Торговля и Склад · 11 мин
Как списывать товар в 1С: инструкция для бухгалтера и кладовщика
Как списать товар в 1С: документ «Списание товаров», счета учета, инвентаризация, типичные ошибки и проверка результата. Пошаговая инструкция для 1С:Управление торговлей и Бухгалтерии.
Списание товара в 1С требуется, когда номенклатура выбывает из учета без продажи: испорчена, просрочена, украдена, использована для собственных нужд или передана в производство. Правильно оформленное списание убирает остатки со склада, формирует проводки по счету 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» или напрямую на затраты и не оставляет «минусов» в учете.
В зависимости от конфигурации операция оформляется по-разному: в 1С:Управление торговлей и 1С:ERP используется документ «Списание товаров» (или «Списание недостач»), в 1С:Бухгалтерии — «Списание товаров» из раздела «Склад» либо «Требование-накладная» при передаче в расход. Логика у всех вариантов одна: фиксируется причина, количество, склад и счет списания.
Ниже разобраны типовые сценарии: списание по инвентаризации, списание испорченного и просроченного товара, списание на собственные нужды, а также проверка проводок и типичные ошибки, из-за которых остатки «не сходятся».
Когда товар нужно списывать, а когда — перемещать или возвращать
Списание — это безвозвратное выбытие товара из учета организации. Типовые основания: порча, истекший срок годности, бой, недостача по итогам инвентаризации, использование для собственных нужд (например, расходные материалы ушли на ремонт офиса), передача образцов. Перед оформлением убедитесь, что операция именно списание, а не другой документ.
Если товар просто переезжает на другой склад — нужно «Перемещение товаров». Если брак возвращается поставщику — «Возврат товаров поставщику». Если товар передается в производство как материал — «Требование-накладная». Ошибка в выборе документа приводит к неверным проводкам: например, возврат поставщику, оформленный списанием, спишет стоимость на расходы вместо уменьшения задолженности перед контрагентом.
Как выбрать документ
Подготовка: что проверить перед списанием
Перед списанием проверьте остатки: откройте отчет «Остатки товаров на складах» (в Бухгалтерии — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 41») и убедитесь, что списываемое количество фактически числится на нужном складе. Списание при нулевом или отрицательном остатке либо не проведется (при запрете отрицательных остатков), либо создаст «минус», который потом придется разбирать.
Также проверьте: заполнен ли склад в карточке документа, правильно ли указана организация (если в базе несколько юрлиц), есть ли у пользователя права на проведение складских документов. Если списание оформляется по результатам ревизии, сначала должен быть документ инвентаризации — он зафиксирует расхождение учетных и фактических остатков.
Списание товара в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии списание оформляется через раздел «Склад» → «Списание товаров». Создайте документ, укажите склад, с которого уходит товар, и заполните табличную часть: номенклатура, количество, счет учета (обычно 41.01 «Товары на складах»). На вкладке или в поле «Счет списания» укажите, куда относится стоимость: 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — если причина еще выясняется или взыскивается с виновного, 91.02 «Прочие расходы» — если потери списываются за счет организации, 44 «Расходы на продажу» — для потерь в пределах норм естественной убыли.
После проведения сформируйте проводки кнопкой «Дт/Кт»: должна быть запись Дт 94 (или 91.02) — Кт 41.01 на стоимость списанного товара. Себестоимость рассчитается автоматически по методу оценки МПЗ, заданному в учетной политике (FIFO или по средней).
Списание на основании инвентаризации
Если недостача выявлена ревизией, сначала создайте «Инвентаризацию товаров на складе», заполните фактические остатки и проведите документ. Затем на его основании введите «Списание товаров» — табличная часть заполнится автоматически только расхождениями в минус. Это исключает ручные ошибки в количестве и связывает документы в цепочку, что удобно при проверках.
- 1Откройте «Склад» → «Списание товаров» и создайте документ
- 2Укажите организацию и склад списания
- 3Заполните номенклатуру и количество (или введите на основании инвентаризации)
- 4Проверьте счет учета товара и счет списания (94, 91.02 или 44)
- 5Проведите документ и откройте проводки Дт/Кт
- 6Сверьте остатки по счету 41 после списания
Списание товара в 1С:Управление торговлей 11
В УТ 11 списание оформляется в разделе «Склад и доставка» → «Списания товаров». При создании документа выберите хозяйственную операцию — обычно «Списание на расходы». Укажите склад, подразделение и статью расходов, на которую уйдет стоимость товара. Табличную часть можно заполнить вручную, по остаткам или подбором.
Если ведется учет по сериям и срокам годности (актуально для продуктов, косметики, медицинских товаров), при списании просроченного товара укажите конкретную серию — система спишет именно ее, и в отчете по срокам годности позиция исчезнет. Без указания серии документ не проведется, если в настройках вида номенклатуры серии обязательны.
Списание по результатам инвентаризации в УТ
В УТ ревизия оформляется документом «Пересчет товаров» (или «Приказ на проведение инвентаризации» в зависимости от версии). После фиксации фактических остатков на основании пересчета создается «Списание недостач» — излишки приходуются отдельным документом «Оприходование излишков». Не списывайте недостачу вручную мимо инвентаризации: тогда документальная связь потеряется, и обосновать списание при проверке будет сложнее.
Перед массовым списанием просроченного товара в УТ сформируйте отчет «Остатки товаров с истекающими сроками годности» — он покажет серии, которые нужно списать, и их количество. Это избавит от ручного пересчета на складе и ошибок в выборе серий.
