Торговля и Склад · 11 мин
Как списывать бракованный товар в 1С
Как списать бракованный товар в 1С: Управление торговлей и ERP. Документ «Списание товаров», ордерный склад, возврат поставщику, проводки и типичные ошибки.
Бракованный товар нельзя просто удалить из базы: остатки должны совпадать с фактическим складом, а списание — отражаться в бухгалтерском и налоговом учёте. В конфигурациях 1С (Управление торговлей 11, ERP, Комплексная автоматизация) для этого используется документ списания, а при ордерной схеме склада — ещё и расходный ордер. Ниже разобран весь путь: от выявления брака до проверки отчётов.
Логика работы одинакова для большинства типовых конфигураций: сначала товар переводится в статус брака или фиксируется актом, затем оформляется списание с указанием статьи расходов, после чего данные попадают в регистры и проводки. Отличия возникают только в том, куда именно списывается брак — на расходы организации, за счёт виновного лица или на возврат поставщику.
Перед списанием определите экономический сценарий: товар подлежит утилизации, возврату поставщику или возмещению сотрудником. От этого зависит выбор документа и статьи расходов, а значит — корректность налогового учёта НДС и налога на прибыль.
Какой документ выбрать под ваш сценарий
Главная ошибка при работе с браком — использование документа списания там, где нужен возврат или перемещение. Списание означает, что организация теряет товар безвозвратно и признаёт расход. Если поставщик обязан принять брак обратно, списание исказит учёт: вы потеряете и товар, и право требования.
Типовые сценарии распределяются так:
- Утилизация брака — документ «Списание товаров», статья расходов вида «Потери от брака» или «Списание товаров».
- Брак по вине поставщика — документ «Возврат товаров поставщику» на основании поступления, претензия контрагенту.
- Брак по вине сотрудника — списание с отнесением на виновное лицо (статья с аналитикой «Виновные лица») или отдельный документ в зависимости от конфигурации.
- Пересортица при инвентаризации — документы «Пересчет товаров» и «Списание недостач» через инвентаризацию.
- Понижение качества без списания — документ «Качество товаров» или изменение статуса на ордерном складе, товар остаётся в остатках как некондиция.
Как выбрать действие
Подготовка: основание, склад и настройки
Перед списанием зафиксируйте брак первичным документом: актом о браке, актом инвентаризации или претензией поставщику. Это требование не 1С, а учётной политики и налогового контроля — без основания расходы по списанию могут быть не признаны. В самой программе основание указывается в комментарии или в реквизите документа, а скан акта прикрепляется через механизм присоединённых файлов.
Проверьте, какая схема работы склада включена в настройках: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка». Если для склада включён ордерный режим, списание оформляется в два этапа: распоряжение (документ списания) и фактическая отгрузка (расходный ордер). Без ордера остатки по регистру «Товары на складах» не уменьшатся.
Также заранее создайте или проверьте статью расходов. Путь: «Финансовый результат и контроллинг» → «Статьи расходов». Для брака обычно создают отдельную статью с типом расходов и правилом распределения, чтобы потери попадали на нужное подразделение и счёт затрат. В бухгалтерском учёте это, как правило, счёт 94 с последующим отнесением на 91.2 или на виновное лицо — настройка выполняется через счета учёта номенклатуры и правила отражения.
Списание брака документом «Списание товаров»
Основной рабочий инструмент — документ «Списание товаров». Путь в УТ 11 и ERP: «Склад и доставка» → «Списания, инвентаризации товаров» → «Списания товаров» → кнопка «Создать». Документ уменьшает складские остатки и формирует расход по указанной статье.
- 1Откройте «Склад и доставка» → «Списания товаров» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, склад и дату списания
- 3На вкладке «Товары» добавьте бракованные позиции вручную или через «Подбор» — проверьте количество и серии, если ведётся серийный учёт
- 4Для каждой позиции или всего документа укажите статью расходов и аналитику (подразделение, направление деятельности)
- 5Заполните комментарий: номер акта о браке и причину списания
- 6Нажмите «Провести и закрыть», при ордерной схеме создайте расходный ордер на основании
- 7Проверьте движения документа через кнопку «Движения документа» и отчёт по остаткам склада
Если брак выявлен в рамках инвентаризации, не создавайте списание вручную — используйте цепочку «Пересчет товаров» → «Списание недостач товаров». Тогда документ подтянет расхождения автоматически, и в учёте останется связь с инвентаризационной ведомостью.
Для товаров с сериями и сроками годности программа потребует указать конкретную серию. Если брак относится к целой серии, удобнее отбирать её в документ через отбор по серии, а не перебирать позиции вручную.
Списание на ордерном складе
При ордерной схеме документ «Списание товаров» — это только распоряжение. Он формирует запись в регистре «Товары к отгрузке», но фактическое уменьшение остатков происходит при проведении «Расходного ордера на товары». Если ордер не создать, в отчётах появится расхождение: товар числится к отгрузке, но физически списан.
Ордер создаётся либо кнопкой «Создать на основании» из списания, либо из обработки «Отгрузка» в разделе «Склад и доставка». В ордере складской работник подтверждает фактическое количество выбракованного товара. Статусы ордера («К проверке», «Проверен», «Отгружен») позволяют разделить ответственность между менеджером и кладовщиком.
