Как списать просроченный товар в 1С

Просроченный товар нельзя просто удалить из базы: остатки в учёте должны совпадать с фактическими, а списание должно быть подтверждено документами. В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация, Бухгалтерия предприятия) для этого предусмотрен штатный механизм: инвентаризация склада плюс документ списания. Именно эта связка даёт корректные проводки, прозрачную аналитику и документальное основание для налогового учёта.

Ниже разобран полный цикл: от выявления просрочки до проверки результата в отчётах. Материал ориентирован на типовые конфигурации без доработок; если у вас отраслевое решение или сильно изменённая конфигурация, названия документов могут отличаться, но логика останется той же: сначала фиксируется факт недостачи, затем оформляется списание.

Что сделать до списания: подготовка в 1С

Перед оформлением документов убедитесь, что в программе корректно настроены базовые вещи. Во-первых, проверьте, что у пользователя есть права на создание складских документов и документов списания — иначе на середине цепочки документ просто не проведётся. Во-вторых, убедитесь, что в номенклатуре заполнен срок годности, если вы ведёте учёт по сериям: это позволит в будущем отслеживать просрочку отчётом, а не вручную.

Полезно заранее завести отдельную статью расходов (в УТ и ERP — «Статьи расходов», в БП — статью прочих расходов) с понятным названием, например «Списание просроченной продукции». Для неё укажите тип расходов, подходящий под вашу учётную политику: если потери не укладываются в нормы естественной убыли, обычно это внереализационные или прочие расходы, не принимаемые в налоговом учёте либо принимаемые с ограничениями. Настройка статьи определяет, какие проводки сформирует документ.

Как найти просроченный товар в программе

Если включён учёт по сериям и срокам годности, просрочку можно найти штатными отчётами. В Управлении торговлей и ERP используйте отчёты по остаткам склада с группировкой по сериям и срокам годности, а также специализированные отчёты раздела складского учёта, показывающие товары с истекающим и истёкшим сроком годности. Отфильтруйте нужный склад и получите точный список номенклатуры и количества к списанию.

Если серийный учёт не ведётся, просрочка выявляется только фактической проверкой на складе. В этом случае результат ревизии (наименование, количество) фиксируется на бумаге и вносится в документ инвентаризации вручную. Это менее удобно, но на корректность учёта не влияет.

Шаг 1. Инвентаризация и фиксация недостачи

В Управлении торговлей и ERP создайте документ «Пересчет товаров» (в некоторых релизах — «Приказ на пересчет» плюс «Пересчет товаров») по нужному складу. Заполните табличную часть кнопкой «Заполнить по остаткам», затем в колонке фактического количества укажите реальные остатки: по просроченным позициям факт будет меньше учётного, программа покажет расхождение.

В 1С:Бухгалтерии используйте документ «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»). Принцип тот же: заполнение по остаткам, ввод фактического количества, расчёт отклонений. Документ сам по себе проводок по списанию не делает — он фиксирует факт недостачи и служит основанием для следующего шага.

Проведите документ и проверьте, что отклонения соответствуют акту ревизии. Если по какой-то позиции факт больше учёта (излишек), оформляйте его отдельно оприходованием — не смешивайте с просрочкой в одном обосновании.

Шаг 2. Документ списания просроченного товара

На основании инвентаризации создайте документ «Списание товаров» (в УТ/ERP) или «Списание товаров» в Бухгалтерии (в БП недостача по инвентаризации часто списывается кнопкой «Создать на основании» прямо из документа инвентаризации). Табличная часть подтянется автоматически с количеством недостачи — проверьте, что туда попали только просроченные позиции.

Ключевой реквизит — статья расходов и аналитика. Укажите заранее созданную статью «Списание просроченной продукции» и подразделение. В УТ/ERP также проверьте настройку «Приходовать товары по списанию» — она не нужна, списание должно уменьшить остаток без перемещения. Проведите документ.

1. 1
   Сформируйте отчёт по срокам годности или проведите фактическую ревизию склада
2. 2
   Создайте документ «Пересчет товаров» (или «Инвентаризация товаров») и зафиксируйте недостачу
3. 3
   Проверьте, что отклонения совпадают с актом ревизии
4. 4
   Создайте на основании «Списание товаров» и укажите статью расходов для просрочки
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки
6. 6
   Сформируйте отчёт по остаткам склада и убедитесь, что просроченных остатков нет

Проводки и налоговый учёт при списании просрочки

В бухгалтерском учёте типовая цепочка выглядит так: недостача отражается по дебету счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с кредитом 41 «Товары». Затем, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании, сумма списывается с кредита 94 в дебет 91.02 «Прочие расходы». Если виновник установлен (например, кладовщик нарушил условия хранения), недостача относится на счёт 73.02 с последующим удержанием.

