Торговля и Склад · 10 мин
Как списать товары в 1С: инструкция по документам и проводкам
Пошаговая инструкция по списанию товаров в 1С:Управление торговлей и 1С:Бухгалтерия. Документы, счета учета, проводки, типичные ошибки и проверка результата.
Списание товаров — обязательная операция при порче, бою, истечении срока годности, недостаче по итогам инвентаризации или использовании товаров на собственные нужды. В 1С для этого существуют отдельные документы, и выбор конкретного зависит от конфигурации и причины списания. Ошибка на этом этапе приводит к расхождениям между складским и бухгалтерским учетом, искажению себестоимости и вопросам при налоговой проверке.
Перед списанием важно определить три вещи: причину (порча, недостача, внутреннее потребление), тип ценностей (товар на складе, материал, товар в рознице) и документальное основание (акт инвентаризации, акт о порче, приказ руководителя). От этого зависит, какой документ создавать, какие счета учета указывать и как отразится операция в налоговом учете.
Когда и на каком основании списывают товары
Любое списание должно иметь документальное основание. Типовые ситуации: недостача по результатам инвентаризации (оформляется инвентаризационной описью и сличительной ведомостью), порча и бой (акт о порче, боe, ломе), истечение срока годности (акт на утилизацию), передача на собственные нужды (внутреннее распоряжение, требование-накладная). Без первичного документа списание в программе — это просто корректировка остатков, которая не выдержит проверки.
Причина списания напрямую влияет на бухгалтерские проводки и налоговый учет. Недостача в пределах норм естественной убыли относится на расходы, сверх норм — на виновных лиц или на прочие расходы, если виновник не установлен. Порча по вине сотрудника взыскивается с него. Использование товара на собственные нужды переводит его стоимость в расходы соответствующего подразделения.
Подготовка: что проверить перед списанием
Сначала сверьте учетные и фактические остатки. Откройте отчет «Остатки товаров на складах» (в УТ/ERP) или оборотно-сальдовую ведомость по счету 41 (в Бухгалтерии) и убедитесь, что списываемое количество реально числится на нужном складе. Списание в минус при отключенном контроле остатков создаст отрицательные остатки, которые потом придется разбирать вручную.
Второй шаг — проверить, нет ли по товару незакрытых резервов, ордеров или непроведенных документов реализации. Если товар зарезервирован под заказ покупателя, списание может «съесть» чужой резерв. Также убедитесь, что период открыт: если дата списания попадает в закрытый период, потребуется либо открыть его (с согласования), либо оформить списание текущей датой.
Что проверить перед списанием
Количества в учете хватает для списания
Остаток меньше списываемого или отрицательный
Товар свободен от резервов
Товар зарезервирован под заказ
Дата в открытом периоде
Период закрыт датой запрета редактирования
Списание в 1С:Управление торговлей и ERP
В конфигурациях «Управление торговлей» и «ERP Управление предприятием» используется документ «Списание товаров» (в некоторых версиях — «Списание недостач товаров» или «Порча товаров»). Найти его можно в разделе «Склад и доставка» → «Списания, инвентаризации» или через «Все документы» склада. Если списание делается по итогам инвентаризации, удобнее сначала создать «Пересчет товаров», а затем на его основании автоматически сформировать документ списания — программа сама подставит недостающие позиции и количества.
В документе укажите организацию, склад, дату и причину списания. В табличную часть добавьте номенклатуру и фактическое количество к списанию. Обязательно заполните аналитику расходов: статью расходов и направление (подразделение, на которое относится потеря). От этого зависит, куда попадет сумма в управленческом и регламентированном учете.
- 1Откройте «Склад и доставка» → «Списания товаров» и создайте новый документ
- 2Укажите организацию, склад, дату и причину списания
- 3Заполните табличную часть: номенклатура, количество (или заполните по пересчету товаров)
- 4Укажите статью расходов и аналитику списания
- 5Проведите документ и проверьте движения по кнопке «Дт/Кт»
- 6Распечатайте акт списания и подпишите у ответственных лиц
Списание по результатам инвентаризации
Если недостача выявлена инвентаризацией, не создавайте списание вручную. Проведите документ «Пересчет товаров» с указанием фактических остатков — программа рассчитает расхождения. Затем на основании пересчета командой «Создать на основании» сформируйте списание недостач. Такой подход исключает арифметические ошибки и сохраняет связь документов, что важно для аудита.
Списание в 1С:Бухгалтерия
В «1С:Бухгалтерии 8» есть два основных инструмента. Документ «Списание товаров» (раздел «Склад» → «Списание товаров») подходит для недостачи и порчи: в нем указывается счет списания (обычно 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»), и программа формирует проводку Дт 94 — Кт 41 по средней себестоимости. Для передачи товаров на собственные нужды используется «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство»), где в качестве счета затрат указывается счет расходов — 44, 26, 25 и т.д.
