет.
Что делать, если после проведения инвентаризации нашли ошибку в фактических количествах?
Если документы результатов еще не созданы, просто исправьте фактическое количество в ведомости и перепроведите её. Если оприходование и списание уже проведены, скорректируйте или отмените их проведение, исправьте ведомость и создайте документы результатов заново.
Почему в ведомости появились товары с нулевым остатком, которых нет на складе?
Обычно это следствие отрицательных остатков или «провисших» партий: программа включает позиции с ненулевым учетным остатком, даже если физически товара нет. Такие позиции покажут недостачу, которая и закроет «бумажный» остаток.
Как инвентаризировать товар, который числится на нескольких складах?
Инвентаризация проводится отдельно по каждому складу: создайте отдельный документ для каждого места хранения. Сводная инвентаризация по организации в целом без разбивки по складам даст некорректные расхождения, потому что фактический подсчет всегда привязан к конкретному месту.
Нужно ли останавливать работу магазина на время инвентаризации?
Желательно на время физического подсчета прекратить движение товара по инвентаризируемому складу. Если остановить продажи нельзя, фиксируйте все отгрузки и приемки, прошедшие во время подсчета, и учитывайте их при вводе фактических данных — иначе расхождения будут ложными.
Куда списывать недостачу, если виновник не найден?
Сначала недостача отражается на счете 94. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании, сумма списывается на прочие расходы (счет 91.02). В налоговом учете такие расходы принимаются при наличии документального подтверждения отсутствия виновных лиц.