Торговля и Склад · 10 мин
Как списывать алкоголь в 1С: инструкция по работе с ЕГАИС
Как правильно списать алкоголь в 1С: причины списания, работа с ЕГАИС, акты списания в УТ, Рознице и Бухгалтерии, типичные ошибки и их исправление.
Списание алкоголя в 1С отличается от списания обычных товаров: помимо складского учёта в самой программе, нужно уменьшить остатки в ЕГАИС — государственной системе учёта алкогольной продукции. Если списать товар только в 1С, в ЕГАИС остатки останутся прежними, и при проверке или инвентаризации возникнет расхождение, которое придётся объяснять и исправлять.
Типовые конфигурации — «1С:Розница», «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:Бухгалтерия» с подсистемой ЕГАИС — поддерживают обмен с системой через универсальный транспортный модуль (УТМ). Дальше разберём, какие документы использовать, как выбрать причину списания, как проверить, что акт ушёл в ЕГАИС, и что делать при ошибках.
Инструкция ориентирована на актуальные типовые конфигурации с подключённым УТМ. Если у вас самописная или сильно доработанная конфигурация, названия документов могут отличаться, но логика обмена с ЕГАИС сохраняется.
Подготовка: что проверить перед списанием
Перед тем как создавать документ списания, убедитесь, что обмен с ЕГАИС работает. Откройте раздел «ЕГАИС» (в Рознице — «Администрирование → Обмен электронными документами → ЕГАИС», в УТ — раздел «ГосИС / ЕГАИС») и проверьте, что УТМ запущен, транспортный модуль доступен, а в журнале обмена нет неотправленных или неподтверждённых документов.
Затем сверьте остатки. В ЕГАИС алкоголь учитывается на двух регистрах: первый — остатки в разрезе справок А и Б (партии), второй — остатки в разрезе алкогольной продукции и акцизных марок. Списание идёт со второго регистра, поэтому важно, чтобы по списываемой номенклатуре там был положительный остаток. Запросите остатки из ЕГАИС документом «Остатки ЕГАИС» и сравните с данными складского учёта.
Также проверьте сопоставление номенклатуры: карточка товара в 1С должна быть связана с алкогольной продукцией ЕГАИС (по коду АП и алкокоду). Несопоставленная номенклатура не даст корректно сформировать акт списания.
Причины списания и какую выбрать
В акте списания ЕГАИС обязательно указывается причина. От неё зависит, как система обработает документ и какие последствия возникнут для учёта. Основные причины: бой, порча, недостача, реализация (для общепита, продающего алкоголь на розлив или по бокалам), пересортица, иные цели.
Выбирайте причину строго по фактической ситуации. Бой и порча — самые «безопасные» варианты для испорченного товара. Недостача по итогам инвентаризации — отдельная история: она оформляется после приказа руководителя и может иметь налоговые последствия. Причина «реализация» используется предприятиями общепита, которые вскрывают бутылку и продают содержимое порционно; для розничного магазина она не подходит.
Как выбрать причину списания
Списание в 1С:Розница и Управлении торговлей
В Рознице и УТ списание оформляется в два этапа: складской документ и акт списания ЕГАИС. Во многих сценариях второй создаётся на основании первого, что исключает расхождения в количестве.
- 1Создайте документ «Списание товаров» (Склад → Списание товаров) или используйте результат инвентаризации
- 2Укажите склад, номенклатуру и фактическое количество списываемого алкоголя
- 3На основании документа создайте «Акт списания ЕГАИС» (кнопка «Создать на основании»)
- 4Проверьте в акте причину списания, алкогольную продукцию и количество; при маркируемой продукции отсканируйте акцизные марки
- 5Проведите документ и выполните команду «Передать в ЕГАИС»
- 6Дождитесь статуса «Проведён в ЕГАИС» — квитанция о приёме и подтверждение должны прийти через УТМ
Для маркируемой продукции (крепкий алкоголь) при списании сканируются акцизные марки с каждой бутылки. Это обязательное требование: ЕГАИС должен «увидеть», какие именно марки выбывают из оборота. Если марка не читается (повреждена), её номер вводится вручную, а факт повреждения фиксируется.
После передачи акта проверьте журнал обмена с ЕГАИС. Успешный результат — последовательность статусов: передан в УТМ, получена квитанция о приёме, получено подтверждение проведения. Только после этого можно считать списание завершённым.
Списание в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии» подсистема ЕГАИС ограничена по сравнению с торговыми конфигурациями, но акт списания ЕГАИС там доступен. Путь: раздел «Покупки» или «Склад» (в зависимости от версии) → «Акты списания ЕГАИС». Документ создаётся вручную: указывается организация, причина списания, алкогольная продукция и количество.
Параллельно оформляется бухгалтерское списание документом «Списание товаров» (Склад → Списание товаров) с указанием счёта списания: для боя в пределах норм естественной убыли — на расходы, для недостачи — на счёт 94 с последующим отнесением на виновных лиц или финансовый результат. Проконсультируйтесь с бухгалтером по налоговым последствиям: НДС по недостачам и вопрос признания расходов зависят от обстоятельств.