Если недостача относится на виновное лицо, после списания на счет 94 потребуется дополнительная операция: отнесение суммы на счет 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба». В «Бухгалтерии» это делается документом «Операция» с ручными проводками. Аналогично вручную отражается списание недостачи сверх норм на прочие расходы (Дт 91.02 — Кт 94) с субконто, по которому расход не принимается в налоговом учете.
Проводки и счета учета при списании
Корреспонденция счетов зависит от причины списания. Типовые варианты приведены ниже; конкретные счета затрат определяются учетной политикой организации.
| Причина списания | Дебет | Кредит | Комментарий |
|---|---|---|---|
| Недостача, причина выясняется | 94 | 41 | Временное отражение до решения |
| Недостача в пределах норм убыли | 44 (20, 26) | 94 | Расходы на продажу / производство |
| Недостача за счет виновного лица | 73.02 | 94 | Взыскание с сотрудника |
| Недостача, виновник не установлен | 91.02 | 94 | Прочие расходы, в НУ часто не принимается |
| Использование на собственные нужды | 26 (44, 25) | 41 (10) | Требование-накладная |
В торговых конфигурациях (УТ, ERP) проводки формируются при отражении в регламентированном учете, а само списание сначала двигает товарные регистры. Поэтому после проведения документа проверяйте не только остатки склада, но и бухгалтерские проводки — кнопка «Дт/Кт» или отчет «Проводки документа».
Проверка результата после списания
После проведения документа откройте отчет по остаткам склада и убедитесь, что количество уменьшилось ровно на списанное значение и не стало отрицательным. Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 41 (или 94) и проверьте, что сумма списания соответствует себестоимости — в УТ/ERP себестоимость рассчитывается при закрытии месяца, поэтому сразу сумма может быть предварительной.
Финальный контроль — связь с первичкой. У документа списания должна быть печатная форма (акт о списании, ТОРГ-16 или аналог), подписанная комиссией. В программе полезно указать номер и дату основания в комментарии или дополнительных реквизитах, чтобы при проверке быстро поднять связанные документы.
Особые случаи и ограничения
Если товар числится на комиссии или принят на ответственное хранение, списывать его документом «Списание товаров» нельзя — он не является собственностью компании. Для таких позиций оформляется возврат комитенту или отдельный документ по договору хранения. Аналогично товары в пути и на ордерном складе требуют сначала завершить ордерную схему.
В рознице с суммовым учетом (счет 41.11/41.12 с НТТ) списание оформляется по продажным ценам с одновременной корректировкой торговой наценки (счет 42). В «Бухгалтерии» это делается автоматически при указании склада с типом «Неавтоматизированная торговая точка», но проверить сторно наценки стоит вручную.
Как выбрать документ
Часто задаваемые вопросы
Можно ли списать товар задним числом?
Технически — да, если период не закрыт датой запрета редактирования. Но списание задним числом меняет себестоимость последующих продаж, поэтому после такого документа нужно перепровести партии или выполнить перерасчет себестоимости за весь затронутый период. В закрытом периоде оформляйте списание текущей датой с указанием в основании фактической даты события.
Что делать, если при списании программа пишет «недостаточно товара на складе»?
Это значит, что учетный остаток меньше списываемого количества. Сформируйте отчет «Ведомость по товарам на складах» по этой позиции и найдите расхождение: возможны непроведенные оприходования, ошибка в складе или дубли номенклатуры. Устраните причину, а не отключайте контроль остатков.
Как списать товар, если виновник недостачи — сотрудник?
Сначала оформите списание на счет 94 по результатам инвентаризации. Затем отразите отнесение суммы на сотрудника проводкой Дт 73.02 — Кт 94 (в «Бухгалтерии» — документом «Операция»). Удержание из зарплаты производится в пределах, установленных трудовым законодательством, и оформляется в зарплатной конфигурации.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного товара?
Однозначной нормы нет: Минфин в ряде писем требует восстановления при выбытии, не связанном с реализацией, а судебная практика часто на стороне налогоплательщиков. Списание в пределах норм естественной убыли обычно безопасно. По спорным случаям решение принимайте с бухгалтером с учетом налоговых рисков компании.
Чем списание отличается от перемещения и оприходования?
Перемещение не уменьшает общий остаток — товар лишь переходит на другой склад. Оприходование, наоборот, увеличивает остаток (излишки). Списание безвозвратно выводит товар из учета с отнесением стоимости на расходы, недостачи или виновных лиц. Путать эти документы нельзя: перемещение вместо списания скроет недостачу и исказит учет.
Что важно запомнить
Списание всегда начинается с основания — инвентаризации или акта. В УТ/ERP используйте «Списание товаров» (лучше на основании пересчета), в Бухгалтерии — «Списание товаров» или «Требование-накладную». Проверяйте остатки до и после, контролируйте проводки и счет 94, а вопросы НДС и взысканий согласовывайте с бухгалтером.