Торговля и Склад · 11 мин
Как установить цены поставщика в 1С
Как установить цены поставщика в 1С: документ установки цен, ручной ввод, регистрация из поступления, загрузка из Excel и типовые ошибки при настройке.
Цены поставщика в 1С — это закупочные цены, по которым контрагент отпускает вам товары. От их корректной регистрации зависят автоматическое заполнение документов поступления, анализ закупочных цен, расчёт наценки и продажных цен. В типовых конфигурациях 1С:Управление торговлей, 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация для этого используется документ «Установка цен поставщика» (в некоторых версиях — «Регистрация цен поставщика»), а данные хранятся в регистре сведений цен номенклатуры поставщиков.
Важно понимать разницу: цены поставщика отличаются от цен вашей компании (оптовых, розничных). Первые привязаны к конкретному контрагенту и, как правило, к виду цены поставщика — например, «закупочная», «прайс-лист от конкретной даты». Вторые формируются уже на вашей стороне, часто автоматически на основании закупочной цены с добавлением наценки или процента.
Ниже разобраны основные способы установки цен поставщика: ручное создание документа, регистрация из документа поступления, загрузка прайса из Excel и автоматическое обновление. Также рассмотрены проверка результата, типовые ошибки и ограничения типовых механизмов.
Подготовка: виды цен и права доступа
Перед установкой цен убедитесь, что в системе создан нужный вид цены поставщика. Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Ценообразование» (в УТ — «CRM и маркетинг» → «Настройки и справочники» → «Виды цен поставщиков»). Создайте вид цены, например «Закупочная (основная)», укажите валюту, признак «цена включает НДС» и, если требуется, точность округления.
Один контрагент может иметь несколько видов цен: базовый прайс, цена со скидкой, цена по специальному договору. Это удобно, когда один поставщик отпускает разные группы товаров по разным условиям. Не создавайте дублирующие виды цен без необходимости — лишние виды усложняют выбор при заполнении документов и анализе.
Проверьте права: пользователю нужны права на документ установки цен и на регистр цен номенклатуры поставщиков. Если документ не виден в интерфейсе, уточните у администратора роль пользователя. Также убедитесь, что в карточке номенклатуры заполнены единицы измерения — цена привязывается к конкретной единице, и несовпадение единиц приведёт к неверным суммам в заказах.
Способ 1. Установка цен документом вручную
Базовый способ — создать документ установки цен и заполнить его вручную. Перейдите в раздел «Закупки» → «Установка цен поставщика» (в УТ 11: «Закупки» → «Цены поставщиков» → «Установка цен поставщика») и нажмите «Создать». Укажите поставщика, вид цены и дату, с которой цены начинают действовать.
Добавьте товары в табличную часть кнопкой «Добавить» или «Подбор». Для каждой позиции укажите цену и единицу измерения. Если товаров много, используйте подбор с отбором по группе номенклатуры — это быстрее построчного ввода. После заполнения проведите документ.
Дата документа определяет момент, с которого цена считается актуальной. Система всегда берёт цену из последнего проведённого документа на дату не позже даты документа закупки. Поэтому, если прайс действует с понедельника, а документ создаётся в пятницу, поставьте дату понедельника — старые цены останутся в силе до наступления новой даты.
- 1Откройте «Закупки» → «Установка цен поставщика» и создайте новый документ
- 2Укажите поставщика, вид цены и дату начала действия
- 3Добавьте номенклатуру через «Подбор» и проставьте цены и единицы измерения
- 4Проверьте валюту и признак включения НДС в виде цены
- 5Проведите документ и проверьте цены в карточке товара или отчёте
Способ 2. Регистрация цен из документа поступления
Если цены приходят вместе с товаром, удобнее регистрировать их прямо из документа поступления. В типовых конфигурациях в шапке «Поступления товаров и услуг» есть флаг «Регистрировать цены поставщика автоматически» (или отдельная настройка в соглашении с поставщиком). При проведении поступления система создаст или обновит цены указанного вида.
Альтернатива — создание документа установки цен на основании поступления: откройте поступление, нажмите «Создать на основании» → «Установка цен поставщика». Табличная часть заполнится товарами и ценами из поступления, останется выбрать вид цены и провести. Такой способ удобен, когда не все позиции поступления должны попасть в прайс — лишние строки можно удалить.
Учтите ограничение: автоматическая регистрация перезаписывает цены при каждом поступлении. Если поставщик иногда отгружает товар по разовой специальной цене, эта цена станет базовой и подставится в следующие заказы. В таких случаях отключайте авторегистрацию и фиксируйте прайс отдельным документом.
Способ 3. Загрузка прайса из Excel или файла поставщика
Когда поставщик присылает прайс-лист файлом, ручной ввод неэффективен. В УТ 11 и ERP используйте обработку «Загрузка цен поставщика из файлов» (раздел «Закупки» → «Сервис»). Укажите поставщика, вид цены, выберите файл Excel и настройте соответствие колонок: артикул или наименование, цена, единица измерения.
Главная сложность — сопоставление товаров прайса с вашей номенклатурой. Система ищет совпадения по артикулу поставщика, штрихкоду или наименованию. Чтобы сопоставление работало стабильно, заранее заполните в карточках номенклатуры реквизит «Артикул поставщика» или используйте регистр номенклатуры поставщиков, где хранится связь «товар поставщика — ваш товар».
После загрузки обязательно просмотрите таблицу сопоставления: ненайденные позиции будут выделены. Не проводите документ, пока не разберётесь с ними — иначе часть прайса просто не попадёт в систему. Несопоставленные строки либо привяжите вручную к существующим товарам, либо создайте новую номенклатуру, если товар действительно новый.