Куда списывать стоимость: выбор счета и статьи расходов
Выбор счета списания влияет на бухгалтерский и налоговый учет. Недостача в пределах норм естественной убыли относится на расходы по продажам (счет 44) и принимается в налоговом учете. Потери сверх норм и порча по вине работника сначала попадают на счет 94, затем взыскиваются с виновного (счет 73.02) или списываются на прочие расходы (91.02), если виновник не установлен. Потери от чрезвычайных ситуаций — тоже на прочие расходы.
Ошибка в счете списания — одна из самых частых причин расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом. Например, списание недостачи сразу на 91.02 без счета 94 лишает возможности корректно отразить взыскание с материально ответственного лица, если оно последует позже.
| Ситуация | Счет списания | Комментарий |
|---|---|---|
| Причина недостачи выясняется | 94 | Далее — на виновного (73.02) или расходы |
| Потери в пределах норм естественной убыли | 44 | Принимаются в налоговом учете |
| Порча без виновных лиц | 91.02 | Нужен акт и обоснование |
| Товар использован для собственных нужд | 26, 25, 44 | Оформляется требованием-накладной |
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения списания обязательно проверьте три вещи: проводки документа, остатки на складе и отсутствие «минусов». В Бухгалтерии откройте ОСВ по счету 41 — остаток по списанной позиции должен уменьшиться ровно на списанное количество и стоимость. В УТ используйте отчеты «Остатки товаров на складах» и «Ведомость по товарам на складах» — расхождение между ними сигнализирует о проблемах в учете.
Если себестоимость в проводках равна нулю или явно занижена, вероятная причина — не рассчитана себестоимость за месяц (в УТ/ERP нужно выполнить «Закрытие месяца» с расчетом себестоимости) либо товар был оприходован без цены. В Бухгалтерии себестоимость считается при проведении документа, но при наличии «минусов» на дату списания расчет может быть некорректным.
Как проверить результат
Дт 94/91.02/44 — Кт 41 на корректную стоимость
Проводок нет, нулевая сумма или неверные счета
Остаток уменьшился ровно на списанное количество
Появился отрицательный остаток
Сумма соответствует методу оценки (FIFO/средняя)
Нулевая или явно заниженная стоимость
Списание введено на основании пересчета
Списание оформлено вручную без основания
НДС и документальное оформление списания
Вопрос восстановления НДС при списании — спорная зона. По общей позиции Минфина и ФНС, при выбытии товара по причинам, не связанным с реализацией (порча, недостача), ранее принятый к вычету НДС подлежит восстановлению. Однако суды нередко встают на сторону налогоплательщиков, если потери подтверждены документально и связаны с хозяйственной деятельностью. Решение о восстановлении НДС принимайте с учетом позиции вашего главного бухгалтера и готовности обосновывать вычеты.
Каждое списание должно иметь первичный документ: акт о порче, бой, ломе (можно по форме ТОРГ-15 или по самостоятельно утвержденной форме), инвентаризационную опись и сличительную ведомость при недостаче, приказ руководителя. В 1С акт можно распечатать из документа списания, если в конфигурации подключена соответствующая печатная форма, либо оформить отдельно.
Частые вопросы о списании товара в 1С
Как списать товар, которого нет на остатке, но фактически он был?
Это признак расхождения учета: либо поступление не проведено, либо товар числится на другом складе, либо была лишняя реализация. Сначала найдите причину через отчет «Остатки товаров» и карточку счета 41. Если фактическое наличие подтверждено ревизией, оформите инвентаризацию — по ее итогам излишки приходуются, а недостача списывается корректно.
Можно ли списать товар прошлой датой?
Технически да, но это опасно: документ задним числом меняет остатки и себестоимость всех последующих операций периода. После такого списания перепроведите документы за период (в Бухгалтерии — «Проведение по партиям» в закрытии месяца, в УТ — пересчет себестоимости через закрытие месяца) и проверьте, не сдана ли уже отчетность за этот период.
Чем списание отличается от оприходования?
Списание убирает товар с учета и относит его стоимость на расходы или недостачи. Оприходование — зеркальная операция: ставит на учет излишки, выявленные инвентаризацией, увеличивая прочие доходы (счет 91.01). По итогам одной ревизии могут быть оформлены оба документа — по разным позициям.
Как списать просроченный товар с учетом по сериям?
В документе списания укажите серию с истекшим сроком годности — в УТ серия выбирается в табличной части. Предварительно сформируйте отчет по срокам годности, чтобы видеть, какие серии просрочены и в каком количестве. Если серия не указана, а в настройках номенклатуры она обязательна, документ не проведется.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного товара?
Однозначного ответа нет: Минфин требует восстановления, но судебная практика часто поддерживает налогоплательщиков при документально подтвержденных потерях. Если решите не восстанавливать, подготовьте полный пакет обосновывающих документов: акт порчи, приказ, объяснительные, инвентаризационные документы. Окончательное решение — за главным бухгалтером с учетом налоговых рисков.
Что важно запомнить
Списание оформляется документом «Списание товаров» с указанием склада, количества и счета списания (94, 91.02 или 44). По итогам ревизии списание вводится на основании инвентаризации. После проведения проверьте проводки, остатки и себестоимость. Каждое списание должно иметь первичный документ и приказ — без них операция несет налоговые риски.