Торговля и Склад · 12 мин
Как провести инвентаризацию в 1С 8.3
Как провести инвентаризацию в 1С 8.3: приказ, инвентаризационная опись, заполнение фактических остатков, оприходование излишков и списание недостач.
Инвентаризация в 1С 8.3 проводится через цепочку связанных документов: приказ на проведение инвентаризации, инвентаризационная опись товаров, а затем документы оприходования излишков и списания недостач. Точный набор документов зависит от конфигурации — в «Бухгалтерии предприятия 3.0», «Управлении торговлей 11» и «Комплексной автоматизации» механика похожа, но разделы меню различаются. Ниже разобран универсальный порядок, который работает в большинстве типовых решений.
Перед началом важно понимать логику программы: 1С сравнивает учётные остатки (что числится в базе на дату инвентаризации) с фактическими остатками, которые вы вводите после пересчёта. Разница между ними и есть результат инвентаризации — излишки или недостачи. Поэтому критически важно, чтобы на момент пересчёта все приходные и расходные документы по складу были проведены, а движение товара физически остановлено.
Типичная ошибка — начинать вводить фактические остатки, когда в базе ещё есть непроведённые накладные или документы, проведённые «задним числом» после даты инвентаризации. В этом случае учётное количество будет искажено, и программа покажет фиктивные расхождения. Всегда сначала приводите учёт в актуальное состояние, потом запускайте опись.
Подготовка к инвентаризации: что сделать до создания документов
Первое действие — добиться полного соответствия базы фактическому состоянию дел на дату пересчёта. Проведите все поступления, реализации, перемещения и списания по складу, где будет проводиться инвентаризация. Если по каким-то документам есть сомнения, сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 41, 10, 43 (в БП 3.0) или отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ 11) и сверьте с первичкой.
Второй шаг — остановить операции по складу на время физического пересчёта. Если во время подсчёта кладовщики продолжают отгружать или принимать товар, фактические данные «уплывут», и сличительная ведомость покажет ложные расхождения. На больших складах пересчёт ведут по секциям, блокируя их по очереди.
Третий момент — зафиксировать дату и время инвентаризации. Учётные остатки в описи программа берёт именно на указанную дату. Если пересчёт физически происходит вечером, а документы в базе проведены на утро, договоритесь о единой «точке отсечения» и придерживайтесь её.
Создание приказа на проведение инвентаризации
В «1С:Бухгалтерии 8.3» приказ создаётся в разделе «Склад» → «Инвентаризация» (или «Производство» / «Покупки» в зависимости от настроек интерфейса) по кнопке «Приказ на инвентаризацию». В документе укажите организацию, склад, даты начала и окончания инвентаризации, причину (плановая, смена материально ответственного лица, ревизия) и состав комиссии. Приказ не делает проводок — он фиксирует распорядительный факт и служит основанием для описи.
В «Управлении торговлей 11» аналогичную роль играет документ «Распоряжение на инвентаризацию» (раздел «Склад и доставка» → «Приказы на проведение инвентаризаций»). Там дополнительно можно указать вид инвентаризации — полная или выборочная по товарным группам, что удобно для больших ассортиментов.
Заполните приказ внимательно: состав комиссии и сроки попадут в печатные формы (ИНВ-22), а склад определит, по каким остаткам будет строиться опись. Если инвентаризация проводится по всем складам, создавайте отдельный приказ и отдельную опись по каждому складу — сводить их в один документ не следует.
Заполнение инвентаризационной описи товаров
Основной рабочий документ — «Инвентаризация товаров» (БП 3.0, раздел «Склад» → «Инвентаризация») или «Пересчёт товаров» в УТ 11. Создайте его на основании приказа или вручную, указав склад и дату. Затем нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе» — программа подтянет в табличную часть всю номенклатуру с учётным количеством.
После заполнения колонка «Количество» (учётное) будет содержать данные базы, а колонку «Количество фактическое» нужно заполнить по результатам физического пересчёта. По умолчанию фактическое количество часто проставляется равным учётному — откорректируйте только те строки, где есть расхождения. Если товара на складе нет вообще, а в учёте он числится, фактическое количество ставьте равным нулю.