Способ 4. Автоматическое обновление и обмен с поставщиком
Если поставщик регулярно присылает обновлённые прайсы, процесс можно автоматизировать. Варианты: настройка регламентного задания загрузки прайсов из почты или каталога, обмен через EDI/электронный документооборот, выгрузка из личного кабинета поставщика в файл и последующая загрузка типовой обработкой по расписанию.
В типовых конфигурациях для этого используется механизм «Загрузка цен поставщика» совместно с настройками получения файлов. Для нетиповых источников (API поставщика, веб-сервисы) потребуется доработка — это задача для разработчика, так как нужно корректно обрабатывать сопоставление номенклатуры и ошибки формата.
При любой автоматизации сохраняйте контроль: настройте уведомление о загрузке и периодически сверяйте случайные позиции с исходным прайсом. Полностью безлюдная загрузка без проверки рано или поздно приведёт к закупке по неверной цене.
Сравнение способов установки цен
Подходит для небольшого ассортимента и редких изменений; полный контроль, но трудоёмко при сотнях позиций
Удобно, когда цена фиксируется фактом поставки; риск перезаписи базовых цен разовыми условиями
Оптимально для регулярных прайсов на сотни позиций; требует настроенного сопоставления номенклатуры
Для крупных поставщиков с частыми обновлениями; требует настройки и периодического контроля
Как проверить, что цены установлены правильно
После проведения документа убедитесь, что цены реально записались. Откройте карточку номенклатуры → ссылка «Цены» или отчёт «Цены поставщиков» (в УТ: «Закупки» → «Отчёты по закупкам»). Отберите по поставщику и виду цены и сверьте несколько позиций с исходным прайсом.
Практическая проверка — создайте тестовый заказ поставщику: цены должны подставиться автоматически из последнего документа установки цен. Если цена не подставляется, проверьте дату документа установки цен (она должна быть не позже даты заказа), вид цены в соглашении с поставщиком и единицу измерения.
Дополнительно проверьте влияние на продажные цены, если они рассчитываются от закупочных: сформируйте документ «Установка цен номенклатуры» с автозаполнением и убедитесь, что расчёт наценки идёт от новой закупочной цены, а не от устаревшей.
Как проверить результат
Совпадает с прайсом поставщика на нужную дату
Цена старая, нулевая или отсутствует строка
Цена подставляется автоматически в нужной валюте и единице
Поле цены пустое или сумма кратно отличается (проблема с единицами/валютой)
Видны последовательные документы установки цен с разными датами
Один документ многократно перепроводился с изменениями
Частые ошибки и ограничения типовых механизмов
Наиболее частая проблема — цены «не подставляются» в документы. Причины почти всегда одни и те же: документ установки цен не проведён, его дата позже даты заказа, в соглашении с поставщиком указан другой вид цены, либо цена зарегистрирована для другой единицы измерения. Проверяйте эти четыре пункта в первую очередь.
Ограничение типовых механизмов: цены поставщика хранятся без привязки к характеристикам в некоторых старых версиях конфигураций, а скидки и наценки поставщика (например, «прайс минус 15%») требуют отдельной настройки видов цен с формулой или фиксации уже итоговой цены. Если условия сложные — многоступенчатые скидки, зависимость от объёма — фиксируйте в системе итоговую цену, а условия храните в договоре.
Ещё одна граница: массовое изменение цен через групповую обработку регистра напрямую обходит документы и ломает историю. Всегда меняйте цены документами — это даёт аудируемую историю и корректную работу отчётов по динамике закупочных цен.
Что важно запомнить
Цены поставщика устанавливаются только документом «Установка цен поставщика» с указанием контрагента, вида цены и даты. Для регулярных прайсов настраивайте загрузку из Excel с сопоставлением номенклатуры, а результат всегда проверяйте через отчёт цен и тестовый заказ поставщику.
FAQ: частые вопросы об установке цен поставщика
Где в 1С находится документ установки цен поставщика?
В 1С:Управление торговлей 11 — раздел «Закупки» → «Цены поставщиков» → «Установка цен поставщика». В ERP и Комплексной автоматизации — в подсистеме закупок или ценообразования. Если документа нет в интерфейсе, проверьте права пользователя и включённую функциональную опцию ценообразования.
Почему цена поставщика не подставляется в заказ?
Чаще всего документ установки цен не проведён, его дата позже даты заказа, в соглашении с поставщиком выбран другой вид цены или цена зарегистрирована для другой единицы измерения. Проверьте эти четыре условия последовательно.
Можно ли хранить цены нескольких поставщиков на один товар?
Да. Цены регистрируются отдельно для каждого контрагента, поэтому один товар может иметь цены от любого числа поставщиков. Отчёт «Цены поставщиков» позволяет сравнить их и выбрать оптимальное предложение.
Как изменить цену, не потеряв историю?
Создайте новый документ установки цен с актуальной датой и новыми значениями. Система будет брать цену из последнего документа, а предыдущие останутся в регистре и будут доступны для анализа динамики. Не редактируйте и не перепроводите старые документы.
Что делать, если в прайсе цена за упаковку, а учёт ведётся в штуках?
Заведите упаковку как единицу измерения в карточке номенклатуры с указанием коэффициента пересчёта (сколько штук в упаковке) и регистрируйте цену за упаковку. При заказе система корректно пересчитает суммы. Если упаковка не заведена, цена за упаковку будет ошибочно трактоваться как цена за штуку.
Можно ли загружать цены из Excel в 1С:Бухгалтерии?
В 1С:Бухгалтерии нет полноценного механизма цен поставщиков, как в торговых конфигурациях: цены подставляются из последних документов поступления или заполняются вручную. Для регулярной работы с прайсами поставщиков используют УТ, ERP или сторонние обработки загрузки.