Торговля и Склад · 14 мин
Как списывать товар в 1С Предприятие: практическая инструкция
Как списать товар в 1С Предприятие: документ списания, выбор причины и счёта затрат, проверка остатков и проводок, типичные ошибки и их исправление.
Списание товара в 1С — это операция, при которой номенклатура снимается со складского учёта без поступления денежных средств: из-за порчи, истёкшего срока годности, боя, недостачи, использования на собственные нужды или передачи образцов. В большинстве конфигураций (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия) для этого используется документ «Списание товаров», а результатом становится уменьшение остатка на складе и отнесение стоимости на соответствующий счёт затрат.
Главная сложность операции не в самом документе, а в правильном определении причины списания и счёта отнесения стоимости: от этого зависят налоговые последствия и корректность отчётности. Ошибка в счёте затрат или в аналитике приводит к искажению себестоимости, спорам с налоговой при вычете НДС и расхождениям между складским и бухгалтерским учётом.
Ниже разобран порядок списания в типовых конфигурациях, выбор статьи расходов и счёта затрат, проверка результата по отчётам, а также типичные ошибки и способы их исправления. Интерфейс описан на примере управляемых форм (такси); в старых версиях на обычных формах названия команд могут немного отличаться, но логика документа та же.
Подготовка: что проверить до списания
Перед созданием документа убедитесь, что списываемый товар фактически числится на нужном складе. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ и КА — раздел «Склад и доставка» или «Закупки», в Бухгалтерии — «Склад» → «Остатки товаров») и установите отбор по складу и номенклатуре. Если остаток по учёту не совпадает с фактическим, сначала стоит разобраться с причиной расхождения, а не списывать «в ноль».
Если расхождение обнаружено при ревизии, корректный путь — сначала оформить документ «Пересчёт товаров» (инвентаризацию), а списание создать уже на его основании. Тогда в учёте останется связь между фактом инвентаризации и списанием, что важно при проверках и внутреннем контроле.
Также заранее определите причину списания и согласуйте её с бухгалтерией: порча, недостача, использование для собственных нужд, передача в рекламных целях — каждая причина может по-разному влиять на налог на прибыль и НДС. В частности, при недостаче и порче вопрос восстановления НДС и признания расходов решается отдельно и зависит от документального оформления.
Создание документа «Списание товаров»
В Управлении торговлей и Комплексной автоматизации перейдите в раздел «Склад и доставка» (или «Закупки») → «Списания товаров» и нажмите «Создать». В Бухгалтерии предприятия документ находится в разделе «Склад» → «Списание товаров» либо «Производство» → «Списание материалов», если речь о материалах, передаваемых в производство.
Заполните шапку документа: организацию, склад, с которого списывается товар, и дату. Дата важна: списание должно попасть в тот период, когда произошло событие (порча, инвентаризация). Проведение документа «задним числом» в закрытом периоде потребует перепроведения регламентных операций и может изменить уже сданную отчётность — делайте это только осознанно.
В табличной части добавьте номенклатуру и количество. Количество не должно превышать доступный остаток на складе, иначе при проведении программа выдаст сообщение о нехватке товара (если контроль остатков включён) либо уведёт остаток в минус (если контроль отключён — что само по себе признак проблемы в настройках).
- 1Проверьте остаток товара на складе по отчёту «Остатки товаров на складах».
- 2При необходимости проведите инвентаризацию документом «Пересчёт товаров».
- 3Создайте документ «Списание товаров», укажите организацию, склад и дату.
- 4Добавьте номенклатуру и количество, при необходимости — серии и характеристики.
- 5Укажите причину списания: статью расходов и счёт затрат с аналитикой.
- 6Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт» или отчётом «Проводки».
- 7Сверьте остаток по складу после списания — он должен уменьшиться на списанное количество.
Выбор причины списания и счёта затрат
Причина списания в документе задаётся через статью расходов (в УТ/КА/ERP) или напрямую через счёт затрат (в Бухгалтерии). От этого выбора зависит, куда попадёт стоимость списанного товара в проводках: на счёт 44 «Расходы на продажу», 91.02 «Прочие расходы», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» или другой.
Типовые ситуации
Порча и истёкший срок годности обычно относят на счёт 94 с последующим решением: списать на расходы в пределах норм естественной убыли, отнести на виновное лицо (счёт 73) или признать прочим расходом. Недостача по итогам инвентаризации также проходит через счёт 94, пока не определён виновник. Использование товара для собственных нужд (например, канцтовары со склада ушли в офис) списывают на счета учёта затрат соответствующего подразделения — 26, 44 и т.п.
