Как в 1С Управление торговлей 10.3 занести номер ГТД

Номер грузовой таможенной декларации (ГТД) обязателен для импортных товаров: без него нельзя корректно оформить поступление, реализацию и счёт-фактуру. В конфигурации «1С:Управление торговлей», редакция 10.3, номер ГТД хранится как отдельный элемент справочника и привязывается к серии номенклатуры или непосредственно к строке документа — в зависимости от настроек учёта.

Ниже разобран практический порядок: как включить учёт по ГТД, где создать сам номер, как указать его в поступлении и в реализации, как проверить результат и какие ошибки встречаются чаще всего. Материал рассчитан на типовую конфигурацию УТ 10.3 без доработок; если конфигурация изменена программистом, расположение отдельных реквизитов может отличаться.

Где в УТ 10.3 хранится номер ГТД и как устроен учёт

В УТ 10.3 существует отдельный справочник «Номера ГТД». Каждый его элемент — это конкретный номер декларации, который затем выбирается в документах. Такой подход исключает опечатки: один и тот же номер не вводится вручную в каждом документе, а выбирается из единого списка.

Учёт остатков импортного товара в разрезе ГТД ведётся через механизм серий номенклатуры. Если для товара включён учёт по сериям и в виде серии установлен признак ведения учёта по ГТД, программа будет контролировать остатки по каждому номеру декларации отдельно. Это важно для корректного списания: при продаже товара с определённым ГТД спишется именно его остаток.

Подготовка: настройка учёта по сериям и ГТД

Прежде чем заносить номер, проверьте настройки. Откройте карточку номенклатуры импортного товара и перейдите на закладку, связанную с сериями. Для товара должен быть установлен признак «Вести учёт по сериям». В справочнике «Виды серий» создайте (или используйте существующий) вид серии с установленным флагом учёта по номеру ГТД и стране происхождения.

Если товаров много и включать серии для каждого вручную долго, можно временно работать без серий: в этом случае номер ГТД просто указывается в строках документов, но контроль остатков по декларациям вестись не будет. Такой вариант допустим, когда точное списание по ГТД не критично, однако при инвентаризации импортных остатков он создаёт трудности.

Как создать номер ГТД в справочнике

Откройте справочник «Номера ГТД»: обычно он доступен через меню «Справочники» → «Номенклатура» → «Номера ГТД» либо непосредственно из документа поступления по кнопке выбора в поле «Номер ГТД». Нажмите «Добавить» (клавиша Insert) и введите номер декларации в том виде, в каком он указан в таможенных документах.

Формат номера зависит от типа декларации: для классической ДТ это группы цифр через дробь (код таможни / дата / порядковый номер), для деклараций из стран ЕАЭС номер может иметь иную структуру. Вводите номер точно как в документе поставщика или декларации — от этого зависит корректность печатных форм счёта-фактуры.

1. 1
   Откройте «Справочники» → «Номенклатура» → «Номера ГТД»
2. 2
   Нажмите «Добавить» и введите номер декларации точно по таможенному документу
3. 3
   Сохраните элемент кнопкой «ОК»
4. 4
   Проверьте, что номер выбирается в поле «Номер ГТД» документа поступления

Как указать ГТД в документе поступления товаров

Создайте документ «Поступление товаров и услуг» (меню «Документы» → «Закупки»). Заполните шапку: контрагента, договор, склад. В табличной части «Товары» добавьте импортную номенклатуру и найдите колонки «Страна происхождения» и «Номер ГТД». Если колонки не видны, проверьте настройку видимости колонок табличной части — иногда их скрывают в пользовательских настройках.

В колонке «Страна происхождения» выберите страну из классификатора стран мира. В колонке «Номер ГТД» выберите созданный ранее элемент справочника — или создайте новый прямо из формы выбора. Если для товара включён учёт по сериям, программа дополнительно потребует заполнить серию: в серии как раз и фиксируются номер ГТД и страна, тогда эти сведения подтянутся автоматически.

После заполнения проведите документ. Если поступление оформляется на основании заказа поставщику, реквизиты ГТД не переносятся из заказа — их нужно указать в самом поступлении, поскольку на этапе заказа номер декларации обычно ещё неизвестен.

Как ГТД попадает в реализацию и счёт-фактуру

При продаже импортного товара документ «Реализация товаров и услуг» подставляет номер ГТД автоматически, если включён учёт по сериям: при подборе серии списания программа переносит связанные с ней номер декларации и страну в строку документа. Если серии не используются, укажите ГТД в строке реализации вручную — выберите тот же элемент справочника, что был в поступлении.

