Торговля и Склад · 11 мин
Как списать товар в 1С: пошаговая инструкция
Как правильно списать товар в 1С: документы «Списание товаров» и «Инвентаризация», выбор счета затрат, проверка проводок, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Списание товара в 1С — это операция, которая уменьшает складские остатки и переносит стоимость товара на расходы организации. Она нужна при порче, бое, истечении срока годности, недостаче по итогам инвентаризации, использовании товара для собственных нужд или передаче образцов. В зависимости от конфигурации (1С:Управление торговлей, 1С:Бухгалтерия, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация) названия документов и меню немного отличаются, но логика везде одинакова.
Главное правило: списание всегда оформляется документом, а не ручной правкой остатков. Если просто «подкрутить» количество в регистре или отчете, учет развалится: отчеты по складу перестанут сходиться с бухгалтерией, а при инвентаризации всплывут расхождения. Поэтому ниже разобраны штатные способы списания, выбор счета затрат и контроль результата.
Определите причину списания — от неё зависит документ и счет
Прежде чем создавать документ, ответьте на вопрос: почему товар уходит со склада? От причины зависит, какой счет затрат указывать и нужны ли подтверждающие документы. Типовые ситуации: бой и порча при хранении, истечение срока годности, недостача по инвентаризации, использование товара как материала для собственных нужд, безвозмездная передача образцов, уценка с последующим списанием.
Естественная убыль в пределах норм, технологические потери и порча обычно относятся на расходы по обычным видам деятельности (счет 44 «Расходы на продажу» в торговле, 20 или 25 — в производстве). Недостачи сверх норм и потери без установленного виновника чаще относят на 91.02 «Прочие расходы», а если виновник найден — на 94 с последующим взысканием с сотрудника. Точную корреспонденцию счетов согласуйте с главным бухгалтером: ошибка в счете искажает себестоимость и налоговую базу.
Списание через документ «Списание товаров» в 1С:Управление торговлей
В 1С:Управление торговлей 11 основной инструмент — документ «Списание товаров». Он находится в разделе «Склад и доставка» → «Списания товаров» (в некоторых релизах — «Склад» → «Списания»). Создайте новый документ кнопкой «Создать».
Заполните шапку: организацию, склад, с которого списывается товар, и причину списания. Затем на вкладке «Товары» добавьте номенклатуру — вручную через «Добавить», подбором или сканером штрихкода. Укажите количество. Если включен учет по сериям или характеристикам, выберите их обязательно, иначе документ не проведется.
Перед проведением нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам» или проверьте остаток через отчет, чтобы не списать больше, чем есть на складе. После проведения программа сформирует движения по регистрам и, при включенной интеграции с бухгалтерией, проводки. Распечатайте акт списания (форма по организации или ТОРГ-16) и подпишите его у комиссии — бумажный акт нужен для обоснования расходов.
- 1Откройте «Склад и доставка» → «Списания товаров» и создайте документ
- 2Укажите организацию, склад и причину списания
- 3Добавьте товары с количеством, сериями и характеристиками
- 4Проверьте остатки на складе перед проведением
- 5Проведите документ и сформируйте печатную форму акта
- 6Проверьте проводки и остатки после проведения
Списание товара в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ «Списание товаров» расположен в разделе «Склад» → «Списание товаров». Создайте документ, укажите склад и добавьте товары на вкладке «Товары». Ключевое поле — «Счет списания»: именно он определяет, куда уйдет стоимость. Для порчи в торговле это обычно 44.01, для недостач — 94 с дальнейшим распределением, для собственных нужд — 26 или 44.
Альтернатива — документ «Требование-накладная» (раздел «Склад»), если товар фактически используется как материал, например упаковка или хозяйственные нужды. Он работает похоже, но методически предназначен для передачи ценностей в производство и затраты.
После проведения откройте кнопку «Дт/Кт» и проверьте проводки: дебет счета затрат, кредит 41 «Товары». Сумма должна совпадать со стоимостью по учетным данным (по средней или ФИФО — в зависимости от настройки учетной политики). Если сумма выглядит странно, проверьте, не завышены ли остатки из-за непроведенных поступлений.
Списание по результатам инвентаризации
Если товар списывается из-за недостачи, правильный путь — через инвентаризацию, а не прямое списание «на глаз». В УТ 11 создайте «Приказ на пересчет товаров» (раздел «Склад и доставка» → «Инвентаризация»), затем «Пересчет товаров», куда вносите фактические остатки. Программа покажет расхождения, и на их основании автоматически создаются «Списание товаров» (недостача) и «Оприходование товаров» (излишки).
В 1С:Бухгалтерии используйте документ «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»). Заполните табличную часть по учетным остаткам кнопкой «Заполнить», введите фактическое количество, проведите. Затем кнопкой «Создать на основании» сформируйте «Списание товаров» на сумму недостачи.
Такой порядок важен для контроля: инвентаризация фиксирует факт расхождения, а списание ссылается на неё. При проверке вы всегда сможете показать цепочку «приказ → пересчет → списание», а не голый документ без основания.