В УТ 11 пересчёт можно вести с помощью терминалов сбора данных или печатных бланков: сначала формируется пересчёт со статусом «В работе», в него вносятся фактические данные, затем документ переводится в статус «Выполнено». После этого программа автоматически рассчитывает расхождения.
- 1Проведите все складские документы и остановите движение товара по складу
- 2Создайте приказ на инвентаризацию с указанием склада, сроков и комиссии
- 3Создайте инвентаризационную опись и заполните её по остаткам на складе
- 4Внесите фактические количества по результатам пересчёта
- 5Проверьте расхождения: излишки и недостачи по каждой позиции
- 6Создайте оприходование излишков и списание недостач на основании описи
- 7Сформируйте печатные формы ИНВ-3, ИНВ-19 и сличительную ведомость
Проверка расхождений перед итоговыми документами
Прежде чем списывать недостачу или оприходовать излишки, внимательно проанализируйте расхождения. Частые причины ложных отклонений: непроведённые документы, пересортица (один товар оприходован под видом другого), товар в пути, перемещение между складами, оформленное только с одной стороны.
Пересортицу видно по парным расхождениям: по одной позиции недостача, по другой — излишек на сопоставимую сумму или количество. В этом случае сначала проверьте, не является ли это ошибкой в карточках номенклатуры или штрихкодах. Некоторые конфигурации позволяют оформить взаимозачёт пересортицы, но в типовой БП 3.0 излишки и недостачи обычно проводятся отдельными документами.
Полезно сформировать отчёт по остаткам склада на дату инвентаризации и сверить его с колонкой учётного количества в описи. Если цифры не совпадают — значит, после заполнения описи кто-то провёл документы задним числом, и опись нужно перезаполнить.
Как проверить результат перед итогами
Совпадают с отчётом по остаткам склада на дату инвентаризации
Расходятся — после заполнения описи провели документы задним числом
Все документы на дату инвентаризации проведены
Есть черновики или помеченные на удаление накладные
Излишек одной позиции объяснён пересортицей с недостачей другой
Необъяснимые крупные расхождения без документального подтверждения
Оприходование излишков и списание недостач
На основании проведённой описи создайте итоговые документы. В БП 3.0 это «Оприходование товаров» (приход на счёт 41/10/43 в корреспонденции со счётом 91.01 «Прочие доходы») и «Списание товаров» (дебет счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»). Оба документа удобнее создавать кнопкой «Создать на основании» из описи — тогда табличная часть заполнится автоматически только расходящимися позициями.
При списании недостачи проверьте счёт списания: по умолчанию программа может предложить счёт 94, что корректно до выяснения причин. Дальнейшее отнесение недостачи — на виновное лицо (счёт 73), на расходы в пределах норм естественной убыли или на прочие расходы (91.02) — оформляется отдельными операциями уже после решения комиссии.
В УТ 11 излишки и недостачи оформляются документами «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров», которые также создаются на основании пересчёта. Обратите внимание на настройку статей доходов и расходов — от неё зависит, куда попадут суммы в управленческом и регламентированном учёте.
Печатные формы и документальное оформление
Из документов инвентаризации доступны унифицированные печатные формы: приказ (форма ИНВ-22), инвентаризационная опись (ИНВ-3) и сличительная ведомость (ИНВ-19). В БП 3.0 они вызываются кнопкой «Печать» в соответствующих документах. Опись распечатывается до внесения фактических данных (для заполнения от руки на складе) и после — для подписания комиссией.
Организация вправе использовать самостоятельно разработанные формы вместо унифицированных, если это закреплено в учётной политике. В типовых конфигурациях унифицированные формы присутствуют по умолчанию, поэтому для большинства компаний дополнительной настройки не требуется.
Подписанные бумажные документы — обязательная часть: электронные документы в 1С фиксируют учётные данные, но результаты инвентаризации подтверждаются подписями комиссии и материально ответственного лица на распечатанных формах.
