Торговля и Склад · 10 мин
Как списывать товар в 1С УТ 11
Как оформить списание товара в 1С Управление торговлей 11: документ «Списание товаров», ордерный склад, поручение экспедитору, проверка остатков и типичные ошибки.
Списание товара в 1С: Управление торговлей 11 оформляется документом «Списание товаров», который уменьшает складские остатки и формирует бухгалтерские проводки по выбытии запасов. Документ находится в разделе «Склад и доставка» и доступен в большинстве типовых сценариев: порча, бой, недостача, истечение срока годности, использование товара на собственные нужды.
Ключевой момент, который часто упускают: способ оформления зависит от настроек склада. На обычном (неордерном) складе достаточно одного документа списания. На ордерном складе потребуется связка «Списание товаров» плюс «Расходный ордер на товары», иначе остатки по регистрам разойдутся, и в отчётах появятся отрицательные или зависшие количества.
Перед списанием важно определить причину: от неё зависит статья расходов, счёт учёта и налоговые последствия. Списание по недостаче, выявленной инвентаризацией, оформляется иначе, чем списание испорченного товара или передача образцов на рекламные цели.
Какие документы используются для списания в УТ 11
Основной инструмент — документ «Списание товаров» в разделе «Склад и доставка». Он списывает товар с выбранного склада, относит стоимость на указанную статью расходов и формирует движения по регистрам товаров и учёту себестоимости. Именно его используют при порче, бое, утилизации, передаче на собственные нужды.
Если недостача выявлена в ходе инвентаризации, правильный путь — сначала документ «Пересчет товаров» (или полная инвентаризационная цепочка «Приказ на проведение пересчета» → «Пересчет товаров»), а затем на его основании создать «Списание товаров». Так недостача будет документально обоснована, а излишки при этом оприходуются отдельным документом «Оприходование товаров».
Отдельный случай — списание по истечении срока годности. Если ведётся учёт серий и сроков годности, в документе списания нужно указать конкретную серию, иначе программа не даст подобрать нужный остаток. Для товаров, переданных комиссионеру или на ответственное хранение, обычное списание не применяется — используются документы передачи и возврата.
Пошаговое оформление документа «Списание товаров»
Откройте раздел «Склад и доставка» и выберите журнал «Списания товаров». Нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, склад, с которого списывается товар, и дату. Дата важна: списание должно попасть в тот период, когда фактически произошло выбытие, особенно если речь о налоговом учёте.
На закладке «Товары» добавьте номенклатуру вручную, через подбор или по штрихкоду. Укажите количество и, при необходимости, серию и характеристику. Программа покажет доступный остаток — сверяйтесь с ним, чтобы не списать больше, чем числится на складе.
Далее укажите статью расходов и аналитику. Статья расходов определяет, куда попадёт стоимость списанного товара: на прочие расходы, на расходы по недостачам, на коммерческие затраты. Проверьте, что в статье расходов корректно настроены правила распределения и вариант признания в налоговом учёте, иначе проводки сформируются не туда.
- 1Откройте «Склад и доставка» → «Списания товаров» и создайте новый документ
- 2Заполните организацию, склад и дату списания
- 3Добавьте товары в табличную часть, укажите количество и серии при необходимости
- 4Выберите статью расходов и аналитику списания
- 5Проведите документ и проверьте движения через «Отчеты по документу»
- 6На ордерном складе оформите расходный ордер на основании списания
Списание на ордерном складе
Если для склада включена ордерная схема (настройка склада, флажок использования ордеров при отгрузке), одного документа «Списание товаров» недостаточно. Он выступает распоряжением на отгрузку, а фактическое списание со склада завершается «Расходным ордером на товары».
Расходный ордер создаётся либо на основании списания (кнопка «Создать на основании»), либо из рабочего места «Расходные ордеры на товары», где накапливаются все неотгруженные распоряжения. Кладовщик подтверждает в ордере фактическое количество — оно может отличаться от распоряжения, если часть товара не найдена.
Типичная проблема: списание проведено, а ордер забыли. В результате в отчёте «Товары к отгрузке» зависает количество, а остатки по складу и по учёту расходятся. Периодически проверяйте список неоформленных ордеров и закрывайте их или отменяйте распоряжения.
Списание по результатам инвентаризации
При выявлении недостачи инвентаризацией последовательность такая: создайте «Приказ на проведение пересчета товаров», затем «Пересчет товаров», в котором фиксируется фактическое количество. Программа автоматически рассчитает расхождения с учётными данными.
На основании пересчета с недостачей создайте «Списание товаров» — табличная часть заполнится автоматически только расхождениями в минус. Это удобно и исключает ручные ошибки при переносе данных. Если по пересчету выявлены и излишки, на них отдельно создаётся «Оприходование товаров».