В УТ и КА счёт определяется настройкой статьи расходов: в карточке статьи указывается тип расходов, правило распределения и счёт бухгалтерского учёта. Если нужной статьи нет, её создаёт или корректирует бухгалтер — самостоятельно создавать статьи «на глаз» не стоит, потому что от их настройки зависят регламентированная отчётность и налоговый учёт.
Куда отнести стоимость списания
Подходит для недостач и порчи до выяснения причин и виновных. Ограничение: сумма не должна «зависать» на счёте бессрочно — нужно решение о дальнейшем отнесении.
Подходит для потерь в пределах норм естественной убыли и расходов, связанных с продажей. Требует документального обоснования норм.
Подходит для потерь сверх норм и случаев, когда виновник не установлен. Ограничение: такие расходы налоговая часто оспаривает, нужен пакет подтверждающих документов.
Подходит при использовании товара для собственных нужд подразделения. Не применяется для испорченного товара.
Списание с сериями, характеристиками и по ФИФО
Если по номенклатуре ведётся учёт по характеристикам (размер, цвет) или сериям (сроки годности, партии), в документе списания нужно указать конкретную характеристику и серию. При списании товара с истёкшим сроком годности это особенно важно: списывать нужно именно ту серию, срок которой истёк, иначе по отчёту «Товары с истекающим сроком годности» позиция продолжит числиться.
Себестоимость списываемого товара в типовых конфигурациях рассчитывается автоматически по методу, заданному в учётной политике (обычно ФИФО или средняя). В документе вы видите количество, а сумма определяется при проведении. Если списывается часть партии, себестоимость берётся по очереди поступлений — вручную «выбрать» более дешёвую или дорогую партию штатно нельзя.
Для партионного учёта в УТ/КА/ERP корректное распределение себестоимости обеспечивается регламентным заданием расчёта себестоимости. Если после списания в отчётах по валовой прибыли видны странные суммы, проверьте, выполнялся ли расчёт себестоимости за период.
Проверка результата: остатки и проводки
После проведения документа откройте его движения: кнопка «Ещё» → «Движения документа» или пиктограмма «Дт/Кт». В бухгалтерских проводках по кредиту должен быть счёт учёта товара (41 «Товары» или 10 «Материалы») с указанием склада и номенклатуры, по дебету — выбранный счёт затрат с корректной аналитикой (статья затрат, подразделение).
Затем сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» на дату после списания: количество по позиции должно уменьшиться ровно на списанное. Если остаток не изменился — документ не проведён или проведён по другому складу. Если остаток ушёл в минус — списано больше, чем числилось, и нужно искать ошибку в количестве или в неучтённых поступлениях.
Дополнительная контрольная точка — ведомость по счёту 41 в разрезе склада: оборот по кредиту за период должен включать сумму вашего списания, а конечное сальдо совпадать со складским отчётом. Расхождение между бухгалтерским и складским учётом — признак того, что часть операций оформлена разными документами или в разных периодах.
Как проверить результат списания
Дт счёта затрат — Кт 41 (10), заполнены склад, статья, подразделение
Проводок нет, неверный счёт дебета или пустая аналитика
Уменьшился ровно на списанное количество
Остаток не изменился или стал отрицательным
Просроченная серия снята с остатка
Серия продолжает числиться в отчёте по срокам годности
Совпадает со складским отчётом в суммах
Расхождение сумм между бухгалтерским и складским учётом
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая ошибка — списание не с того склада. Документ проводится, остаток на одном складе уходит в минус, на другом товар продолжает числиться. Исправление: отмените проведение документа, исправьте склад и проведите заново. Если период закрыт, создайте корректировочное списание текущей датой и сторнируйте ошибочное.
Вторая распространённая проблема — неверный счёт затрат или пустая аналитика. Тогда расходы попадают не в ту строку отчёта о финансовых результатах, а по счёту 94 «зависают» суммы без решения. Исправление зависит от конфигурации: в Бухгалтерии достаточно исправить счёт в документе и перепровести, в УТ/КА — скорректировать статью расходов или создать документ «Перенос затрат»/корректировку.
Третья группа ошибок связана с количеством и себестоимостью: списание при отрицательном остатке, нерассчитанная себестоимость, дублирование списания (документ создан дважды — вручную и на основании инвентаризации). Дубли видны в отчёте по остаткам как двойное уменьшение; лишний документ нужно пометить на удаление, предварительно убедившись, что на него не ссылаются другие документы.
