Как списывают товар в 1С: документы, причины и проверка результата

Списание товара в 1С — это операция уменьшения складских остатков, которая оформляется отдельным документом и всегда должна иметь причину: порча, недостача, бой, истечение срока годности, использование для собственных нужд. Без документа программа не уменьшит остаток, а ручная правка количества в справочнике номенклатуры невозможна — остатки в 1С формируются только движениями документов.

Основной инструмент — документ «Списание товаров» (в 1С:Управление торговлей, ERP и Комплексной автоматизации) или «Списание материалов» / «Требование-накладная» (в Бухгалтерии, если речь о материалах в производство). В рознице для списания по результатам продаж используется отчёт о розничных продажах, а для порчи и недостач — тот же документ списания.

Важно понимать разницу между управленческим и бухгалтерским списанием. В торговых конфигурациях документ списания сначала убирает товар со склада в оперативном учёте, а отражение в бухгалтерском и налоговом учёте выполняется отдельным регламентом или при передаче данных в 1С:Бухгалтерию. Поэтому после оформления всегда проверяются два результата: складские остатки и проводки.

Какие документы используются для списания в разных конфигурациях

Название и расположение документа зависит от конфигурации. В 1С:Управление торговлей 11 и ERP это раздел «Склад и доставка» (или «Склад») → «Списания товаров» → «Создать». В 1С:Бухгалтерии 8 списание товаров оформляется через «Склад» → «Списание товаров», а списание материалов в производство — через «Производство» → «Требование-накладная». В Рознице документ находится в разделе «Склад».

Если списание выполняется по итогам инвентаризации, в торговых конфигурациях используется цепочка документов: «Пересчет товаров» (или «Инвентаризация») фиксирует фактические остатки, а затем на его основании автоматически создаются «Списание товаров» на недостачу и «Оприходование товаров» на излишки. Это предпочтительный путь: программа сама рассчитает расхождения и не даст списать больше, чем выявлено.

Пошаговое списание товара в Управлении торговлей и ERP

Откройте раздел «Склад и доставка» → «Списания товаров» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, склад, с которого списывается товар, и дату. Дата важна: списание нельзя провести задним числом раньше уже проведённой инвентаризации или закрытого периода, если у пользователя нет соответствующих прав.

На вкладке «Товары» добавьте позиции вручную через «Добавить» или подберите через «Подбор». Укажите количество — программа при проведении проверит, хватает ли остатка на складе. Если включён ордерный складской учёт, дополнительно потребуется оформить расходный ордер, иначе товар уйдёт из учётного, но не из фактического остатка.

1. 1
   Откройте «Склад и доставка» → «Списания товаров» → «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, склад и дату списания
3. 3
   Добавьте товары и количество вручную или по документу-основанию
4. 4
   Заполните причину списания и статью расходов (аналитику)
5. 5
   Проведите документ и проверьте движения кнопкой «Дт/Кт» или отчётом
6. 6
   Сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» и убедитесь, что остаток уменьшился

После заполнения нажмите «Провести». Признак успешного проведения — отсутствие сообщений об ошибках и появление движений по регистрам. Проверить их можно через кнопку «Ещё» → «Движения документа» или отчётом по остаткам склада.

Причины списания и настройка аналитики расходов

Причина списания определяет, на какой счёт и статью расходов уйдёт стоимость товара. В торговых конфигурациях это задаётся через «Статью расходов» (направление распределения: на себестоимость, на прочие расходы, на финансовый результат). В Бухгалтерии счёт списания указывается прямо в документе: например, 91.02 для порчи и недостач, 44 для расходов на продажу, 20 или 26 при использовании на собственные нужды.

Типовые причины: порча и бой, истечение срока годности, недостача по инвентаризации, использование для собственных нужд (образцы, рекламные материалы), передача в производство. Для недостачи сверх норм естественной убыли в бухгалтерском учёте сумма сначала относится на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а затем — на виновное лицо или на финансовый результат.

Списание по результатам инвентаризации

Если списывается недостача, корректный путь — начать с инвентаризации, а не с ручного списания. В УТ 11 создайте документ «Пересчет товаров» (Склад → Пересчеты товаров), заполните фактические количества, и программа покажет расхождения с учётными данными. На основании пересчёта кнопкой «Создать на основании» формируется списание недостачи.

Такой подход даёт три преимущества: сумма списания точно соответствует выявленной недостаче, сохраняется связь документов для проверяющих, исключается риск списать товар, который физически есть на складе. В Бухгалтерии аналогичная цепочка: «Инвентаризация товаров» → на её основании «Списание товаров».