По налогу на прибыль потери от порчи и просрочки в пределах норм естественной убыли учитываются в расходах; сверх норм — только при наличии подтверждения отсутствия виновных лиц (например, постановления о приостановлении дела). Без такого подтверждения расходы в налоговом учёте обычно не признаются, и в программе возникает постоянная разница. Настройка принятия расходов задаётся в статье расходов.

Отдельный вопрос — НДС. Позиция налоговых органов традиционно состоит в том, что при списании просроченного товара ранее принятый к вычету НДС подлежит восстановлению, поскольку товар не использован в облагаемых операциях. Суды нередко занимали противоположную позицию, но безопасный вариант — восстановить НДС проводкой Дт 91.02 (или 94) Кт 68. Решение о восстановлении примите совместно с бухгалтером с учётом готовности к спорам.

Особые сценарии и частые ошибки

Списание с утилизацией и возврат поставщику

Если просроченный товар подлежит утилизации (пищевая продукция, косметика, лекарства), к документам добавляется акт утилизации, а при работе с лекарствами — специальные требования к уничтожению. Если по договору просрочку можно вернуть поставщику, вместо списания оформляется «Возврат товаров поставщику» — это совсем другая операция с восстановлением дебиторки, а не расходом.

Частичная просрочка и уценка

Товар с истекающим, но ещё не истёкшим сроком годности списывать не обязательно: его можно уценить документом «Установка цен номенклатуры» (переоценка) и продать со скидкой. Это выгоднее, чем полное списание в расходы. Решение принимается по коммерческим соображениям, но учётная схема принципиально другая — уценка меняет цену, а не остаток.

Как проверить результат

После проведения всех документов сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» (или оборотно-сальдовую ведомость по 41 счёту в БП) по нужному складу. Просроченных позиций в остатках быть не должно, а количественные остатки должны совпасть с фактическими по акту ревизии.

Затем проверьте проводки документа списания кнопкой «Дт/Кт» (или «Показать проводки»): должна быть видна цепочка через 94 счёт и корректная статья расходов. В регистре налогового учёта убедитесь, что сумма отразилась так, как предусмотрено учётной политикой (принимаемые или непринимаемые расходы).

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки по складу после списания

Норма

Просроченных позиций нет, остатки совпадают с актом

Тревожный признак

Остаток «висит» или ушёл в минус — проверьте количество в документах

Проводки документа списания

Норма

Дт 94 Кт 41, затем Дт 91.02 Кт 94 с нужной статьёй

Тревожный признак

Проводки напрямую в 91 или на неверную статью — исправьте аналитику

Налоговый учёт

Норма

Сумма отражена согласно учётной политике, НДС обработан

Тревожный признак

Расходы приняты без основания или НДС не рассмотрен

FAQ

Можно ли списать просрочку без инвентаризации, просто документом «Списание товаров»?

Технически программа позволяет, но делать так не стоит. Инвентаризация и акт — документальное основание расхода. Без них налоговая с высокой вероятностью снимет расходы при проверке. Кроме того, инвентаризация выявляет и другие расхождения остатков.

На какой счёт списывается просроченный товар в 1С:Бухгалтерии?

Стандартная цепочка: Дт 94 Кт 41 (отражение недостачи), затем Дт 91.02 Кт 94, если виновные лица не установлены, или Дт 73.02 Кт 94, если недостача взыскивается с виновного сотрудника. Счета подставляются автоматически по настройкам документа и статьи расходов.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании просрочки?

Однозначного ответа нет: налоговые органы требуют восстановления, суды в ряде дел поддерживали налогоплательщиков. Консервативный безопасный вариант — восстановить НДС. Окончательное решение примите с бухгалтером, оценив суммы и готовность к возможному спору.

Как списать просрочку, если товар учитывался по сериям?

При проведении инвентаризации и списания укажите конкретную серию с истёкшим сроком годности в табличной части документа. Программа спишет остаток именно этой серии, а товар той же номенклатуры с нормальным сроком останется на складе.

Чем отличается списание просрочки от списания по нормам естественной убыли?

Естественная убыль — это потери при хранении и транспортировке в пределах утверждённых норм (усушка, распыл), такие расходы принимаются в налоговом учёте в пределах норм. Просрочка — порча товара по истечении срока годности; её расходы принимаются только при подтверждённом отсутствии виновных лиц. В программе это оформляют разными статьями расходов.

Можно ли вернуть просроченный товар поставщику вместо списания?

Да, если это предусмотрено договором поставки или условиями работы с поставщиком. В этом случае оформляется документ «Возврат товаров поставщику», и вместо расхода у вас возникает дебиторская задолженность поставщика. Это экономически выгоднее списания.