Особенности в разных конфигурациях 1С 8.3
В «1С:Бухгалтерии 8.3» весь цикл сосредоточен в разделе «Склад»: приказ, опись, оприходование и списание. Механизм простой, но нет автоматического взаимозачёта пересортицы и работы с ТСД — для этого нужны торговые конфигурации.
В «Управлении торговлей 11» и «Комплексной автоматизации 2» процесс строится вокруг статусной модели: распоряжение → пересчёт (в работе, выполнен) → итоговые ордера. Поддерживаются выборочные инвентаризации по товарным группам, ячеистые склады, подключение терминалов сбора данных и автоматическое создание ордеров на излишки и недостачи.
В «1С:Рознице» пересчёт товаров оформляется аналогично УТ, с упором на работу со штрихкодами и торговым залом. Если у вас несколько магазинов, пересчёт делается отдельно по каждому складу-магазину.
Сравнение конфигураций
Подходит для небольших складов и бухгалтерской инвентаризации; простая цепочка документов, но без ТСД и выборочных пересчётов
Для торговых компаний со складским учётом: статусы пересчётов, выборочная инвентаризация, поддержка ТСД и ячеистого хранения
Для магазинов: пересчёт по штрихкодам, инвентаризация торгового зала и складов отдельно по каждой торговой точке
Частые вопросы по инвентаризации в 1С
Можно ли провести инвентаризацию не по всему складу, а по части товаров?
Да. В УТ 11 для этого в распоряжении указывается выборочная инвентаризация с отбором по товарным группам или номенклатуре. В БП 3.0 штатного отбора нет, но можно заполнить опись по остаткам и вручную удалить лишние строки, оставив только проверяемые позиции.
Что делать, если после заполнения описи кто-то провёл документ задним числом?
Учётные остатки в описи перестанут соответствовать базе. Правильное действие — перезаполнить опись кнопкой «Заполнить по остаткам» (фактические количества при этом могут сброситься, поэтому сначала зафиксируйте их) либо вручную скорректировать учётное количество по изменившимся позициям. Затем повторно сверьте с отчётом по остаткам.
Как оформить пересортицу в 1С 8.3?
В типовой БП 3.0 отдельного документа взаимозачёта пересортицы нет: излишек по одной позиции оприходуется, недостача по другой списывается, а зачёт отражается в учётных регистрах и бухгалтерской отчётности по правилам, согласованным с главным бухгалтером. В УТ 11 пересортица обычно разбирается через те же оприходование и списание на основании пересчёта.
Нужно ли останавливать продажи на время инвентаризации?
Физическое движение товара по инвентаризируемому складу или секции на время пересчёта нужно остановить — иначе фактические данные будут постоянно меняться. В рознице допускается инвентаризация при работающем магазине с фиксацией продаж за период пересчёта и последующей корректировкой, но это требует строгой дисциплины и повышает риск ошибок.
На какой счёт списывается недостача при инвентаризации?
Сначала недостача относится на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». После решения комиссии сумма списывается: на виновное лицо (счёт 73), в пределах норм естественной убыли — на расходы на продажу или производственные затраты, сверх норм при отсутствии виновных — на прочие расходы (91.02). Конкретную проводку определяет результат расследования, а не сама программа.
Можно ли провести инвентаризацию задним числом?
Технически документ можно создать прошлой датой, но учётные остатки будут взяты на эту дату, а все последующие движения придётся учитывать вручную. Кроме того, проведение документов задним числом в закрытом периоде требует снятия даты запрета изменения данных, что должен делать администратор с пониманием последствий для отчётности. По возможности оформляйте инвентаризацию в том периоде, когда она фактически проходила.
Что важно запомнить
Инвентаризация в 1С 8.3 строится по цепочке: подготовка учёта → приказ → опись с фактическими остатками → оприходование излишков и списание недостач. Главные условия корректного результата — проведённые складские документы, остановленное движение товара и проверка расхождений до проведения итоговых документов.