Особые сценарии списания
Списание по итогам инвентаризации
Создайте документ «Пересчёт товаров», заполните фактические количества, проведите. На основании пересчёта программа предложит создать «Списание товаров» (на недостачу) и «Оприходование товаров» (на излишки) автоматически — табличные части заполнятся расхождениями. Это предпочтительный способ: связь документов сохраняется, и при проверке видно основание списания.
Списание на собственные нужды
Если товар со склада используется внутри компании (офисные принадлежности, хозтовары), оформляется то же «Списание товаров», но статья расходов указывает на затраты подразделения-потребителя. В Бухгалтерии для материалов есть профильный документ «Требование-накладная» — он удобнее, когда нужно указать подразделение-затрат и статью затрат в одном документе.
Массовое списание просроченного товара
Сформируйте отчёт по товарам с истекающим или истёкшим сроком годности (в УТ/КА — «Сроки годности товаров на складах»), сверьте с фактом на складе, затем создайте списание и заполните его по отчёту. При большом ассортименте используйте подбор товара с отбором по сериям — это быстрее ручного ввода и исключает ошибки в количестве.
Перед массовым списанием в конце месяца убедитесь, что все поступления и перемещения за период проведены. Иначе после списания при перепроведении опоздавших документов остатки изменятся, а себестоимость списания придётся пересчитывать заново.
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Самостоятельно безопасно выполнять списание, когда причина очевидна (порча, просрочка), статья расходов уже настроена бухгалтерией, а период открыт. В этих условиях риск ограничивается техническими ошибками, которые легко исправить перепроведением документа.
К бухгалтеру или специалисту по 1С стоит обратиться, если: списание крупное и влияет на налог на прибыль; речь идёт о недостаче с поиском виновных лиц; нужно решить вопрос с НДС по списанному товару; списание требуется в закрытом периоде; в базе ведётся раздельный учёт НДС или используется ЕГАИС/Честный знак — там списание маркированного товара требует дополнительных операций по выбытию кодов маркировки.
Для маркированных товаров обычное списание недостаточно: коды маркировки должны быть выведены из оборота через систему «Честный знак» с указанием причины (утрата, порча). В УТ/КА/ERP для этого есть отдельный документ «Вывод из оборота ИС МП», который оформляется вместе со списанием.
Что важно запомнить
Списание оформляется документом «Списание товаров» с указанием склада, количества и причины через статью расходов. Правильность операции проверяется по проводкам (Кт 41) и отчёту по остаткам. Ключевые риски — неверный счёт затрат, списание без инвентаризации и забытые коды маркировки у маркированного товара.
Частые вопросы
Чем списание отличается от реализации и перемещения?
Списание снимает товар с учёта без оплаты и без смены склада-хранителя внутри компании: стоимость уходит на расходы или недостачи. Реализация — это продажа с выручкой и НДС, перемещение — смена склада без изменения общего остатка. Если товар физически передан другому подразделению, но остался собственностью компании, нужно перемещение, а не списание.
Можно ли списать товар, которого нет на остатке?
Технически — только если в настройках отключён контроль отрицательных остатков, но делать этого не следует: остаток уйдёт в минус, а себестоимость списания рассчитается некорректно. Правильный путь — найти причину отсутствия остатка (непроведённое поступление, ошибка в приходном документе) и устранить её до списания.
Как отменить ошибочное списание?
Если период открыт, откройте документ и нажмите «Отменить проведение», затем исправьте данные или пометьте документ на удаление. Остатки и проводки восстановятся автоматически. Если период закрыт, документ не трогайте — оформите текущей датой сторнирующую корректировку (оприходование с той же аналитикой) и согласуйте с бухгалтером.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного товара?
Однозначного ответа нет: позиция налоговых органов и судебная практика зависят от причины списания и документального оформления. При недостаче и порче сверх норм риск требования восстановления НДС выше. Это вопрос налогового учёта, а не складского документа — решение должен принимать бухгалтер на основании актов о порче и учётной политики.
Как списать маркированный товар?
Помимо документа «Списание товаров» нужно вывести коды маркировки из оборота в системе «Честный знак»: в УТ/КА/ERP для этого служит документ «Вывод из оборота ИС МП» с указанием причины (порча, утрата). Списываемые коды сканируются или подбираются из остатков. Без вывода из оборота коды продолжат числиться за компанией, что вскроется при проверках.
Почему после списания сумма в проводках отличается от ожидаемой?
Себестоимость рассчитывается по методу учётной политики (ФИФО или средняя) и может отличаться от последней закупочной цены. Также проверьте, выполнялся ли регламентный расчёт себестоимости за месяц в УТ/КА/ERP: до его выполнения суммы в документах могут быть предварительными. После расчёта себестоимости проводки уточнятся автоматически.