Контролируйте незакрытые распоряжения через отчёт «Оформление накладных и ордеров» или обработку управления отгрузкой. Висящие «к отгрузке» остатки — типичный признак того, что списание проведено, а ордер забыт.
Возврат брака поставщику вместо списания
Если брак возник по вине поставщика и договор предусматривает возврат, списание не нужно. Оформите документ «Возврат товаров поставщику»: «Закупки» → «Возвраты товаров поставщикам» → «Создать», удобнее — на основании документа поступления, чтобы подтянулись цены и партии.
В документе укажите количество брака, склад отгрузки и при необходимости — порядок расчётов: зачёт аванса, возврат денег или уменьшение долга. При ордерной схеме также потребуется расходный ордер. После проведения возврата уменьшатся остатки и задолженность перед поставщиком либо появится задолженность поставщика перед вами, если товар уже оплачен.
НДС при возврате брака оформляется корректировочными документами или документом возврата в зависимости от настроек и условий договора. Не смешивайте сценарии: если часть партии возвращается, а часть утилизируется, оформляйте два разных документа — возврат и списание.
Отражение в бухгалтерском и налоговом учёте
В конфигурациях с регламентированным учётом (ERP, КА, УТ с обменом в БП) списание формирует проводки после выполнения регламентных операций закрытия месяца или сразу, в зависимости от настроек. Типовая цепочка: Дт 94 — Кт 41 на стоимость брака, далее Дт 91.2 (прочие расходы) или Дт 73 (виновное лицо) — Кт 94.
НДС по списываемому браку — спорный участок. Если брак списывается в рамках норм естественной убыли или подтверждён документально, позиция по невосстановлению НДС обычно обоснованна, но окончательное решение принимает бухгалтер с учётом учётной политики. В 1С восстановление НДС при необходимости оформляется отдельной операцией, а не документом списания.
Для налога на прибыль потери от брака признаются при наличии документального подтверждения: акта, заключения о причинах брака, решения руководителя. Убедитесь, что статья расходов в 1С настроена на принимаемый вид расходов, иначе сумма попадёт в неучитываемые.
Как проверить результат
Остаток уменьшился на списанное количество, отрицательных остатков нет
Остаток не изменился или ушёл в минус — проверьте ордер и дату документа
Есть записи по регистрам товаров и расходов с нужной статьёй
Движений нет или пустая аналитика расходов
Нет зависших количеств к отгрузке по списанию
Остаток к отгрузке висит — не создан расходный ордер
Сумма брака на 94/91.2 со статьёй расходов
Сумма не попала в проводки или ушла на непринимаемые расходы
Типичные ошибки при списании брака
Большинство проблем возникает не из-за программы, а из-за нарушения последовательности: списание раньше акта, неверная статья расходов, забытый ордер. Ниже собраны ошибки, которые чаще всего приводят к расхождениям в учёте.
Отдельная группа ошибок — работа с датами. Списание, проведённое задним числом после того, как товар уже продан, создаст отрицательные остатки. В такой ситуации сначала скорректируйте хронологию документов, затем перепроведите партию и себестоимость регламентными операциями.
Что важно запомнить
Брак списывается документом «Списание товаров» с корректной статьёй расходов и обязательным основанием-актом. На ордерном складе обязателен расходный ордер. Если виноват поставщик — оформляйте возврат, а не списание. После проведения проверьте остатки, движения документа и проводки.
Частые вопросы
Чем списание отличается от документа «Качество товаров»?
Изменение качества не уменьшает остатки — товар просто переводится в статус «Некондиция» и остаётся на складе, недоступным для продажи. Списание выводит товар из учёта полностью и формирует расход. Качество меняют, когда брак ещё можно вернуть, уценить или переработать; списывают — когда товар уничтожается.
Можно ли списать брак без документа поступления?
Да, документ «Списание товаров» не требует ссылки на поступление — достаточно, чтобы товар числился в остатках склада. Но если брак возвращается поставщику, возврат удобнее и корректнее создавать на основании поступления, чтобы сохранить цены и связь документов.
Как списать брак, выявленный при инвентаризации?
Оформите документ «Пересчет товаров», зафиксируйте фактическое количество, затем на основании пересчета создайте «Списание недостач товаров». Программа автоматически подтянет расхождения, и в учёте сохранится связь списания с инвентаризационной ведомостью.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании брака?
Однозначного ответа нет: при документально подтверждённом браке и потерях в пределах норм практика чаще допускает невосстановление. Решение принимает бухгалтер с учётом учётной политики и оценки налоговых рисков. В 1С восстановление при необходимости оформляется отдельным документом, а не самим списанием.
Почему после списания остаток на складе не изменился?
Наиболее вероятная причина — ордерная схема склада: списание создаёт только распоряжение, а остатки уменьшает расходный ордер. Проверьте регистр «Товары к отгрузке» и создайте ордер на основании списания. Также убедитесь, что документ проведён, а не сохранён в статусе черновика.
Как списать брак за счёт виновного сотрудника?
Оформите списание со статьёй расходов, настроенной на отнесение на виновных лиц, и укажите сотрудника в аналитике. В регламентированном учёте сумма пройдёт через счёт 94 на счёт 73. Само удержание из зарплаты оформляется уже в зарплатной подсистеме отдельным документом.