Счёт-фактура, выписанный на основании реализации, берёт данные о ГТД и стране происхождения из табличной части документа. Поэтому контролируйте заполнение именно в реализации, до формирования счёта-фактуры. Если в счёте-фактуре графы пустые, вернитесь в реализацию, заполните реквизиты и перепроведите документы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Справочник «Номера ГТД»

Норма

Номер присутствует в списке и совпадает с декларацией

Тревожный признак

Номер дублируется с разным написанием или отсутствует

Документ поступления

Норма

В строках импортного товара заполнены ГТД и страна

Тревожный признак

Колонки пустые или недоступны для редактирования

Счёт-фактура на реализацию

Норма

Графы с номером ГТД и страной заполнены

Тревожный признак

Графы пустые, данные не подтянулись из реализации

Типичные ошибки и способы их исправления

Самая частая проблема — дубли в справочнике «Номера ГТД»: один и тот же номер заведён несколько раз с пробелами или разными разделителями. Это мешает анализу остатков и поиску. Периодически сворачивайте дубли, заменяя в документах ссылки на один корректный элемент.

Вторая типичная ситуация — товар списывается не с того ГТД. Причина почти всегда в отключённом учёте по сериям: программа не различает партии по декларациям. Решение — включить серии для импортной номенклатуры и при продаже явно выбирать серию с нужным номером ГТД.

Массовый ввод и особые ситуации

Если в поступлении десятки строк с одним номером ГТД, не обязательно заполнять каждую строку вручную: заполните первую строку, затем используйте копирование значения вниз по колонке (в типовых интерфейсах УТ 10.3 работает копирование строки или заполнение через буфер обмена). При групповой обработке удобно сначала создать все нужные номера в справочнике, а потом только выбирать их.

Отдельный случай — возврат поставщику или перемещение между складами. В этих документах реквизиты ГТД тоже присутствуют и должны соответствовать исходному поступлению. При перемещении с сериями достаточно указать серию — номер ГТД и страна подтянутся автоматически.

Удобно заводить в справочнике «Номера ГТД» номер строго в том написании, которое требуется для печати в счёте-фактуре. Если поставщик в своих документах пишет номер иначе, чем указано в самой декларации, ориентируйтесь на данные таможенной декларации — именно они имеют значение при проверках.

Ответы на частые вопросы

Не вижу колонку «Номер ГТД» в документе поступления. Что делать?

Проверьте настройку видимости колонок табличной части: в форме документа вызовите настройку списка колонок и включите «Номер ГТД» и «Страна происхождения». Если колонок нет вовсе, вероятно, конфигурация доработана или используется усечённый интерфейс — уточните у администратора, какой документ используется для оприходования импорта.

Можно ли указать несколько номеров ГТД для одного товара в одном документе?

Да. Для этого товар добавляется в табличную часть несколькими строками — по одной на каждый номер ГТД, с разбивкой количества. Это стандартный способ оформить поступление одной позиции по разным декларациям.

Обязательно ли включать учёт по сериям для работы с ГТД?

Нет, не обязательно. Без серий номер ГТД указывается вручную в строках документов и попадает в счёт-фактуру. Но контроль остатков по каждой декларации и автоматическое списание по конкретному ГТД возможны только при включённом учёте по сериям.

Как исправить неверный номер ГТД в уже проведённом поступлении?

Откройте документ, исправьте номер в строке и перепроведите его. Если на основании поступления созданы другие документы (реализации, счета-фактуры), проверьте и при необходимости перепроведите их, чтобы данные обновились. Перед изменением документов прошлых периодов сделайте резервную копию базы.

Куда вводить номер ГТД для товара из стран ЕАЭС, если декларации нет?

Для товаров, ввезённых из стран ЕАЭС, вместо номера ГТД в счёте-фактуре может указываться номер заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов. В УТ 10.3 его также заводят в справочник «Номера ГТД» и выбирают в документах аналогичным образом.

Почему в счёте-фактуре графа с ГТД пустая, хотя в поступлении номер указан?

Счёт-фактура берёт данные из документа реализации, а не из поступления. Откройте реализацию, проверьте заполнение колонок «Номер ГТД» и «Страна происхождения» в строках, заполните их и перепроведите документ, затем обновите счёт-фактуру.