Выбор счета затрат и оформление проводок
Счет списания — самое частое место ошибки. Ориентируйтесь на экономический смысл операции:
- 44 «Расходы на продажу» — порча, бой, естественная убыль в торговой организации;
- 20, 25, 26 — использование товара для собственных или производственных нужд;
- 94 «Недостачи и потери» — недостача по инвентаризации до выявления виновника;
- 91.02 «Прочие расходы» — потери без виновных лиц, безвозмездная передача;
- 73 «Расчеты с персоналом» — отнесение недостачи на виновного сотрудника (с 94-го счета).
В УТ 11 счет может подставляться автоматически из настроек счетов учета номенклатуры, но при списании его почти всегда нужно выбрать вручную в самом документе. В Бухгалтерии счет указывается на закладке «Счета затрат» или в шапке. Проверьте аналитику: подразделение, статья затрат или прочих доходов и расходов — от неё зависит, куда попадет сумма в отчетах.
Проверка результата после списания
После проведения документа убедитесь, что операция отразилась корректно. Откройте отчет «Остатки товаров на складах» (УТ) или «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 41» (Бухгалтерия) и сверьте остаток по списанной номенклатуре — он должен уменьшиться ровно на списанное количество.
Затем проверьте проводки: в Бухгалтерии — кнопка «Дт/Кт» в документе, в УТ — отчет «Проводки документа» или раздел регламентированного учета. Дебет счета затрат, кредит 41-го, сумма равна учетной стоимости. Если в УТ проводки формируются при закрытии месяца или обмене с Бухгалтерией, убедитесь, что документ попал в обмен и отразился на той стороне.
Наконец, распечатайте и подпишите акт списания, приложите его к документу в базе (в УТ есть механизм присоединенных файлов). Это закрывает вопрос с документальным подтверждением расхода.
Как проверить результат
Уменьшился ровно на списанное количество
Остаток не изменился или ушел в минус
Дт счета затрат — Кт 41, сумма равна учетной стоимости
Проводок нет или сумма не совпадает
Верные подразделение и статья затрат
Пустая или чужая аналитика
Акт списания сформирован и подписан
Акта нет, расход не подтвержден
Особые сценарии и ограничения
Если товар учитывается по сериям (сроки годности, прослеживаемость), списывайте конкретную серию — иначе остатки по сериям разойдутся с общими. При работе с ЕГАИС или «Честным знаком» списание маркированного товара требует дополнительных действий: выбытие кодов маркировки оформляется отдельным документом или в рамках списания, в зависимости от конфигурации.
Для частичной порчи упаковки иногда выгоднее не списывать весь товар, а оформить уценку документом «Переоценка» и продать по сниженной цене — так убыток меньше, а операция прозрачнее. Если товар возвращается поставщику из-за брака, это не списание, а «Возврат товаров поставщику»: путаница между этими документами приводит к потере права на возмещение.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли списать товар задним числом?
Технически да, если период открыт, но делать это нужно осторожно. Если отчетность за период уже сдана, изменение остатков и расходов потребует уточненных деклараций. Проводите документ реальной датой операции, когда это возможно, а задним числом — только с пониманием налоговых последствий.
Почему документ списания не проводится?
Чаще всего причины: не хватает остатка на складе (включен контроль остатков), не заполнены серии или характеристики, не указан счет списания, дата документа попадает в закрытый период. Прочитайте текст ошибки — 1С обычно прямо указывает проблемную строку.
Чем списание отличается от перемещения и возврата?
Списание уменьшает имущество организации: товар уходит в расходы безвозвратно. Перемещение лишь переносит товар между складами — общий остаток не меняется. Возврат поставщику уменьшает остаток, но взамен возникает право на деньги или зачет долга, а не расход.
Нужен ли бумажный акт, если документ проведен в 1С?
Да. Проведение в программе отражает операцию в учете, но обоснованием расхода служит первичный документ — акт списания, подписанный комиссией. Без него налоговая может не признать расходы. Форму акта организация утверждает сама или использует унифицированную (например, ТОРГ-16).
Как списать товар, которого нет в остатках, но физически он испорчен?
Это признак расхождения учета и факта. Сначала разберитесь, почему товара нет в базе: возможно, не проведено поступление или он числится на другом складе. Проведите инвентаризацию, приведите учетные остатки к факту и только потом оформляйте списание — иначе создадите отрицательные остатки.
Кто должен иметь права на списание товаров?
Обычно кладовщик, завскладом или менеджер по складу — в зависимости от настроенных ролей. Ограничивайте права на списание узким кругом сотрудников и включайте контроль остатков: это снижает риск злоупотреблений и случайных ошибок в учете.
Что важно запомнить
Списание товара всегда оформляется документом: «Списание товаров» напрямую или на основании инвентаризации при недостаче. От причины зависит счет затрат (44, 94, 91.02 и др.). После проведения проверьте остатки, проводки и распечатайте подписанный акт — без него расход не обоснован.