Особенности списания для общепита
Рестораны, бары и кафе, продающие алкоголь по бокалам или в коктейлях, обязаны списывать вскрытую продукцию с причиной «Реализация». Требование — ежедневное списание вскрытых емкостей. На практике акт формируется по итогам смены: сканируются марки всех вскрытых за день бутылок, документ передаётся в ЕГАИС.
В типовых решениях для общепита (например, при интеграции с системами автоматизации ресторанов) списание может формироваться автоматически по данным продаж. Если вы ведёте учёт вручную, заведите регламент: в конце смены ответственный сотрудник собирает вскрытые бутылки, сканирует марки и формирует акт. Пропуск дней приводит к накоплению расхождений между ЕГАИС и фактическими остатками.
Проверка результата и исправление ошибок
После списания запросите остатки ЕГАИС по регистру №2 и убедитесь, что они уменьшились на списанное количество. Сверьте также складские остатки в 1С: документ «Списание товаров» должен был сформировать проводки или движения по регистрам складского учёта.
Как проверить результат
«Проведён в ЕГАИС», есть квитанция о приёме и подтверждение
Статус «Ошибка» или акт «завис» без квитанции дольше нескольких часов
Уменьшились ровно на списанное количество
Остатки не изменились или ушли в минус
Совпадают с фактическими после списания
Расхождение между складским учётом и ЕГАИС
Все отсканированные марки зафиксированы в акте
Марки не читаются или отклонены как повторно использованные
Если акт отклонён, причина указана в квитанции об ошибке. Типовые ситуации: недостаточно остатков на регистре, неверный код алкогольной продукции, марка уже числится списанной. Исправлять нужно первичную причину, а не создавать новый акт «вслепую»: повторная отправка с теми же ошибками только засорит журнал обмена.
Отмена ошибочного списания
Если списали лишнее или ошиблись в количестве, действуйте быстро. Пока акт не проведён в ЕГАИС, его можно просто отменить в 1С. Если акт уже проведён, потребуется документ «Акт постановки на баланс ЕГАИС» с причиной «Пересортица» или «Излишки» — так товар возвращается на остатки. Для маркируемой продукции при постановке на баланс снова потребуются акцизные марки.
Учтите: частые постановки на баланс после списаний выглядят подозрительно и могут привлечь внимание при проверках. Поэтому лучше потратить время на проверку количества до передачи акта, чем исправлять последствия.
Что важно запомнить
Списание алкоголя — это всегда два действия: складской документ в 1С и акт списания ЕГАИС с передачей через УТМ. Причина должна соответствовать фактам, маркируемая продукция списывается со сканированием марок, а результат подтверждается статусом «Проведён в ЕГАИС» и уменьшением остатков на регистре №2.
Частые вопросы
Можно ли списать алкоголь без работающего УТМ?
Документ списания в 1С создать можно, но акт не уйдёт в ЕГАИС, пока УТМ не заработает. Накапливать неотправленные акты не стоит: требования о сроках передачи данных в ЕГАИС действуют, и длительная задержка — нарушение. Сначала восстановите связь с УТМ, затем передавайте накопленные документы.
Что делать, если акцизная марка повреждена и не сканируется?
Номер марки можно ввести вручную с этикетки, если он читается визуально. Если марка уничтожена полностью (например, бутылка разбита), списание оформляется по причине «Бой» без сканирования — количество указывается по факту, а в комментарии фиксируется обстоятельство.
Нужно ли списывать пиво через акт списания ЕГАИС?
Пиво учитывается в ЕГАИС в обезличенном виде (без марок), но движение по остаткам фиксируется. Списание пива при бое или порче оформляется актом списания ЕГАИС так же, как и крепкого алкоголя, только без сканирования марок. Дополнительно пиво подпадает под требования «Честного знака» по обороту — учитывайте это при выбытии.
Как списать алкоголь при закрытии магазина или снятии с учёта?
При прекращении деятельности остатки алкоголя не «списываются в никуда»: их нужно реализовать, вернуть поставщику (если это предусмотрено договором и правилами) или переместить на другую лицензированную точку с оформлением передачи в ЕГАИС. Списание ликвидных остатков по причине «недостача» при закрытии — типичная ошибка с налоговыми последствиями.
Почему акт списания отклонён с ошибкой об остатках, хотя товар на складе есть?
Физический остаток и остаток в ЕГАИС — разные вещи. Чаще всего товар числится на регистре №1 (в разрезе справок), но не передан в торговый зал на регистр №2. Оформите документ «Передача в торговый зал ЕГАИС», дождитесь подтверждения и только после этого повторяйте списание.
Можно ли списывать алкоголь автоматически по расписанию?
В типовых конфигурациях нет штатного автосписания в ЕГАИС — каждый акт требует контроля причины, количества и марок. Автоматизировать можно только подготовку документа (например, формирование по данным инвентаризации или продаж общепита), но передачу в ЕГАИС должен контролировать ответственный сотрудник.