Обратите внимание на статус пересчёта: документы списания и оприходования корректно формируются, когда пересчет находится в статусе, фиксирующем результат (например, «Внесение результатов» или «Выполнено», в зависимости от настроек). Если статус «В работе», основание для списания считается незавершённым.
Статьи расходов и проводки при списании
Стоимость списанного товара уходит на счёт, определяемый статьёй расходов и настройками учёта. Для недостач по вине материально ответственного лица сумма обычно относится на расчёты с персоналом по возмещению ущерба; для порчи и естественной убыли — на прочие расходы или расходы на продажу.
В УТ 11 проводки формируются при отражении документов в регламентированном учёте (в совместном решении с БП — при переносе, в КА/ERP — через механизм отражения в учёте). Убедитесь, что в статье расходов заполнены правила отражения для нужного типа расходов, иначе документ зависнет в очереди с ошибкой «не заполнены правила отражения».
После проведения откройте движения документа и проверьте регистры «Товары на складах», «Товары организаций» и себестоимость. Если номенклатура облагается НДС и списание связано с непроизводственными целями, отдельно оцените необходимость восстановления НДС — это вопрос к учётной политике, программа его автоматически не решает.
Как проверить результат
Остаток уменьшился ровно на списанное количество
Остаток не изменился или ушёл в минус
Есть записи по «Товары на складах» и себестоимости
Движений нет — документ не проведён или помечен
После расходного ордера количество обнулено
Висит распоряжение без ордера
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — списание не с того склада. В УТ 11 остатки ведутся в разрезе складов, и если товар физически лежит на складе магазина, а списали со склада-распределителя, по одному складу образуется минус, по другому — зависший остаток. Всегда сверяйте склад в документе с фактическим местонахождением товара.
Вторая ошибка — неверная или пустая статья расходов. Без неё документ может не провестись, а с неправильной — исказит финансовый результат и налоговый учёт. Третья группа ошибок связана с сериями: если по номенклатуре включён учёт серий, списание без указания серии либо не пройдёт контроль, либо разнесёт остатки по неверным сериям.
Ограничения и когда списание не подходит
Не используйте «Списание товаров» для передачи товара на комиссию, в переработку или на ответственное хранение — для этого есть специализированные документы передачи, и списание в этих случаях приведёт к утрате учёта товара как вашего имущества.
Не списывайте товар, который нужно вернуть поставщику: возврат оформляется документом «Возврат товаров поставщику» на основании поступления. Списание вместо возврата лишает вас документального основания для предъявления претензии и корректировки НДС.
Если требуется списать большой объём задним числом, учтите: изменение прошлых периодов влияет на себестоимость всех последующих продаж. Выполняйте такие операции после закрытия смен и согласуйте с бухгалтерией, а при необходимости перепроведите документы месяца через штатную обработку закрытия месяца.
Что важно запомнить
Списание в УТ 11 — это документ «Списание товаров» с корректным складом, статьёй расходов и сериями. На ордерном складе обязателен расходный ордер, при недостаче — основание в виде пересчета товаров. После проведения сверяйте остатки отчётами и не используйте списание вместо возвратов и передач.
Частые вопросы
Можно ли списать товар в минус, если остатка нет?
Технически — да, если в настройках отключён контроль остатков. Но это приводит к отрицательным остаткам, сбитой себестоимости и ошибкам при закрытии месяца. Правильнее сначала разобраться, почему остатка нет: возможно, не оформлено поступление или товар числится на другом складе.
Как списать товар с истёкшим сроком годности?
Оформите обычное «Списание товаров», указав серию с истёкшим сроком годности, если по номенклатуре ведётся учёт серий. Статью расходов выбирайте соответствующую порче или утилизации. При больших объёмах полезно предварительно найти просроченные остатки отчётом по срокам годности.
Чем списание отличается от оприходования?
Списание уменьшает складские остатки с отнесением стоимости на расходы, а оприходование увеличивает остатки с отражением дохода или корректировки. Оба документа чаще всего создаются парой на основании пересчёта товаров: недостача — в списание, излишки — в оприходование.
Почему документ списания не проводится?
Частые причины: не заполнена статья расходов, не указана серия при включённом учёте серий, недостаточно остатков на складе при включённом контроле, либо дата документа попадает в закрытый период. Текст конкретной ошибки программа выводит при попытке проведения — начните разбор с него.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании?
Зависит от причины списания и учётной политики: при недостачах и непроизводственном использовании вопрос восстановления НДС спорный и решается бухгалтерией. Программа автоматически этого не делает — отражение выполняется отдельными регламентными операциями в учёте НДС.
Как отменить ошибочное списание?
Если документ проведён, но период открыт, распроведите и пометьте его на удаление — остатки восстановятся. На ордерном складе дополнительно отмените связанный расходный ордер. Если период закрыт, оформите корректировку текущей датой: оприходование товара с той же аналитикой.