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения списания проверьте три вещи. Первое — отчёт «Остатки товаров на складах» (или «Ведомость по товарам на складах»): остаток по списанной позиции должен уменьшиться ровно на указанное количество, отрицательных остатков быть не должно. Второе — движения документа: регистры товаров и, если настроено, проводки по счетам. Третье — себестоимость: отчёт «Себестоимость товаров» покажет, по какой стоимости списалась партия.

Частые ошибки: списание не с того склада (остаток на одном складе ушёл в минус, на другом завис), попытка списать количество больше остатка при отключённом контроле, списание в закрытом периоде, отсутствие статьи расходов, из-за чего сумма не попадает в отчётность. Ещё одна типичная ситуация — товар списан в оперативном учёте, но не отражён в бухгалтерском: в УТ/ERP для этого нужно выполнить регламентное отражение или синхронизацию с Бухгалтерией.

Особые сценарии списания

Списание материалов в производство (1С:Бухгалтерия)

Используется документ «Требование-накладная» (Производство → Требования-накладные). На вкладке «Материалы» указываются позиции и количество, на вкладке «Счёт затрат» — счёт производства (20, 23, 25) и аналитика: подразделение, номенклатурная группа, статья затрат. При проведении формируются проводки Дт счёта затрат — Кт 10.

Списание просроченного и бракованного товара

Оформляется обычным «Списанием товаров» с соответствующей статьёй расходов. Если товар числится в качестве «Брак» или на отдельном складе брака, списание делается именно с него — предварительно товар переводится документом «Перемещение товаров» или «Корректировка качества». Для налогового учёта потери от порчи сверх норм естественной убыли могут не приниматься в расходы — это настраивается в статье расходов признаком принятия к НУ.

Списание на собственные нужды и образцы

Передача товара на рекламные образцы или внутреннее использование также оформляется списанием со статьёй расходов нужного назначения. Важно: такие операции могут иметь налоговые последствия (восстановление НДС по рекламным раздачам сверх норм, НДФЛ при передаче сотрудникам), поэтому статью расходов и порядок отражения согласуйте с бухгалтером.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Остатки товаров на складах» по позиции

Норма

Остаток уменьшился на списанное количество, минуса нет

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в отрицательное значение

Движения документа (Ещё → Движения документа)

Норма

Есть записи по регистрам товаров и, при настройке, проводки

Тревожный признак

Регистры пустые — документ не проведён или проведён с ошибкой

Отчёт о финансовых результатах / оборотно-сальдовая ведомость

Норма

Стоимость списания видна на нужном счёте расходов

Тревожный признак

Сумма отсутствует — не заполнена статья расходов или не выполнено отражение в учёте

FAQ

Можно ли списать товар, которого нет в остатках?

Технически — только если в параметрах отключён контроль остатков, но делать этого не стоит: по складу образуется отрицательный остаток, и себестоимость списания рассчитается некорректно. Сначала найдите, куда делся товар: проверьте поступления, перемещения и непроведённые документы.

Чем списание отличается от перемещения товара?

Перемещение переносит товар между складами или изменяет его качество (например, в «Брак») — общий остаток организации не меняется. Списание уменьшает остаток безвозвратно: товар выбывает из учёта, а его стоимость относится на расходы.

Как отменить ошибочно проведённое списание?

Если период открыт — распроведите или пометьте документ на удаление, остаток вернётся. Если период закрыт, корректнее создать сторнирующий документ «Оприходование товаров» текущей датой со ссылкой на ошибку, чтобы не пересчитывать себестоимость всего периода.

Нужно ли списывать товар при продаже в розницу отдельным документом?

Нет. Продажа списывает товар автоматически: в УТ — документом «Реализация товаров и услуг», в Рознице — «Отчётом о розничных продажах». Документ «Списание товаров» нужен только для внереализационного выбытия: порча, недостача, собственные нужды.

Почему документ не проводится с ошибкой «Недостаточно товара»?

На указанном складе остатка меньше, чем вы списываете. Проверьте склад в шапке, характеристику и серию номенклатуры (если ведётся учёт по ним), а также непроведённые поступления. Отчёт «Остатки товаров» с детализацией до серии покажет, где реально лежит товар.

Как списать товар партиями по конкретной себестоимости?

В большинстве конфигураций партия подбирается автоматически по методу оценки запасов (FIFO или средняя), заданному в учётной политике. Вручную выбрать партию обычно нельзя; если нужно списать конкретную партию, используют документы с указанием серии или корректировку через «Сборку (разборку) товаров» в отдельных сценариях.